В 2023 году компания Bliss Time только начала сотрудничать с самозанятыми. Сотрудники компании поняли, что документооборот с исполнителями отнимает много рабочего времени: нужно составлять договоры, регулярно запрашивать закрывающие документы и отслеживать выполнение заданий.
Bliss Time начала искать способы, чтобы оптимизировать сотрудничество с исполнителями и при этом минимизировать риски при выплате вознаграждений. С этим запросом компания и обратилась на платформу Консоль.Про.
О клиенте
Bliss Time — лидер в России среди мастерских по созданию именных часов с индивидуальным дизайном. На сегодняшний день с компанией сотрудничают более 80 исполнителей, которые готовят часы любой сложности и разных видов: настенные, ручные, механические, электрические. Вся продукция мастерской отличается максимально низким процентом брака (0,5%).
Компания доставляет готовые заказы по всей стране через службу курьерской доставки грузов и документов (СДЭК) и по почте России.
С момента первой предоплаты до получения клиентом часов проходит максимум пять дней.
Проблема. Трудности в автоматизации документооборота и выплат самозанятым
Компания только начинала свою деятельность и на собственных ошибках познавала особенности сотрудничества с самозанятыми. Все выплаты исполнителям компании приходилось проводить вручную. В итоге сотрудники тратили все свое рабочее время, чтобы вести сотрудничество с исполнителями и заполнять отчетную документацию.
Решение. Обратиться в Консоль.Про
Специалисты платформы Консоль.Про помогли компании подготовить безрисковые шаблоны документов для сотрудничества с самозанятыми.
После начала работы на платформе все документы с исполнителями компания подписывает онлайн, а чеки от самозанятых получает автоматически. Исполнители своевременно получают выплаты, а компания не переживает
за отчетность.
Что для этого сделали
Разработали индивидуальные сценарии онбординга
С компанией сотрудничают исполнители разных направлений: художники-мастера по изготовлению часов, упаковщики, курьеры. Для всех подрядчиков специалисты Консоль.Про подготовили сценарий онбординга. В сценариях специалисты предусмотрели подходящую форму договора и список документов, которые должен предоставить будущий исполнитель.
Чтобы самозанятому начать сотрудничать с компанией, сотрудники Bliss Time отправляют ему ссылку на онбординг, в зависимости от типа исполнителя.
В свою очередь, исполнитель получает СМС со ссылкой на приглашение, проходит регистрацию на платформе и подписывает договор о сотрудничестве простой электронной подписью (ПЭП). Для этого самозанятый вводит на платформу четырехзначный код из СМС, и документ будет считаться официально подписанным.
Подготовили документы
Специалисты Bliss Time показали, какие документы нужны для сотрудничества с каждым видом исполнителей, а юристы Консоль.Про разработали нужные шаблоны документов. Это договоры об оказании услуг и акты, а также объяснили, какую информацию о сотрудничестве правильно указывать в чеках от самозанятых. Теперь у компании есть единые безрисковые шаблоны отчетных документов.
Оказывали постоянную поддержку
Специалисты поддержки Консоль.Про консультировали компанию по юридическим, организационным и техническим вопросам взаимодействия с самозанятыми. К примеру, юристы платформы круглосуточно отвечали на все вопросы о работе с самозанятыми по новому приказу Минтруда от 02.02.2024 № 40н.
В компании был случай, когда исполнителю потребовалось единоразово выплатить более 250 тыс. руб. А через платформу лимит на выплаты вознаграждений стоит до 200 тыс. рублей. По запросу сотрудников компании техническая поддержка оперативно решила этот вопрос.
Настроили проверку благонадежности
Компания подключила на платформе функцию проверки благонадежности исполнителя. Проверка проходит по стандартным параметрам ФНС. К примеру, перед тем, как начать сотрудничать с исполнителем, компания может проверить, не сотрудничал ли ранее подрядчик с Bliss Time, как с работодателем, не имеет ли он задолженности по уплате налога и т. д.
Настроили выплаты
Раньше сотрудники компании вручную собирали ведомости с заданиями по самозанятым и суммами вознаграждений за оказание услуг. По каждой ведомости компания проводила выплаты.
Сейчас сотрудники Bliss Time пользуются функционалом платформы — автоматически формируют задания для самозанятых. Причем задания исполнителю можно сформировать с учетом вида его деятельности.
Исполнитель в личном кабинете принимает задание и выполняет его. После самозанятый подтверждает выполнение задания на платформе, а сотрудники компании формируют акт об оказании услуг.
Выплаты через платформу проводят только после того, как обе стороны — и заказчик, и исполнитель — подписали акт. Исполнитель получает уведомление, что нужно подписать акт. Как только он это сделает, ему на карту поступит вознаграждение. Перед выплатой платформа автоматически проверяет статус самозанятого. Если исполнитель лишился этого статуса, оплата не пройдет.
Результаты
Внедрили ЭДО | 7 минут | Пара кликов |
|---|---|---|
Все документы находятся в одном месте | Занимает онбординг нового исполнителя | Требуется компании для выплаты исполнителю |
Популярное по теме за месяц
Лидофон: платят самозанятым каждый день
Полный справочник: права самозанятых в 2024 году
intetix: сократили время на онбординг исполнителей и наладили документооборот
Обсуждение