Периодически руководители компаний покупают что-то для организации или заказывают услуги, но платят за них не с расчетного счета компании, а со своего личного. После таких покупок руководитель может прийти к бухгалтеру и попросить: «Мария Ивановна, я тут купил в офис кофемашину и канцелярку, возместите мне эти деньги со счета компании».

Рассказываем, что в таких ситуациях делать Марии Ивановне — увольняться и ругаться с директором предлагать не будем.

Оглавление

От чего зависит способ возмещения расходов

Хорошая новость — директору можно вернуть деньги из бюджета компании.

Сложность возврата, налоговые риски и количество документов зависят от двух основных факторов:

  1. на кого директор оформил документы по покупке — на себя или на компанию;

  2. для кого директор купил товар — для себя или для компании.

Если директор купил товар для себя и хочет возместить расходы за счет компании, рекомендуем бухгалтеру отказаться от возврата. Это может быть рискованно как для бухгалтера, так и для самого директора.

Действия в других ситуациях зависят от того, на кого оформлены документы.

Директор оформил документы на компанию, но заплатил сам

Вариант 1. Через заявление о возмещении расходов

Директор, как и любой другой сотрудник компании, может приобрести товары или услуги для ее нужд. Чтобы корректно оформить это в бухучете и не привлечь внимание налоговых органов, рекомендуем бухгалтеру сделать следующее.

Попросите руководителя написать заявление на возмещение расходов

Заявление можно составить в свободной форме, главное, чтобы в нем были необходимые детали:

  • сумма расходов для возврата;

  • название товара или услуги;

  • название поставщика, у которого директор купил товар или заказал услуги;

  • реквизиты первичных документов, подтверждающих расчеты и передачу товара или оказание услуг по сделке.

Примерный текст заявления

Прошу возместить расходы, понесенные мной, Петровым Петром Петровичем, на приобретение офисной мебели на сумму 100 000 (сто тысяч) рублей, включая НДС по ставке 20%, для нужд ООО «Моя компания» по договору № 1 от 25 октября 2024 года.

Приложения:

  1. Договор купли-продажи № 1 от 25 октября 2024 года

  2. Товарный чек № 1 от 25 октября 2024 года

  3. Акт приема-передачи товара от 25 октября 2024 года 

Примите заявление и выдайте директору деньги либо наличными через кассу, либо переводом с расчетного счета компании

Если вы перечисляете деньги с расчетного счета, в назначении платежа укажите «Возмещение расходов по заявлению от 26 октября 2024 года на приобретение товаров для нужд ООО „Моя компания“». 

Издайте приказ или положение о возможности работников приобретать товары и услуги для компании за свой счет и обращаться за возмещением

Это нужно для подстраховки на случай проверок. В документе предусмотрите, кто может покупать товары и заказывать услуги, какие документы нужно принести в бухгалтерию вместе с заявлением для возмещения. Также рекомендуем установить обязанность приобретать товары и оформлять документы на компанию и выдать сотрудникам соответствующие доверенности.

Вариант 2. Через договор займа с директором

Такой договор придется заключить задним числом, ведь директор заранее не выдавал денег компании.

Что учесть при заключении договора

  • заключите договор в письменном виде

  • укажите сумму и срок — закон не ограничивает эти условия, но обратите внимание — займы от 600 000 рублей могут попасть в поле зрения Росфинмониторинга

  • предусмотрите, что займ беспроцентный, иначе компании придется возвращать директору больше денег, чем он потратил на товар

  • укажите, что займ возвратный — это существенное условие, без которого договор считается незаключенным

Налоги на сумму возврата платить не нужно — об этом говорит пп. 10 п. 1 ст. 250 НК РФ.

Также рекомендуем указать в договоре, что займ нецелевой, то есть директор может потратить его на любые товары или услуги для нужд компании.

Директор оформил документы на себя и заплатил сам

В таком случае, чтобы использовать товары или услуги для нужд компании и корректно отразить их в учете, заключите с директором договор купли-продажи или оказания услуг с привлечением субподрядчика.

В договоре опишите предмет, сроки и стоимость, составить можно в любой форме, принятой в вашей компании для такого вида договоров.

Внимание. Поскольку директор будет продавать товар вам как физическое лицо, ему придется подать налоговую декларацию на сумму дохода по форме 3-НДФЛ.

При этом, если вы купите у него товар по той же цене, по которой он сам его приобрел, налог ему платить не придется.

Чтобы избежать трудностей и не придумывать варианты возмещения расходов, старайтесь выдавать деньги на подобные траты под отчет даже руководителю. После траты таких денег сотрудник должен сдать вам авансовый отчет.

Мы в блоге подробно описывали, что такое подотчетные деньги и как подать заявление на их выдачу.

Популярное по теме за месяц

Войдите, чтобы оставить комментарий
Ваше мнение?
Что нового
Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях