Из-за того, что исполнители находились в разных городах России, компании SportZania было сложно собирать и обрабатывать документы. Ранее сотрудникам приходилось лично встречаться с каждым самозанятым, вручную собирать документы и проводить выплаты. Поэтому SportZania искала возможности автоматизировать документооборот. После интеграции с платформой Консоль.Про на это стал уходить всего один день — подробности в статье.
О клиенте
SportZania — № 1 в сфере премиальных частных компаний в России по отдыху и образованию детей от 7 до 17 лет. В компании реализуются несколько направлений работы. Это детские выездные программы, онлайн-курсы по английскому языку и программированию, офлайн-кружки на базе московских школ, экскурсии для школьных групп, профориентационные и спортивные мероприятия. Миссия компании — создавать счастливое детство для успешного будущего.
Свою деятельность SportZania начала в 2021 году в Истре, компания развивается и понемногу захватывает и другие российские города — Москва, Санкт-Петербург, Сочи. С компанией сотрудничают более 60 исполнителей. Также есть несколько исполнителей в статусе ИП и штатные сотрудники. Однако 70% всего коллектива составляют самозанятые.
Проблема. Документооборот отнимал много рабочего времени
Раньше при оформлении сотрудничества с каждым самозанятым необходимо было лично приезжать в офис и подписывать договор о сотрудничестве. Не всем исполнителям было удобно приезжать в офис, а кто-то мог забыть на встречу необходимые документы.
Сотрудники компании каждый раз при оформлении отношений с самозанятыми проверяли налоговый статус и создавали шаблон договора. В конце каждого месяца оформляли на всех самозанятых акты о выполненных работах и запрашивали у них чеки.
Чтобы получить чеки, компании приходилось постоянно напоминать исполнителям присылать подтверждающий документ. Но чеки приходилось ждать по несколько дней из-за того, что исполнители забывали или не могли отправить их электронно.
В итоге сотрудники SportZania тратили больше половины рабочего дня только на одного исполнителя, чтобы оформить полный пакет документов и начать сотрудничать с ним. На всех же исполнителей сотрудникам приходилось готовить договоры, акты и собирать чеки в течение нескольких дней.
У нас бывали разные случаи. Чтобы подписать договор об оказании услуг или доп. соглашения, исполнитель мог приехать в тот же день, а мог только на следующий. Если исполнитель находился в другом регионе, мне приходилось пересылать все документы электронно или физически по почте. А это уже увеличение временных затрат.
Такая же ситуация и с чеками. Исполнитель мог отработать смену в лагере, а затем не отвечать на звонки. После платы за оказанную услугу чек от педагога невозможно было запросить. Такие отношения могли признать трудовыми, а это огромные риски для компании.
Решение. Настроить ЭДО с помощью платформы Консоль.Про
Благодаря Консоль.Про все документы теперь подписываются дистанционно, а выплаты оформляются автоматически. Также сотрудникам SportZania уже не нужно запрашивать от исполнителей чеки и проверять статус самозанятого. Платформа самостоятельно формирует чек и проверяет статус исполнителя перед выплатой вознаграждения.
Что для этого сделали
Сократили время на онбординг исполнителей
Чтобы начать сотрудничество с компанией, самозанятому больше не нужно лично приезжать в офис. Вместо этого исполнитель в течение пяти минут может зарегистрироваться на платформе Консоль.Про, заполнив анкету. Если у исполнителя есть счет в банке «Тинькофф» или «Сбер», он может авторизоваться на платформе в один клик — через кнопку «Войти с Tinkoff ID» или «Войти со Сбер ID». Тем самым самозанятый автоматически дает согласие на передачу данных в платформу.
Исполнители могут не заполнять анкету, а сразу же зарегистрироваться на платформе через ID. Этот способ регистрации очень удобный, так как у самозанятых иногда нет с собой под рукой каких-то документов, чтобы заполнить анкету.
Далее сотрудник компании за минуту формирует ссылку на онбординг и отправляет ее исполнителю по СМС. Самозанятый переходит по ссылке и в течение пяти минут подписывает договор дистанционно. Для этого исполнителю нужно только ввести на платформе четырехзначный код из СМС, и документ будет считаться официально подписанным.
Такая быстрая процедура онбординга выручала нас не раз. К примеру, в компании был случай, когда исполнитель заболел за день до выхода на работу. Вечером того же дня мы нашли нового, но у него не было статуса самозанятого. Выпустить нового педагога на смену с детьми без официально подписанного договора мы, конечно, не можем. В такой ситуации нам помогла платформа. В эту же ночь исполнитель смог открыть на ней статус самозанятого, зарегистрироваться и подписать с нами договор. И уже утром с официальным подписанным договором новый исполнитель приступил к оказанию услуг.
Внедрили электронный документооборот
У компании уже были подготовлены типовые шаблоны договоров с исполнителями. Специалисты Консоль.Про помогли скорректировать договоры для самозанятых и настроить их для работы с платформой. Готовые шаблоны договоров хранятся на платформе.
Акты выполненных работ и чеки от исполнителей также хранятся в личных кабинетах исполнителей на платформе. Если сотрудникам компании понадобятся документы, они всегда могут скачать их из платформы и распечатать или отправить по электронной почте.
У нас были договоры шаблонные, но в документах периодически могли появляться какие-то новые услуги от наших исполнителей. Все эти услуги необходимо было грамотно отразить в договорах. Для этого мы изначально загрузили на платформу наши договоры. Юристы платформы скорректировали их так, чтобы компания смогла избежать риски сотрудничества с самозанятыми. Взаимодействие с юридическим отделом платформы значительно упростило работу бухгалтерии в компании. И сейчас «от А до Я» мы ведем документацию только на платформе.
Оказывали постоянную поддержку
Юристы Консоль.Про объяснили компании правовые нюансы сотрудничества с самозанятыми, а специалисты техподдержки всегда были на связи и отвечали на вопросы.
По опыту могу сказать, что нигде не видела такой оперативной поддержки, как на платформе Консоль.Про. Если у сотрудников компании возникали какие-либо вопросы по сотрудничеству с самозанятыми, нам не приходилось по несколько дней ждать звонка или письма от менеджеров. Специалисты платформы отвечали нам сразу же. Иногда вопросы появлялись даже ближе к ночи, например, к 21:00. Сотрудники Консоль.Про были на связи в этом время и оперативно отвечали на них.
SportZania также сотрудничает с несколькими иностранцами. По каждому иностранцу компания должна отчитываться в МВД. Специалисты платформы упростили для компании процесс уведомления органов МВД.
По запросу компании сотрудники платформы настроили автоматическое формирование уведомлений по тем иностранцам, которые зарегистрировались на платформе. Готовые уведомления компания может передать лично в отделение МВД, либо отправить через Госуслуги. Подробнее о том, как уведомлять о сотрудничестве с иностранцем, читайте в статье «Как подавать уведомления в МВД при сотрудничестве с иностранцами в 2024 году».
Автоматизировали выплаты
Чтобы рассчитаться с исполнителями, сотрудники компании пользуются на платформе реестром с актами об оказании услуг. Это документ в формате Excel, в который нужно ввести Ф.И.О. самозанятых и сумму выплаты. По реестру формируется пачка актов — сразу на всех исполнителей.
Услуги самозанятых компания оплачивает через номинальный счет. Это банковский счет, который открывают, чтобы владелец счета мог совершать операции с деньгами.
Юридические права на такой счет принадлежат бенефициару — то есть компании. Сотрудники SportZania пополняют счет перед оплатой услуг. В день оплаты заказчик подписывает акт и на самой платформе во вкладке «Номинальный счет» ставит галку «Оплатить». Как только исполнитель подпишет акт, платформа переведет ему вознаграждение с номинального счета.
Такая процедура освобождает сотрудников компании от необходимости общаться с банком, если возникнут проблемы с операциями по счету. Все вопросы по переводу денежных средств берет на себя владелец счета.
Когда мы пришли на платформу, номинальный счет в компании был отключен. Я сама не знала, что такое номинальный счет и зачем он нужен, но когда столкнулась с периодом сдачи отчетности, поняла насколько он важен. Подключить номинальный счет для выплаты вознаграждения исполнителям нам посоветовали специалисты платформы. Они разъяснили нам, что с помощью такого счета можно автоматизировать выплаты и налоги на исполнителей, а также упростить ведение бухгалтерской отчетности. Не нужно вручную собирать чеки и акты.
Перед выплатой Консоль.Про автоматически проверяет статус самозанятого. Если исполнитель лишился этого статуса, оплата не пройдет. Такая процедура проверки позволяет уберечь SportZania от штрафов, пеней, доначислений страховых взносов и НДФЛ от налоговой.После оплаты, на платформе Консоль.Про автоматически генерируется чек за исполнителя, а нужные для отчетности данные тут же передаются с платформы в «1С». Подробнее о том, как работать в «1С», если компания сотрудничает с самозанятыми, читайте в статье «Как оформить самозанятого в 1С».
Результаты
1 клик | 5 минут | 1 минута |
|---|---|---|
для оплаты услуг самозанятых. Компании больше не нужно ждать чеков и актов и проводить выплаты вручную | тратит исполнитель, чтобы оформить сотрудничество или выплату. Ему больше не нужно приезжать в офис | нужна компании, чтобы сформировать ссылку на онбординг исполнителя и получить подписанные документы |
Популярное по теме за месяц
Антон Семенов, «Альянс Авитологов России»: мы работаем с самозанятыми из разных стран
Лидофон: платят самозанятым каждый день
intetix: сократили время на онбординг исполнителей и наладили документооборот
Обсуждение