Как рассчитать отпускные сотруднику в 2026: формула, пример

Краткая выжимка:

1. Формула: Средний дневной заработок × Количество дней отпуска.

2. Расчетный период: 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

3. Показатель 29,3: Среднемесячное число календарных дней (для полностью отработанных месяцев).

4. Срок выплаты: Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Как рассчитываются отпускные в 2026 году: базовая формула

Отпускные рассчитываются как средний дневной заработок, умноженный на календарные дни отпуска. Вот, собственно, и вся формула отпускных:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Чтобы получить средний заработок для расчета отпускных, используют следующую формулу:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (12 × 29,3)

Эта формула работает, когда расчетный период отработан полностью. Если нет — знаменатель будет другим: с учетом фактически отработанных месяцев и дней. Об этом подробнее ниже.

Вопрос «как рассчитываются отпускные» всегда распадается на четыре шага:

1. Определить расчетный период.

2. Собрать выплаты, которые входят в средний заработок.

3. Исключить дни и суммы, которые по правилам не участвуют в расчете.

4. Умножить средний дневной заработок на дни отпуска.

Отдельно стоит не путать два понятия:

• расчет отпуска — определение суммы отпускных;

• оплата отпуска — фактическое перечисление денег работнику.

Основа правил — ст. 139 ТК РФ и постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Текстовая логика расчета (схема):

1. Взять 12 месяцев до месяца отпуска.

2. Определить выплаты, которые входят в расчет.

3. Убрать исключаемые периоды.

4. Рассчитать средний дневной заработок.

5. Умножить его на количество дней отпуска — получить итоговую сумму отпускных.

Блок-схема: расчетный период → учитываемые выплаты → исключаемые дни → средний дневной заработок → сумма отпускных. Alt: «как рассчитать отпускные в 2026 году».

Что означает показатель 29,3 в формуле

Показатель 29,3 — среднемесячное число календарных дней, установленное ст. 139 ТК РФ. Он нужен для расчета среднего заработка и используется в формуле отпускных как делитель.

Это не условная бухгалтерская поправка и не внутренний коэффициент компании, а нормативный показатель из порядка расчета средней зарплаты. Почему не 30 и не 31? Законодатель использует усредненное значение календарных дней в месяце — для единообразия расчета.

Если расчетный период отработан полностью, считают так:

Средний дневной заработок = Сумма начислений за 12 месяцев / 12 / 29,3

Однако 29,3 применяется не всегда одинаково. Были больничные, отпуска без сохранения зарплаты, декретные периоды или другие исключаемые дни? Тогда формула меняется. Вместо 12 × 29,3 используют специально рассчитанное количество календарных дней в периоде. Как именно — разберем в разделе про неполный расчетный период.

За какой период рассчитываются отпускные

Расчет среднего заработка для отпускных ведут за 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Это и есть расчетный период.

Например, отпуск начинается в июле 2026 года — расчетный период с 01.07.2025 по 30.06.2026.

Такой подход следует из ст. 139 ТК РФ и п. 4 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Здесь важный нюанс, на котором часто спотыкаются. Речь идет не о рабочем годе, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, а именно о расчетном периоде для среднего заработка. Это разные вещи:

Поэтому на вопрос «за какой период рассчитываются отпускные» правильный ответ: не за весь стаж в компании и не за текущий год, а за последние 12 календарных месяцев перед отпуском. Именно так рассчитывается ежегодный оплачиваемый отпуск с точки зрения суммы.

Какие дни исключаются из расчетного периода

Из расчетного периода исключают дни, когда за сотрудником сохранялся средний заработок или когда он не работал по уважительным основаниям. Суммы, начисленные за эти периоды, тоже убирают из расчета.

Обычно исключают:

• дни временной нетрудоспособности;

• дни отпуска по беременности и родам;

• дни отпуска по уходу за ребенком;

• время командировки, если за этот период сохранялся средний заработок;

• дни ежегодного оплачиваемого отпуска;

• отпуск без сохранения зарплаты;

• периоды простоя или освобождения от работы в предусмотренных случаях.

Это следует из п. 5 постановления № 922.

Если такие дни не исключить, расчет среднего заработка будет искажен. Чаще всего сумма отпускных в этом случае оказывается заниженной — реже завышенной, но оба варианта чреваты претензиями.

Если сотрудник отработал период не полностью

Когда расчетный период отработан не полностью, формула расчета отпускных меняется. Нужно определить не условные 12 × 29,3, а фактическое количество календарных дней, участвующих в расчете.

Логика такая:

• за полностью отработанный месяц берут 29,3;

• за не полностью отработанный месяц считают календарные дни пропорционально отработанному времени по правилам постановления № 922.

Упрощенно:

Количество дней за неполный месяц = 29,3 / количество календарных дней месяца × количество учитываемых дней

Затем:

Средний дневной заработок = Учитываемые выплаты / Общее количество дней в расчетном периоде

И уже после этого:

Отпускные = Средний дневной заработок × дни отпуска

Именно здесь чаще всего ломается ручной расчет. Ошибки обычно возникают на этапе сверки исходных дней, а не в самом умножении. По нашему опыту, очистка базы от исключаемых дней до начала расчета помогает устранить до 90% математических ошибок. Например, в кейсе «Додо Пицца» автоматизация сверки исходных данных позволила сократить время на расчетные операции до 5–10 минут. Тот же принцип применим к отпускным: чем сложнее расчетная база, тем важнее сначала вычистить исходные данные, а уже потом считать итог.

Какие выплаты входят в расчет среднего заработка

В расчет среднего заработка для отпускных входят выплаты, которые относятся к системе оплаты труда. Не все начисления сотруднику участвуют в расчете — и вот тут начинаются нюансы.

Обычно включают:

• оклад;

• доплаты и надбавки;

• премии, если они предусмотрены системой оплаты труда;

• выплаты за совмещение, работу в особых условиях, квалификацию;

• иные регулярные трудовые выплаты.

Обычно не включают:

• больничные;

• отпускные;

• материальную помощь;

• компенсацию питания, проезда, связи, если это не часть системы оплаты труда;

• социальные выплаты, не связанные с оплатой труда;

• разовые выплаты вне системы оплаты труда.

Подход установлен п. 2 и 3 постановления № 922.

Чтобы отпускные начислялись правильно, нужно проверить не только состав выплат, но и их экономическую природу. Один и тот же платеж в разных локальных документах может трактоваться по-разному. Скажем, ежемесячная «премия за лояльность» в одной компании — часть системы оплаты труда, в другой — социальная выплата. Формально одно и то же, а для расчета отпускных — принципиально разные вещи.

Для быстрой сверки удобно использовать таблицу:

Как учитывать премии при расчете отпускных

Премии — один из самых сложных участков при расчете отпускных. Именно из-за неправильного учета премий чаще всего приходят замечания от трудовой инспекции. Порядок установлен п. 15 постановления № 922.

Ежемесячные премии

Ежемесячные премии, начисленные в расчетном периоде, включаются в расчет, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Допустим, за один месяц выплачены две премии за выполнение плана продаж — учитывается только одна.

Квартальные и полугодовые премии

Премии за период, превышающий один месяц, но не превышающий расчетный период (квартальные, полугодовые), учитываются фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной за каждый показатель.

Годовая премия

Вознаграждение по итогам работы за год, предшествующий году отпуска, включается в расчет независимо от даты начисления. Это значит: если сотрудник уходит в отпуск в марте 2026 года, а годовая премия за 2025 год начислена в апреле 2026-го — ее все равно нужно учесть и пересчитать отпускные.

Момент неочевидный. Многие бухгалтеры пропускают годовую премию, если она начислена после начала отпуска, — и это ошибка.

Пример с годовой премией

Сотрудник уходит в отпуск на 28 дней в мае 2026 года. Заработок за расчетный период (май 2025 — апрель 2026) составил 840 000 ₽. Годовая премия за 2025 год — 120 000 ₽. Период отработан полностью.

Средний дневной заработок:

(840 000 + 120 000) / 12 / 29,3 = 2 730,38 ₽

Отпускные: 2 730,38 × 28 = 76 450,64 ₽

Если бы премию не учли, сумма отпускных была бы на 9 556,31 ₽ меньше (без пересчета: 840 000 / 12 / 29,3 × 28 = 66 894,33 ₽). Разница ощутима — и для сотрудника, и для проверяющих.

Как повышение зарплаты влияет на отпускные

Повышение зарплаты влияет на отпускные, но не всегда одинаково. Все зависит от того, когда именно повысили оклад: в расчетном периоде, после него или уже во время отпуска.

Если повышение произошло в расчетном периоде — выплаты за прошлые месяцы индексируются. Если после расчетного периода, но до отпуска — корректируют средний заработок. Если уже во время отпуска — пересчитывают часть отпускных за дни после повышения. Такой порядок следует из п. 16 постановления № 922.

Проще всего запомнить по таблице:

На практике именно стык «старых» и «новых» окладов создает больше всего путаницы. Особенно при большом количестве расчетов. Как показывает кейс «Юнитворк», автоматизация сверки периодов и коэффициентов сокращает рутину до 10 минут и гарантирует точность начислений.

В правовом плане ориентируйтесь на ст. 139 ТК РФ и постановление № 922. Именно они регулируют расчет среднего заработка и корректировку при повышении оплаты труда.

Как рассчитать отпускные сотруднику пошагово

Чтобы правильно рассчитать отпускные, нужно пройти два шага: определить расчетный период и заработок, а затем вычислить средний дневной заработок и итоговую сумму.

Шаг 1. Определить расчетный период и заработок

Сначала определите расчетный период. Обычно это 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

Затем:

1. Соберите все выплаты, которые входят в расчет среднего заработка (включая премии по правилам п. 15 постановления № 922).

2. Исключите суммы за периоды, которые не участвуют в расчете.

3. Проверьте, были ли повышения зарплаты.

4. Определите, полностью ли отработан расчетный период.

На этом этапе бухгалтеру важнее аккуратность, чем скорость. Сначала — структурировать исходные данные, потом — начислять. Торопиться здесь дорого в буквальном смысле.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок и отпускные

Дальше используйте одну из двух моделей.

Если период отработан полностью:

Средний дневной заработок = Заработок за 12 месяцев / 12 / 29,3

Если период отработан не полностью:

Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / Количество учитываемых календарных дней

После этого:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Это и есть формула, которую используют на практике. Посчитать отпускные по ней можно за пару минут — если исходные данные уже проверены.

Чек-лист проверки расчета:

• Проверить расчетный период (12 месяцев до месяца отпуска).

• Проверить выплаты, входящие в расчет (включая премии).

• Исключить неучитываемые дни и суммы.

• Проверить количество дней отпуска.

• Пересчитать средний дневной заработок.

• Сверить итоговую сумму отпускных.

Пример расчета отпускных: полностью отработанный период

Если сотрудник полностью отработал 12 месяцев, расчет самый простой. Используют классическую формулу с 29,3.

Предположим:

• заработок за расчетный период — 960 000 ₽;

• отпуск — 28 календарных дней;

• все месяцы отработаны полностью.

Считаем средний дневной заработок:

960 000 ₽ / 12 / 29,3 = 2 730,38 ₽

Теперь считаем итоговую сумму:

2 730,38 ₽ × 28 = 76 450,64 ₽

Итого: отпускные за 28 календарных дней составят 76 450,64 ₽ до удержания НДФЛ.

Как посчитать отпускные за 28 дней отпуска

Минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней по ст. 115 ТК РФ. Поэтому запрос «как посчитать отпускные за 28 дней» — самый частый.

Алгоритм:

1. Взять выплаты за расчетный период.

2. Рассчитать средний дневной заработок.

3. Умножить его на 28.

Для наглядности:

Вот так считают отпускные в самом простом случае. Но на практике «чистый» расчетный период — скорее исключение.

Пример расчета: неполный расчетный период и исключаемые дни

Если в расчетном периоде были больничные, отпуска или другие исключаемые дни, формула усложняется. Здесь важно правильно определить число учитываемых календарных дней — именно от этого зависит итоговая сумма отпускных.

Пример.

Сотрудник идет в отпуск на 14 календарных дней в августе 2026 года. За расчетный период ему начислено 720 000 ₽ (за вычетом сумм за исключаемые периоды). В одном из месяцев он был на больничном 10 календарных дней.

Предположим, что месяц с больничным — 31 день.

Количество дней за этот неполный месяц:

29,3 / 31 × 21 = 19,85

Если остальные 11 месяцев отработаны полностью:

11 × 29,3 = 322,3

Общее количество дней:

322,3 + 19,85 = 342,15

Средний дневной заработок:

720 000 ₽ / 342,15 = 2 104,34 ₽

Отпускные:

2 104,34 ₽ × 14 = 29 460,76 ₽

Итого отпускные: 29 460,76 ₽ до удержания НДФЛ.

Именно так высчитываются отпускные, если период был неполным. Обратите внимание: разница с «идеальным» расчетом может составлять тысячи рублей — и в ту, и в другую сторону.

Где чаще всего ошибаются в сложном расчете

Чаще всего ошибки возникают в трех точках: неверно определяют исключаемые дни, ошибочно включают лишние выплаты и неправильно считают дни в неполном месяце.

Больше всего проблем создают не формулы, а «почти правильные» исходники. Например, в строительной компании «Пять Ноль» после выстраивания единой логики работы с документами и выплатами время закрытия расчетного периода сократилось с двух недель до двух дней, а собираемость документов достигла 100%. Для отпускных вывод прямой: чем сложнее период, тем важнее контроль исходных данных до расчета.

Еще один частый источник ошибок — мифы, которые кочуют из года в год:

• «Достаточно умножить оклад на дни отпуска» — нет, нужен средний заработок за расчетный период;

• «29,3 применяется всегда одинаково» — нет, при неполном периоде считают иначе;

• «Неполный месяц не влияет на отпускные» — влияет напрямую, иногда существенно.

Если вы сомневаетесь в расчете — пересчитайте вручную. Калькулятор покажет формально точный результат, но только при корректных вводных.

Когда начисляются и выплачиваются отпускные

Отпускные начисляются до начала отпуска, а выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до его начала. Это прямое правило ст. 136 ТК РФ.

Если отпуск начинается в понедельник, безопаснее не откладывать выплату на последний момент. На практике срок считают по календарю с учетом позиции судов и инспекций, а спорные ситуации лучше закрывать с запасом — перечислить деньги на день-два раньше.

Важно различать:

• начисление — бухгалтерский расчет суммы отпускных;

• выплата — фактическое перечисление денег сотруднику.

Деньги сотрудник должен получить заранее, а не после выхода в отпуск. Нарушение этого срока — основание для штрафа и компенсации, даже если сумма начислена верно.

Как рассчитать дни отпуска перед расчетом отпускных

До расчета суммы нужно определить, сколько именно дней отпуска оплачивать. Без этого рассчитать отпускные невозможно.

Базовое правило: за каждый рабочий год сотруднику полагается не менее 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ). Это минимум, установленный законом, а не рекомендация. Конкретное число дней для расчета зависит от того, сколько отпуска сотрудник уже использовал и за какой период берет оставшиеся дни.

Базовый подход к расчету дней ежегодного отпуска

Если сотрудник отработал полный рабочий год — берут 28 календарных дней. Если рабочий год отработан не полностью — дни рассчитывают пропорционально.

Упрощенная логика:

28 / 12 × количество полностью отработанных месяцев

Часто для кадровых целей используют правило округления месяцев по внутренним нормам и сложившейся практике. Конкретный порядок лучше сверять с кадровыми документами компании и разъяснениями по теме.

Кстати, распространенная ошибка — путать дни отпуска и расчетный период для отпускных. Это не одно и то же. Сначала кадрово определяют, сколько дней положено, потом бухгалтерски считают, сколько эти дни стоят. Именно так рассчитывается ежегодный отпуск: сначала право, потом деньги.

Штрафы за ошибки в расчете и задержку выплаты отпускных

Ошибки в расчете отпускных — не просто неудобство. За них предусмотрена конкретная ответственность, причем и финансовая, и административная.

Компенсация за задержку выплаты

Согласно ст. 236 ТК РФ, при задержке выплаты отпускных работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию. Ее размер — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день просрочки. Компенсация начисляется со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Казалось бы, суммы небольшие. Но при задержке на 10–15 дней и нескольких сотрудниках набегает ощутимо.

Административные штрафы

За нарушение сроков выплаты отпускных (ст. 5.27 КоАП РФ):

Ошибки в расчете суммы

Если отпускные посчитаны неправильно (занижены), трудовая инспекция может обязать работодателя доплатить разницу и начислить компенсацию по ст. 236 ТК РФ. Кроме того, систематические ошибки в расчете среднего заработка могут стать поводом для внеплановой проверки.

Вывод простой: дешевле один раз правильно рассчитать, чем потом объясняться с инспекцией.

Практика компании: как проверяем расчет отпускных перед выплатой

Проверка расчета отпускных перед выплатой строится по принципу «сначала база, потом сумма». Если пропустить этот этап, ошибку часто замечают уже после перечисления денег — а это пересчет, объяснительные и нервы.

По нашему опыту, удобнее проверять расчет по пяти контрольным точкам:

1. Верно ли выбран расчетный период.

2. Правильно ли выделены учитываемые выплаты (включая премии).

3. Исключены ли неучитываемые дни и суммы.

4. Корректно ли определено количество дней отпуска.

5. Совпадает ли ручной расчет с результатом калькулятора.

Именно двухконтурный контроль — вручную плюс через шаблон или калькулятор — лучше всего снимает вопросы. Один контур ловит ошибки другого.

Например, в кейсах «Юнитворк» и «Writer’s Way» ключевой результат дал не «волшебный инструмент», а порядок в исходных данных и контрольных точках проверки. Для отпускных это работает так же: сначала структурировать данные, потом считать.

Практически это можно оформить в короткую таблицу:

Вопросы про расчет отпускных в 2026 году

Если нужен быстрый рабочий шаблон, используйте такой порядок:

1. Определите количество дней отпуска.

2. Возьмите 12 месяцев до месяца отпуска.

3. Соберите только те выплаты, которые входят в средний заработок (включая премии).

4. Исключите неучитываемые дни.

5. Посчитайте средний дневной заработок.

6. Умножьте его на дни отпуска.

7. Проверьте результат калькулятором и вручную.

Остались вопросы по расчету отпускных или хотите разобрать конкретный случай? Напишите в комментариях — разберем вместе.

Бесплатная проверка самозанятых по ИНН

Если он включен в реестр самозанятых, то платит налоги самостоятельно и вам не нужно удерживать НДФЛ и платить за него страховые взносы.

Проверить