Менеджер iXBT.com больше половины рабочего времени тратил на документооборот с самозанятыми авторами. Когда авторов стало больше десяти, компания решила автоматизировать все процессы. Но iXBT.com не сразу обратились в Консоль.Про. Сначала выбор пал на другую платформу.
«Другая платформа пообещала быстро автоматизировать все процессы. Увы, за два месяца этого так и не произошло. Платформа не смогла полностью освободить нашего менеджера от документооборота — ему по-прежнему приходилось вручную вносить информацию об объеме и стоимости услуг в акты. И так по каждому автору».
Все проблемы решились, когда компания обратилась в Консоль.Про. Мы помогли iXBT.com автоматизировать весь процесс взаимодействия с самозанятыми — от приглашения на платформу, формирования договоров и актов до выплат и получения чеков. В статье рассказываем, как это удалось сделать.
iXBT.com — крупнейшее онлайн-издание в России об IT и гаджетах. Ежедневно его читают 1,5 миллиона человек. На сайте есть раздел iXBT Live, куда пишут не профессиональные авторы, а обычные пользователи. Как только материал проходит модерацию, его публикуют. На всех публикациях размещаются рекламные баннеры «Яндекса». За каждый клик по баннеру компания получает деньги от рекламы.
Компания сразу решила делиться частью прибыли от рекламы с авторами. Но чтобы наладить все процессы, сократить расходы на выплаты и перейти на электронный документооборот, понадобилось время.
Три проблемы клиента и одно решение
Зарубежный сервис расчетов с фрилансерами: высокие комиссии, невозможно проводить платежи после февраля 2022 года
iXBT.com начал поощрять авторов еще задолго до 2019 года, когда появился специальный налоговый режим для самозанятых. До 2022 года компания выплачивала вознаграждение авторам через зарубежный сервис расчетов с фрилансерами.
«С сервисом было удобно работать — весь процесс был автоматизирован. Но компания теряла в деньгах: iXBT.com приходилось платить комиссию сервису и НДФЛ за исполнителей-физлиц. Чтобы выплатить автору 10 000 ₽, мы тратили 3 000 ₽ на комиссию и налоги».
С марта 2022 года зарубежный сервис ограничил возможность проведения платежей для фрилансеров из России. Пришлось искать другие варианты.
Документооборот и выплаты самозанятым вручную: долгий и дорогой процесс обмена бумажными документами с авторами, неудобно проводить выплаты
В 2022 году специальный налоговый режим уже действовал. После ухода зарубежного сервиса по работе с фрилансерами из России компания решила организовать сотрудничество с самозанятыми авторами вручную.
На тот момент компания выплачивала вознаграждения не больше пяти авторам. Казалось, проблем с ручным подписанием документов и выплатами возникнуть не должно. Но не тут-то было: половина рабочего времени менеджера уходила именно на документооборот.
Весь процесс был устроен так:
Автор писал контент, подключался к программе поощрения на iXBT.com и через какое-то время решал вывести деньги. За выплатой обращался к менеджеру компании.
Менеджер собирал у автора все данные и составлял специальный документ, договор-счет-акт, и отправлял его по электронной почте автору для подписания.
Автор распечатывал и подписывал договор-счет-акт, делал скан и отправлял его по электронной почте менеджеру.
Компания вручную проводила оплату по договору-счету-акту. Бухгалтер составлял платежные поручения и отдавал на оплату в банк.
Компания просила автора скинуть чек. Большинство авторов не отправляли чеки сразу, приходилось много раз им напоминать.
Раз в квартал менеджер просил автора отправить подписанный договор-счет-акт в бумажном экземпляре по почте. Об этом снова приходилось напоминать авторам.
«Со всеми нужно было вручную заключать договоры, просить сформировать и скинуть чеки и отправить документы по почте. Приходилось проверять заполнение документов, создавать платежные поручения на оплату. Все это отнимало очень много времени».
Когда самозанятых авторов стало больше десяти, все поняли: нужна платформа, которая сможет автоматизировать и ускорить документооборот и выплаты авторам.
Другая платформа для автоматизации сотрудничества с самозанятыми: не получилось настроить ЭДО, не смогли интегрировать iXBT и платформу с помощью API
Компания не сразу пришла в Консоль.Про — сначала выбрали самый бюджетный вариант на рынке. Другая платформа пообещала быстро настроить интеграцию по API, чтобы не приходилось формировать каждый акт об оказанных услугах вручную.
Выполнить обещание не получилось. Спустя два месяца после подписания договора платформа сообщила, что не готова разрабатывать индивидуальное решение под заказчика. Компания продолжила поиски.
Решение: перейти на Консоль.Про
Руководство компании выбрало Консоль.Про по двум причинам: приемлемая стоимость услуг и возможность интеграции. Кроме того, руководитель продукта iXBT Live Сергей Кузнецов уже был знаком с платформой, когда сам в статусе самозанятого сотрудничал с другой компанией.
«За три дня Консоль.Про реализовала то, что другая платформа не смогла сделать за два месяца: настроила автоматическое заполнение полей в актах оказанных услуг. Сейчас данные об оказанных услугах подтягиваются из личного кабинета автора на iXBT.com, все происходит автоматически».
Теперь документооборот и выплаты авторам полностью автоматизированы:
Автор присоединяется к программе поощрения авторов на iXBT.com, пишет статьи и начинает зарабатывать деньги.
Когда автор решает вывести деньги, он переходит в специальный раздел на сайте и вводит номер телефона.
Консоль.Про отправляет автору смс с приглашением.
Автор принимает приглашение, и если нужно, получает статус самозанятого через Консоль.Про — и сразу же регистрируется на платформе. Весь процесс занимает не более 10 минут.
После регистрации автор используют простую электронную подпись (ПЭП) для подписания всех документов с компанией. Автору нужно только ввести код из смс, и документ подписан.
В личном кабинете на iXBT.com есть информация, сколько автор заработал от просмотров на рекламе. Эти же данные автоматически подтягиваются в Консоль.Про по API для составления акта.
Когда автор хочет вывести деньги, он подписывает автоматически сформированный акт об оказанных услугах.
Несколько раз в неделю менеджер компании заходит в Консоль.Про, проверяет акты и нажимает «Оплатить». Деньги уходят автору, а заказчику приходят чеки. Все акты менеджер в любой момент может скачать в PDF, если они понадобятся для отчетности в налоговую.
Что для этого сделали
Подключили электронный документооборот
Все договоры и акты с авторами компания подписывает на платформе. Документы формируются автоматически:
в договор подтягивается информация, которую автор дает на этапе приглашения в Консоль.Про;
информация из личного кабинета автора на iXBT.com переходит в акты.
Обе стороны подписывают документы простой электронной подписью (ПЭП).
Снизили финансовые затраты на документооборот
Вести документооборот онлайн дешевле: не нужно платить зарплату менеджеру, который создает все документы и общается с авторами, а также оплачивать почтовые пересылки.
Интегрировали Консоль.Про и iXBT.com с помощью API
Данными iXBT.com и Консоль.Про обмениваются по API. Больше не нужно заполнять акты вручную: все нужные данные подтягивают в акт автоматически из личного кабинета автора. Это разгружает менеджера от дополнительной работы.
Автоматизировали выплаты
Бухгалтеру больше не нужно вручную проводить платежи всем авторам, создавать платежные поручения. Нужно только вовремя пополнить баланс номинального счета и нажать кнопку «Оплатить».
Номинальный счет нужен, чтобы быстро и безопасно выплачивать вознаграждения авторам. Работает это так: Консоль.Про, компания и банк заключили трехстороннее соглашение — по нему платформа как владелец счета совершает операции с номинального счета по распоряжению компании.
Бухгалтер компании перечисляет на номинальный счет деньги. Как только автор подписывает акт, Консоль.Про передает распоряжение на оплату в банк, а затем банк перечисляет автору деньги с номинального счета.
Снизили риски при взаимодействии с налоговой
В Консоль.Про чек формируется автоматически сразу после выплаты. Сотрудникам компании больше не нужно постоянно напоминать авторам скинуть подтверждающий документ. И даже если автор не выйдет на связь и не пришлет чек, у компании будут все документы, чтобы отчитаться перед налоговой.
Результаты
Перешли на ЭДО | Разгрузили менеджера | Настроили выплаты |
|---|---|---|
Больше не нужно ходить на почту и ждать подписанные документы от авторов. | Все документы — договоры и акты — формируются автоматически. | Выплаты происходят автоматически, не нужно вручную создавать платежные поручения. |
Популярное по теме за месяц
10 ответов юриста о сотрудничестве самозанятых и юридических лиц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
