Из-за масштабирования в компании увеличилось количество рабочих задач. По каждому самозанятому сотрудники онлайн-школы Тимура Бустаева вручную составляли договоры и задания, проверяли наличие актов о выполненных работах и чеки. Перед выплатой вознаграждения проверяли статус исполнителя.
Компания искала способы наладить документооборот и оптимизировать выплаты вознаграждений. Платформа Консоль.Про подошла под эти запросы.
О клиенте
Онлайн-школа Тимура Бустаева — платформа по обучению клиентов профессии таргетолога. Компания предоставляет обучающие онлайн-курсы для новичков, фрилансеров и предпринимателей. Для новичков такие курсы — отличная возможность освоить новую востребованную профессию, а для специалистов — продвигать свои услуги (товары) в соцсетях и увеличить поток клиентов.
Проблема. Документы и чеки по самозанятым приходилось ждать по несколько дней
Компания сотрудничает с разными исполнителями: дизайнеры, кураторы курсов, технические специалисты, сервис-менеджеры, видеомонтажеры. 90% из них — самозанятые из России и несколько исполнителей-иностранцев из Белоруссии и Казахстана.
Свои услуги самозанятые предоставляют дистанционно. Например, проводят онлайн-консультации для учеников курса по всем возникающим вопросам, помогают клиентам в открытии доступа к обучающим курсам, проверяют домашние задания.
Так как исполнители предоставляют услуги онлайн из разных стран, обмениваться с ними бумажными документами сложно. Для каждого исполнителя сотрудники школы подготавливали договоры о сотрудничестве, задания и акты. На пересылку оригиналов документов по электронной почте и получение ответного письма от самозанятого могло уходить от одного до трех дней.
Исполнители забывали отправлять чеки после выплаты вознаграждений, приходилось постоянно напоминать. Все это осложняло работу сотрудников компании и мешало им вести отчетную документацию.
Раньше, когда самозанятых в компании было меньше 30%, мы еще как-то справлялись с бумажной нагрузкой. Успевали вручную, в короткие сроки отправлять документы по электронной почте и тем же способом получать их в скане подписанными. Чеки исполнители формировали в приложении «Мой Налог» и присылали нам в формате pdf.
С развитием компании и увеличением количества самозанятых стало трудно самостоятельно справляться с этими задачами.
Решение. Автоматизировать документооборот и выплаты исполнителям с помощью Консоль.Про
Благодаря Консоль.Про все документы подписываются дистанционно, а выплаты оформляются автоматически. Также сотрудникам школы теперь не нужно проверять статус исполнителей перед выплатой вознаграждения и напоминать им присылать чеки. Платформа Консоль.Про самостоятельно проверяет статус самозанятого перед выплатой, а после автоматически формирует чек.
Что для этого сделали
Подключили электронный документооборот
В онлайн-школе уже были подготовлены типовые шаблоны договоров для самозанятых. С помощью платформы компания смогла упростить процедуру подписания документов для сотрудников и для исполнителей.
Теперь свои документы компания может направить на подпись исполнителю онлайн. Для этого самозанятый за 3 — 7 минут регистрируются на платформе и подписывает договоры и акты простой электронной подписью (ПЭП).
Чтобы зарегистрироваться на платформе, исполнитель может заполнить небольшую анкету. Другой вариант — авторизоваться на платформе в один клик через кнопку «Войти с T-ID» или «Войти со Сбер ID», если у самозанятого есть счет в банке «Т-Банк» или «Сбер».
Для оформления ПЭП исполнителю не нужно никуда идти. Все оформляется через Консоль.Про. Заказчику и исполнителю достаточно ввести на платформе код из СМС, и документ будет подписан. Документы, подписанные ПЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно.
Оказывали постоянную поддержку
Специалисты поддержки консультировали компанию по юридическим, организационным и техническим вопросам взаимодействия с самозанятыми. Сотрудники школы могли в любой момент либо написать в техподдержку, либо задать вопрос в чат-бот.
Нам подсказали, как оформлять задания для исполнителей, какие формулировки вносить в договоры и даже как правильно общаться с исполнителями, чтобы это было в рамках закона. Раньше не было особой необходимости погружаться в такие детали, но сейчас, с ростом компании и исполнителей, консультации нам очень помогли.
Также специалисты платформы разъяснили компании вопросы правового статуса самозанятых-иностранцев и способов оформления отношений с ними.
Нам очень понравилось, как сотрудники юридической поддержки помогли в работе с самозанятыми-иностранцами. У нас было много вопросов по поводу оформления сотрудничества с ними: исполнители предоставляют услуги дистанционно, а по каждому иностранцу необходимо подавать уведомления в МВД. Нам разъяснили правовые статусы таких исполнителей и рассказали, как оформить с ними сотрудничество, чтобы пройти проверку МВД.
Настроили выплаты
Сотрудники онлайн-школы пользуются функционалом платформы — автоматически формируют задания для самозанятых. Задания исполнителю компания формирует с учетом вида его деятельности. Например, монтаж роликов по заданному сценарию, создание методических материалов, контроль работы отдела продукта, курирование учеников в чатах.
Исполнитель компании в личном кабинете принимает задание и выполняет его. После самозанятый подтверждает выполнение задания на платформе, а сотрудники школы формируют акт об оказании услуг.
Понравилась очень фишка, что платформа отправляет уведомление о балансе счета или о том, что он пополнен. Раньше нужно было вручную проверять баланс и поступление средств на счет. Сейчас с помощью уведомлений этого больше делать не нужно.
Перед выплатой платформа проверяет статус самозанятого. Если исполнитель лишился статуса плательщика НПД, перевод не пройдет. Это помогает сотрудникам школы избежать ошибок при оплате, так как за исполнителя без статуса самозанятого, помимо вознаграждения, нужно еще платить НДФЛ и страховые взносы. После выплаты вознаграждения на платформе формируется чек и отправляется как заказчику, так и исполнителю.
Результаты
3 — 7 минут | В 1 клик | Автоматически |
у исполнителя занимает регистрация и подписание первичных документов | оплачиваются услуги самозанятых через номинальный счет | проверяется статус исполнителя и формируется чек на платформе |
Популярное по теме за месяц
Игорь Афонин, «Афонин и Партнеры»: настроили взаимовыгодные отношения с блогерами
Артем Бабинов, «Сolife»: сотрудничают с собственниками жилья без бумаг
Halsa: навели порядок в документообороте с исполнителями в разных статусах
