1 декабря 2022

Family Agency

Екатерина Макарова
Как переход на ЭДО позволил собирать 100% закрывающих документов
Клиент
Family Agency — digital-компания, которая помогает брендам находить новые форматы коммуникации с аудиторией. Клиенты Family Agency — крупные международные и российские бренды, такие как Hyundai, JTI, L'Oreal, Ferrero, METRO Cash&Carry.

У Family Agency большой штат сотрудников, а на разовые задачи компания привлекает внештатных исполнителей. Сейчас Family Agency сотрудничает с 50+ исполнителями: копирайтеры, дизайнеры, видеооператоры и т. д. Все они самозанятые и находятся в разных городах России.
Проблема
Не все самозанятые подписывают акты и отправляют чеки
У Family Agency был бумажный документооборот. Для того, чтобы работать с самозанятым исполнителем, приходилось распечатывать и подписывать договор, отправлять его курьерской службой и ждать, пока самозанятый отправит подписанный экземпляр обратно. Потом всё то же самое нужно было сделать с актами сдачи-приемки выполненных работ. Не все самозанятые их подписывали.

Кроме того, от каждого самозанятого нужно было получить чек после оплаты. Некоторые исполнители не отправляли чеки или заполняли их неправильно. Из-за этого у компании не было закрывающих документов и появлялся риск, что ФНС доначислит налоги и выпишет штраф.
С каждым разом количество недостающих документов увеличивалось.
Если у компании нет чека от самозанятого, ей придется дополнительно заплатить от 43% до 60,2% от переведенной суммы в качестве налога.
РЕШЕНИЕ
Внедрили электронный документооборот
Family Agency выбрали Консоль.Про, так как на платформе чек формируется и прикладывается к договорам и актам автоматически. Все документы можно подписать онлайн простой электронной подписью.

Теперь на подписание документов уходит не больше 15 минут. Собираемость актов и чеков достигла 100%, а время на работу с документами по самозанятым сократилось на 50%. Расходы на печать и доставку бумажных документов удалось сократить на 50%: компания перестала отправлять курьеров к исполнителям, покупать бумагу и печатать документы в офисе.
«Мы решили проблему бухгалтерии: в документах практически нет ошибок, а все чеки на месте, это сэкономило бухгалтерам время. Планируем и дальше по возможности переводить большинство исполнителей на электронный документооборот. Работать с Консоль.Про удобно — наш персональный менеджер всегда на связи и оперативно отвечает на все вопросы»
Ольга Курганская, Account Director Family Agency.
Что для этого сделали
Процесс внедрения электронного документооборота занял около месяца. Для большинства исполнителей электронный документооборот стал преимуществом. Некоторые не захотели переходить на Консоль.Про, потому что переживали за утечку персональных данных — они продолжают обмениваться с Family Agency документами в бумажном виде.

Чтобы развеять страхи исполнителей, юристы Family Agency собрали все их вопросы, а специалисты Консоль.Про подготовили документ с ответами. Сейчас юристы Family Agency используют этот документ для консультаций с сомневающимися исполнителями.
Инструкция помогает объяснить новым исполнителям, почему работать с Консоль.Про — безопасно
Результаты
  • 100%

    собираемость актов и чеков
  • 50%

    сэкономили на доставке документов
  • 15 минут

    занимает подписание договора и акта
Хотите также?
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.
Другие статьи:
Flowwow
Перешли на агентскую схему и снизили налоговую нагрузку
Zoon
Автоматизировали работу с исполнителями в разных статусах
«Ясно»
Перевели на электронный документооборот 2 500 исполнителей и автоматизировали оплату их услуг