YouTalk — бережный онлайн-сервис психологической помощи. Все психологи проходят тщательные проверки: в YouTalk смотрят их опыт, дипломы об образовании, этичность и толерантность. От общего числа заявок на сайт попадет 4%.

На сервисе можно выбрать русскоязычного или англоязычного психолога с помощью персонализированных алгоритмов, обратиться к специалисту по подбору или посмотреть анкеты всех психологов. Их на платформе более 300 человек.

Ещё YouTalk сотрудничает с компаниями: психологи сервиса поддерживают сотрудников в тяжелых ситуациях на групповых или индивидуальных занятиях. Они оценивают психологическую устойчивость кандидатов на вакансии и их соответствие корпоративной культуре.

Проблема: долгий и дорогой процесс подписания бумажных договоров с исполнителями

С платформой сотрудничают более 500 исполнителей, в основном ИП и самозанятые. Они оказывают услуги психологической помощи, маркетинговые и бухгалтерские услуги, также услуги по разработке. Из них более чем 300 человек — психологи, база которых постоянно пополняется. Также YouTalk сотрудничает с внешними исполнителями, например блогерами и разработчиками. 

Со всеми ними нужно было заключать договоры, проверять, сформировали ли они чеки, отправлять документы по почте, смотреть, правильно ли исполнители заполнили документы, не аннулировали ли статус. Некоторые документы приходилось просить переделывать — всё это отнимало время.

«Особенно сложно было сотрудничать с разовыми исполнителями, например блогерами или разработчиками телеграмм-бота, потому что такие люди часто живут в Турции или на Бали и до них документы едут очень долго, очень дорого и это всё очень неудобно».

Антон Самойлов, финансовый директор YouTalk

В YouTalk поняли, что хотят автоматизировать и ускорить процесс онбординга исполнителя и оплаты его услуг, чтобы снизить нагрузку на сотрудников компании. Тогда решили обратиться к Консоль.Про.

Решение: автоматизировали процессы и перешли на электронный документооборот

Как только в компании поняли, что хотят автоматизировать и ускорить процесс взаимодействия с исполнителями, стали искать платформы автоматизации. О Консоль.Про узнали в 2021 году, тогда платформа только появилась на рынке, и почти сразу начали сотрудничество.

В мае заключили договор, а в июне уже пригласили на платформу 30 исполнителей. Сейчас через Консоль.Про с компанией сотрудничает больше 100 человек, и YouTalk продолжает приглашать психологов на платформу.

«Гораздо проще стало проводить онбординг новых исполнителей. Раньше масштабирование любого процесса, связанного с исполнителями, требовало больших финансовых и кадровых затрат. 

Сейчас мы не думаем об этом как о чем-то сложном и затратном — больше не нужно нанимать дополнительных менеджеров и стоять в очередях на почте».

Антон Самойлов, финансовый директор YouTalk.

Выбрали Консоль.Про, потому что для YouTalk важны гибкость платформы и скорость подписания договоров, а также возможность решать все вопросы через службу поддержки по принципу одного окна.

Раньше подписание договоров с исполнителями занимало от 3 дней — теперь 15 минут.

Сейчас процесс онбординга выглядит так:

  • YouTalk приглашает исполнителя сотрудничать через Консоль.Про. Для этого в личном кабинете надо нажать «пригласить исполнителя» и отправить ссылку на регистрацию.

Для каждого приглашения в Консоль.Про можно настроить сценарий онбординга и затем просто выбирать его из списка. Процесс занимает не больше 5 минут
  • Исполнитель получает смс с приглашением, регистрируется на платформе и подписывает документы простой электронной подписью. Шаблон договора уже есть в сценарии онбординга. В нем заполнены все основные и дополнительные поля — остается только ввести код из смс, и документ подписан.

С обеих сторон договоры подписываются простой электронной подписью, которую мы создаем при регистрации
  • После того как исполнитель окажет услуги по заданию, он подписывает акт об оказанных услугах и закрывает задание. В YouTalk просят исполнителей прописывать своими словами детали оказанных услуг в поле «отчет», но это не обязательно: задания изначально прописывают подробно, и рисков получить вопросы от налоговой нет.

  • Раз в день сотрудник компании заходит в Консоль.Про, проверяет выполненные задания и нажимает «оплатить». Деньги уходят исполнителю, а заказчику приходят чеки. Сервису YouTalk важно, чтобы задания можно было скачать в PDF, если они понадобятся для отчетности в налоговую, — в нашем интерфейсе это доступно.

Задания в PDF-формате хранятся в личном кабинете, в карточке с заданием. Документы в PDF можно выгрузить оттуда в любой момент

Что для этого сделали

Создалии сценарии онбординга и шаблоны документов

Сейчас YouTalk сотрудничает с исполнителями с помощью сценариев онбординга и заданий. Онбординг — процесс, который проходят исполнители для регистрации на платформе. Компания может создать уникальные сценарии для разных исполнителей и настроить для них шаблоны договоров, чтобы не составлять их заново с каждым новым исполнителем.

В YouTalk сделали свои сценарий онбординга и шаблон договора, а наша поддержка помогла настроить выплаты авансов через реестры для некоторых исполнителей

Перешли на ЭДО

Все стандартные договоры с исполнителями YouTalk подписывает на платформе: компания приглашает исполнителя и выбирает сценарий онбординга, в котором есть типовой договор. Также компания пользуются электронным документооборотом Консоль.Про, чтобы подписывать договоры с индивидуальными условиями. Например, когда нужен нестандартный договор на один раз и создавать новый сценарий онбординга не хочется.

Для этого на платформу приглашают исполнителя, и после того, как он зарегистрировался, в Консоль.Про загружают заполненные документы в формате PDF и подписывают с двух сторон электронными подписями. Потом с помощью модулей платформы сотрудники YouTalk могут делать акты или пользоваться другим функционалом.

Это обходится сервису дешевле и происходит быстрее, чем если бы использовались другие платформы электронного документооборота. Также в Консоль.Про подписывают в электронной форме дополнительные соглашения к договорам, например, когда сотрудничают с блогерами.

Настроили авансовые платежи через Консоль.Про 

Авансовые платежи нужны, если необходимо разбить оплату за одну услугу на два платежа — аванс и финальный платеж. Если рассчитываться с самозанятыми несколько раз в месяц равными платежами, то это может привлечь внимание налоговой. Поэтому важно правильно работать с чеками и актами.

В YouTalk создали шаблоны счета и акта для таких платежей и используют их при расчетах с исполнителями.

Помогли отключить ненужные модули

У сотрудников компании возникла трудность, когда мы выпустили новую функцию — Запрет подписания документа. Она запрещала подписывать закрывающие документы по доверенности, которую выдает администратор.Такая доверенность нужна, например, если администратор платформы — генеральный директор, а документами занимается бухгалтер.

Переписка Антона Самойлова — финансового директора YouTalk со службой поддержки Консоль.Про

В YouTalk администратор — генеральный директор, но он редко заходит на платформу и подписывает акты — не его обязанность. Этим занимаются бухгалтер и финансовый директор. Когда мы отключили возможность подписывать документы, в компании возникли сложности, и YouTalk сразу написали в службу поддержки.

Мы отключили это обновление и вернули возможность подписывать документы по доверенности.

Интегрировали модуль «1С» 

В Консоль.Про есть бесплатное решение для интеграции с «1С Бухгалтерией» и «1С ЗУП», которое мы подключили для YouTalk.Модуль позволяет передавать данные из Консоли в «1С ЗУП» и «1С Бухгалтерию». Это освобождает бухгалтера от необходимости переносить и отслеживать данные самостоятельно и разгружает от дополнительной работы.

Скачать, подключить и настроить модуль можно прямо из личного кабинета. Мы даем инструкцию по интеграции. Если возникнут вопросы, то помогут специалисты службы поддержки

С первой версией модуля были проблемы — данные, которые передаются из Консоль.Про в «1С», дублировались, и их было проще переносить вручную. В 2022 году мы в Консоль.Про обновили и доработали модуль и снова настроили и подключили его в компанию. После этого проблем с работой уже не было.

«За два года, что мы с работаем с Консоль.Про, бухгалтер замечает постоянное улучшение продукта. Также она подчеркнула разительные отличия нынешнего модуля „1С“ от его первой версии: всё понятно подключается и легко настраивается в „1С: ЗУП“ и „1С: Бухгалтерия“.

Быстро работает, при обновлении не слетают конфигурации, информация быстро выгружается из базы». 

Антон Самойлов, финансовый директор YouTalk.

Помогаем следить за рисками при сотрудничестве с самозанятыми

Модуль Информатор в Консоль.Про помогает компаниям обращать внимание на риски переквалификации, которые могут возникнуть при взаимодействии с самозанятыми.

Информатор отслеживает массовые регистрации исполнителей, количество источников дохода, периодичность выплат, одинаковые платежи и продолжительность сотрудничества с исполнителем. А также объясняет, что они значат для компании, и позволяет перейти к исполнителю, по которому риск сработал.

Вся актуальная информация по рискам и комментарии к ним собраны в одном месте — личном кабинете Консоль.Про. Сотрудники компании могут в любой момент зайти и проверить

«Информатор помогает ориентироваться в работе, принимать управленческие решения по подписанию договоров с исполнителями, понимать, кто из них неэффективно оказывает услуги. 

Есть еще один неожиданный плюс у этого модуля: мы понимаем, сколько еще заказчиков у исполнителя помимо нас. Бывает, люди говорят, что выгорели, устали. А я вижу с помощью модуля — мы у них не единственный партнер, они сотрудничают с кем-то еще. 

И можно сказать исполнителю, что мы знаем о других его проектах, и обсудить нагрузку. Исполнители сразу сознаются — это улучшает атмосферу в коллективе».

Антон Самойлов, финансовый директор YouTalk.

Снизили финансовые затраты на онбординг новых исполнителей

Проводить онбординг новых исполнителей дешевле онлайн, чем с помощью бумажного документооборота: не нужно платить зарплату менеджеру, который заносит исполнителей вручную, заказывать курьеров и оплачивать почтовые пересылки.

«С исполнителями, которые живут не в Москве, а, например, в Московской области и у которых выплаты меньше 100 000 ₽ в месяц — мне дешевле работать через Консоль.Про. Почта и курьерские доставки всегда будут дороже».

Антон Самойлов, финансовый директор YouTalk.

Подключили компанию и исполнителей к номинальному счету

Сотрудникам YouTalk не нужно вручную проводить платежи всем психологам, формировать отчетность или разбираться с проблемами. Нужно только вовремя пополнять баланс номинального счета и нажимать кнопку «оплатить».

Деньги лежат на номинальном счете, владелец которого — Консоль.Про, поэтому всеми операциями и отчетами занимаемся мы. 

Исполнители могут не думать о выплате налогов — часть денег от вознаграждения автоматически откладывается в Налоговую копилку, и когда приходит дата списания налога, мы переводим их в ФНС.

Результаты

5 минут

Разгрузили бухгалтера

Внедрили ЭДО

Занимает процесс онбординга

Отчеты автоматически выгружаются в «1С ЗУП» и «1С бухгалтерию».

Больше не нужно ходить на почту, платить курьерам и ждать, пока письма дойдут.

Популярное по теме за месяц

Войдите, чтобы оставить комментарий
Ваше мнение?
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях
Другие статьи по теме