Среди исполнителей Writer’s Way есть как самозанятые, так и ИП. Свои услуги они предоставляют онлайн по всей России. Раньше команда вручную подготавливала договоры, акты и технические задания (ТЗ). После этого проводила выплаты через банк по каждому исполнителю. Самое сложное было — собрать с исполнителей подписанные документы и чеки. На это могло уходить не меньше недели.
Рассказали, как с помощью Консоль.Про агентству удалось оптимизировать документооборот и настроить выплаты.
О клиенте
Writer’s Way — премиальное агентство, которое с нуля создает и продвигает книги для предпринимателей и экспертов с твердым доходом, нишей и продуктом. Чтобы подготовить книгу по запросам и задачам клиента, в агентстве создается проект и собирается экспертная команда исполнителей. В одном проекте могут участвовать более 20 исполнителей: копирайтеры, редакторы, корректоры, верстальщики, маркетологи, журналисты и многие другие.
Всего в копилке у агентства несколько сотен уникальных авторских проектов, которые можно увидеть на маркетплейсах и цифровых сервисах электронных и аудиокниг. Готовые книги презентуют на бизнес-форумах, конференциях, персональных мероприятиях автора.
Проблема. Сложно получить от исполнителей чеки и закрывающие документы
Деятельность агентства проектная. По каждому проекту менеджеры Writer’s Way готовили договоры, акты, ТЗ. Документы в бумажном виде направляли по почте. Это значительно затягивало процесс оформления сотрудничества. Письма могли задержаться при транспортировке, исполнители не забирали документы в пункте выдачи или не отправляли обратно.
На разных этапах проекта агентству могли потребоваться новые исполнители. Раньше на них нужно было вручную делать экземпляры документов, отправлять по почте и снова ждать.
Исполнители могли направить документы вовремя, но пропустить и не подписать часть страниц. Из-за этого менеджерам агентства приходилось повторно писать и просить, чтобы они корректно все заполнили, а потом снова направили по почте. Процесс затягивался еще на несколько дней в лучшем случае.
После того как внештатники оказали свои услуги, Writer’s Way вручную проводили выплаты вознаграждений и подписывали акт-приемки оказанных услуг. А также постоянно напоминали самозанятым про чеки.
Решение. Наладить документооборот и выплаты с помощью Консоль.Про
Теперь договоры, акты, чеки и другие документы агентство проводит через платформу, а исполнители подписывают их онлайн в один клик. Чеки самозанятых также автоматически формируются на платформе после выплат.
Что для этого сделали
Перешли на ЭДО
В агентстве уже были типовые шаблоны договоров, актов и ТЗ. Готовые документы специалисты Консоль.Про проанализировали на предмет налоговых рисков и загрузили на платформу.
Чтобы подписать договор с исполнителем, Writer’s Way больше не нужно пересылать его вне платформы. Менеджер агентства формирует ссылку на онбординг и отправляет ее исполнителю по СМС. Исполнитель переходит по ссылке, проходит регистрацию и подписывает договор простой электронной подписью — четырехзначным кодом из СМС. На все уходит 7 — 10 минут.
С помощью ПЭП исполнители также могут подписывать с агентством другие документы. Например, акты, задания, дополнительные соглашения.
Настроили выдачу заданий
Юристы агентства самостоятельно составили формулировки заданий для исполнителей. А специалисты Консоль.Про помогли агентству проработать их, чтобы избежать рисков переквалификации правоотношений. В описаниях заданий учитывалась специализация исполнителей и содержания проектов.
Готовые ТЗ специалисты платформы загрузили в реестр. Достаточно выбрать нужную формулировку из реестра и вставить ее в задание конкретному исполнителю. Там исполнитель сможет ознакомиться с ним и либо принять, либо отказаться. О любом решении исполнителя агентство тут же получит уведомление.
Автоматизировали выплаты и сбор чеков
С помощью Консоль.Про агенство теперь выплачивает вознаграждение исполнителям за пару минут. Для этого исполнители и заказчик подписывают на платформе акт об оказании услуг. Готовый акт автоматически формируется на платформе и доступен в любое время во вкладке с другими актами. На основании подписанного документа платформа автоматически переводит исполнителю вознаграждение.
Чтобы получить чек от исполнителей, Writer’s Way больше не нужно по несколько раз напоминать прислать его. Консоль.Про формирует его на платформе сразу же после выплат.
Результаты
7-10 минут | 100% | 100% |
|---|---|---|
уходит на регистрацию и подписание документов | первичных документов получает компания | чеков собирает компания с исполнителей |
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
10 ответов юриста о сотрудничестве самозанятых и юридических лиц
