В материале — пошаговая инструкция по сотрудничеству с самозанятыми исполнителями.
Оглавление
Шаг 1. Поймите, подходит ли вам сотрудничество с самозанятым
Сотрудничество с самозанятыми для юридических лиц имеет много плюсов.
Снижается налоговая нагрузка — налог с доходов самозанятые платят за себя сами, а компания может уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль либо по налогу на спецрежиме.
Не нужно перечислять страховые и пенсионные взносы с вознаграждения.
Не нужно вести кадровый документооборот, гораздо меньше отчетности.
Тем не менее не для всех задач можно привлечь самозанятого. ФНС следит, чтобы компании не злоупотребляли этим правом и не подменяли гражданско-правовым договором трудовой. За каждого самозанятого, с которым по факту имеются трудовые отношения, компании придется доплатить страховые взносы, НДФЛ-взносы, пени на сумму задолженности, штрафы за неуплату налогов и взносов. Штрафы для должностных лиц составят от 10 000 ₽ до 20 000 ₽, для ИП — от 5 000 ₽ до 10 000 ₽, для юридических лиц — от 50 000 ₽ до 100 000 ₽.
У налоговой службы есть список признаков, когда она может переквалифицировать отношения между бизнесом и самозанятым в трудовые.
Если вы обнаружили какой-либо из этих признаков, лучше не рисковать. Подумайте, как оформить самозанятого на работу в ООО — или любую другую компанию — по трудовому договору. Возможно, это будет лучшим решением.
А вот несколько ситуаций, когда бизнесу выгодно и безопасно сотрудничать с самозанятыми:
Проектная работа. Это та ситуация, когда выгоднее всего не нанимать сотрудника в штат, а привлечь для сотрудничества самозанятого. Например, если компании нужно покрасить стены, убрать офис после ремонта, сделать сайт. Во всех этих случаях бизнес может пригласить исполнителя для выполнения конкретной задачи, оплатить ее и прекратить сотрудничество.
Нерегулярная загрузка. Компании могут привлекать самозанятых время от времени — в зависимости от сезона или масштаба проекта. Например, для курьерской доставки, строительства, бухгалтерских или юридических услуг. Важно, чтобы в этих случаях самозанятый не подменял работника по трудовому договору, а привлекался лишь для выполнения конкретных задач.
Читайте дальше и узнаете, как ООО работает с самозанятыми.
Шаг 2. Проверьте самозанятого
Сотрудничество с самозанятыми создает для компании определенные риски, поэтому перед началом работы нужно провести проверку. Перед тем, «как оформить самозанятого на работу», нужно обратить внимание на два момента.
Проверьте статус исполнителя как плательщика НПД
Если окажется, что выбранный исполнитель не является самозанятым, а вы переведете ему деньги как обычному физлицу, компанию ждут неприятные последствия. В этом случае компания становится его налоговым агентом, то есть должна отчислять за него налоги и взносы. Заказчику придется дополнительно заплатить налоги за исполнителя — в размере до 60% от переведенной суммы. Проверка статуса защитит компанию от этих последствий.
Проверить статус можно на сайте ФНС — укажите дату и ИНН исполнителя, и система покажет, есть ли у него статус плательщика НПД. Другой способ — попросить самого исполнителя предоставить справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД.
Проверьте, не является ли исполнитель действующим или бывшим сотрудником компании
Нельзя сотрудничать с самозанятым, если он работает или работал в компании по трудовому договору. Должно пройти минимум два года с момента увольнения.
Проверьте, может ли самозанятый выполнить поставленную задачу
Есть список работ и услуг, которыми самозанятые заниматься не могут.
Если самозанятый будет заниматься запрещенной деятельностью, негативные последствия будут и у компании, и у самозанятого. Статус самозанятого будет аннулирован, а значит, вы сотрудничали с физлицом без статуса — этого достаточно для начисления налогов и взносов. Поэтому всегда лучше проверять, можно ли на работу привлекать самозанятых граждан.
Шаг 3. Подпишите договор
Работу с самозанятым оформляют по гражданско-правовому договору. Правильное составление письменного договора — лучший способ зафиксировать договоренности, защитить свои права и снизить риски переквалификации ГПХ-договора в трудовой.
С помощью договора компания сможет получить неустойку за нарушение условий сотрудничества и доказать, что между контрагентами отсутствуют трудовые отношения. Договор защитит и самозанятого, если заказчик откажется оплачивать услуги или занизит вознаграждение.
При составлении договора избегайте формулировок, которые могут указывать на трудовые отношения с самозанятыми.
Стоп-слова для договора ГПХ:
Работник
Сотрудник
Работодатель
Оклад
Работа
График работы
Заработок
Зарплата
Смена
Замечание
Выговор
В гражданско-правовых отношениях недопустимо называть исполнителей работниками. А еще нельзя употреблять такие фразы, как «принять на работу самозанятого», «оформление самозанятого на работу», «найм самозанятого работника», «оформление на работу самозанятого сотрудника». Все эти фразы в договоре могут быть расценены налоговой как признак трудовых отношений.
О том, как грамотно составить и заключить договор с самозанятым, мы уже писали в статье:
Как правильно заключить договор с самозанятым
Шаг 4. Составьте задание
Задания — необязательный шаг при сотрудничестве с самозанятыми, его можно и пропустить. Но это простой инструмент, чтобы снизить риск переквалификации договора и зафиксировать договоренности с исполнителем перед началом работы.
В заданиях обычно прописываются:
услуги или работы, которые исполнитель обязуется оказать заказчику в рамках договора,
результат выполнения услуги или работы,
требования к выполнению услуг,
период оказания,
стоимость услуг.
Самое важное в сотрудничестве с самозанятыми — оплата не за часы, а за конкретный результат. Поэтому при возникновении споров задания будут подтверждать, что заказчику важно было получить определенный результат от исполнителя.
Шаг 5. Подпишите акт
Акты подписываются контрагентами после того, как все услуги по договору были оказаны.
В актах указываются:
наименование документа, дата составления,
наименование заказчика и Ф. И. О. исполнителя,
вид и объем оказанных услуг,
стоимость оказанных услуг, в том числе сумма НДС, а также единицы измерения — руб., коп.,
подписи исполнителя и заказчика или уполномоченных ими лиц,
печати сторон при их наличии.
Это необязательный документ, но мы также рекомендуем его подписывать.
Акты помогают минимизировать риск переквалификации ГПХ-договора в трудовой договор. Так же, как и с заданием, акты помогают доказать, что заказчику важен не сам процесс оказания услуги, а конечный результат.
Акты также подтверждают, что услуги были оказаны полностью, своевременно и надлежащим образом и на определенную сумму. Самозанятому будет проще доказать, что он оказал услуги в полном объеме, а компании не придется спорить о размере вознаграждения.
Есть несколько ситуаций, когда особенно важно подписать акт.
Если компания на постоянной основе сотрудничает с самозанятыми. У ФНС есть скрининговая система, которая следит за периодичностью выплат самозанятым. Если компания регулярно переводит самозанятому вознаграждение, налоговая может прийти с проверкой. Акты помогают обезопасить заказчика и показать налоговой, что компании нужен конкретный результат, а не деятельность как процесс. В актах четко прописано, за что исполнитель получил вознаграждение, из чего оно состоит и за какой период начислено.
Если компания хочет контролировать качество оказанных услуг. Заказчик может не подписывать акт, если его что-то не устроило в качестве. В этом случае он может потребовать, чтобы исполнитель безвозмездно устранил недостатки, соразмерно уменьшил вознаграждение или возместил расходы компании на устранение недостатков.
Подробнее об актах оказания услуг и выполнения работ читайте в статье:
Как и зачем самозанятым составлять акты выполненных работ или оказанных услуг
Шаг 6. Выплатите вознаграждение
Компании могут выплачивать вознаграждение исполнителям тремя способами:
наличными,
безналичным способом,
через платформы сотрудничества с самозанятыми.
Все эти способы легальны и относительно просты, можно выбрать любой.
Оплата наличными. Этот способ удобен, если вы контактируете с исполнителем лично. Для оплаты наличными есть одно ограничение: стоимость работ или услуг по договору не должна превышать 100 000 ₽.
Для оплаты наличными компании нужно выдать деньги из кассы, оформить расходный кассовый ордер, потом внести платеж в кассовую книгу.
Оплата безналичным способом. Этот способ подходит для тех контрагентов, которые находятся в разных городах. Безналично можно выплачивать вознаграждение больше 100 000 ₽, никаких ограничений здесь нет.
ООО и ИП не могут провести оплату только по номеру карты — для бухгалтерских расчетов понадобятся все реквизиты: расчетный счет, название банка, БИК, корреспондентский счет. Попросите самозанятого передать вам все необходимые реквизиты.
Не нужно просить самозанятого завести отдельный счет — выплачивать вознаграждение можно на тот счет, который уже есть у исполнителя и к которому привязана его банковская карта.
Компании могут попросить исполнителя сформировать счет на оплату — тогда бухгалтерии будет проще оформить платеж. Счет самозанятый формирует в приложении «Мой налог». По счету бухгалтерия быстрее проведет платеж, а у юридического лица сохранится дополнительное подтверждение оплаты услуг.
Оплата через платформы сотрудничества с самозанятыми. Этот способ подойдет для тех, кто сотрудничает с большим количеством исполнителей. Платформы помогают автоматически создавать акты, массово проводить выплаты и формировать чеки за исполнителей. Одна из таких платформ — Консоль.Про.
С платформой компаниям не нужно вручную формировать платежные документы, просить исполнителей подписать акты и собирать чеки. Работает все так: самозанятый указывает на платформе реквизиты для оплаты, а затем подписывает акты. Бизнесу остается только автоматически сформировать акты, подписать их простой электронной подписью. Когда исполнитель подпишет акт, ему придет выплата. Заказчик автоматически получит чеки от исполнителей.
О том, что учесть при выплате вознаграждения самозанятому и как правильно заполнить платежное поручение, читайте в материале:
Оплата самозанятому от юридического лица
Шаг 7. Запросите чек
Когда исполнитель получает вознаграждение, он формирует чек в приложении «Мой налог». Таким способом самозанятый фиксирует доход, который облагается НПД.
Чеки нужны для отчета перед налоговой — это доказательство того, что вы действительно работаете с самозанятым, а не укрываетесь от уплаты налогов. Если вы не предоставите чек в налоговую, отношения с самозанятым могут переквалифицировать в трудовые. Никакой другой документ вместо чека не подойдет.
Мы советуем прямо прописать в договоре, каким способом исполнитель должен передать чек. По закону он может это сделать двумя способами: в электронном виде или на бумажном носителе. Распечатанный чек исполнитель может передать лично или отправить почтой. Электронный чек пересылается по электронной почте, по смс или в мессенджер.
Бывает, что исполнители после оплаты не спешат формировать чек и передавать его заказчику. Чтобы такой ситуации не произошло, в договоре пропишите ответственность за непредоставление чека — например, в виде штрафа.
Когда вы получите чек, проверьте его подлинность. Самый простой способ проверить чек — по QR-коду. Отсканируйте код камерой смартфона. Если чек подлинный, он откроется на сайте lknpd.nalog.ru. Если страница не откроется или появится ошибка, чек недействителен.
Также нужно проверить содержание чека. Исполнитель может ошибиться при выставлении чека, а любая ошибка — привести к внеплановой проверке налоговой. Чтобы этого избежать, сразу проверьте:
ИНН компании. Если ИНН написан с ошибкой, компании придется доказывать, что самозанятый оказывал услуги именно вам.
Сумму чека. В чеке должна быть указана сумма уплаченного вознаграждения без вычета НПД. Если в чеке сумма выплаты будет меньше, чем в декларации о расходах компании, у налоговой появятся вопросы, и она может доначислить налог на разницу.
Наименование товара и услуги. Нужно, чтобы самозанятый указал не процесс, а конкретный результат деятельности. Следите, чтобы исполнители не использовали трудовую терминологию. Слова «работа», «оклад», «график», «премия» и другие под запретом и здесь.
Если самозанятый все-таки допустил ошибку, попросите его аннулировать неправильный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый.
Чеки — это первичные документы, и компаниям их нужно хранить 5 лет. Можно хранить в электронном или бумажном виде.
Подробнее о том, какие последствия ждут компанию за непредоставление чека или его неправильное заполнение, читайте в статье:
Как проверить чек самозанятого на сайте налоговой
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
Считается ли самозанятость трудоустройством
