Family Agency — digital-компания, которая помогает брендам находить новые форматы коммуникации с аудиторией. Клиенты Family Agency — крупные международные и российские бренды, такие как Hyundai, JTI, L'Oreal, Ferrero, METRO Cash&Carry.

У Family Agency большой штат сотрудников, а на разовые задачи компания привлекает внештатных исполнителей. Сейчас Family Agency сотрудничает с 50+ исполнителями: копирайтеры, дизайнеры, видеооператоры и т. д. Все они самозанятые и находятся в разных городах России.

У Family Agency был бумажный документооборот. Для того, чтобы работать с самозанятым исполнителем, приходилось распечатывать и подписывать договор, отправлять его курьерской службой и ждать, пока самозанятый отправит подписанный экземпляр обратно. Потом всё то же самое нужно было сделать с актами сдачи-приемки выполненных работ. Не все самозанятые их подписывали.

Кроме того, от каждого самозанятого нужно было получить чек после оплаты. Некоторые исполнители не отправляли чеки или заполняли их неправильно. Из-за этого у компании не было закрывающих документов и появлялся риск, что ФНС доначислит налоги и выпишет штраф.

С каждым разом количество недостающих документов увеличивалось.

Family Agency выбрали Консоль.Про, так как на платформе чек формируется и прикладывается к договорам и актам автоматически. Все документы можно подписать онлайн простой электронной подписью.

Теперь на подписание документов уходит не больше 15 минут. Собираемость актов и чеков достигла 100%, а время на работу с документами по самозанятым сократилось на 50%. Расходы на печать и доставку бумажных документов удалось сократить на 50%: компания перестала отправлять курьеров к исполнителям, покупать бумагу и печатать документы в офисе.

Процесс внедрения электронного документооборота занял около месяца. Для большинства исполнителей электронный документооборот стал преимуществом. Некоторые не захотели переходить на Консоль.Про, потому что переживали за утечку персональных данных — они продолжают обмениваться с Family Agency документами в бумажном виде.

Чтобы развеять страхи исполнителей, юристы Family Agency собрали все их вопросы, а специалисты Консоль.Про подготовили документ с ответами. Сейчас юристы Family Agency используют этот документ для консультаций с сомневающимися исполнителями.