За три года работы юристы Консоль.Про проверили тысячи договоров о сотрудничестве с самозанятыми. И теперь собрали восемь распространенных ошибок, которые допускают компании. Ознакомьтесь со списком и проверьте, нет ли таких ошибок в ваших документах.
Оглавление
- Ошибка 1. Не закреплять статус исполнителя в договоре
- Ошибка 2. Использовать терминологию трудового договора
- Ошибка 3. Закреплять период выплат
- Ошибка 4. Устанавливать график работы
- Ошибка 5. Обещать социальные гарантии
- Ошибка 6. Обязывать исполнителя выполнять трудовую функцию, а не конкретные работы
- Ошибка 7. Не указывать обязанность самозанятого предоставлять чек
- Ошибка 8. Не закреплять условия передачи персональных данных
- Простой способ избежать типичных ошибок
Заказчики допускают восемь критических ошибок в договорах с самозанятыми. Именно эти ошибки приводят налоговых инспекторов в компанию. Если проверка началась, есть риск переквалификации договоров с исполнителями: их могут признать договорами с физлицами без статуса или трудовыми. Тогда компанию обяжут выплачивать штрафы и пени. Еще придется перевести в бюджет страховые взносы за исполнителя, внести в его трудовую книжку запись о трудоустройстве.
Ошибка 1. Не закреплять статус исполнителя в договоре
В договоре следует указать, что у исполнителя есть статус самозанятого и он обязан сообщить, если снимется с учета в Федеральной налоговой службе (ФНС). Иначе есть риск, что на компанию ляжет большая налоговая нагрузка.
Дело в том, что самозанятый платит налоги за свою деятельность самостоятельно. А если статуса нет и бизнес заключил ГПХ с обычным физлицом, то обязательные платежи в бюджет — 13% НДФЛ и 30% страховых взносов — ложатся на плечи компании.
На старте сотрудничества риск связаться с недобросовестным исполнителем небольшой. Чтобы убедиться в наличии статуса, достаточно попросить самозанятого предоставить справку с сайта или приложения «Мой налог», что он стоит на учете как плательщик НПД. Проверить статус можно и самостоятельно на сайте ФНС, указав ИНН исполнителя.
Но надо иметь в виду, что в процессе сотрудничества с компанией самозанятый может утратить статус и не сообщить об этом. Например, потому что доход за профессиональную деятельность превысил 2,4 миллиона рублей в год. А у большинства компаний нет ресурсов ежедневно проверять, стоит ли исполнитель на учете в налоговой.
Обезопаситься от недобросовестных исполнителей можно с помощью договора.
Что прописать в договоре
«Исполнитель применяет специальный налоговый режим „Налог на профессиональный доход“. В связи с этим доход, получаемый Исполнителем по Договору, не облагается НДФЛ.
В случае снятия Исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется незамедлительно уведомить Заказчика письменно в течение 1 (одного) дня со дня снятия с учета по электронной почте.
В случае снятия Исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход Заказчик имеет право расторгнуть Договор в одностороннем порядке с уведомлением Исполнителя в течение 3 (трех) рабочих дней с даты получения уведомления от Исполнителя.
В случае несоблюдения Исполнителем обязанности уведомить Заказчика об утрате статуса плательщика налога на профессиональный доход Исполнитель обязуется незамедлительно возместить причиненные Заказчику таким нарушением убытки в полном объеме на основании полученной претензии».
Дополнительную защиту от такой ошибки обеспечит платформа Консоль.Про, которая автоматически проверяет исполнителей по реестру ФНС и своей внутренней базе. Если самозанятый потеряет статус, компания получит уведомление. Консоль.Про не позволит самозанятому подписать акт выполненных работ, а заказчику — провести оплату.
Ошибка 2. Использовать терминологию трудового договора
В договоре с самозанятым можно использовать только гражданско-правовые термины. Наличие в документе терминов из Трудового кодекса увеличивает риск переквалификации гражданских отношений с исполнителем в трудовые.
Как не надо писать ❌ | Как правильно ✅ |
|---|---|
Работодатель и работник | Заказчик и исполнитель |
Работа | Оказание услуг |
Зарплата | Вознаграждение |
Премия | Дополнительное вознаграждение |
График работы | Период оказания услуг |
Должность | Вид услуг |
Выговор | Штраф |
Увольнение | Расторжение договора |
Бесплатный онлайн-сервис «Трудоголик» от Консоль.Про проверит договоры и найдет слова из трудовой терминологии, которых не должно быть в договоре с самозанятыми.
Ошибка 3. Закреплять период выплат
Если в договоре указано, что выплаты самозанятому поступают регулярно, например, 10-го и 25-го числа каждого месяца, то есть риск, что налоговая переквалифицирует такой документ в трудовой договор. Особые подозрения вызовут регулярные выплаты одинакового размера.
Чтобы не переживать по поводу налоговой проверки, поставьте размер вознаграждения в зависимость от объема оказанных услуг. В документе можно указать порядок оплаты — предоплата или постоплата. Не лишним будет зафиксировать способ передачи денег — наличный, безналичный, электронный или почтовый перевод.
Что прописать в договоре
«Стоимость Услуг Исполнителя по настоящему Договору указывается в конкретных Заданиях, являющихся неотъемлемой частью Договора.
Заказчик обязуется оплатить оказанные Услуги в течение 7 (семи) рабочих дней с момента подписания Сторонами Акта об оказании услуг, если иное не указано в конкретном Задании.
Расчеты по Договору осуществляются в рублях РФ в безналичном порядке».
Какой договор можно заключить с самозанятым
Для сотрудничества с самозанятым надо составить гражданско-правовой договор (ГПХ). Есть несколько разновидностей такого документа. Выбирать конкретную надо в зависимости от услуг, которые оказывает исполнитель.
Разновидность | Когда подойдет |
|---|---|
Договор возмездного оказания услуг | Подойдет, если самозанятый оказывает услугу, у которой нематериальный результат, например, он дает консультацию или обучает. |
Договор подряда | Подойдет, когда исполнитель выполняет работы, например, делает ремонт в офисе компании или изготавливает мебель. |
Договор авторского заказа | Подойдет для сотрудничества с самозанятым, который пишет книги, музыку или картины для компании. |
Договор аренды | Подойдет, когда самозанятый передает компании имущество, которым компания может пользоваться. Например, автомобиль или оборудование. |
Договор перевозки | Подойдет, когда компания сотрудничает с самозанятым водителем, который перевозит товары. |
Договор хранения | Подойдет, если компания передает самозанятому имущество, которое он обязуется вернуть в сохранности. |
Лицензионный договор | Подойдет, когда самозанятый разрешает компании использовать предмет своего интеллектуального труда. |
Агентский договор | Подойдет в двух случаях. Во-первых, если самозанятому курьеру заказчик предоставляет свою контрольно-кассовую технику для расчетов или если курьер доставляет уже оплаченный товар. Во-вторых, если исполнитель заключает договор с посредником, чтобы делегировать задачи. Тогда самозанятый выступает принципалом (заказчиком), а компания — агентом (исполнителем). |
Смешанный договор | Подойдет, если нужны условия из разных видов договоров. Например, самозанятый разрабатывает сайт для компании и будет обновлять его в дальнейшем. |
Ошибка 4. Устанавливать график работы
Термин «график работы» из Трудового кодекса, поэтому его нельзя использовать при заключении договора с самозанятым. Но важен не только термин, но и его суть: заказчик не может контролировать процесс работы исполнителя.
Компания может требовать только результат — качественно выполненное задание, которое будет предоставлено в заранее оговоренный срок. Как и когда самозанятый его делает, заказчику не должно быть интересно.
Приведем несколько примеров, когда из-за установленного графика работы договор с самозанятым может быть переквалифицирован в трудовой.
Ситуация № 1. Компания «НапишиКа» заключила договор с самозанятым редактором Павлом. Исполнитель пообещал, что отредактирует для заказчика 10 статей за рабочую неделю. Стороны договорились, что Павел будет работать с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00 — при таком графике он точно успеет выполнить заказ. Менеджер из «НапишиКа» каждый день пишет Павлу и контролирует процесс работы. Причем менеджер и редактор в переписке договорились, что не общаются с 13:00 до 14:00, потому что в это время уходят на обед.
Ситуация № 2. Иван — самозанятый строитель, он делает ремонты в квартирах и офисах. Компания «Переговорщик» договорилась с Иваном о ремонте конференц-зала, но настояла, что ее представитель будет лично присутствовать во время работы. Из-за этого сторонам пришлось установить график, чтобы всем было удобно. Иван будет делать ремонт со вторника по субботу с 10:00 до 17:00 с перерывом на обед. Самозанятый пообещал закончить работы за четыре месяца. Срок и график стороны отметили в договоре.
Ошибка 5. Обещать социальные гарантии
У самозанятого нет работодателя, есть только заказчики. Они не платят за исполнителя страховые взносы, поэтому не предоставляют социальные гарантии: отпуска, оплачиваемые больничные и декретные. Соответственно, прописывать эти положения в договоре не стоит.
Самозанятый по своему желанию может делать добровольные пенсионные взносы в Социальный фонд России, но это никак не касается заказчика.
Разберем несколько примеров, когда обещанные социальные льготы могут стать причиной переквалификации отношений с самозанятым в трудовые.
Ситуация № 1. Маркетинговое агентство «Рекламус» заключило договор с самозанятым дизайнером Антониной. Она сразу предупредила, что каждые полгода берет двухнедельный отпуск и спросила, может ли заказчик оплачивать его. Основателю «Рекламуса» очень понравились работы дизайнера, поэтому он пошел к ней навстречу и согласился. Оплачиваемый отпуск внесли в договор как обязательное условие сотрудничества.
Ситуация № 2. После долгих уговоров самозанятый шеф-повар Ольга подписала договор о сотрудничестве с рестораном «Камелия». Менеджеру заведения было важно заполучить именно этого повара, ведь она готовит авторскую кухню, на которой специализируется «Камелия». Но Ольга поставила свои условия: у нее двое маленьких детей, которые часто болеют, поэтому ей придется уходить на больничные. Чтобы на старте сотрудничества наладить хорошие взаимоотношения, менеджер предложил оплачивать такие больничные. Положение об этом добавили в договор.
Ошибка 6. Обязывать исполнителя выполнять трудовую функцию, а не конкретные работы
В договоре надо указывать не должность, функции которой будет выполнять самозанятый, а конкретный результат его услуг.
Как не надо писать ❌ | Как правильно ✅ |
|---|---|
Редактор, который работает над содержанием блога компании. | Написание пяти статей в блог заказчика к 1 декабря 2023 года. |
Юрист, который сопровождает деятельность предприятия. | Разработка учредительных документов компании. |
Монтажник, который поддерживает выпуск продукции на заводе. | Монтаж девяти единиц оборудования в производственном помещении предприятия. |
Ошибка 7. Не указывать обязанность самозанятого предоставлять чек
Самозанятый должен задекларировать доход от профессиональной деятельности, чтобы в дальнейшем уплатить с него налог. Для этого полученная от заказчика сумма вносится в кабинет налогоплательщика на сайте или в приложении «Мой налог». Исполнитель формирует чек на полученные деньги и отправляет его в компанию.
Если заказчик не получил чек, то есть вероятность, что самозанятый не задекларировал доход, а значит, не собирается платить на него налог. Тогда компания автоматически становится налоговым агентом исполнителя и должна заплатить налоги за сотрудничество с обычным физлицом — это 13% НДФЛ и 30% страховых взносов. Если этого не сделать, то ФНС доначислит налоги самостоятельно, а еще назначит штрафы до 40% от суммы неуплаты и пени за просрочку.
К тому же может сложиться ситуация, когда самозанятый сформировал и отправил компании чек, но позже аннулировал его, чтобы не платить налог. Заказчик об этом может не знать, но налоговое бремя в таком случае все равно ложится на его плечи.
Избежать такой ситуации поможет правильно составленный договор.
Что прописать в договоре
«При произведении расчетов, связанных с получением доходов от оказания Услуг Заказчику, Исполнитель обязан сформировать чек и обеспечить его передачу Заказчику в соответствии с правилами статьи 14 Федерального закона от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ, если иное не предусмотрено указанным Федеральным законом.
Исполнитель обязуется уплатить пеню в размере _____ за каждый день просрочки передачи чека Заказчику, а также возместить убытки, возникшие у Заказчика в связи с непередачей чека. Выплата пени и возмещение убытков не освобождает Исполнителя от обязанности передать Заказчику чек».
Также риски возникновения подобных ситуаций минимизирует Консоль.Про. На платформе компания видит список чеков от исполнителей. Если чек аннулируют, рядом появляется крестик и компания может посмотреть, кто аннулировал чек и за какую услугу.
Если налоговая обнаружит эти ошибки, то может переквалифицировать отношения с самозанятым в трудовые. Тогда заказчику грозят штрафы:
для должностных лиц: от 10 000 ₽ до 20 000 ₽;
для ИП: от 5 000 ₽ до 10 000 ₽;
для юридических лиц: от 50 000 ₽ до 100 000 ₽.
Ошибка 8. Не закреплять условия передачи персональных данных
Эта ошибка не грозит компании переквалификацией отношений с самозанятыми в трудовые. Но если ее допустить, есть риск получить до 800 000 ₽ штрафа. Поэтому стоит не забывать, что в договоре с исполнителем надо правильно закрепить условия обработки персональных данных.
Что прописать в договоре
«Для целей исполнения настоящего Договора Исполнитель передает Заказчику свои персональные данные, перечень которых предусмотрен в разделе „Реквизиты сторон“. Срок передачи соответствует сроку, необходимому для исполнения настоящего Договора.
Заказчик осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных Исполнителя. Заказчик обязуется обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных в соответствии с требованиями законодательства в области защиты персональных данных.
Стороны обязуются соблюдать конфиденциальность персональных данных, обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке.
В случае если потребуется обработка персональных данных Исполнителя не с целью исполнения настоящего договора, такая обработка будет осуществляться только после предоставления Исполнителем согласий по каждой цели обработки его персональных данных».
Простой способ избежать типичных ошибок
Если все еще сомневаетесь, как правильно составить договор с самозанятым, и боитесь допустить другие ошибки, воспользуйтесь шаблонами, которые составили юристы Консоль.Про. Они узкие специалисты в области отношений с самозанятыми и регулярно актуализируют бланки.
Договор с самозанятым — не единственный документ, который доказывает гражданско-правовой, а не трудовой характер правоотношений. При возникновении сомнений отстоять права компании помогут техническое задание, смета и акт выполненных работ.
Проверка документов на ошибки занимаете много времени, сил и денег. Если не хотите заниматься этой работой самостоятельно, поручите ее Консоль.Про. Мы предоставляем бизнесу услугу Анализ рисков, которая поможет наладить безопасное сотрудничество с исполнителями. Эксперты изучат документы и подготовят юридическое заключение, а затем расскажут о выявленных рисках и предложат рекомендации по их минимизации.
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Популярное по теме за месяц
Как ИП работать с самозанятыми
Самозанятость и сдача нежилого помещения в аренду
Считается ли самозанятость трудоустройством
