Гарантийное письмо — это документ, в котором покупатель обещает оплатить товары, услуги или работы по договору. Гарантийное письмо — необязательный документ, стороны самостоятельно принимают решение о его необходимости.
Оглавление
- Ситуация 1. Нужно подтвердить факт оплаты по договору
- Ситуация 2. Требуется отсрочка платежа
- Ситуация 3. Появилась возможность погасить задолженность
- Ситуация 4. Необходимо выполнить обязательства по договору аренды
- Ситуация 5. Письмо требуют третьи лица
- Ситуация 6. Нужно поставить товары
- Ситуация 7. Для исцеления договора
Гарантийное письмо необходимо в семи ситуациях. Подробнее о них ниже.
Ситуация 1. Нужно подтвердить факт оплаты по договору
Документ подтверждает обязательство оплатить сумму по договору в установленный срок. В нем указывают: реквизиты договора, точную сумму, срок оплаты и реквизиты сторон. Гарантийное письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо, заверяет печатью. Такой формат защищает интересы и служит доказательством намерений выполнить обязательства. В случае спора документ можно использовать в суде.
Ситуация 2. Требуется отсрочка платежа
Когда покупатель просит отсрочку, но готов подтвердить свои обязательства письменно в гарантийном письме.
Ситуация 3. Появилась возможность погасить задолженность
Если заказчик уклоняется от оплаты за предоставленные услуги, то исполнитель вправе запросить у него гарантийное письмо к договору. Документ подтвердит наличие долга и обозначит конкретные сроки его погашения. Также в гарантийном письме надо предусмотреть последствия, которые наступят в случае несвоевременной оплаты.
Ситуация 4. Необходимо выполнить обязательства по договору аренды
Когда арендатор не может вовремя внести арендный платеж, стороны могут оформить гарантийное письмо с новыми сроками погашения задолженности. В документе также прописывают меры ответственности за нарушение взятых обязательств — например, штрафные санкции.
Ситуация 5. Письмо требуют третьи лица
Например, арендатор, который еще не завершил процедуру регистрации юридического лица, может запросить у будущего арендодателя гарантийное письмо для предъявления его в регистрирующих органах. Здесь гарантийное письмо выступает доказательством серьезности намерений арендатора.
Ситуация 6. Нужно поставить товары
Когда поставщик желает предложить свои товары потенциальному покупателю, он может составить гарантийное письмо-оферту. В документе поставщик подтверждает готовность поставить конкретный товар в определенном объеме, фиксирует сроки, определяет существенные условия сотрудничества. Читайте статьи, как оформить возврат тары поставщику и как составить акт о расхождении и несоответствии товара.
Ситуация 7. Для исцеления договора
Иногда возникают ситуации, когда договор подписывает сотрудник, который не имел на это полномочий. Согласно п. 1 ст. 183 ГК, обязательства по договору ложатся на подписавшее его лицо, а не на организацию, которую оно представляло. Однако эту проблему можно решить, если действующий руководитель компании подтвердит свое согласие с условиями договора.
Уполномоченный представитель организации может подготовить гарантийное письмо. В гарантийном письме лицо подтверждает готовность исполнить все обязательства, предусмотренные договором, несмотря на то, что изначально его подписало неуполномоченное лицо. В гарантийном письме надо отразить готовность исполнить обязанности по договору, реквизиты договора, ссылку на документы, которые подтверждают полномочия лица, подписавшего гарантийное письмо.
Также важно понимать, что наличие гарантийного письма не снимает с должника ответственности за нарушение обязательств. Например, по условиям договора оплата должна быть произведена в течение 7 дней, а в гарантийном письме — срок в 30 дней. В таком случае кредитор вправе требовать уплаты неустойки, начиная с 8-го дня — то есть с момента нарушения срока, который установили в договоре. Гарантийное письмо лишь фиксирует намерение должника, но не отменяет его обязательств по первоначальным договоренностям.
Как гарантийное письмо может прервать срок исковой давности
Когда контрагент задерживает плату за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги, кредитор имеет право взыскать задолженность в течение общего срока исковой давности — три года (п. 1 ст. 196 ГК). Но есть законный способ продлить этот срок без немедленного обращения в суд — гарантийное письмо.
Согласно ст. 203 ГК, любое письменное признание долга должником прерывает срок исковой давности. Значит кредитор может запросить гарантийное письмо у должника. После получения документа у кредитора появится еще три года для подачи иска в суд и взыскания задолженности.
