Если суд, Федеральная налоговая служба (ФНС) или госинспекция по труду переквалифицировали гражданско-правовые отношения компании и самозанятого в трудовые, важно правильно переоформить сотрудничество. 

Вместе с юристами составили список признаков трудовых отношений, которые вызовут подозрения у госорганов. Также подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет руководителям, кадровикам и бухгалтерам перевести исполнителя в статус работника.

Оглавление

Признаки трудовых отношений с самозанятыми

Консоль.Про три года налаживает безопасное сотрудничество между самозанятыми и заказчиками на российском рынке. За это время наши юристы проверили тысячи договоров и выявили типичные ошибки, которые допускают компании

Одна из основных — неосознанная подмена трудовых отношений гражданско-правовыми. Если налоговый орган обнаружит признаки трудовых отношений, есть риск переквалификации договоров с исполнителями. Тогда компанию обяжут выплачивать штрафы и пени. Еще придется перевести в бюджет страховые взносы за исполнителя, внести в его трудовую книжку запись о трудоустройстве. 

Чтобы избежать финансовых потерь, проверьте, что в вашем взаимодействии с самозанятым нет этих признаков трудовых отношений.

  • Терминология ТК в документации. В договоре с подрядчиком можно использовать только гражданско-правовые термины: вместо работодателя лучше писать заказчик, а вместо должности — вид услуг.

Как не надо писать ❌

Как правильно ✅

Работник

Исполнитель

Работа

Оказанные услуги или выполненные работы

Зарплата

Вознаграждение

Премия

Дополнительное вознаграждение

График работы

Период оказания услуг

Выговор

Штраф

Увольнение

Расторжение договора

  • Закрепленный период выплат. Размер и сроки выплаты вознаграждения самозанятому должны зависеть от объема и сроков выполненных работ. Не следует указывать в договоре, что выплаты поступают регулярно, например 10-го и 25-го числа каждого месяца. 

  • Установленный график работы. Этот термин из ТК, поэтому его нельзя использовать в рамках гражданско-правовых отношений с самозанятым. Заказчик вправе контролировать результат, но не процесс работы исполнителя.

  • Обещание социальных гарантий. Заказчики не платят за исполнителя страховые взносы, поэтому не предоставляют отпуска, оплачиваемые больничные и декретные. Соответственно, прописывать эти положения в договоре не стоит. 

  • Самозанятый выполняет трудовые функции. В договоре с исполнителем надо писать не общие трудовые функции, а конкретные работы, которые должен выполнить подрядчик. Поэтому вместо того, чтобы написать, что самозанятый — редактор, который работает над содержанием блога компании, укажите, что он должен написать пять статей в блог заказчика к 10 апреля 2024 года.

О других распространенных ошибках, которые допускают заказчики при сотрудничестве с исполнителями, читайте в статье «8 типичных ошибок в договоре с самозанятым»

Инструкция для заказчика 

Разберем пошагово, что делать заказчику, если госорганы нашли признаки подмены трудовых отношений с самозанятым. 

Шаг 1. Составить приказ о трудовых отношениях и заключить трудовой договор

Первое, что должна сделать компания, — это признать, что отношения с исполнителем носят трудовой характер. Для этого надо составить приказ. В документе следует указать дату, с которой отношения считаются трудовыми.

Если гражданско-правовые отношения с самозанятым переквалифицировали в трудовые, то дата начала трудовых отношений — это дата начала действия гражданско-правового договора (ст. 19.1 ТК, п. 24 постановления Пленума ВС от 29 мая 2018 года № 15).

После переквалификации отношений заказчик становится работодателем. По закону он обязан заключить трудовой договор в течение трех дней после того, как сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей (ст. 67 ТК). Но судебная практика показывает, что трудовым договором может считаться и гражданско-правовой (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 13 сентября 2022 года по делу № 2−2511/2021). То есть самозанятый, который теперь считается сотрудником, имеет право получать оплату, которая предусмотрена гражданско-правовым договором (ГПХ), но при этом обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка работодателя.

Шаг 2. Завести трудовую книжку

Трудовой кодекс возлагает на работодателя ряд обязанностей. Одна из них — ведение трудовой книжки сотрудника.

В трудовой книжке следует отметить дату приема на работу — по факту это будет дата заключения ГПХ. Запись можно сделать текущей датой, основание для этого — приказ о признании отношений трудовыми, который работодатель составил ранее на основании решения суда, ФНС или госинспекции по труду.

Одновременно с ведением трудовой книжки на работодателя ложится обязанность по оплате отпуска, больничных, командировок.

Шаг 3. Подать сведения в СФР

Работодателю не обязательно издавать приказ о приеме на работу, но в Социальный фонд России (СФР) нужно подать сведения об этом. При этом следует ориентироваться на дату заключения ГПХ.

Если дата договора до 1 января 2023 года, то в госорган нужно подать форму СЗВ-ТД. А если сотрудничество началось после 1 января 2023 года, то нужна ЕФС-1. Документы датируют 2023 годом, даже если они относятся к 2022 году. Соответственно, нужно подготовить подраздел 1.1 ЕФС-1.

Шаг 4. Подать уточненную отчетность по налогам и страховым взносам

Работодатель обязан исправить налоговую отчетность и отчетность по страховым взносам за весь период, который сотрудничал с работником. Нужно составить уточненки по всем зарплатным отчетам — РСВ, 6-НДФЛ, 4-ФСС за периоды до 1 января 2023 года и ЕФС-1 за периоды после 1 января 2023 года.

Если переквалификация отношений с самозанятым произошла по решению суда, который доначислил зарплату, ее тоже надо включить в уточненные отчеты по страховым взносам. Доначисленную судом зарплату следует включить в 6-НДФЛ за тот период, в котором ее выплатили.

Надо иметь в виду, что ставший работником самозанятый имеет право получить компенсацию за задержку выплат, если они не были начислены по вине компании и суд это признал (постановление КС от 11 апреля 2023 года № 16-П).

Подавать уточненки не надо в одном случае — если взносы или НДФЛ доначислены в рамках проверки налоговой проверки, а также оформлены актом и решением.

Шаг 5. Доплатить налоги и страховые взносы

Компания обязана доначислить страховые взносы на общую сумму вознаграждения исполнителю и доплатить за него НДФЛ. Уведомлений по этому поводу подавать не нужно, достаточно пополнить единый налоговый счет. Налоговый орган спишет нужную сумму по акту проверки или когда получит уточненную отчетность.

Если компании доначислили НДФЛ после налоговой проверки, то эти деньги нельзя вычитать из вознаграждения, их нужно выплатить из своих средств (п. 10 ст. 226 НК). Дело в том, что у работника дохода не возникает, поэтому ему не нужно платить обязательные взносы (письмо ФНС от 10 января 2020 года № БС-4−11/85). В остальных случаях НДФЛ можно удержать из ближайших выплат работнику.

Еще работодатель должен доначислить страховые взносы на случай травматизма. Их можно выплатить обычной платежкой.

Что делать с налогом на профессиональную деятельность, который платил самозанятый

Как показывает судебная практика, исполнитель не может взыскать уплаченный НПД с компании как убытки (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 17 февраля 2022 года по делу № 88−2235/2022).

При этом излишне уплаченный налог можно зачесть в счет предстоящих платежей по НПД или написать заявление на возврат этих сумм по ст. 79 НК (письмо ФНС от 11 января 2023 года № КЧ-4−8/105).

Шаг 6. Подать кадровые отчеты

После переквалификации отношений нужно подать кадровые отчеты за бывшего подрядчика, а ныне работника. Так, следует составить СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ за периоды до 1 января 2023 года и сведения о стаже и персонифицированные сведения за периоды после 1 января 2023 года.

За информацию, которая была подана с опозданием, могут оштрафовать. Размер штрафа — до 500 ₽ за каждый не сданный вовремя СЗВ-М.

Чтобы избежать штрафа, можно подать ходатайство в СФР. В документе следует описать ситуацию и причину, почему вы предоставляете сведения о работнике с опозданием. Также можно приложить решение суда, ФНС или госинспекции по труду, которая переквалифицировала отношения с самозанятым.

Если бывший самозанятый, а ныне работник находится в статусе пенсионера, то у компании есть риск понести дополнительные финансовые потери. Дело в том, что пока пенсионер официально не работает, СФР перечисляет ему доплату к пенсии. А раз отношения самозанятого пенсионера и заказчика признали трудовыми, то эти доплаты госорган потребует назад. Возмещать их будет не исполнитель, а компания (постановление АС Уральского округа от 9 февраля 2021 года № Ф09−7371/20).

Отчет о стаже нужно подавать только в том случае, если работник:

  • был в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы;

  • имел периоды простоя или отстранения от работы;

  • проходил военную службу, на время которой трудовой договор приостанавливали.

За неподачу персонифицированных сведений максимально возможный штраф — 200 ₽ (ст. 126 НК). Но не факт, что его придется платить, ведь компания сдала отчет, но просто не включила в него конкретного работника, который ранее сотрудничал с организацией как самозанятый.

Судебная практика 

Рассмотрим несколько примеров из практики, когда суд посчитал, что самозанятый осуществляет профессиональную деятельность не в рамках гражданско-правовых, а в рамках трудовых отношений. 

  • SMM-менеджеру удалось доказать наличие трудовых отношений с ИП, которая владеет студией лазерной эпиляции. Стороны устно договорились, что Кравцова будет вести аккаунты студии в соцсетях, но никаких бумаг не подписывали. Через месяц сотрудничества заказчик и исполнитель повздорили по поводу вознаграждения — SMM-менеджер посчитала, что ей недоплатили 13 600 руб. и обратилась в суд, чтобы признать отношения с ИП. Ответчик настаивала, что исполнитель работала как фрилансер. Суды встали на сторону SMM-менеджера: если человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, то трудовой договор считается заключенным, даже если он не оформлен в бумажном виде. В пользу исполнителя взыскали 13 600 руб. зарплаты и 5000 руб. морального вреда. ИП обязали оформить SMM-менеджера как сотрудника и внести в трудовую книжку соответствующую запись, а также выплатить за исполнителя страховые взносы (Определение Седьмого кассационного суда от 2 февраля 2023 года по делу № 8Г-22197/2022).

  • Спортивный клуб сотрудничал с самозанятыми тренерами, которые регулярно по расписанию проводили с клиентами групповые и персональные занятия. Исполнители не несли расходы, все оплачивал спортклуб. При этом тренера самостоятельно уплачивали НПД на полученный от тренировок доход. Налоговая переквалифицировала отношения между спортклубом и тренерами из гражданско-правовых в трудовые. Суд согласился с этим решением (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 ноября 2023 года по делу № А56-122617/2022). 

Как избежать переквалификации отношений с самозанятым

Если отношения с самозанятым переквалифицировали в трудовые, то заказчику придется не только заняться переоформление документов, но и выплатить штрафы:

  • должностным лицам — от 10 000 ₽ до 20 000 ₽;

  • ИП — от 5 000 ₽ до 10 000 ₽;

  • юридическим лицам — от 50 000 ₽ до 100 000 ₽.

Избежать переквалификации, бумажной волокиты и финансовых потерь поможет платформа Консоль.Про. У нас есть бесплатный сервис «Трудоголик», который проверит наличие трудовых терминов в договоре с самозанятым.

Также можно воспользоваться комплексной услугой «Анализ рисков» от юристов Консоль.Про. Эксперты проанализируют документацию, подготовят правовое заключение о существующих рисках и дадут рекомендации по их минимизации.

Попробуйте бесплатно!
Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Запросить демо

Популярное по теме за месяц

Гайды, кейсы и обсуждения в наших соцсетях
Новости Нюансы работы с самозанятыми Примеры и кейсы Рекомендации юристов Объяснения законов
Подписаться на дайджест Подписаться
Другие статьи по теме