intetix: сократили время на онбординг исполнителей и наладили документооборот

С помощью Консоль.Про компания дистанционно подписывать и собирает все закрывающие документы по исполнителям

2 июля 2024 2 мин 130 Написать комментарий

С intetix сотрудничают более 30 исполнителей в статусе самозанятых и ИП. Все закрывающие документы по ним компания вела вручную. Ручной документооборот увеличивал нагрузку на сотрудников. Они тратили половину рабочего времени, чтобы пригласить исполнителей к сотрудничеству и получить подписанные документы.

Компания искала способы снизить нагрузку на сотрудников и наладить взаимодействие с исполнителями. Платформа Консоль.Про подошла под эти запросы

О клиенте

intetix — компания, которая с 2014 года создает музеи, выставки и интерактивные экспонаты с нуля: от разработки концепции и дизайна до изготовления и монтажа всего оборудования, создания контента. В портфолио intetix больше 90 проектов по всей России и СНГ для крупных федеральных компаний: «Лукойл», «Транснефть», «Росатом», «Роснефть». Также компания модернизирует существующие государственные музеи.

Каждый проект — это качественная проработка и визуализация основной идеи, которую хотел донести клиент до своих посетителей.

Проблема. Долгий процесс онбординга и ведения документации

Проекты компании — это результат совместной работы разных специалистов: архитекторов, дизайнеров, историков, инженеров-проектировщиков, сценаристов, режиссеров, макетчиков, художников и многих других. В начале каждого проекта сотрудники лично встречались с исполнителями, готовили и отдавали на подпись договоры, технические задания (ТЗ), соглашения о неразглашении. Компании важно, чтобы материалы, которые получают исполнители в работу, были защищены.

В конце проекта сотрудники ждали от исполнителей подписанные акты и чеки по электронной почте. Специалисты могли долго не отправлять документы или вовсе о них забывать. Сотрудникам приходилось постоянно напоминать исполнителям о необходимости подписать акты и отправить чеки.

Решение. Перейти на Консоль.Про

Всех исполнителей intetix перевели на Консоль.Про. Теперь договоры, акты, чеки и другие документы сотрудники компании проводят через платформу, а исполнители подписывают их онлайн в один клик. Чеки самозанятых формируются автоматически.

Что для этого сделали

Ускорили онбординг исполнителей

Чтобы начать сотрудничество с исполнителем, сотрудникам достаточно отправить специалисту ссылку-приглашение на онбординг. Перейдя по ней, специалист попадает на платформу, за 3-7 минут регистрируется и подписывает договор простой электронной подписью (ПЭП). Для этого исполнитель вводит на платформе четырехзначный код из СМС.

После заключения договора, в том же личном кабинете, исполнитель может увидеть ТЗ от проектного менеджера. Чтобы принять задание, специалисту достаточно нажать на платформе кнопку «Принять».

Так, меньше 10 минут занимает онбординг исполнителей. Сотрудникам компании больше не нужно приглашать и ждать, пока исполнители подпишут все необходимые документы. А исполнители после быстрой авторизации могут сразу же приступать к оказанию услуг.

Внедрили электронный документооборот

В компании уже были подготовлены типовые шаблоны договоров, соглашения, ТЗ и актов с учетом вида деятельности исполнителей. Готовые документы специалисты Консоль.Про проанализировали на предмет рисков со стороны ФНС и загрузили на платформу.

Теперь компании не нужно вручную готовить закрывающие документы. Исполнители быстро подписывают все с помощью ПЭП и дальше они хранятся на платформе, доступны в любое время. Электронный документооборот на платформе избавил сотрудников от «бумажной рутины» и освободил время для других рабочих задач.

Снизили риски сотрудничества

Перед выплатой вознаграждения сотрудники компании формируют акты на исполнителей и загружают их на платформу. Как только исполнители и компания подписывают их с помощью ПЭП, платформа переводит специалистам вознаграждение. Если возникают вопросы по переводу денежных средств — техническая поддержка оперативно их решает.

Без такой процедуры компании пришлось бы вручную проводить каждый платеж по всем исполнителям. А в случае если возникнут проблемы с выплатами, также лично общаться с банком.

После выплат вознаграждений Консоль.Про автоматически формирует на платформе чеки. Это позволило компании больше не беспокоить исполнителей и обезопасить себя. Чек — один из основных документов, который подтверждает расходы компании на исполнителей и позволяет принять их к вычету. Даже если исполнитель забудет направить его после выплаты, документ можно в любой момент скачать из платформы.

100% документов	3-7 минут	Автоматически
получает компания и хранит на платформе	занимает регистрация нового исполнителя	формируются чеки на платформе