Гарантийное письмо: как составить документ, который защитит ваши интересы

Что такое гарантийное письмо об оплате и зачем оно нужно

Гарантийное письмо об оплате за отсрочку платежа — это документ, в котором одна сторона обязуется выплатить второй стороне стоимость товаров, услуг или аренды в определенный срок. Гарантийное письмо — это необязательный документ, но его используют, чтобы подтвердить намерение стороны выполнить нарушенное обязательство. Чтобы было легче понять, приведем ниже пример. 

Цели гарантийного письма — доказать наличие договорных взаимоотношений между сторонами, подтвердить факт задолженности и установить новые условия выполнения обязательства. 

Когда понадобится оформить гарантийное письмо

Разберем четыре основные ситуации, когда может понадобится гарантийное письмо при договорных отношениях. 

Изменить условия договора. В гарантийном письме можно изменить условия договора, например, перенести срок оплаты. Но здесь есть важный нюанс: если вторая сторона согласится с новыми условиями — неустойку будут начислять по новому сроку. Если вторая сторона не согласна с отсрочкой платежа, то надо надо направить письменный отказ, чтобы в суде предъявить его. 

Прервать срок исковой давности. По закону можно подать иск в суд на должника за невыполнение условий договора. Срок исковой давности — три года (п. 1 ст. 196 ГК). Если этот срок уже заканчивается, а пострадавшая сторона по каким-то причинам не готова судиться прямо сейчас, она может запросить у должника гарантийное письмо. В документе должник признает свой долг и обещает оплатить его позже. Как только пострадавшая сторона получит письмо, срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК). 

Исцелить договор. Бывает, что договор подписывает человек, который не имел на это право. Если такое происходит, то по договору перед пострадавшей стороной отвечает именно тот, кто незаконно подписал документ (ст. 183 ГК). Пострадавшая сторона вправе потребовать, чтобы человек, который изначально должен был подписывать документ, составил гарантийное письмо с обязательством исполнить договор. В письме надо предусмотреть готовность исполнять договор и подтверждение полномочий подписанта письма. 

Заменить договор. Бывают ситуации, когда стороны не заключали письменный договор, но все их действия говорят об его наличии. В таких случаях гарантийное письмо может подтвердить наличие отношений. Например, вы получаете от покупателя письмо, где он обещает оплатить партию товара. Вы отгружаете товар — принимаете предложение. Тогда гарантийное письмо выступает как оферта (ст. 435 ГК). 

Обязательные сведения в гарантийном письме

Законодательно установленных требований к составлению гарантийного письма нет. Что писать в гарантийном письме об оплате зависит от ситуации и того, кто составляет этот документ. Главное — соблюдать общие требования к составлению официальных документов. Включите в гарантийное письмо:

• сведения об отправителе. Для юридического лица — полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, для ИП или физлица — ФИО, ИНН. Юридический адрес, телефон, адрес электронной почты;

• сведения об адресате, того, кто получит гарантийное письмо;

• основание обязательства. Укажите, на основании чего возникли ваши отношения с контрагентом, например, номер договора, счет на оплату, акт сверки;

• сумма задолженности;

• срок исполнения;

• способ оплаты. Выберите способ, которым произведете оплату, например, наличным или безналичным расчетом;

• ответственность. Это необязательный пункт гарантийного письма, но вы вправе самостоятельно прописать в письме, какие последствия наступят, если данные вами обещания не будут выполнены. Классический пример — условие о неустойке за просрочку платежа. Тогда у кредитора будет больше доверия к вам;

• подпись уполномоченного лица;

• дата;

• печать при ее наличии. 

Как правильно оформить гарантийное письмо об оплате

Рассмотрим подробнее некоторые составляющие гарантийного письма.

Как указать сумму и сроки

Впишите точную сумму задолженности сначала цифрами, а в скобках буквами. Например, «сумму в размере 100 000 (ста тысяч) рублей 00 копеек». Не пишите сумму приблизительно и не оставляйте пустое место для рукописного заполнения. Любое незаполненное место или неопределенность может сделать письмо недействительным. 

Срок надо указать понятным и не допускающим двойственного смысла. Зафиксируйте конкретную дату, когда необходимо выполнить обязательство об оплате. Например, оплату произведем с 15 мая по 17 мая 2026 года. Не используйте формулировки: «по мере реализации товара», «в ближайшее время» или «после подписания акта сверки». Они могут сделать гарантийное место недействительным. Если планируете платить частями, пропишите четкий график: первый платеж в размере 100 000 рублей до 20 мая 2026 года, второй платеж —  в размере 50 000 рублей до 25 мая 2026 года. 

Что такое «основание платежа» и почему это важно

Основание платежа — это документ или обязательство, на основании которого возникла необходимость составлять гарантийное письмо для погашения задолженности. Например, документом может быть договор, накладная, акт выполненных работ. 

Зачем указывать. Основание платежа обязательно надо указывать в гарантийном письме, ведь без него невозможно идентифицировать, какой долг признает должник. К тому же контрагент не сможет доказать в суде, что долг возник именно по тем товарам или услугам. Суд посчитает письмо просто обещанием заплатить какую-то сумму. 

Кто должен подписывать письмо

Подписывать гарантийное письмо должно лицо, у которого есть полномочия представлять интересы компании. У юридического лица — это генеральный директор или сотрудник с машиночитаемой доверенностью. Больше про подписание документов по доверенности читайте в статье. Если это ИП или физическое лицо — то они самостоятельно подписывают письмо. 

Как вручить гарантийное письмо

Есть три способа, как вручить гарантийное письмо — лично под расписку, заказным письмом с описью и по электронной почте и ЭДО. 

Лично под расписку

Самый надежный способ передачи документа — вручить лично под расписку. В этом случае представитель вашей организации посещает офис контрагента и передает два экземпляра гарантийного письма уполномоченному лицу. Он ставит отметку о получении на вашем экземпляре письма и возвращает его вам. 

Заказное письмо с описью

Если вторая сторона находится в другом городе или у вас нет возможности лично передать гарантийное письмо, удобный способ — отправить заказное письмо с описью вложения. Вы заполняете опись, почта заверяет опись, а уведомление с подписью контрагента возвращается к вам. Так вы будете уверены, что вторая сторона получила письмо и это будет подтверждением для суда. Минус — доставка занимает дни или даже недели. 

По электронной почте или ЭДО

Гарантийное письмо могут направить по электронной почте. Этот способ следует использовать с осторожностью — только если в договоре заранее предусмотрена возможность отправлять официальные документы по электронной почте. Если в договоре это не предусмотрено, то суд может не принять гарантийное письмо в качестве доказательства. Надежнее использовать в таком случае системы электронного документооборота. Письмо, которое подписали УКЭП и отправили через ЭДО, приравниваются к бумажному оригиналу, а система автоматически фиксирует дату получения документа. Подробнее про УКЭП, читайте в статье. 

Можно ли отозвать гарантийное письмо об оплате

Бывают ситуации, когда необходимо отозвать гарантийное письмо об оплате: изменились обстоятельства, обнаружили ошибку или возникли разногласия с контрагентом. Отзыв гарантийного письма возможен не всегда. Это зависит от того, было ли оно уже получено адресатом и какие условия в нем указали. 

В случаях, когда гарантийное письмо содержит прямое признание долга, такое письмо нельзя отозвать. Это положение основано на принципах добросовестности и стабильности гражданского оборота. Также не всегда можно отозвать гарантийные письма, которые содержат признаки оферты. В таком случае отзыв надо направить контрагенту до момента принятия им письма или начала исполнения обязательств по нему (п. 3 ст. 438 ГК). Например, если контрагент приступил к выполнению работ, отозвать такое гарантийное письмо уже невозможно.

Какие ошибки чаще всего допускают в гарантийном письме

Ниже расписали популярные ошибки в гарантийном письме об оплате, а как их не совершить — читайте в разделах выше. 

Ошибка 1. Нет конкретных сроков оплаты

Формулировки «Оплатим в ближайшее время» или «Перечислим деньги после поступления средств» в гарантийном письме не имеют юридической силы. Так невозможно определить момент нарушения обязательств. 

Скачайте наш чек-лист, чтобы сразу проверить правильность и полноту гарантийного письма — исключите ошибки, которые могут стоить времени и денег.

Ошибка 2. Письмо подписало ненадлежащее лицо

Гарантийное письмо оплаты может быть подписано лицом, которое не обладает полномочиями на подписание таких документов. Например, это может быть сотрудник без доверенности. В таком случае контрагент может оспорить документ в суде и гарантийное письмо признают недействительным.

Ошибка 3. Нет ссылки на договор или основание платежа

Популярная ошибка в гарантийном письме — нет четкого указания, за что именно производят оплату. Многие компании ограничиваются общими фразами: «Гарантируем оплату в размере 500 000 рублей». Без привязки к конкретному договору или обязательству, такой документ теряет юридическую силу. Непонятно, за какую работу или услугу должна быть произведена оплата, какие условия сделки. 

Ошибка 4. Неправильное вручение гарантийного письма

Проблема заключается в том, что многие компании ограничиваются простой отправкой гарантийного письма по электронной почте или передачей через курьера без должного оформления факта получения документа. 

Во-первых, при отсутствии надлежащего подтверждения получения гарантийного письма, контрагент может легко заявить, что не получал документ. Во-вторых, без фиксации даты получения невозможно точно определить момент, с которого начинается отсчет срока исполнения обязательств. Особую опасность представляет ситуация, когда контрагент оспаривать содержание гарантийного письма, утверждать при этом, что ему направило совершенно другой документ. 

Образцы гарантийных писем для скачивания

Подготовили четыре формы гарантийных писем. Они соответствуют правилам официального делооборота и не содержат ошибок. Используйте образцы, чтобы не составлять гарантийное письмо самостоятельно. 

Частые вопросы (FAQ) 

Имеет ли гарантийное письмо юридическую силу?

Гарантийное письмо имеет юридическую силу, если его составить по всем требованиям. Если в письме правильно указали сумму, срок, основание платежа, подписали уполномоченные лица, то письмо будет иметь юридическую силу, как и все другие официальные документы. 

Что важнее: договор или гарантийное письмо?

Договор важнее, чем гарантийное письмо. В договоре закрепляют права и обязанности обеих сторон, ответственность и другие существенные условия. А гарантийное письмо — это одностороннее заявление, которое обычно подтверждает имеющиеся обязательства. 

Можно привести в качестве подтверждения практику Верховного Суда, который указал, что договор важнее (Определение от 17.12.2019 № 305-ЭС19-24272). 

Нужно ли регистрировать гарантийное письмо в реестре документов организации?

Внутри организации — да, для контроля документооборота. Для юридической силы — нет. Но если письмо зарегистрировано в журнале исходящих документов, это дополнительный плюс в суде: вы докажете, что оно исходило от компании, а не украдено с подписью.

Когда составляют гарантийное письмо по аренде помещения?

Гарантийное письмо могут составить и при аренде помещения:

1. Для регистрации юридического адреса. Это самый распространенный случай, когда ООО еще окончательно не оформили, но уже надо зарегистрироваться по конкретному адресу. Собственник пишет в налоговую письмо, где обязуется заключить договор аренды после регистрации компании. 

2. При долгах по аренде. Арендатор направляет гарантийное письмо арендодателю и обещает оплатить долг по аренде в определенный срок.

На 100% безопасное сотрудничество с внештатниками

Автоматизированное решение для снижения рисков по внештатникам.

Подробнее