В начале 2023 года агентство «Пеоли Рус» стало взаимодействовать с самозанятыми, в том числе с иностранцами. Сотрудники быстро поняли, что документооборот с такими исполнителями отнимает много времени и решили искать способы автоматизации. 

«Пеоли Рус» нашло партнера и начало с ним работать, но продолжало искать на рынке более надежные компании по автоматизации. Так в агентстве узнали о Консоль.Про.

О клиенте

«Пеоли Рус» — частное агентство занятости, входит в группу компаний «Вариант». «Пеоли Рус» сотрудничает с четырьмя федеральными компаниями, которые представлены в 15 городах России. Одно из направлений деятельности агентства — аутсорсинг услуг в сфере складской логистики и курьерской доставки. 

Проблема. Документооборот отнимает много времени  

Складская логистика и курьерская доставка — сферы, для которых нужны проектные исполнители. Поэтому в «Пеоли Рус» решили привлекать для выполнения подобных задач самозанятых. Сейчас компания сотрудничает с 400 исполнителями, большинство из них — граждане Киргизии. Также есть россияне, граждане Беларуси и Армении. 

Сначала, когда самозанятых было около 20, документооборотом с ними в агентстве занимались вручную: готовили бумажные договоры и вызывали самозанятых в офис для подписи. Такая работа отнимала много времени и сил.

Дело усложнялось еще и тем, что «Пеоли Рус» сотрудничает с иностранцами, за которых обязана отчитываться в МВД. Сотрудникам агентства приходилось лично ходить в госорган и подавать документы.

Когда бизнес начал масштабироваться и количество самозанятых увеличилось, уведомления в МВД о сотрудничестве с иностранцами стали направлять через «Госуслуги». Для учета использовали таблицу.

Агентству важно иметь в доступе номера уведомлений о сотрудничестве с иностранцами, потому что эти данные могут пригодиться в случае проверки

Несмотря на то, что документооборот через «Госуслуги» частично упростил деятельность сотрудников «Пеоли Рус», они продолжали искать способы автоматизации взаимодействия не только с иностранными самозанятыми, но и с россиянами. 

Так агентство занятости стало сотрудничать с сервисом, который налаживает взаимодействие между компаниями и самозанятыми. После небольшого периода сотрудничества в «Пеоли Рус» решили, что хотят более надежного партнера, которым стала платформа Консоль.Про. 

Решение. Обратиться в Консоль.Про

Платформа Консоль.Про привлекла агентство занятости своей надежностью и хорошей репутацией на рынке: у Консоль.Про много клиентов, которые позитивно отзываются о сотрудничестве.

Еще для «Пеоли Рус» было важно, чтобы поддержка платформы автоматизации оперативно выходила на связь, а расчеты с исполнителями проходили быстро. Все это есть у Консоль.Про.

Что для этого сделали

Перешли на электронный документооборот (ЭДО)

Благодаря Консоль.Про у частного агентства занятости пропала необходимость составлять бумажные документы и вызывать самозанятых в офис для оформления бумаг. Теперь все это происходит в режиме онлайн.

Если исполнитель согласился взять заказ, то он по СМС получает от «Пеоли Рус» ссылку на регистрацию на платформе Консоль.Про. Если у самозанятого возникают вопросы, то он может обращаться не в само агентство, а в поддержку Консоль.Про. Менеджеры находятся на связи 24/7, отвечают на все вопросы и даже помогают в нестандартных ситуациях. Таким образом Консоль.Про снимает часть нагрузки со штатных сотрудников «Пеоли Рус».

На платформе исполнитель и агентство подписывают договор о сотрудничестве, а также акты выполненных работ. 

Процесс формирования актов настолько интуитивно понятный и несложный, что в нашей компании мы делегировали эту функцию человеку, которому 15 лет. В Консоль.Про может разобраться даже школьник.

Татьяна Соколовская, руководитель группы по работе с исполнителями 

Еще Консоль.Про получает и хранит чеки от исполнителей, поэтому «Пеоли Рус» не нужно связываться с каждым исполнителем отдельно, чтобы истребовать отчетные документы. 

Автоматизировали взаимодействие с иностранцами 

Недавно на платформе Консоль.Про появился раздел «Уведомления в МВД», которым «Пеоли Рус» стало активно пользоваться. Раздел полезен для автоматизации работы с иностранцами, а именно: при формировании отчетности о сотрудничестве с гражданами других стран перед МВД. 

Новый раздел можно настроить под потребности компании, например, формировать данные об иностранцах в форме, удобной для подачи уведомления через «Госуслуги», или получать информацию в формате, который необходим для печатной формы уведомления. 

«Пеоли Рус» пользуется такими возможностями раздела:

  • видит отметку на платформе и получает письмо на электронную почту, если в МВД нужно подать уведомление о самозанятом иностранце; 

  • видит общее количество самозанятых иностранцев;

  • делает отметки о подаче уведомления в МВД;

  • вносит в специальное поле номер уведомления, который нужен в случае проверки. 

По запросу агентства Консоль.Про настроила удобное копирование данных с платформы на портал «Госуслуги». Сведения отображаются в последовательности, как того требуют «Госуслуги».

Данные для вставки на «Госуслуги» можно скопировать одним нажатием

Настроили быстрые выплаты исполнителям

Благодаря Консоль.Про самозанятые быстро получают вознаграждения за выполненные задания. 

После выполнения задания исполнитель составляет акт и подписывает его простой электронной подписью — по сути, это код, который приходит самозанятому по СМС. Далее акт подписывает агентство, а затем переводит деньги подрядчику. Несмотря на то, что на перевод денег отведено два дня, выплаты происходят практически мгновенно, отмечает Татьяна Соколовская. 

Регулярность выплат зависит от проекта, в котором задействован самозанятый: ежедневно, раз в неделю, два раза в неделю. 

Основной дефицитный ресурс — это время. Консоль.Про помогла нам сократить временные затраты на выплаты, оформление документов и ведение учета. Если раньше одного исполнителя мы могли оформлять в течение нескольких дней, то теперь эта процедура занимает 15 минут. Все очень быстро и легко. 

Татьяна Соколовская, руководитель группы по работе с исполнителями 

Результаты 

400 самозанятых иностранцев 

15 минут

Настроили быстрые выплаты 

сотрудничают с «Пеоли Рус»

уходит на оформление одного исполнителя 

Деньги исполнителям поступают почти сразу после подписания акта

Попробуйте бесплатно!
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Запросить демо
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях
Новости Нюансы работы с самозанятыми Примеры и кейсы Рекомендации юристов Объяснения законов
Подписаться на дайджест Подписаться
Другие статьи по теме