Среди исполнителей Writer’s Way есть как самозанятые, так и ИП. Свои услуги они предоставляют онлайн по всей России. Раньше компания вручную подготавливала договоры, акты и технические задания (ТЗ). После — проводила выплаты через банк по каждому исполнителю. А самое сложное было собрать с исполнителей подписанные документы и чеки. На это могло уходить не меньше недели.
В статье читайте, как Консоль.Про удалось оптимизировать документооборот в компании и настроить выплаты.
О клиенте
Writer’s Way — премиальное литературное агентство, которое с нуля создает и продвигает книги для предпринимателей и экспертов с твердым доходом, нишей и продуктом. Чтобы подготовить книгу по запросам и задачам клиента, в компании создается проект и собирается экспертная команда исполнителей. В одном проекте могут участвовать более 20 исполнителей, среди которых: копирайтеры, редакторы, корректоры, верстальщики, маркетологи, журналисты и многие другие.
Всего в копилке у компании несколько сотен уникальных авторских проектов, которые можно увидеть на маркетплейсах и цифровых сервисах электронных и аудиокниг. Также готовые книги компания презентует на бизнес-форумах, конференциях, персональных мероприятиях автора
Проблема. Сложно получить от исполнителей чеки и закрывающие документы
Деятельность компании проектная. По каждому проекту менеджеры Writer’s Way готовили договоры, акты, ТЗ и отправляли их исполнителям по электронной почте.
На разных этапах проекта могут подключиться новые исполнители. На них также параллельно готовили экземпляры документов и направляли по почте.
Такая работа требовала от менеджеров максимальной концентрации. Нужно было сначала собрать, а после проверить, чтобы в документах были верно внесены все сведения об исполнителях.
Исполнители могли забывать присылать на почту подписанные документы. А если направляли вовремя, зачастую пропускали и не подписывали часть страниц. Из-за этого менеджерам компании приходилось неоднократно списываться с исполнителями, чтобы они корректно заполнили все документы и повторно направили их по почте. Это все затягивалось на несколько дней минимум.
В конце каждого проекта Writer’s Way вручную проводила выплаты вознаграждений по исполнителям через расчетный счет. А после также напоминали им прислать чеки.
Решение. Наладить документооборот и выплаты с помощью Консоль.Про
Теперь договоры, акты, чеки и другие документы компания проводит через платформу, а исполнители подписывают их онлайн в один клик. Чеки самозанятых также автоматически формируются на платформе после выплат.
Что для этого сделали
Перешли на ЭДО
Теперь документы Writer’s Way хранятся не в папках на компьютере, а на платформе. В компании уже были типовые шаблоны договоров, актов и ТЗ. Готовые документы специалисты Консоль.Про проанализировали на предмет налоговых рисков и загрузили на платформу.
Чтобы подписать договор с исполнителем, Writer’s Way больше не нужно пересылать его вне платформы. Менеджер агентства формирует ссылку на онбординг и отправляет ее исполнителю по СМС. Исполнитель переходит по ссылке, проходит регистрацию и подписывает договор простой электронной подписью. Это четырехзначным кодом из СМС. На все уходит 7 — 10 минут.
С помощью ПЭП исполнители также могут подписывать с агентством другие документы. Например, акты, задания, дополнительные соглашения.
Настроили выдачу заданий
Юристы компании самостоятельно составили формулировки заданий для исполнителей. А специалисты Консоль.Про помогли агентству проработать их, чтобы избежать рисков переквалификации правоотношений. В описаниях заданий учитывалась специализация исполнителей и содержания проектов.
Готовые ТЗ специалисты платформы загрузили в реестр. Достаточно выбрать нужную формулировку из реестра и вставить ее в задание конкретному исполнителю. Там исполнитель сможет ознакомиться с ним и либо принять, либо отказаться. О любом решении исполнителя компания тут же получит уведомление.
Автоматизировали выплаты и сбор чеков
С помощью Консоль.Про компания теперь выплачивает вознаграждение исполнителям за пару минут. Для этого исполнители и заказчик подписывают на платформе акт об оказании услуг. Готовый акт автоматически формируется на платформе и доступен в любое время во вкладке с другими актами. На основании подписанного документа платформа автоматически переводит исполнителю вознаграждение.
Чтобы получить чек от исполнителей, Writer’s Way больше не нужно по несколько раз напоминать прислать его. Консоль.Про формирует его на платформе сразу же после выплат.
Результаты
7-10 минут | 100% | 100% |
|---|---|---|
уходит на регистрацию и подписание документов | первичных документов получает компания | чеков собирает компания с исполнителей |
Популярное по теме за месяц
Global Support: +50 самозанятых каждый месяц
Рыбная мануфактура №1: автоматизировали рабочие процессы с курьерами
