Чтобы организовать безопасное сотрудничество с самозанятыми, компании нужно позаботиться сразу о нескольких аспектах: составить корректные шаблоны договоров, продумать систему выплат и онбординга. А еще важно все время анализировать риски, чтобы не получить штраф от налоговой. В том числе следить, чтобы исполнители вовремя платили налог и не аннулировали чеки. Ситуация усложняется, если заказчик сотрудничает сразу с десятками или сотнями исполнителей.
В статье собрали полезные сервисы, которые помогут автоматизировать эту работу и снимут с компании часть нагрузки.
Оглавление
Для формирования договора
Одна из самых распространенных ошибок в договорах с самозанятыми — использование терминов Трудового кодекса. Например, таких слов как «работодатель», «зарплата», «график работы».
Если налоговая увидит в документах подобную лексику, то может прийти с внеплановой проверкой. А это грозит переквалификацией отношений с исполнителями в трудовые и финансовыми потерями: вынужденной уплатой страховых взносов и НДФЛ за самозанятых, штрафами.
Избежать этого поможет бесплатный сервис от платформы Консоль.Про — «Трудоголик». Он найдет слова из трудовой терминологии, которых не должно быть в договоре с самозанятыми.
Чтобы проверить свой документ, в левое окно вставьте его текст. В правом окне получите результат — «Трудоголик» подсветит фиолетовым цветом термины из Трудового кодекса. Их лучше заменить на лексику из гражданско-правовой сферы.
«Трудоголик» работает автоматически и подсвечивает основные трудовые термины. Чтобы еще надежнее обезопасить свой бизнес от штрафов, можно воспользоваться шаблонами договоров от юристов Консоль.Про. Они узкие специалисты в области отношений с самозанятыми, и регулярно актуализируют бланки.
Если вам нужно проверить или составить не договор, а другой документ, обращайтесь за личной консультацией в Консоль.Про. Мы подскажем, как выстроить взаимодействие с самозанятыми без риска. Если хотите самостоятельно составить договор, то смотрите подробную статью «Как правильно заключить договор с самозанятым».
Для аудита
Налоговая может переквалифицировать отношения с самозанятым в трудовые не только из-за плохо составленного договора. Есть и другие показатели, которые вызовут подозрения у контролирующего органа:
массовое заключение договоров с самозанятыми, которые только получили статус;
регулярные выплаты одинаковых вознаграждений в одно и то же время;
сотрудничество с самозанятыми больше трех месяцев;
исполнители сотрудничают только с вами и не берут заказы у других компаний.
Подробнее о том, как безопасно сотрудничать с самозанятыми, в статье «Как юридическому лицу сотрудничать с самозанятыми».
Отследить эти факты вручную довольно сложно: потребуется много времени и ресурсов. Особенно если компания сотрудничает с десятками или сотнями исполнителей. Поэтому лучше доверить подобную аудиторскую работу автоматизированным системам.
Информатор
«Информатор» — модуль от Консоль.Про, который смотрит на правоотношения с исполнителями глазами налоговой и показывает факторы риска. Систему высоко оценили в Федеральной налоговой службе.
Чтобы с помощью «Информатора» увидеть риски переквалификации отношений с самозанятыми, нужно нажать на один из показателей и посмотреть, с какими исполнителями могут возникнуть проблемы. Их сразу можно проработать, например, изменить условия договора относительно выплаты вознаграждения.
Аналитику можно смотреть по всей компании, по отдельным рискам, конкретным исполнителям или сценариям сотрудничества с самозанятыми. Например, посмотреть риски у курьеров или у дизайнеров, которые взаимодействуют с компанией на основании договора ГПХ.
Анализ рисков
Если одной аналитики недостаточно и хочется также понять, как минимизировать риски, то подойдет комплексная услуга «Анализ рисков» от юристов Консоль.Про.
Работа юристов делится на три этапа.
Анализ документации. Компания заполняет подробный опросник и прикладывает документы, а юристы изучают правоотношения с самозанятыми.
Подготовка юридического заключения. Эксперты разрабатывают документ с описанием найденных рисков и рекомендациями по работе с ними.
Презентация результатов. Юристы рассказывают о выявленных рисках и дают рекомендации по их устранению на видеовстрече в Zoom. Пример такой презентации можно посмотреть здесь.
В итоге вы получаете полноценную инструкцию оформления безопасного сотрудничества с самозанятыми.
Для выплат вознаграждения
Представьте ситуацию: у компании случился кассовый разрыв. Исполнитель выполнил задачу и ждет вознаграждения, но у организации сейчас нет денег, чтобы заплатить. Такое часто бывает в аутсорсинговых фирмах, которые выступают посредниками между самозанятыми и заказчиками. Чтобы заплатить исполнителям, они ждут оплату от своего заказчика.
Избежать такой ситуации поможет сервис «Деньги сразу», который разработала Консоль.Про вместе с партнером. Система помогает исполнителям получать деньги, как только заказчик примет выполненное задание.
Как работают «Деньги сразу»
Компания выбирает исполнителей, для которых хочет подключить опцию «Деньги сразу» и предлагает им задания с помощью функционала «Задания».
Исполнитель принимает и выполняет задание.
Компания подтверждает успешное выполнение задания.
Исполнитель нажимает кнопку «Получить деньги сразу» и подписывает договор цессии. По договору цессии право требовать оплаты по выполненному заданию переходит от самозанятого-исполнителя к партнеру платформы. Получается, теперь компания-заказчик должна ту же сумму — только уже не самозанятому, а партнеру Консоль.Про.
Партнер Консоль.Про получает право требования по договору цессии и выплачивает деньги исполнителю. При этом за скорость выплаты и отсутствие задержек партнер вычитывает из вознаграждения самозанятого 5% комиссии.
После выплаты денег платформа уведомляет компанию о переводе и о том, что подписан договор цессии.
Когда наступит день выплаты и компания создаст акт, Консоль.Про покажет компании задания, по которым была получена услуга «Деньги сразу». Компания подтвердит оплату, и партнер платформы получит от нее деньги, которые выплатил за задание исполнителю.
Сервис могут подключить ИП и ООО с минимальной месячной выручкой в 100 000 ₽, которые пользуются функционалом «Задания» в Консоль.Про и сотрудничают с платформой больше полугода. Перед подключением опции партнер Консоль.Про проводит скоринг компании и определяет, какой месячный лимит денег он готов предоставить.
«Деньги сразу» — это не кредит и не микрокредит, опция не включается в кредитную историю и не влияет на кредитный рейтинг исполнителя.
Сервис не меняет процесс обмена документами между компанией и исполнителем.
Для онбординга
Онбординг — то же самое, что и приглашение к сотрудничеству. Это действия компании и исполнителя, которые нужны для оформления взаимодействия и адаптации к нему. На практике это очень трудоемкий процесс.
Допустим, самозанятый курьер Олег хочет сотрудничать с компанией «ДоставьКа». Он откликнулся на предложение о сотрудничестве и договорился о подписании договора. Менеджер заказчика запросил документы у исполнителя, вместе с юристом составил договор, пригласил Олега в офис для подписания документов. Но Олег заболел и пропустил встречу. Менеджер назначил новую дату, но снова все пошло не так: курьер попал в пробку и сильно опоздал. Менеджер не дождался самозанятого и убежал на следующую встречу. В итоге сотрудничество оформляли две недели.
А теперь представьте, что таких исполнителей у компании десятки или даже сотни. На их оформление у менеджера не хватит ни сил, ни времени, ни нервов.
Упростить онбординг может поддержка Консоль.Про: мы поможем исполнителю получить статус самозанятого и подключится к платформе, проведем выплаты и решим технические проблемы. Еще настроим сценарии онбординга для разных исполнителей и соберем недостающие данные самозанятых.
Операторы поддержки будут круглосуточно отвечать на вопросы исполнителей и освободят сотрудников заказчика. В среднем поддержка забирает на себя 120–200 обращений исполнителей одной компании в месяц.
Поддержка поможет решить даже нестандартные задачи. Так, однажды в Консоль.Про обратилась компания: ее самозанятому исполнителю в МФЦ не продлили временную регистрацию. Как оказалось, сотрудник МФЦ отказал по ошибке. Поддержка подключила юристов, которые разъяснили ситуацию, помогли составить нужные документы и посоветовали, как действовать дальше. В результате исполнителю продлили временную регистрацию.
Для уплаты налогов
По закону самозанятый самостоятельно платит налог на профессиональный доход, а потом присылает чеки заказчику. Они нужны компании для отчетности перед налоговой. Но иногда исполнитель забывает оплатить налог или решает аннулировать чек. В таких ситуациях заказчика ждут штрафы. Подробнее об уплате налогов в статье «Как платить налоги самозанятым».
Чтобы сделать сотрудничество с самозанятыми безопасным, Консоль.Про разработала бесплатный сервис «Налоговая копилка», который позволяет переводить налоги автоматически. Из каждой выплаты, которую исполнитель получает через платформу, в копилку откладывается налог. В конце следующего месяца платформа самостоятельно перечислит деньги в ФНС — ничего не нужно делать вручную.
Консоль.Про смогла запустить такой сервис благодаря тому, что зарегистрирована в ФНС как официальный оператор электронной площадки и имеет право удерживать и платить налог за самозанятого. На платформе сохраняется информация о налогах каждый раз, когда самозанятый оформляет чек.
Как работает «Налоговая копилка»
На сайте или в приложении «Мой налог» самозанятый подключает Консоль.Про в качестве партнера, платформа получает доступ к его платежным документам.
Заказчик перечисляет исполнителю оплату через Консоль.Про.
Консоль.Про откладывает в копилку 6% от этой суммы — деньги не уходят исполнителю на карточку, а остаются на номинальном счете.
ФНС формирует для самозанятого счет на уплату налога, он приходит в Консоль.Про.
Консоль.Про перечисляет сумму налога в ФНС 12-го и 22-го числа каждого месяца.
«Налоговую копилку» можно настроить так, чтобы она собирала налог не только с дохода, который исполнитель получает через Консоль.Про, но и с других доходов. Для этого в настройках самозанятый должен поставить галочку в пункте «Откладывать средства на оплату налогов, полученных вне Консоль.Про».
Если денег в налоговой копилке не хватает на уплату налога, у самозанятого образуется задолженность. Он может оплатить эту сумму самостоятельно, или Консоль.Про удержит ее из следующей выплаты, но на это исполнитель должен дать согласие.
Исполнителям налоговая копилка доступна, только если компания-заказчик подключит эту функцию. Консоль.Про запрашивает передачу прав на уплату налога от самозанятого при регистрации — он может сразу отказаться или согласиться, но впоследствии отключить эту функцию.
Популярное по теме за месяц
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
10 ответов юриста о сотрудничестве самозанятых и юридических лиц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
