Подотчетные деньги в 2024 году: кому выдавать и как оформить

Кому и на что можно выдавать деньги под отчет 

Компания или ИП имеют право выдавать деньги под отчет всем сотрудникам, с которыми заключены трудовой договор или договор гражданско-правового характера (Письмо Банка России от 2 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859). Третьим лицам выдача подотчетной суммы запрещена. 

Сотрудники, которым выданы подотчетные деньги, считаются подотчетными лицами. Их главная обязанность — выдавать отчет за полученные суммы, поэтому такие деньги называют подотчетными или подотчетом. Для отчета о деньгах в бухгалтерию нужно предоставить чеки и авансовый отчет по расходам. 

Деньги под отчет можно выдавать исключительно на расходы, связанные с деятельностью компании или ИП. Например, на покупку товаров, оплату услуг или командировочные расходы. То есть купить кофе или канцелярию в офис можно, а оплатить личные расходы сотрудника нельзя. Подотчетная сумма обязательно должна быть потрачена на компанию. 

Какие документы нужны в 2024 году

Разберемся, какие документы нужны, чтобы законно оформить выдачу подотчетных денег в 2024 году.

Положение о подотчете

Закон не обязывает составлять этот документ, можно выдавать деньги и без него. Но положение о подотчете пригодится, если компания или ИП регулярно выдают подотчетные суммы сотрудникам: как минимум несколько раз в год. Положение поможет контролировать движение подотчетных сумм, их целевое использование, правильное оформление и учет.

Положение о подотчете — локальный нормативный акт о расчетах с подотчетными лицами. В отличие от заявления о выдаче подотчетной суммы, положение можно составить в свободной форме. При этом в документе следует указать несколько важных положений. 

• Основание получения подотчетной суммы. Деньги под отчет выдают по заявлению сотрудника или по приказу с подписью руководителя — нужен как минимум один документ. Какой из двух документов составлять, работодатель решает сам. При этом по желанию работодателя в положении о подотчете можно прописать, что для выдачи денег нужны сразу два документа, и утвердить их форму.

• Порядок получения подотчетной суммы. Например, можно указать, что сотрудник получает средства в течение двух дней после подачи заявления на выдачу денег или приказа руководителя в бухгалтерию. При этом надо предъявить оригинал паспорта. 

• Сроки выдачи денег. Так, если сотрудник получает подотчетную сумму на командировочные расходы, то их можно выдавать на весь период командировки. А если речь идет о тратах на хозяйственные нужды, то можно установить конкретный срок, например пять дней. 

• Список документов, которые сотрудник должен представить для отчета. Это может быть отчет о деньгах и любые подтверждающие документы, например чеки.

• Сроки и порядок предоставления отчета о деньгах. В положении можно указать, что сотрудник обязан лично передать чеки и авансовый отчет о деньгах в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги, или в течение пяти рабочих дней после возвращения из командировки. Также можно предусмотреть сроки, в течение которых сотрудник должен вернуть деньги, если заболел или ушел в отпуск. 

• Порядок проверки отчета. Так, можно установить, что документы проверяют сразу два должностных лица — бухгалтер и главный бухгалтер. Для каждого из них можно установить отдельный срок выполнения работы. 

• Порядок сдачи неизрасходованной суммы или выдачи перерасхода. Если денег, которые были выданы подотчетному лицу, оказалось слишком много или мало для выполнения конкретного задания, то необходимо провести работу с остатком. Так, если осталась неизрасходованная часть, то ее нужно вернуть в кассу и получить соответствующую квитанцию. И наоборот — если денег не хватило и сотрудник добавлял личные средства, то их необходимо компенсировать. 

Приказ руководителя на подотчет 

Этот документ нужен, если в положении о подотчете указано, что он обязательный. Саму форму приказа компания или ИП могут определить самостоятельно, но важно включить такие данные:  

• ФИО сотрудника, которому выдают деньги под отчет;

• сумма, которую выдают;

• срок, на который выдают деньги;

• цели, на которые выдают деньги;

• реквизиты карты сотрудника, на которую перечисляют деньги (если сумму не выдают наличными). 

Заявление на выдачу денег на подотчет 

Заявление о выдаче средств нужно составлять, если в положении о подотчете указано, что этот документ обязательный и только на его основании можно выдавать деньги. 

Заявление о выдаче сотрудник оформляет самостоятельно, указывая необходимую сумму, сроки и цели, на которые нужны деньги. Обычно документ начинается со слов «прошу выдать мне под отчет денежные средства…». 

Если подотчетные деньги перечисляют на банковскую карту сотрудника, то в заявлении он должен указать реквизиты карты.

Кроме того, при составлении любых документов необходимо помнить о правилах обработки персональных данных. 

Как выдавать подотчетные деньги 

Есть два способа выдать сотруднику подотчет: наличными деньгами или переводом на карту. 

Наличными

Наличные под отчет выдают сотрудникам из кассы. При этом компания может выдавать только те деньги, которые получила с расчетного счета или как выручку от продажи товаров, работ, услуг. Поступления из других источников выдавать нельзя. Это касается, например оплаты ЖКУ, которую получила управляющая компания, или денег, которые получила компания при продаже товара, принятого на реализацию. Выдачу подотчета наличными оформляют расходным кассовым ордером.

Порядок выдачи денег наличными под отчет регламентирует  пп. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У. В документе сказано, что для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 надо оформлять согласно распорядительному документу юрлица или ИП либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ можно оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилий и инициалов, сумм наличных денег и сроков, на который они выдаются.

Переводом на карту

Подотчетные деньги можно перечислить на зарплатную или любую другую банковскую карту сотрудника.

Как сотрудник должен отчитаться за подотчетные суммы

Когда закончился срок, на который сотрудник получил деньги, он должен представить авансовый отчет. Его форма утверждена еще в 2001 году. 

Авансовый отчет нужно предоставить  в определенный срок. Так, если речь идет о командировочных расходах, то отчет можно выдавать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. А если сотрудник получил средства на другие нужды, например хозяйственные расходы, то отчет о деньгах необходимо сдать в срок, который установил руководитель компании или ИП в положении о подотчете. 

Руководитель должен утвердить и подписать авансовый отчет о деньгах. С помощью этого документа определяют неизрасходованную сумму, которую сотрудник должен вернуть, или перерасход, который нужно компенсировать сотруднику.

Так, неизрасходованную сумму сотрудник должен вернуть в кассу или перечислить на счет компании или ИП. При этом не имеет значения, каким из способов он получил деньги. То есть даже изначально если деньги выдали наличными, неизрасходованную сумму можно перечислить на расчетный счет компании или ИП. 

Вопрос-ответ

Если вы все еще не до конца разобрались с процессом выдачи денег под отчет, предлагаем вам ознакомиться с разделом «Вопрос-ответ».

Вопрос 1. Какую сумму можно выдать под отчет

В 2024 году закон не ограничивает сумму, которую компания или ИП может выдать сотруднику под отчет. 

При этом следует помнить, что есть лимит расчетов наличными: нельзя заплатить другой компании или ИП наличными больше 100 000 ₽ по одному договору. Если сумма больше, нужно переходить на безналичные расчеты (п. 4 Указаний Банка России от 9 декабря 2019 года № 5348-У). 

За превышение лимита грозит штраф по ст. 15.1 КоАП: для ИП — до 5000 ₽, для компаний — до 50 000 ₽.

Вопрос 2. На какой срок можно выдавать подотчет

Компания или ИП самостоятельно устанавливают сроки и период выдачи суммы под отчет, а также сроки отчета о деньгах. То есть деньги можно выдавать хоть на день, хоть на год.

Есть только одно исключение —  срок возврата аванса, выданного на командировку. Он составляет три дня, и его нельзя менять. 

При желании можно установить разные сроки для разных сотрудников. Например, для руководящих должностей — 10 дней, а для рядовых работников — 5 дней. ИНформацию об этом следует указать в положении о подотчете. 

Вопрос 3. Что делать, если сотрудник не вернул подотчет

Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные деньги, их можно удержать из зарплаты сотрудника. 

Для этого необходимо соблюсти порядок действий:

• в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы, издать приказ о взыскании;

• получить письменное согласие сотрудника на удержание задолженности;

• удержать задолженность из зарплаты.

Если хотя бы один пункт из этой инструкции нарушен, например пропущен месячный срок, то взыскать деньги получится только через суд. 

Если компания или ИП хочет избежать конфликта с сотрудником, то может выбрать другие варианты действий.

• Простить долг. Для этого необходимо издать соответствующий приказ. 

• Списать долг. Обычно это делают, если в течение трех лет деньги не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд. Тогда задолженность по подотчетной сумме признают безнадежной и списывают в бухгалтерском и налоговом учете.

Но надо иметь в виду, что если сотрудник не вернул непотраченные деньги, то на них начисляются НДФЛ и страховые взносы. 

Популярное по теме за месяц

1

Как проверить патент иностранца на действительность

Узнайте, как проверить патент иностранца и что делать, если патент оказался недействительным

2

Что делать, если вас вызвали в ФНС по поводу договора с самозанятым

Рассказываем, как подготовиться к разговору с налоговым инспектором и на что стоит обратить внимание

3

Выездная и камеральная налоговая проверка: основания, этапы, сроки

Разбираемся, как подготовиться к проверке и в случае чего оспорить ее результаты