Бренд уличной одежды в стиле аниме NIKIFILINI сотрудничает с блогерами, художниками и дизайнерами в формате проектной занятости. Вести сотрудничество с самозанятыми в «ручном» режиме было неудобно: выплаты задерживались, сбор документов перегружал бухгалтерию, а из-за человеческого фактора присутствовали налоговые риски. Решили автоматизировать процессы из-за ситуации с запросом из налоговой по самозанятому, который 2 года назад работал по трудовому договору и информация о котором затерялась. Мы попросили рассказать, как Консоль сделала сотрудничество с подрядчиками удобным и безопасным.
О клиенте
NIKIFILINI — крупный российский бренд одежды в стиле аниме. Имеет собственное производство в Москве: швейный цех, отдел принтов, изготовление пленочной продукции, которая наносится на текстиль. Также завозит импортную одежду из Китая и Турции. Одежда бренда продается в онлайн-магазине с доставкой по всему миру, а также оффлайн в Москве, Санкт-Петербурге и Екатеринбурге.
Уникальность и узнаваемость бренду придают авторские принты — их художники создают под заказ. Для продвижения бренда компания сотрудничает с блогерами.
Проблема: не отслеживали риски, задерживали выплаты, тратили время на бюрократию
Бренд существует более 10 лет — с 2013 года. За это время стало ясно, что с некоторыми исполнителями необходимо сотрудничать в формате проектной занятости. Например, это дизайнеры и художники, которые создают иллюстрации и готовят макеты. Их невозможно регулярно обеспечивать постоянным объемом работы. Появилась необходимость — заказали иллюстрацию, а если новых моделей не готовится к производству — услуги не требуются.
Второй тип исполнителей — блогеры, которые рекламируют продукцию бренда. С ними, помимо заключения договоров и выплат, есть еще много важных моментов: от согласования креатива и подачи до четкой договоренности, на чьей стороне маркировка рекламы и отслеживание этого процесса.
Перегруженное делопроизводство
Поначалу документооборот с самозанятыми вели самостоятельно. В конце каждого месяца делопроизводитель тратил два дня на то, чтобы вручную оформить закрывающие документы: собрать чеки, составить акты.
Очень много времени занимала работа с авторскими правами. Для того, чтобы бренд имел право использовать иллюстрации в качестве принтов, нужно было получать исключительные права на произведения художников. Для этого делопроизводитель собирал все созданные за месяц иллюстрации по каждому художнику и подписывал соглашения о передаче прав на каждый объект, прикладывал чеки.
Отсутствие работы с рисками
Количество исполнителей от проекта к проекту меняется: одни уходят, другие приходят, информация о сотрудничестве часто теряется. База исполнителей не обновлялась, вся информация была в голове у ключевого сотрудника, например, HR-специалиста. Если ключевой сотрудник увольнялся и не передавал дела, то никто не помнил, работал ли тот или иной человек когда-то в штате. Однажды это закончилось предупреждением от налоговой.
По закону нельзя сотрудничать с бывшим работодателем в течение двух лет после увольнения. ФНС будет расценивать такое сотрудничество как попытку юрлица избежать уплаты части налогов. Поэтому заказчик всегда должен проверять статус исполнителя.
Задержка выплат исполнителям
Еще одна трудность в работе с самозанятыми — это выплаты. Из-за того, что в месяц их было много, финансовый отдел не успевал вовремя оплачивать счета. В итоге исполнители получали вознаграждение с задержками.
Как итог — компания стала искать возможность автоматизировать процессы по самозанятым.
Решение: выплаты и риски полностью забрали в Консоль, оставив клиенту минимум функций
Все выплаты самозанятым компания полностью передала Консоли. Отдел финансов теперь только формирует задание. Возможность заложить определенную сумму и распределить на услуги существенно сократила время работы финансового менеджера.
Делопроизводитель больше не занимается актами. Он участвует только в составлении задания на новую услугу, все формулировки для постановки заданий берет из готового «Справочника», где уже собраны безрисковые.
Теперь компания может отслеживать риски и видеть, есть ли у самозанятых другие заказчики, не были ли они ранее штатными сотрудниками. Бумажной работы стало меньше, так как больше не нужно распечатывать документы. Они хранятся в электронном виде в базе Консоли.
Что для этого сделали
Подключили справочник услуг
«Справочник» — базовая функция Консоли. В нем содержатся безрисковые формулировки для постановки задач внештатникам по всем основным сферам оказания услуг. Формируя задания при помощи «Справочника» компания будет уверена, что в акты и чеки исполнителей тоже попадут безрисковые с точки зрения ФНС формулировки.
Компания выбирает нужную задачу из «Справочника» → Самозанятый получает и принимает задание → После выполнения задания эта же формулировка автоматически попадает в акт и чек исполнителя.
Составили безопасные шаблоны договоров
Юристы подготовили шаблоны договоров и внесли в них пункт об отчуждении прав на иллюстрации. Теперь для получения прав на иллюстрацию достаточно только подтвердить, на какую именно иллюстрацию клиент получает права по договору. Все чеки о выплатах автоматически формируются в Консоли.
Создали сценарии онбординга
Для каждого типа исполнителей есть отдельный сценарий для подключения к платформе. Блогер получает пригласительную ссылку, по которой ему автоматически приходит договор на оказание информационных услуг, а дизайнеры получают договор, где заранее прописаны пункты по отчуждению исключительных прав.
Сотрудник Nikifilini выбирает нужный сценарий, направляет исполнителю ссылку-приглашение, он регистрируется на Консоли и подписывает нужный документ за пару минут. После этого можно сразу ставить задание и приступать к сотрудничеству.
Подключили проверку статусов исполнителей
Консоль автоматически проверяет статусы исполнителей и следит за тем, чтобы никто из исполнителей не потерял статус плательщика НПД. Дополнительно платформа следит, чтобы самозанятые не аннулировали чеки и не являлись бывшими сотрудниками компании. Это минимизирует риски со стороны ФНС.
Результаты
Бренд Nikifilini работает с Консолью 4 месяца. За это время делопроизводителя полностью освободили от бумажной работы, существенно разгрузили финансовый отдел.
Раньше на подписание договора уходило два дня: 4—5 часов, чтобы составить договор, остальное время — чтобы выслать самозанятому и ждать, когда он подпишет и вышлет обратно. Теперь в течение одного дня исполнитель может подписать все бумаги, получить задание и приступить к оказанию услуг.
45 самозанятых | 2 часа | 100% |
|---|---|---|
сотрудничают с компанией | от подписания акта до выплаты исполнителю | документов и чеков есть у компании |
Популярное по теме за месяц
Договор подряда на строительные и ремонтные работы: как составить
Мораторий на проверки бизнеса: как в 2025 году контролируют компании и ИП
Учетная политика компании: как составить и готовые образцы
