Компании взаимодействуют с военкоматами в рамках ведения воинского учета работников. Работодатели подают отчетность и сообщают о кадровых изменениях, связанных с военнообязанными. Рассмотрим, какие документы обязательны для всех, в какие сроки их нужно предоставлять, а также на что обратить внимание при подготовке отчетности.
Оглавление
Если вы ведете кадровый учет в организации, важно не упустить нюансы, касающиеся обязанностей перед военкоматом. Правила воинского учета едины для всех — от малого бизнеса до крупных предприятий, — но могут иметь региональные особенности.
Список обязательных и дополнительных документов
Воинским учетом занимаются не только военкоматы, но и работодатели, которые должны предоставлять базовые формы отчетности по военнообязанным.
Карточка по форме № 18 оформляется на всех сотрудников организации, которые состоят на воинском учете.
Уведомления о трудоустройстве и увольнении граждан, подпадающих под воинский учет.
Еще один обязательный документ — список юношей, которым исполнится 17 лет в следующем календарном году. Он подается в военкомат по запросу и оформляется по шаблону из приложения № 6 к положению № 719. Список можно направить как в бумажном, так и в электронном виде. Сведения указываются строго в алфавитном порядке, без использования сокращений. В отдельном блоке документа следует отметить работников старших возрастов, которые по какой-либо причине не были поставлены на первоначальный воинский учет. Список обязательно заверяется подписью руководителя организации и печатью. К нему прикладываются анкеты на каждого сотрудника, оформленные по форме из приложения № 7 к положению № 719.
Даже если в организации нет военнообязанных, рекомендуется подтвердить этот факт официальным письмом в военкомат. Это избавит от возможных вопросов со стороны проверяющих.
Если компания ведет бронирование сотрудников, то обязана подавать в военкомат дополнительные документы.
Форма № 6 — данные о количестве сотрудников и забронированных в запасе.
Форма № 19 — сведения об обеспеченности кадрами из числа военнообязанных на период мобилизации или военного времени.
Скачать форму № 19 для воинского учета
Бронирование сотрудников — процедура закрепления работников, которые подлежат воинскому учету, но их нельзя призвать в период мобилизации или военного времени. Бронирование происходит по специальному решению и оформляется документами, согласованными с военкоматом и уполномоченными органами.
Решение о бронировании принимает федеральный или региональный орган власти. Работодатель сам инициирует процесс, но без подтвержденного приказа и согласования с комиссией сотрудник не считается забронированным.
Забронированные сотрудники — граждане, необходимые для обеспечения деятельности предприятия, важного для экономики, обороны или жизнеобеспечения.
Сроки подачи документов
Список мужчин, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет, нужно подавать в военкомат по запросу не позже 1 ноября.
Формы № 18, 6 и 19 подаются ежегодно. Конкретные сроки зависят от региона, но, как правило, сдача происходит с октября по декабрь. Точные даты необходимо уточнять в местных администрациях или военкоматах. Например, в Астрахани срок подачи — до 15 октября, а в Мурманске — до 15 ноября. Также разные регионы могут выдвигать разные требования по поводу формата и количества экземпляров документов.
Если от военкомата поступает требование предоставить данные о лицах, которые должны состоять на учете, но не состоят, работодатель должен направить документ в течение 14 дней по форме из приложения приложении № 10. Документ можно подать лично, заказным письмом с описью и уведомлением о вручении или через Госуслуги.
Кроме того, ежегодно до 15 декабря, а также в апреле–июне военкомат может провести сверку с учетными документами. Если обнаружат лиц, которых не внесли в список, запросят сведения по форме из приложения 5 к положению № 719.
Памятка для кадровика
Определите, кто из сотрудников вашей компании подлежит воинскому учету.
В перечень необходимо включить всех мужчин, работающих в организации, а также женщин, имеющих военно-учетные специальности. Отдельным пунктом укажите тех, кому исполнится 17 лет в следующем году — эти сотрудники подлежат первоначальной постановке на учет.
Проведите уточнение статуса у работников: состоят ли они на учете в военкомате. Запросите у них копии приписных удостоверений или военных билетов для подтверждения данных.
Назначьте ответственного за воинский учет
Издайте приказ по организации о назначении ответственного лица.
Убедитесь, что сотрудник прошел инструктаж, знает сроки и порядок отчетности.
При необходимости направьте его на обучение или проконсультируйтесь с военкоматом.
Ведите карточки учета по форме № 18.
Заполняйте карточки по всем сотрудникам, подлежащим воинскому учету.
Вносите актуальные данные: воинское звание, категорию годности, военкомат по месту учета.
При изменении сведений (смена фамилии, адреса, увольнение) — обновляйте карточку немедленно.
Отправляйте уведомления о приеме и увольнении.
По каждому военнообязанному работнику, которого принимаете или увольняете, направляйте уведомление в военкомат в течение двух недель.
Используйте актуальные шаблоны и бланки (рекомендуется использовать формы с сайта Минобороны или из положения № 719).
Храните копии и подтверждение отправки.
Составьте список 17-летних.
Формируйте по запросу военкомата список всех мужчин, которым исполнится 17 лет в следующем календарном году.
Заполняйте по образцу из приложения № 6, в алфавитном порядке, без сокращений.
Прикладывайте анкеты по каждому человеку (приложение № 7).
Удостоверьте документ подписью и печатью.
Подготовьте документы для бронирования
Если ваша организация относится к числу стратегически важных, получите разъяснения по бронированию сотрудников.
Подготовьте формы № 6 и № 19, согласуйте списки с военкоматом и профильными ведомствами.
Следите за актуальностью данных: бронирование требует регулярного подтверждения.
Сдавайте отчетность вовремя.
Уточняйте сроки подачи форм № 18, 6 и 19 в местном военкомате: часто сроки различаются по регионам.
Помните, что несвоевременная сдача может повлечь штрафы.
Лучше отправить документы с запасом времени, чем в последний момент.
Храните подтверждающие документы.
Делайте копии всех направляемых отчетов.
Подтверждение отправки (опись, квитанция, скриншот отправки через Госуслуги) прикладывайте к отчету.
Ведите отдельную папку или электронный архив по воинскому учету.
Готовьтесь к сверке с военкоматом.
Ежегодно с октября по декабрь (или по отдельному графику) сотрудники военкомата могут запросить сверку.
Подготовьте карточки, списки и другие документы.
Участвуйте в сверке лично либо подготовьте ответственного сотрудника.
Следите за обновлениями законодательства.
Изменения в формах или сроках подачи отчетности случаются нечасто, но важны.
Рекомендуется раз в полгода проверять актуальность положения № 719 и инструкций от Минобороны.
Подпишитесь на рассылку профильных правовых систем или консультируйтесь с юристом.
Популярное по теме за месяц
Товарные знаки: виды, особенности, способы регистрации
«Высотник Рентал»: автоматизировали ЭДО с самозанятыми через Консоль
Самозанятый — это не работник: как избежать штрафов от проверяющих
