В статье расскажем, как мы помогли компании автоматизировать документооборот с исполнителями, с которой сотрудничают самозанятые со всей России, а также из Беларуси, Казахстана и Грузии.
Компания масштабировалась. Начался рост исполнителей. Одновременно увеличилось время на обработку и ведение всех необходимых документов: договоров об оказании услуг, дополнительных соглашений и актов о выполненных работах. Поэтому клиент решил найти платформу, где они смогут создавать и подписывать документы дистанционно.
О клиенте
Онлайн-платформа по изучению английского языка для детей и взрослых. На сегодняшний день в компании более 30 000 учеников, обучающиеся по методике, которая существует уже более 20 лет.
Проблема. Документооборот отнимал много рабочего времени
На сегодняшний день в компании более 700 исполнителей. Не все преподаватели могли подписывать необходимые документы лично, и клиент отправлял их почтой России или в электронном виде в формате pdf.
Сотрудники компании тратили больше 10 минут, только чтобы оформить документы на одного самозанятого. Затем их отправляли разными способами. При этом не все исполнители сразу же отвечали на электронные письма, или высылали подписанные документы по почте.
Все документы мы сначала сканировали. После скана отправляли по почте и ждали от исполнителя подписанные документы в скане. Сложность была в том, что исполнители по-разному отвечали на письма. Кто-то из преподавателей в тот же день отвечал и отправлял подписанные документы, а от кого-то приходилось ждать письма с документами по несколько дней. Также некоторые документы приходилось просить переделывать — все это отнимало много времени.
Решение. Оформить электронный документооборот через платформу
Благодаря Консоль. Про теперь компания может вести договоры и иные документы в электронном виде. В свою очередь, исполнители, могут дистанционно подписывать все необходимые документы.
Что для этого сделали
Провели онбординг исполнителей
Теперь онбординг — процесс приглашения исполнителя к сотрудничеству с компанией — очень быстрый и легкий. Исполнитель в СМС получает ссылку-приглашение на платформу Консоль. Про. Чтобы зарегистрироваться на платформе, преподаватель выбирает свой статус, например, самозанятый, ИП или физлицо. Если исполнитель еще не получил статус самозанятого, но хочет это сделать, то может оформить его прямо на платформе. Весь процесс занимает меньше 20 минут.
К сведению
Консоль. Про — официальный партнер ФНС России. То есть оператор, который осуществляет информационный обмен с налоговой. Это дает платформе право оформлять режим самозанятости, формировать чеки и удерживать налоги с дохода исполнителя. Последнее возможно, только если самозанятый даст такое разрешение.
Далее исполнитель заполняет анкету. В анкете указывает номер телефона, Ф.И.О. и паспортные данные. После заполнения анкеты преподаватель попадает на платформу.
Если же у исполнителя есть счет в банке «Тинькофф» или «Сбер», он может авторизоваться на платформе, не заполняя анкеты. Для этого нужно нажать на кнопку «Войти с Tinkoff ID» или «Войти со Сбер ID» и дать согласие на передачу данных в Консоль. Про.
Все эти действия позволили упростить взаимодействие между сотрудниками компании и исполнителями. После авторизации преподавателей на платформе Консоль. Про стало проще заключать договоры и вести документацию. Все сведения об исполнителях уже хранятся на платформе.
В свою очередь, исполнителям, больше не нужно распечатывать документы, подписывать их, сканировать или фотографировать и возвращать сотрудникам онлайн-платформы. После авторизации на платформе они могут сразу же приступать к оказанию услуг.
Подготовили исполнителям электронные цифровые подписи
Чтобы исполнители онлайн-платформы могли подписывать договоры и акты дистанционно, им оформили простую электронную подпись (ПЭП). Теперь, чтобы подписать документ, самозанятому достаточно получить СМС с четырехзначным кодом и ввести его на платформе — документ будет считаться официально подписанным.
Юридические консультации для сотрудников онлайн-платформы
Также клиент обращался в Консоль. Про, чтобы получить консультацию по оптимизации документооборота с исполнителями нерезидентами. К примеру, спрашивал о том, могут ли педагоги из Беларуси зарегистрироваться на платформе Консоль. Про в качестве самозанятых и оформить ПЭП.
Юристы разъяснили вопросы правового статуса нерезидентов и способов оформления отношений с ними.
Внедрили электронный документооборот
У компании уже были подготовлены типовые шаблоны договоров с исполнителями. Специалисты Консоль. Про проанализировали эти документы на предмет налоговых рисков и загрузили на платформу. Теперь все документы доступны в электронном виде в любое время.
Чтобы рассчитаться с исполнителями, клиент пользуются базовым функционалом платформы — реестр с актами об оказании услуг. Это документ в формате Excel. В документ добавляют Ф.И.О. каждого исполнителя и информацию об объеме выплат. Все сведения загружаются в таблицу в течение одной минуты. Полный комплект закрывающих документов — готовые акты о выплатах и чеки — формируются на платформе Консоль.Про автоматически.
Сократили время на обработку документов
Консоль.Про помогла уменьшить трудозатраты клиента. Раньше сотрудники компании тратили от 5 до 10 минут, чтобы подготовить договор и допсоглашения на одного исполнителя. Подписанные документы от исполнителей могли ждать по несколько дней.
Сейчас же исполнители самостоятельно в течение 10 минут регистрируются на платформе Консоль.Про и за пару минут подписывают своей ПЭП договор, акты об оказании услуг. Все подписанные документы сотрудники компании могут скачать прямо на платформе.
Результаты
12 минут | 2 минуты | 1 минута |
|---|---|---|
на оформление сотрудничества с исполнителем вместо нескольких дней | тратит педагоги компании, чтобы подписать документы — договор, акты и прочие | на загрузку реестра выплат и автоматическое формирование чеков и актов |
Популярное по теме за месяц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Считается ли самозанятость трудоустройством
