Ранее акты, договоры сотрудники Halsa подготавливали и направляли исполнителям в бумажном виде. А чеки могли ждать от них по несколько дней. На фоне активного роста у компании появилась потребность автоматизировать документооборот с внештатниками. С этой задачей компания в 2023 году обратилась в Консоль.Про.
Halsa начинала свою деятельность в 2019 году и за пять лет превратилась в крупного производителя и дистрибьютора витаминов, косметики для ухода за кожей. Компания привлекает к сотрудничеству разных исполнителей: маркетологов, специалистов службы поддержки, кадрового делопроизводства (КДП), менеджеров по работе с блогерами, самих блогеров. Со всеми исполнителями компания сотрудничает по-разному: есть самозанятые, ИП, физлица без статуса.
Оглавление
О клиенте
Halsa — крупный российский сервис по персональному подбору косметики для ухода за кожей и витаминов. Сервис по уникальному алгоритму подбирает косметику и витамины для клиента с учетом мнения врачей, текущего состояния здоровья организма и его потребностей. Продукцию компании можно найти на маркетплейсах, а также заказать с официального сайта.
Halsa обратилась в Консоль.Про с тремя проблемами
Сложно получать документы для оформления договора
С компанией сотрудничают более 100 специалистов в сфере маркетинговых, кадровых и финансовых услуг, а также более 300 блогеров. Территориально исполнители находятся по всей стране.
Раньше, чтобы начать сотрудничество, компания через электронную почту просила исполнителей прислать пакет документов. Список документов, необходимых для начала сотрудничества, зависел от статуса исполнителя:
у физлиц — паспорт, ИНН и СНИЛС;
у самозанятых — паспорт, ИНН, СНИЛС, справка о постановке на учет в качестве плательщика НПД;
у ИП — ОГРН или выписку из ЕГРИП, свидетельство о постановке на налоговый учет и паспорт.
Под каждого исполнителя приходилось готовить свой пакет документов. А помимо пакета документов компания также направляла на подпись исполнителям согласие на обработку персональных данных и соглашение о неразглашении.
Исполнители не сразу отвечали на письма или могли забыть направить часть документов. Поэтому сотрудники компании повторно запрашивали сканы. Это могло длиться от пары дней до нескольких недель.
Сложно контролировать наличие закрывающих документов
После оказания услуг по каждому исполнителю вручную делали акты. На оформление документов только по одному исполнителю могло уходить 20-30 минут.
Однако сложнее всего было контролировать все ли подписанные договоры и акты есть на исполнителей. Специалисты и блогеры разбросаны по всей стране. Не все вовремя направляли закрывающие документы. Чтобы как-то систематизировать этот процесс, компания вела отчетную таблицу по исполнителям-специалистам. В ней отмечали всю актуальную информацию.
Чтобы получить подписи на договоры и акты от маркетологов, менеджеров и других специалистов, готовые документы мы направляли через курьера. А всю отчетность вели в таблице. В таблице мы фиксировали, кому мы направили документы на подпись, от кого получили, а от кого еще ждем.
Это было очень неудобно. Мы постоянно переписывались с исполнителями и договаривались о сроках отправки подписанных документов. Параллельно с этим постоянно мониторили и обновляли актуальную информацию в таблице.
Помимо того, что мы нонстопом переписывались с исполнителями, нам еще нужно было контролировать курьеров. Смотреть, добрался ли курьер до исполнителя, передал ли он ему пакет документов на подпись.
В свою очередь, с исполнителями-блогерами Halsa сотрудничала через менеджеров. Такой способ сотрудничества также не упрощал сбор отчетной документации.
Чтобы получить оригиналы договоров и актов с подписями, менеджеры сначала запрашивали у исполнителей-блогеров адреса для отправки документов. Затем мы по почте России или курьером направляли исполнителям готовые документы.
Бывали случаи, когда блогеры присылали менеджерам неверный адрес: могли с ошибкой указать название улицы, или не дописать номер дома. Приходилось снова списываться с ними, повторно направлять документы и ждать по несколько дней ответного письма.
В итоге нагрузка на сотрудников была колоссальной. Помимо ручного оформления документов им приходилось заниматься тотальной проверкой и контролем документации.
Сложно получать чеки после выплат
Чеки от исполнителей компания собирала по электронной почте. После выплат вознаграждения исполнители могли забывать, или вовсе не отправлять закрывающий документ. Из-за этого бухгалтерии было сложно отчитаться перед налоговой и возникал риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые.
У нас постоянно была острая нехватка чеков по самозанятым. По факту мы выплачивали вознаграждения исполнителям за их услуги, а полностью отчитаться перед налоговой не могли. Сбор чеков — одна из глобальных проблем, с которым мы обратились на платформу. Мы хотели автоматически без временных и бумажных затрат собирать с наших исполнителей все закрывающие документы.
Решение. Автоматизировать документооборот через Консоль.Про
Теперь все документы компания подписывает с исполнителями в один клин. А выплаты происходят через платформу автоматически.
Что для этого сделали
Наладили онбординг исполнителей
Вместо нескольких недель компания сейчас тратит до 10 минут, чтобы пригласить исполнителей к сотрудничеству. Для этого исполнителю направляется ссылка на онбординг, он переходит по ней, регистрируется на платформе и подписывает договор простой электронной подписью (ПЭП). Помимо договора исполнитель также с помощью ПЭП подписывает согласие на обработку персональных данных и соглашение о неразглашении.
При регистрации исполнителя платформа, в зависимости от его статуса, запрашивает весь необходимый список документов: от паспорта до свидетельства ОГРН. Сотрудникам компании больше не нужно тратить на это время и силы. Отслеживать все изменения можно прямо на платформе. На вкладке «Исполнители» есть информация о статусе исполнителей, их задачах и готовности приступить к сотрудничеству.
К сожалению, не всех исполнителей удалось перевести на сотрудничество через Консоль.Про. Часть блогеров все еще осталась на бумажном документообороте.
Внедрили электронный документооборот
У Halsa уже были подготовлены типовые шаблоны договоров и актов. Ранее в документах компания меняла только преамбулу в зависимости от статуса исполнителей. Готовые шаблоны документов специалисты Консоль.Про проверили на предмет рисков со стороны ФНС и загрузили на платформу.
На сегодняшний день компания совместно со специалистами платформы работают над корректировкой загруженных сценариев договоров и актов. В содержание документов вносятся сведения, которые будут соответствовать рабочим процессам компании. В планах также настроить и загрузить на платформу технические задания для исполнителей разных статусов.
Еще с помощью платформы Halsa стала сотрудничать с первыми исполнителям-иностранцами из Казахстана и Беларусь. Они появились в тот момент, когда компания заключила договор с Консоль.Про. Все документы по исполнителям компания также собирает и ведет на платформе.
Если бы не Консоль.Про, нам бы пришлось через почту или курьером направлять исполнителям из Казахстана и Беларусь договоры и акты на подпись. Затем тем же способом ждать от них подписанных документов. С помощью платформы мы сэкономили время и средства.
Оптимизировали выплаты и сбор чеков
Раньше, чтобы провести выплаты вознаграждений исполнителям из РФ, компания тратила больше недели. Через электронную почту сотрудники направляли каждому исполнителю акт на подпись. Затем ждали от них подписанных документов, скопом собирали акты и направляли в бухгалтерию. На основе подписанных актов бухгалтеры вручную проводили выплаты каждому исполнителю через расчетный счет компании.
Исполнители-иностранцы предоставляют нам услуги из стран, в которых проживают. Мы до сих пор оплачиваем их услуги самостоятельно через расчетный счет компании. Исполнителей немного, и у нас пока нет острой необходимости проводить платежи через платформу.
Прежде чем отправить вознаграждение иностранцу, банк требует наличие подписанных договоров и актов. И в этом нам очень помогает Консоль.Про. Мы предоставляем банку подписанные документы из платформы и без проблем проводим выплаты
Готовые акты по исполнителям из РФ компания пачкой загружает на платформу. Консоль.Про автоматически разделяет все акты и перенаправляет их на подпись в личные кабинеты исполнителей. Они подписывают акт в один клик с помощью ПЭП. На основе подписанного документа платформа автоматически переводит вознаграждение исполнителю через номинальный счет.
Единственное, на что я сейчас трачу свое время, — меняю сумму в актах. По сравнению с ручным сбором актов и оплатой, эта часть работы на платформе занимает у меня не больше 5 минут.
С исполнителями-блогерами процедура оплаты услуг немного отличается. Компания выплачивает вознаграждение блогерам с помощью номинального счета через авансовый платеж. И только после получения аванса исполнитель на платформе подписывает акт. Такое решение компания приняла, чтобы наладить и обезопасить сотрудничество с блогерами.
Вне зависимости от способа оплаты услуг, Консоль.Про автоматически формирует чек после выплат. Документ можно скачать из платформы в любой момент.
Также мы подключили на платформе для наших исполнителей-самозанятых налоговую копилку. С помощью нее самозанятые больше не переживают о том, что могут забыть оплатить налог. В конце следующего месяца Консоль.Про автоматически перечислит деньги в ФНС.
Результаты
за 7-10 минут | 100% | 100% |
|---|---|---|
исполнители подписывают документы на платформе | закрывающих документов получает компания | чеков собирает компания с самозанятых |
Популярное по теме за месяц
Оплата самозанятому от юридического лица
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
10 ответов юриста о сотрудничестве самозанятых и юридических лиц
