Клиент
Shkulev Media Holding — медиахолдинг, который занимается изданием журналов и сайтов, ведет новостные и развлекательные медиа. У компаний холдинга есть сеть новостных порталов о жизни в разных городах России, глянцевые издания и тематические проекты.Компании холдинга работают в 49 регионах России, а сайты Shkulev Media Holding посещают около 121 миллиона пользователей.
Проблема: исполнители с разными сценариями и сложными документами
У Shkulev Media Holding много внештатных исполнителей: журналисты готовят новости, авторы пишут статьи и сценарии, фотографы делают снимки и репортажи. Внештатные исполнители могут быть самозанятыми или же сотрудничать с Shkulev Media Holding как ИП или физические лица по договору ГПХ.
С исполнителями важно правильно оформить договорные отношения и отразить в документах услуги, которые они оказывают. Это помогает отстоять интересы компании в суде, если исполнитель не выполнил свои задачи или нарушил условия договора или сроки. А еще правильно оформленные документы нужны для налоговой — так ниже риски штрафов и проверок.
В Shkulev Media Holding с исполнителями заключаются два типа договоров: авторского заказа и оказания услуг.
Договор авторского заказа | Договор оказания услуг | |
|---|---|---|
С кем заключается | Заключается с авторами, журналистами, репортерами — всеми исполнителями, кто делает что-то творческое. | Заключается с обычными исполнителями: они не создают произведения, но могут помогать авторам или организовывать творческие процессы. |
Почему такой | По договору Shkulev Media Holding получает исключительные права на творческое произведение — это позволяет компании опубликовать статью в журнале или выложить снятый репортаж на сайт. | Нужен, когда исполнитель оказывает услуги в определенном сторонами объеме. Такой договор, например, заключается с корректором для вычитки готовых текстов. |
Дополнительные документы | Творческое задание и акт. | Акт. |
Творческое задание и акт — нестандартные документы, в них нужно дополнительно зафиксировать все условия для исполнителя:
Творческое задание — приложение к договору авторского заказа с исполнителем. В нем подробно описывается стоимость и объем работ исполнителя: названия статей, новостных рубрик, дата и место съемки, а также прочие обязательные требования к произведению в части объема статей, дизайна, прочего оформления.
Акт приема-передачи — по нему Shkulev Media Holding принимают у исполнителя работу и получают права на его произведение, поэтому в акте нужно предусмотреть пункт о передаче прав и написать, что именно сделал исполнитель и за какой период.
Решение: перевести документы в электронный вид и шаблонизировать их
Чтобы автоматизировать оформление всех исполнителей и снизить риск ошибок в документах, Консоль.Про помогла Shkulev Media Holding перейти на электронный документооборот. Теперь все документы формируются на платформе: можно выбрать, в каком статусе исполнитель сотрудничает с компанией — как самозанятый или ИП, и заключается с ним договор авторского заказа или оказания услуг.
Подписывать документы вручную и отправлять их почтой тоже не нужно — они подписываются электронной подписью через Консоль.Про и компанией, и исполнителем. С помощью фильтров видно, кто из исполнителей еще не подписал все нужные документы. Такому исполнителю не придет оплата — так решилась проблема с закрывающими документами.
Что для этого сделали
Мы разработали формы документов — договора, акта и творческого задания — для всех сценариев работы с исполнителями.
У «Консоли» есть шаблонизатор — инструмент, который помогает сделать шаблоны нужных документов индивидуально под каждый кейс. Мы помогли Shkulev Media Holding сделать шаблоны для всех трех типов документов — теперь достаточно выбрать статус исполнителя и нужные пункты, и Консоль.Про сформирует готовый документ по параметрам и отправит его исполнителю на подпись.
Например, чтобы подключить нового автора, нужно прислать ему приглашение в Консоль.Про, подождать, пока он пройдет регистрацию и загрузит все документы. Потом через конструктор выбрать подходящие для него критерии — исполнитель, вид договора, задачи. Там же можно выбрать самые частые формулировки документа — нужно только начать вбивать первые слова предложения, и Консоль.Про предложит подходящее продолжение. Так можно не создавать десятки шаблонов документов, а менять только нужные пункты или слова.
Shkulev Media Holding нужно было, чтобы все документы обязательно подписывались исполнителем, поэтому все документы можно подписать с помощью Консоль.Про, и на них появится соответствующий идентификатор.
Чтобы удобнее было работать с большим количеством исполнителей и проводить им оплаты, мы сделали фильтры: можно посмотреть, кто уже подписал документы и готов получить оплату, а по кому из исполнителей еще нет закрывающих документов.
«Консоль.Про простая в использовании, ее легко понять и индивидуально настроить по конкретным параметрам. В нашем случае, чтобы автоматизировать все процессы и облегчить работу с нестандартными документами, мы много работали совместно с командой Консоль.Про и доводили всё до совершенства. Сейчас все документы делаются легко и без ошибок.
Еще важно, чтобы исполнителям тоже было комфортно работать с платформой и не возникало никаких сложностей. У других сервисов автоматизации с этим проблемы, а у Консоль.Про всё понятно, и наши исполнители легко ориентируются на платформе».
Результаты
Ниже риски | Ноль | 100% |
|---|---|---|
Штрафов от ФНС и переквалификации отношений | Ошибок в закрывающих документах и договорах | Закрывающих документов собирает компания |
Популярное по теме за месяц
Андрей Левкин из BI.ZONE: освободил бухгалтерию от ручных выплат багхантерам
Как разработать положение о коммерческой тайне: инструкция и шаблон
В каком возрасте можно стать самозанятым
