Что делать компании, если отношения с самозанятым признали трудовыми

Признаки трудовых отношений с самозанятыми

Консоль.Про три года налаживает безопасное сотрудничество между самозанятыми и заказчиками на российском рынке. За это время наши юристы проверили тысячи договоров и выявили типичные ошибки, которые допускают компании. 

Одна из основных — неосознанная подмена трудовых отношений гражданско-правовыми. Если налоговый орган обнаружит признаки трудовых отношений, есть риск переквалификации договоров с исполнителями. Тогда компанию обяжут выплачивать штрафы и пени. Еще придется перевести в бюджет страховые взносы за исполнителя, внести в его трудовую книжку запись о трудоустройстве. 

Чтобы избежать финансовых потерь, проверьте, что в вашем взаимодействии с самозанятым нет этих признаков трудовых отношений.

• Терминология ТК в документации. В договоре с подрядчиком можно использовать только гражданско-правовые термины: вместо работодателя лучше писать заказчик, а вместо должности — вид услуг.

• Закрепленный период выплат. Размер и сроки выплаты вознаграждения самозанятому должны зависеть от объема и сроков выполненных работ. Не следует указывать в договоре, что выплаты поступают регулярно, например 10-го и 25-го числа каждого месяца. 

• Установленный график работы. Этот термин из ТК, поэтому его нельзя использовать в рамках гражданско-правовых отношений с самозанятым. Заказчик вправе контролировать результат, но не процесс работы исполнителя.

• Обещание социальных гарантий. Заказчики не платят за исполнителя страховые взносы, поэтому не предоставляют отпуска, оплачиваемые больничные и декретные. Соответственно, прописывать эти положения в договоре не стоит. 

• Самозанятый выполняет трудовые функции. В договоре с исполнителем надо писать не общие трудовые функции, а конкретные работы, которые должен выполнить подрядчик. Поэтому вместо того, чтобы написать, что самозанятый — редактор, который работает над содержанием блога компании, укажите, что он должен написать пять статей в блог заказчика к 10 апреля 2024 года.

О других распространенных ошибках, которые допускают заказчики при сотрудничестве с исполнителями, читайте в статье «8 типичных ошибок в договоре с самозанятым». 

Бывший работник стал самозанятым: можно ли с ним сотрудничать 

Закон запрещает компаниям сотрудничать с бывшими сотрудниками, которые стали самозанятыми, если с момента увольнения еще не прошло два года (ч. 2 ст. 6 закона ФЗ от 27 ноября 2018 года № 422). Это касается:

• оказания профессиональных услуг, например юридических или бухгалтерских;

• сдачи квартиры в аренду (письмо ФНС от 3 августа 2021 года № СД-4-3/10980@);

• сдачи в аренду движимого имущества, например авто (Письмо Минфина от 19 октября 2022 года № 03-04-06/101306);

• реализации товаров (Письмо Минфина от 24 августа 2022 года № 03-11-06/82525).

Получается, что самозанятый не вправе платить НПД с любых доходов от бывшего работодателя, если с момента увольнения еще не прошло два года. 

Представим ситуацию. Бухгалтер Николай уволился с московского завода, стал самозанятым, переехал в Барнаул и купил там две квартиры: одну для себя, а другую под сдачу. Через полгода начальник финансового отдела предприятия отправил бывшего коллегу Николая в командировку в тот самый Барнаул. Бухгалтер предложил сдать свою квартиру командированному, чтобы тот самостоятельно не искал жилье. Но бывший работодатель отказался, ведь затраты должен возместить завод, а он не имеет права сотрудничать с Николаем как с самозанятым, ведь с момента его увольнения еще не прошло два года. 

Можно предположить, что такой запрет на сотрудничество на два года ввели, чтобы компании не переводили своих сотрудников в статус плательщиков налога на профессиональную деятельность и тем самым не экономили на уплате налогов. 

Итого, сотрудничать с бывшим работником, который стал самозанятым, можно только в том случае, если с момента увольнения прошло больше, чем два года. 

Инструкция для заказчика 

Разберем пошагово, что делать заказчику, если госорганы нашли признаки подмены трудовых отношений с плательщиком налога на профессиональную деятельность.

Шаг 1. Составить приказ о трудовых отношениях и заключить трудовой договор

Первое, что должна сделать компания, — это признать, что отношения с исполнителем носят трудовой характер. Для этого надо составить приказ. В документе следует указать дату, с которой отношения считаются трудовыми.

После переквалификации отношений заказчик становится работодателем. По закону он обязан заключить трудовой договор в течение трех дней после того, как сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей (ст. 67 ТК). Но судебная практика показывает, что трудовым договором может считаться и гражданско-правовой (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 13 сентября 2022 года по делу № 2−2511/2021). То есть самозанятый, который теперь считается сотрудником, имеет право получать оплату, которая предусмотрена гражданско-правовым договором (ГПХ), но при этом обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка работодателя.

Шаг 2. Завести трудовую книжку

Трудовой кодекс возлагает на работодателя ряд обязанностей. Одна из них — ведение трудовой книжки сотрудника.

В трудовой книжке следует отметить дату приема на работу — по факту это будет дата заключения ГПХ. Запись можно сделать текущей датой, основание для этого — приказ о признании отношений трудовыми, который работодатель составил ранее на основании решения суда, ФНС или госинспекции по труду.

Одновременно с ведением трудовой книжки на работодателя ложится обязанность по оплате отпуска, больничных, командировок.

Шаг 3. Подать сведения в СФР

Работодателю не обязательно издавать приказ о приеме на работу, но в Социальный фонд России (СФР) нужно подать сведения об этом. При этом следует ориентироваться на дату заключения ГПХ.

Если дата договора до 1 января 2023 года, то в госорган нужно подать форму СЗВ-ТД. А если сотрудничество началось после 1 января 2023 года, то нужна ЕФС-1. Документы датируют 2023 годом, даже если они относятся к 2022 году. Соответственно, нужно подготовить подраздел 1.1 ЕФС-1.

Шаг 4. Подать уточненную отчетность по налогам и страховым взносам

Работодатель обязан исправить налоговую отчетность и отчетность по страховым взносам за весь период, который сотрудничал с работником. Нужно составить уточненки по всем зарплатным отчетам — РСВ, 6-НДФЛ, 4-ФСС за периоды до 1 января 2023 года и ЕФС-1 за периоды после 1 января 2023 года.

Если переквалификация отношений с плательщиком НПД произошла по решению суда, который доначислил зарплату, ее тоже надо включить в уточненные отчеты по страховым взносам. Доначисленную судом зарплату следует включить в 6-НДФЛ за тот период, в котором ее выплатили.

Надо иметь в виду, что ставший работником самозанятый имеет право получить компенсацию за задержку выплат, если они не были начислены по вине компании и суд это признал (постановление КС от 11 апреля 2023 года № 16-П).

Шаг 5. Доплатить налоги и страховые взносы

Компания обязана доначислить страховые взносы на общую сумму вознаграждения исполнителю и доплатить за него НДФЛ. Уведомлений по этому поводу подавать не нужно, достаточно пополнить единый налоговый счет. Налоговый орган спишет нужную сумму по акту проверки или когда получит уточненную отчетность.

Если компании доначислили НДФЛ после налоговой проверки, то эти деньги нельзя вычитать из вознаграждения, их нужно выплатить из своих средств (п. 10 ст. 226 НК). Дело в том, что у работника дохода не возникает, поэтому ему не нужно платить обязательные взносы (письмо ФНС от 10 января 2020 года № БС-4−11/85). В остальных случаях НДФЛ можно удержать из ближайших выплат работнику.

Еще работодатель должен доначислить страховые взносы на случай травматизма. Их можно выплатить обычной платежкой.

Шаг 6. Подать кадровые отчеты

После переквалификации отношений нужно подать кадровые отчеты за бывшего подрядчика, а ныне работника. Так, следует составить СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ за периоды до 1 января 2023 года и сведения о стаже и персонифицированные сведения за периоды после 1 января 2023 года.

За информацию, которая была подана с опозданием, могут оштрафовать. Размер штрафа — до 500 ₽ за каждый не сданный вовремя СЗВ-М.

Чтобы избежать штрафа, можно подать ходатайство в СФР. В документе следует описать ситуацию и причину, почему вы предоставляете сведения о работнике с опозданием. Также можно приложить решение суда, ФНС или госинспекции по труду, которая переквалифицировала отношения с самозанятым.

Если бывший самозанятый, а ныне работник находится в статусе пенсионера, то у компании есть риск понести дополнительные финансовые потери. Дело в том, что пока пенсионер официально не работает, СФР перечисляет ему доплату к пенсии. А раз отношения самозанятого пенсионера и заказчика признали трудовыми, то эти доплаты госорган потребует назад. Возмещать их будет не исполнитель, а компания (постановление АС Уральского округа от 9 февраля 2021 года № Ф09−7371/20).

Отчет о стаже нужно подавать только в том случае, если работник:

• был в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы;

• имел периоды простоя или отстранения от работы;

• проходил военную службу, на время которой трудовой договор приостанавливали.

За неподачу персонифицированных сведений максимально возможный штраф — 200 ₽ (ст. 126 НК). Но не факт, что его придется платить, ведь компания сдала отчет, но просто не включила в него конкретного работника, который ранее сотрудничал с организацией как плательщик НПД. 

Судебная практика 

Рассмотрим несколько примеров из практики, когда суд посчитал, что самозанятый осуществляет профессиональную деятельность не в рамках гражданско-правовых, а в рамках трудовых отношений. 

• SMM-менеджеру удалось доказать наличие трудовых отношений с ИП, которая владеет студией лазерной эпиляции. Стороны устно договорились, что Кравцова будет вести аккаунты студии в соцсетях, но никаких бумаг не подписывали. Через месяц сотрудничества заказчик и исполнитель повздорили по поводу вознаграждения — SMM-менеджер посчитала, что ей недоплатили 13 600 руб. и обратилась в суд, чтобы признать отношения с ИП. Ответчик настаивала, что исполнитель работала как фрилансер. Суды встали на сторону SMM-менеджера: если человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, то трудовой договор считается заключенным, даже если он не оформлен в бумажном виде. В пользу исполнителя взыскали 13 600 руб. зарплаты и 5000 руб. морального вреда. ИП обязали оформить SMM-менеджера как сотрудника и внести в трудовую книжку соответствующую запись, а также выплатить за исполнителя страховые взносы (Определение Седьмого кассационного суда от 2 февраля 2023 года по делу № 8Г-22197/2022).

• Спортивный клуб сотрудничал с самозанятыми тренерами, которые регулярно по расписанию проводили с клиентами групповые и персональные занятия. Исполнители не несли расходы, все оплачивал спортклуб. При этом тренера самостоятельно уплачивали НПД на полученный от тренировок доход. Налоговая переквалифицировала отношения между спортклубом и тренерами из гражданско-правовых в трудовые. Суд согласился с этим решением (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 ноября 2023 года по делу № А56-122617/2022). 

Популярное по теме за месяц

1

Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно

Разберемся, какие документы самозанятый предоставляет заказчику. Скачайте образцы в статье

2

Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция

Расскажем, как завести в «1С» самозанятого контрагента и индивидуально, и с помощью реестра

3

Могут ли самозанятые нанимать работников

Рассказываем о правилах для самозанятых физлиц и индивидуальных предпринимателей