От чего зависит способ возмещения расходов
Хорошая новость — директору можно вернуть деньги из бюджета компании.
Сложность возврата, налоговые риски и количество документов зависят от двух основных факторов:
на кого директор оформил документы по покупке — на себя или на компанию;
для кого директор купил товар — для себя или для компании.
Если директор купил товар для себя и хочет возместить расходы за счет компании, рекомендуем бухгалтеру отказаться от возврата. Это может быть рискованно как для бухгалтера, так и для самого директора.
Действия в других ситуациях зависят от того, на кого оформлены документы.
Директор оформил документы на компанию, но заплатил сам
Вариант 1. Через заявление о возмещении расходов
Директор, как и любой другой сотрудник компании, может приобрести товары или услуги для ее нужд. Чтобы корректно оформить это в бухучете и не привлечь внимание налоговых органов, рекомендуем бухгалтеру сделать следующее.
Попросите руководителя написать заявление на возмещение расходов
Заявление можно составить в свободной форме, главное, чтобы в нем были необходимые детали:
сумма расходов для возврата;
название товара или услуги;
название поставщика, у которого директор купил товар или заказал услуги;
реквизиты первичных документов, подтверждающих расчеты и передачу товара или оказание услуг по сделке.
Примите заявление и выдайте директору деньги либо наличными через кассу, либо переводом с расчетного счета компании
Если вы перечисляете деньги с расчетного счета, в назначении платежа укажите «Возмещение расходов по заявлению от 26 октября 2024 года на приобретение товаров для нужд ООО „Моя компания“».
Издайте приказ или положение о возможности работников приобретать товары и услуги для компании за свой счет и обращаться за возмещением
Это нужно для подстраховки на случай проверок. В документе предусмотрите, кто может покупать товары и заказывать услуги, какие документы нужно принести в бухгалтерию вместе с заявлением для возмещения. Также рекомендуем установить обязанность приобретать товары и оформлять документы на компанию и выдать сотрудникам соответствующие доверенности.
Вариант 2. Через договор займа с директором
Такой договор придется заключить задним числом, ведь директор заранее не выдавал денег компании.
Что учесть при заключении договора
заключите договор в письменном виде
укажите сумму и срок — закон не ограничивает эти условия, но обратите внимание — займы от 600 000 рублей могут попасть в поле зрения Росфинмониторинга
предусмотрите, что займ беспроцентный, иначе компании придется возвращать директору больше денег, чем он потратил на товар
укажите, что займ возвратный — это существенное условие, без которого договор считается незаключенным
Налоги на сумму возврата платить не нужно — об этом говорит пп. 10 п. 1 ст. 250 НК РФ.
Также рекомендуем указать в договоре, что займ нецелевой, то есть директор может потратить его на любые товары или услуги для нужд компании.
Директор оформил документы на себя и заплатил сам
В таком случае, чтобы использовать товары или услуги для нужд компании и корректно отразить их в учете, заключите с директором договор купли-продажи или оказания услуг с привлечением субподрядчика.
В договоре опишите предмет, сроки и стоимость, составить можно в любой форме, принятой в вашей компании для такого вида договоров.
При этом, если вы купите у него товар по той же цене, по которой он сам его приобрел, налог ему платить не придется.
Чтобы избежать трудностей и не придумывать варианты возмещения расходов, старайтесь выдавать деньги на подобные траты под отчет даже руководителю. После траты таких денег сотрудник должен сдать вам авансовый отчет.
Мы в блоге подробно описывали, что такое подотчетные деньги и как подать заявление на их выдачу.