«Апрель» — комплексное коммуникационное агентство. Исполнители компании делают креативные концепции, ведут социальные сети, формируют стратегию, а также занимаются видео- и фото-продакшеном, могут запустить телеграм-бот или спроектировать лендинг. Компания на рынке с 2014 года.

Сейчас в агентстве 70 штатных сотрудников и 54 исполнителя, с которыми «Апрель» регулярно сотрудничает через Консоль.Про. Исполнители оказывают услуги по написанию текстов и их корректуре, дизайну, модерации и другие. У всех них статус ИП или самозанятых.

Обычно у каждого проекта «Апреля» по 5−10 исполнителей, и таких проектов в месяц — 20. До Консоль. Про с каждым исполнителем составляли договоры и оплачивали услуги отдельно, а потом хранили разные договоры, чеки и счета на гугл-диске. Все документы лежали в папке с проектом, куда был доступ у разных сотрудников. Когда исполнителей стало больше, появились проблемы.

Внутри команды были разночтения. Разные сотрудники хранили документы в разных папках: кто-то в папке «Бухгалтерия», кто-то в папке проекта. Всё это нужно было вручную искать и проверять актуальность. Материалов было очень много, что затрудняло процесс выплат и сбора документов, а также удлиняло время оплаты услуг исполнителей.

Агентству было важно подписывать документы и оплачивать услуги разово, а не отдельно каждому из 54 человек. Хотелось, чтобы данные об исполнителях, чеки и документы хранились в одном месте и не путались.

Сотрудникам компании приходилось самостоятельно разбираться с вопросами о самозанятости: изучать, что является чеком, а что — счетом, следить за лимитами по годовому доходу, проверять исполнителей и так далее.

Сейчас все постоянные исполнители сотрудничают c «Апрелем» через Консоль.Про.

Есть исполнители, с которыми агентство продолжает обмениваться бумажными документами, например блогеры или разовые исполнители. Они с недоверием отнеслись к платформе: не хотели регистрироваться в Консоль.Про, не понимали, что это, и не хотели оставаться на платформе после окончания сотрудничества с компанией.

С ними «Апрель» продолжает обмениваться бумажными документами или пользуется сторонними сервисами электронного подписания документов.

Сейчас процесс взаимодействия с исполнителями выглядит так:

С подробно описанными заданиями и такой системой выплат никто не останется без вознаграждения, а менеджер не потеряет чьи-то документы и не запутается в папках.

Данные об исполнителях, акты и шаблоны договоров — всё теперь хранится в личном кабинете Консоль.Про.

Когда запускают новый проект, заполняют акт заново и потом используют для следующих месяцев как шаблон.

«Апрель» предоставили свои договоры:

Мы сделали шаблоны и добавили их в сценарий онбординга. Теперь не нужно составлять договоры заново, искать шаблоны в разных местах — всё уже есть на платформе.

Иногда компания сотрудничает с разовыми исполнителями и подписывает документы на платформе, агентству удобнее делать это в электронном формате, а не обмениваться документами по почте. Делают это в случае, если потом будут проводить выплаты через Консоль.Про.

Для подписания документов компания приглашает исполнителя на платформу, он регистрируется, и с ним подписывают договор. Документы подписываются простой электронной подписью (ПЭП) с помощью кода из смс.

Лимит дохода для самозанятого — 2,4 миллиона в год. Если его превысить, человек потеряет право оказывать услуги в статусе самозанятого до следующего года, а компания может получить штраф.
Чтобы проверить, не превысил ли самозанятый лимит, можно попросить его прислать справку о доходах перед каждой выплатой, а можно доверить этот процесс Консоль.Про.

Мы автоматически проверяем исполнителей по базе ФНС до подписания договора и перед каждой оплатой. Если самозанятый превысил лимит, платформа не позволит провести оплату.

Когда видим, что не получается перевести вознаграждение, сразу пишем компании и рассказываем, в чем проблема: возможно превышен лимит, или исполнитель лишился статуса самозанятого.

Процесс перехода требовал определенного усилия со стороны компании. Нужно было внутри агентства понять, как работает платформа: объяснить менеджерам, как приглашать исполнителей, а исполнителям, почему это удобно и выгодно.

Сотрудники «Апрель», которые курировали процесс перехода на платформу, сделали для коллег презентацию с инструкцией по работе и показывали наглядно, как пользоваться функционалом платформы. Также написали сообщение-инструкцию и разослали всем подрядчикам.

После того, как в компании провели обучение исполнителей и сотрудников, вопросов по процессу больше не было.