YouTalk — бережный онлайн-сервис психологической помощи. Все психологи проходят тщательные проверки: в YouTalk смотрят их опыт, дипломы об образовании, этичность и толерантность. От общего числа заявок на сайт попадет 4%.
На сервисе можно выбрать русскоязычного или англоязычного психолога с помощью персонализированных алгоритмов, обратиться к специалисту по подбору или посмотреть анкеты всех психологов. Их на платформе более 300 человек.
Ещё YouTalk сотрудничает с компаниями: психологи сервиса поддерживают сотрудников в тяжелых ситуациях на групповых или индивидуальных занятиях. Они оценивают психологическую устойчивость кандидатов на вакансии и их соответствие корпоративной культуре.
Проблема: долгий и дорогой процесс подписания бумажных договоров с исполнителями
С платформой сотрудничают более 500 исполнителей, в основном ИП и самозанятые. Они оказывают услуги психологической помощи, маркетинговые и бухгалтерские услуги, также услуги по разработке. Из них более чем 300 человек — психологи, база которых постоянно пополняется. Также YouTalk сотрудничает с внешними исполнителями, например блогерами и разработчиками.
Со всеми ними нужно было заключать договоры, проверять, сформировали ли они чеки, отправлять документы по почте, смотреть, правильно ли исполнители заполнили документы, не аннулировали ли статус. Некоторые документы приходилось просить переделывать — всё это отнимало время.
«Особенно сложно было сотрудничать с разовыми исполнителями, например блогерами или разработчиками телеграмм-бота, потому что такие люди часто живут в Турции или на Бали и до них документы едут очень долго, очень дорого и это всё очень неудобно».
В YouTalk поняли, что хотят автоматизировать и ускорить процесс онбординга исполнителя и оплаты его услуг, чтобы снизить нагрузку на сотрудников компании. Тогда решили обратиться к Консоль.Про.
Решение: автоматизировали процессы и перешли на электронный документооборот
Как только в компании поняли, что хотят автоматизировать и ускорить процесс взаимодействия с исполнителями, стали искать платформы автоматизации. О Консоль.Про узнали в 2021 году, тогда платформа только появилась на рынке, и почти сразу начали сотрудничество.
В мае заключили договор, а в июне уже пригласили на платформу 30 исполнителей. Сейчас через Консоль.Про с компанией сотрудничает больше 100 человек, и YouTalk продолжает приглашать психологов на платформу.
«Гораздо проще стало проводить онбординг новых исполнителей. Раньше масштабирование любого процесса, связанного с исполнителями, требовало больших финансовых и кадровых затрат.
Сейчас мы не думаем об этом как о чем-то сложном и затратном — больше не нужно нанимать дополнительных менеджеров и стоять в очередях на почте».
Выбрали Консоль.Про, потому что для YouTalk важны гибкость платформы и скорость подписания договоров, а также возможность решать все вопросы через службу поддержки по принципу одного окна.
Раньше подписание договоров с исполнителями занимало от 3 дней — теперь 15 минут.
Сейчас процесс онбординга выглядит так:
YouTalk приглашает исполнителя сотрудничать через Консоль.Про. Для этого в личном кабинете надо нажать «пригласить исполнителя» и отправить ссылку на регистрацию.
Исполнитель получает смс с приглашением, регистрируется на платформе и подписывает документы простой электронной подписью. Шаблон договора уже есть в сценарии онбординга. В нем заполнены все основные и дополнительные поля — остается только ввести код из смс, и документ подписан.
После того как исполнитель окажет услуги по заданию, он подписывает акт об оказанных услугах и закрывает задание. В YouTalk просят исполнителей прописывать своими словами детали оказанных услуг в поле «отчет», но это не обязательно: задания изначально прописывают подробно, и рисков получить вопросы от налоговой нет.
Раз в день сотрудник компании заходит в Консоль.Про, проверяет выполненные задания и нажимает «оплатить». Деньги уходят исполнителю, а заказчику приходят чеки. Сервису YouTalk важно, чтобы задания можно было скачать в PDF, если они понадобятся для отчетности в налоговую, — в нашем интерфейсе это доступно.
Что для этого сделали
Создалии сценарии онбординга и шаблоны документов
Сейчас YouTalk сотрудничает с исполнителями с помощью сценариев онбординга и заданий. Онбординг — процесс, который проходят исполнители для регистрации на платформе. Компания может создать уникальные сценарии для разных исполнителей и настроить для них шаблоны договоров, чтобы не составлять их заново с каждым новым исполнителем.
Перешли на ЭДО
Все стандартные договоры с исполнителями YouTalk подписывает на платформе: компания приглашает исполнителя и выбирает сценарий онбординга, в котором есть типовой договор. Также компания пользуются электронным документооборотом Консоль.Про, чтобы подписывать договоры с индивидуальными условиями. Например, когда нужен нестандартный договор на один раз и создавать новый сценарий онбординга не хочется.
Для этого на платформу приглашают исполнителя, и после того, как он зарегистрировался, в Консоль.Про загружают заполненные документы в формате PDF и подписывают с двух сторон электронными подписями. Потом с помощью модулей платформы сотрудники YouTalk могут делать акты или пользоваться другим функционалом.
Это обходится сервису дешевле и происходит быстрее, чем если бы использовались другие платформы электронного документооборота. Также в Консоль.Про подписывают в электронной форме дополнительные соглашения к договорам, например, когда сотрудничают с блогерами.
Настроили авансовые платежи через Консоль.Про
Авансовые платежи нужны, если необходимо разбить оплату за одну услугу на два платежа — аванс и финальный платеж. Если рассчитываться с самозанятыми несколько раз в месяц равными платежами, то это может привлечь внимание налоговой. Поэтому важно правильно работать с чеками и актами.
В YouTalk создали шаблоны счета и акта для таких платежей и используют их при расчетах с исполнителями.
Помогли отключить ненужные модули
У сотрудников компании возникла трудность, когда мы выпустили новую функцию — Запрет подписания документа. Она запрещала подписывать закрывающие документы по доверенности, которую выдает администратор.Такая доверенность нужна, например, если администратор платформы — генеральный директор, а документами занимается бухгалтер.
В YouTalk администратор — генеральный директор, но он редко заходит на платформу и подписывает акты — не его обязанность. Этим занимаются бухгалтер и финансовый директор. Когда мы отключили возможность подписывать документы, в компании возникли сложности, и YouTalk сразу написали в службу поддержки.
Мы отключили это обновление и вернули возможность подписывать документы по доверенности.
Интегрировали модуль «1С»
В Консоль.Про есть бесплатное решение для интеграции с «1С Бухгалтерией» и «1С ЗУП», которое мы подключили для YouTalk.Модуль позволяет передавать данные из Консоли в «1С ЗУП» и «1С Бухгалтерию». Это освобождает бухгалтера от необходимости переносить и отслеживать данные самостоятельно и разгружает от дополнительной работы.
С первой версией модуля были проблемы — данные, которые передаются из Консоль.Про в «1С», дублировались, и их было проще переносить вручную. В 2022 году мы в Консоль.Про обновили и доработали модуль и снова настроили и подключили его в компанию. После этого проблем с работой уже не было.
«За два года, что мы с работаем с Консоль.Про, бухгалтер замечает постоянное улучшение продукта. Также она подчеркнула разительные отличия нынешнего модуля „1С“ от его первой версии: всё понятно подключается и легко настраивается в „1С: ЗУП“ и „1С: Бухгалтерия“.
Быстро работает, при обновлении не слетают конфигурации, информация быстро выгружается из базы».
Помогаем следить за рисками при сотрудничестве с самозанятыми
Модуль Информатор в Консоль.Про помогает компаниям обращать внимание на риски переквалификации, которые могут возникнуть при взаимодействии с самозанятыми.
Информатор отслеживает массовые регистрации исполнителей, количество источников дохода, периодичность выплат, одинаковые платежи и продолжительность сотрудничества с исполнителем. А также объясняет, что они значат для компании, и позволяет перейти к исполнителю, по которому риск сработал.
«Информатор помогает ориентироваться в работе, принимать управленческие решения по подписанию договоров с исполнителями, понимать, кто из них неэффективно оказывает услуги.
Есть еще один неожиданный плюс у этого модуля: мы понимаем, сколько еще заказчиков у исполнителя помимо нас. Бывает, люди говорят, что выгорели, устали. А я вижу с помощью модуля — мы у них не единственный партнер, они сотрудничают с кем-то еще.
И можно сказать исполнителю, что мы знаем о других его проектах, и обсудить нагрузку. Исполнители сразу сознаются — это улучшает атмосферу в коллективе».
Снизили финансовые затраты на онбординг новых исполнителей
Проводить онбординг новых исполнителей дешевле онлайн, чем с помощью бумажного документооборота: не нужно платить зарплату менеджеру, который заносит исполнителей вручную, заказывать курьеров и оплачивать почтовые пересылки.
«С исполнителями, которые живут не в Москве, а, например, в Московской области и у которых выплаты меньше 100 000 ₽ в месяц — мне дешевле работать через Консоль.Про. Почта и курьерские доставки всегда будут дороже».
Подключили компанию и исполнителей к номинальному счету
Сотрудникам YouTalk не нужно вручную проводить платежи всем психологам, формировать отчетность или разбираться с проблемами. Нужно только вовремя пополнять баланс номинального счета и нажимать кнопку «оплатить».
Деньги лежат на номинальном счете, владелец которого — Консоль.Про, поэтому всеми операциями и отчетами занимаемся мы.
Исполнители могут не думать о выплате налогов — часть денег от вознаграждения автоматически откладывается в Налоговую копилку, и когда приходит дата списания налога, мы переводим их в ФНС.
Результаты
5 минут | Разгрузили бухгалтера | Внедрили ЭДО |
|---|---|---|
Занимает процесс онбординга | Отчеты автоматически выгружаются в «1С ЗУП» и «1С бухгалтерию». | Больше не нужно ходить на почту, платить курьерам и ждать, пока письма дойдут. |
Популярное по теме за месяц
Новые индикаторы риска в работе с самозанятыми или Как не получить штраф от ФНС
Черный список работодателей: кого проверяет новая комиссия
Какие данные передают ИФНС в межведомственные комиссии по нелегальной занятости
