Аутстаффинг — это возможность нанять специалиста для работы, но при этом не зачислять его в штат. Разбираемся, кто платит налоги при аутстаффинге и как учитывать расходы на персонал, чтобы избежать претензий ФНС.
Оглавление
Что такое аутстаффинг
Аутстаффинг означает, что вы нанимаете специалиста, но при этом он числится в другой компании. Он работает с вашими задачами, сидит в вашем офисе, подчиняется вашему руководителю. Но зарплату, налоги, больничные и отпускные ему платите не вы, а компания-исполнитель. Вы платите только за его рабочие часы по договору.
В России аутстаффинг ограничен — его можно использовать только в урегулированных законом случаях. Это связано с тем, что с 2016 году запретили заемный труд (ст. 56.1 ТК). Заемный труд — это когда сотрудник работает по заданию и под контролем компании, которая не является его официальным работодателем. Вместо заемного труда закон разрешает другую форму: официальное предоставление труда работников. Но только с согласия самих работников и на время (ст. 341.1 ТК). Это и есть простыми словами — аутстаффинг.
Важно! Какие организации могут предоставлять персонал, на какой срок и как правильно оформить эти отношения предусмотрели в главе 53.1 ТК.
Чтобы понять, выгоден для вас аутстаффинг или нет, воспользуйтесь чек-листом.
Выгоден ли вашей компании аутстаффинг
Согласно ст. 341.1-1 ТК оказывать услуги по предоставлению могут:
частные агентства занятости. Они должны быть зарегистрированы в России и пройти государственную аккредитацию, не находиться на спецрежимах, иметь уставной капитал не менее 1 миллиона рублей. Если аккредитацию отозвали, новые договоры заключать нельзя, но старые продолжают действовать;
организации при МИД России. Они уполномочены направлять сотрудников в дипломатические представительства, консульства и международные организации, а также к дипломатам и их семьям;
юридические лица в случаях, предусмотренных в ст. 341.3 ТК, их всего три. Первый случай — если сотрудников направляют в аффилированное юридическое лицо. Второй — когда работодатель участвует в акционерном соглашении и направляет сотрудников именно в то акционерное общество, акциями которого управляет по этому соглашению. Третий — если компании являются сторонами одного акционерного соглашения.
Также надо разобраться, когда можно предоставить персонал другому юридическому лицу. Частное агентство занятости может направлять персонал:
к физическим лицам для помощи по хозяйству или личного обслуживания;
к организациям или ИП для замены сотрудников, которые временно отсутствуют, например, из-за отпуска, больничного, декрета;
к организациями или ИП на временные работы, которые связаны с расширением производства — сроком до 18 месяцев.
Получается, чтобы заниматься аутстаффингом, нужно соблюдать строгие требования закона, оказывать услуги по предоставлению персонала могут не все.
В чем разница между аутсорсингом и аутстаффингом
Несмотря на то что в обеих моделях сотрудничества работник исполнителя трудится в интересах другого лица, понятия аутсорсинг и аутстаффинг следует разграничивать. Это поможет избежать нареканий проверяющих органов, а также четко определить потребность заказчика: оказание услуг или временный персонал сторонней организации. В статье привели сравнительную таблицу с основными различия аутсорсинга и аутстаффинга.
Кто отвечает за документальное оформление сотрудника
Когда частное агентство занятости временно привлекает своего работника для выполнения задач в другой компании, оно оформляет с ним обычный трудовой договор (ст 341.1-4 ТК). Однако в этом документе обязательно прописывают специальное условие: человек будет действовать по поручению своего прямого работодателя, но при этом фактически трудиться в интересах и под контролем третьей стороны, которая не является для него работодателем.
Перед тем, как отправить работника агентство оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем фиксируют, что сотрудник дал добровольное согласие на временную работу в другой организации и все данные компании-заказчика. При необходимости в допсоглашении корректируют условия и размер оплаты труда.
Компания-заказчик не является работодателем для работника, поэтому никак документально оформлять сотрудника у себя не должна. Но при этом она берет на себя все обязанности по охране труда. Она должна обеспечивать безопасные условия работы, проводить инструктажи и следить за соблюдением всех норм, которые перечислили в статье 214 ТК.
Кто платит налоги при аутстаффинге
При аутстаффинге налоги и страховые взносы платит компания, которая предоставляет персонал. Именно она официальный работодатель работника: перечисляет в бюджет НДФЛ и страховые взносы, сдает всю отчетность в налоговую с СФР. Заказчик платит агентству только за оказание услуг по предоставлению персонала по договору. В эту сумму уже заложены зарплата сотрудника, наценка агентства. Заказчик не является налоговым агентом для таких сотрудников и напрямую налоги не перечисляет.
Аутстаффинг и налоговые риски
С 1 июля 2026 года ФНС запустила эксперимент, чтобы достичь прозрачности на рынке аутстаффинга. В нем участвуют более 30 крупных компаний из онлайн-торговли и физического ретейла.
Суть эксперимента в том, что теперь заказчик не просто платит агентству за услуги. По новым правилам заказчик каждый месяц получает от агентства данные о зарплате арендованных сотрудников, сам рассчитывает налоги, которые должно заплатить агентство, и перечисляет часть этих денег прямо на единый налоговый счет исполнителя. Еще налоговая разработала портрет «идеального» агентства — с признаками, по которым видно, что компания работает без налоговых рисков. Если агентство не соответствует этому портрету, ФНС предупредит заказчика, что у его партнера есть проблемы. Заказчик получит сигнал заранее и сможет вовремя принять решение о дальнейшем сотрудничестве с этим агентством.
Эксперимент будет идти какое-то время, после чего его итоги используют для подготовки изменений в законах. Если подход докажет свою эффективность, его распространят не только на ретейл и онлайн-торговлю, но и на другие отрасли экономики.
Как отразить аутстаффинг в бухгалтерском учете
Когда компания привлекает персонал со стороны, бухгалтеру надо понять, куда отнести затраты. Для этого надо проверить, чем именно заняты временные сотрудники. Для временных сотрудников, которые заняты в основном бизнесе, затраты на их услуги списываются на счета учета затрат. Бухгалтер использует счета 20, 23, 25, 26, 29 или 44 в зависимости от того, в каком подразделении или процессе занят привлеченный персонал. Когда временных сотрудников привлекают не для текущей работы, а для создания чего-то долгосрочного — например, строят здание, то затраты на них нельзя списать сразу. Их включают в стоимость того, что они создают, и отражают на счете 08.
Расходы на аутстаффинг признают после того, как услугу можно документально подтвердить, например, акт приемки-сдачи или другой первичный документ.
Как отразить аутстаффинг в налоговом учете
Для налогового учета аутстаффинга действуют те же правила, что и для любых других расходов: затраты должны быть обоснованными и подтверждены документально (ст. 252 НК).
Обоснованными означает, что компания-заказчик действительно нуждалась в привлечении персонала через аутстаффинг, а не нанимая напрямую людей по трудовому договору себе в штат. Также надо учитывать запреты, кого нельзя привлекать (ч. 1 ст. 341.1-3 ТК). Во-первых, нельзя подменять таким образом штатных сотрудников в конфликтных ситуациях, например, во время забастовок или если люди отказываются работать из-за задержки зарплаты на срок более 15 дней. Во-вторых, запрещено привлекать внешний персонал в кризисных условиях: при простое, банкротстве или когда компания переходит на неполный день, чтобы избежать сокращений.
У частных агентств также есть ограничения — куда они не могут направлять своих сотрудников. Им запрещено отправлять своих работников на объекты повышенной опасности, во вредные производства, а также на должности, которые требуют специальной лицензии или допуска СРО. Также внешние сотрудники не могут работать на морских судах и в дипломатических миссиях иностранных государств на территории России.
Чтобы подтвердить документально расходы, нужно договор об оказании услуг на предоставление персонала и акт об оказанных услуг. Также можно иметь при себе трудовой договор сотрудников с аутстаффинговой компанией и документы для иностранных граждан, которые подтверждают их легальность нахождения в РФ. Как сейчас работают с иностранцами, читайте в статье.
Когда внешний персонал задействован в основных процессах компании — производит продукцию, реализует товары или оказывает услуги, расходы на него списывайте как прочие затраты (пп. 19 п. 1 ст. 264 НК). Если сотрудник что-то строит или создает другие долгосрочные предметы, то расходы становятся частью стоимости объекта и списываются постепенно через амортизацию.
Ответы на вопросы (FAQ)
В бухгалтерском и налоговом учете — в периоде подписания акта приемки или другого документа, который подтверждает оказание услуг по предоставлению персонала.
Да. Если частное агентство не выполняет свои обязательства перед персоналом, то все долги по зарплате, отпускным, выплатам при увольнении и компенсациям за задержку ложатся на принимающую сторону (ст. 341.5. ТК). Это правило действует автоматически, даже если в договоре с агентством ничего про это не написано.
Об ответственности и финансовых последствиях за нарушение условий аутстаффинга, читайте в статье.
Отвечает и организует расследование компания-заказчик, то есть та компания, где работник фактически находился и выполнял свои обязанности (ст. 341.4. ТК). Компания должна будет создать комиссию, в которую будет входить представитель частного агентства.
Если вы сотрудник, то ваш официальный работодатель — это частное агентство. Именно она начисляет вам зарплату, удерживает НДФЛ и платит страховые взносы. Компания-заказчик к вашим налогам отношения не имеет, она просто платит за услуги агентству.
Если вы компания-заказчик, то платежи по договору аутсорсинга считаются обычными расходами на услуги, и их можно учитывать при расчете налога на прибыль. Но надо учитывать, что налоговая может переквалифицировать договор в трудовой, если сотрудники фактически работают как штатные. Тогда заказчику придется доплатить все налоги и взносы, а также штрафы.
