Анна Алехина — управляющий директор «ПрофСервис Центра». Компания оказывает складские услуги — собирает и всему обучает бригады исполнителей для разных проектов и заказчиков. Компания сотрудничает более чем с 4500 исполнителей.
Анна работает в «ПрофСервис Центре» три года. Когда она только пришла в компанию, электронного документооборота с самозанятыми не было, все происходило «вручную». Выплаты тоже были не автоматизированы.
Анне и специалистам-оформителям приходилось всегда быть начеку — проверять документы, следить за выплатами, всегда быть на связи, чтобы решать проблемы. На масштабные задачи почти не оставалось времени.
Стало ясно: нужно как можно быстрее автоматизировать все процессы. С этим компания и пришла в Консоль.Про.
Мы попросили Анну рассказать, как ей и команде «ПрофСервис Центра» удалось забыть о рутине и вывести компанию на новый рынок, автоматизировав все процессы.
Добрый день, меня зовут Анна Алехина, я управляющий директор «ПрофСервис Центра»
Главная проблема, с которой я столкнулась, когда только пришла в компанию — это ужасно не современный бумажный документооборот с огромным количество исполнителей.
Половина компании была занята работой с документами: нужно было нон-стопом подписывать договоры, составлять акты и задания, заполнять платежные поручения. Собирать чеки. Запрашивать документы. Проверять, оформлена ли у новых исполнителей самозанятость.
Все двигалось очень медленно, на каждом этапе возникали проблемы. Это было не дело, и мы решили все автоматизировать.
Мы не сразу пришли в Консоль.Про — сначала пробовали работать с другой платформой, но ничего не вышло
У нас несколько тысяч исполнителей, и другая платформа просто не смогла предоставить удобные решения для такого количества исполнителей.
Вот что нас не устраивало в другой платформе.
Недостаточная автоматизация массовых выплат. Функционал другой платформы не позволял составлять реестры и выплачивать вознаграждение всем исполнителям сразу, одной кнопкой. Приходилось вручную формировать акты, следить за их подписанием исполнителями и только потом проводить платежи — отдельно по каждому самозанятому.
Сложности с подписанием документов. Нельзя было подписать сразу несколько документов одной кнопкой, для подписания одного документа требовалось совершить несколько действий.
Сложная регистрация для исполнителей. Исполнители тратили много времени на регистрацию, не понимали всего процесса, боялись ошибиться.
Служба поддержка с неудобным графиком работы. Служба поддержки другой платформы работала с 9 до 18, никакого «дежурного» в поддержке не было. Это нам не подходило — часто исполнители приезжают на оформление после 18 по Москве, в этом случае никто исполнителю не помогал.
Все это усложняло работу, и мы решили продолжить поиски. В итоге выбрали Консоль.Про и ни разу не пожалели.
Только с Консоль.Про мы смогли забыть о рутине и привести весь документооборот в порядок
С Консоль.Про мы быстро автоматизировали весь документооборот и выплаты. Нам удалось распределить задачи по документам по нескольким сотрудникам, создать систему. Сейчас у каждого есть своя зона ответственности и никто не вмешивается в работу друг друга.
Сейчас с платформой взаимодействуют оформители, специалисты финансового отдела и отдела производства и я, управляющий директор.
Раньше оформители тратили на подписание одного договора больше часа → сейчас на это уходит 7 минут
С Консоль.Про в разы сократилось время создания и подписания договоров оформителями. Раньше на подписание одного документа уходил почти целый час, сейчас — 7 минут. Еще быстрее создаются и подписываются ежемесячные документы — акты и задания.
В разы быстрее происходит и онбординг новых исполнителей. Исполнители сами регистрируются на платформе, загружают нужные нам документы. Если у исполнителей появляются вопросы, наши специалисты вместе со службой поддержки Консоль.Про их быстро решают.
Чтобы онбординг новых исполнителей был таким быстрым, мы вместе с Консоль.Про спроектировали сценарии. Например, упаковщиков платформа просит загрузить один пакет документов, а водителей высотного штабелера — другой. Исполнители подписывают разные договоры и соглашения в зависимости от выбранного сценария. Оформителям остается только дать исполнителю нужную ссылку для регистрации на платформе.
Раньше специалисты финансового отдела тратили минимум два дня в месяц на выплаты → сейчас на это уходит не более получаса
Выплаты всем исполнителям финансовый отдел проводит через реестры — в одном файле указываются суммы выплат по каждому исполнителю, а акты формируются автоматически. Для того, чтобы выплатить вознаграждение всем исполнителям, нужно только загрузить реестр и нажать на кнопку.
Еще раньше была проблема — финансовый отдел тратил много времени, чтобы собрать чеки с исполнителей. Сейчас этим занимается Консоль.Про — чеки автоматически создаются на платформе.
Раньше я все контролировала сама и тратила на это дни → с Консоль.Про система работы выстроена и проблем почти не возникает
Раньше я вынуждена была контролировать работу других отделов буквально каждый день. Сейчас я занимаюсь проверкой раз в две недели, и в этом здорово помогает функционал Консоли. Через поиск по фильтрам я сразу вижу, какие договоры остались не подписаны и с кем договоры скоро закончатся.
Через Консоль.Про я вместе с другими специалистами слежу за выплатами — всем ли заплатили в срок и в нужном размере, внесены ли новые тарифы в документы, все ли со всем бьется. Мы очень дорожим репутацией компании, и важно, чтобы исполнители получали все положенные выплаты в срок. Если заплатишь с опозданием или перепутаешь тарифы, будет бунт. Это огромные репутационные потери. С Консоль.Про таких ситуаций не было.
Консоль.Про позволила мне сфокусироваться на развитии компании и вывести бизнес на новый рынок
Раньше мы были в болоте текучки, и с Консоль.Про мы из него вышли. Консоль.Про взяла на себя рутину: учет, цифры, поддержку исполнителей. А у меня появилось время на развитие компании.
Я смогла заняться классическими обязанностями управляющего директора — повышением качества оказания услуг и расширением географии их предоставления, производительностью.
Освободившись от рутины, мы смогли в короткие сроки освоить новое продуктовое направление, найти новых крупных клиентов и завоевать их доверие.
Ничего из этого бы ни вышло, если бы мы не автоматизировали бизнес, не обратились бы в Консоль.Про и продолжили бы действовать «по старинке».
Популярное по теме за месяц
Как самозанятому сформировать чек задним числом
«Додо Пицца»: внедрили ЭДО для 30 авто курьеров и снизили нагрузку на бухгалтерию
Новые индикаторы риска в работе с самозанятыми или Как не получить штраф от ФНС
