«Апрель» — комплексное коммуникационное агентство. Исполнители компании делают креативные концепции, ведут социальные сети, формируют стратегию, а также занимаются видео- и фото-продакшеном, могут запустить телеграм-бот или спроектировать лендинг. Компания на рынке с 2014 года.
Сейчас в агентстве 70 штатных сотрудников и 54 исполнителя, с которыми «Апрель» регулярно сотрудничает через Консоль.Про. Исполнители оказывают услуги по написанию текстов и их корректуре, дизайну, модерации и другие. У всех них статус ИП или самозанятых.
Проблема: не было системы оплаты услуг и хранения документов
Обычно у каждого проекта «Апреля» по 5−10 исполнителей, и таких проектов в месяц — 20. До Консоль. Про с каждым исполнителем составляли договоры и оплачивали услуги отдельно, а потом хранили разные договоры, чеки и счета на гугл-диске. Все документы лежали в папке с проектом, куда был доступ у разных сотрудников. Когда исполнителей стало больше, появились проблемы.
Хаос в процессах, связанных с хранением, систематизацией и оплатой услуг
Внутри команды были разночтения. Разные сотрудники хранили документы в разных папках: кто-то в папке «Бухгалтерия», кто-то в папке проекта. Всё это нужно было вручную искать и проверять актуальность. Материалов было очень много, что затрудняло процесс выплат и сбора документов, а также удлиняло время оплаты услуг исполнителей.
Неудобно перечислять вознаграждение большому количеству исполнителей по отдельности
Агентству было важно подписывать документы и оплачивать услуги разово, а не отдельно каждому из 54 человек. Хотелось, чтобы данные об исполнителях, чеки и документы хранились в одном месте и не путались.
«Хотелось, чтобы все документы по проекту были в одном месте. И чтобы можно было оплатить весь проект пачкой за раз. А также чтобы наглядно было видно каждого исполнителя и никто не оставался без вознаграждения».
Сложности в понимании особенностей сотрудничества с самозанятыми и ИП
Сотрудникам компании приходилось самостоятельно разбираться с вопросами о самозанятости: изучать, что является чеком, а что — счетом, следить за лимитами по годовому доходу, проверять исполнителей и так далее.
Решение: настроили массовые выплаты и перевели компанию на ЭДО
Сейчас все постоянные исполнители сотрудничают c «Апрелем» через Консоль.Про.
«Удобно, что в Консоль.Про подписанные договоры в электронном формате лежат в одном месте, к ним всегда есть доступ и не нужно ничего искать. Акт и счет делаются там же, поэтому не нужно это нигде дополнительно хранить, чтобы потом посмотреть. Это удобно и для исполнителей — у них всегда есть доступ к документам в личном кабинете».
Есть исполнители, с которыми агентство продолжает обмениваться бумажными документами, например блогеры или разовые исполнители. Они с недоверием отнеслись к платформе: не хотели регистрироваться в Консоль.Про, не понимали, что это, и не хотели оставаться на платформе после окончания сотрудничества с компанией.
С ними «Апрель» продолжает обмениваться бумажными документами или пользуется сторонними сервисами электронного подписания документов.
Что для этого сделали
Автоматизировали массовые выплаты
Сейчас процесс взаимодействия с исполнителями выглядит так:
Менеджер компании формирует реестр исполнителей под каждый новый проект. Реестр — это excel-таблица, в которой прописаны сроки сотрудничества, данные об исполнителе, суммы вознаграждений. Форма договора для всех одинаковая, меняется только дата, срок и сумма.
Менеджер загружает реестр в Консоль.Про. Из него на платформе формируется пачка актов. В них уже учтены все данные об исполнителях, сроки, суммы и даты сотрудничества. Не нужно перепроверять информацию или искать документы.
Когда приходит время оплаты, все исполнители уже загружены на платформу, ожидают оплаты, агентству нужно только подписать акты и нажать кнопку «Оплатить». До сотрудничества с Консоль. Про некоторые подрядчики компании могли не отправлять чеки вплоть до второй половины месяца.
Подрядчик выполняет задание и по окончании подписывает акт с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
В конце месяца бухгалтерия забирает все подписанные и оплаченные акты и переносит их в свою внутреннюю систему учета.
С подробно описанными заданиями и такой системой выплат никто не останется без вознаграждения, а менеджер не потеряет чьи-то документы и не запутается в папках.
С Консоль.Про «Апрель» подписывает закрывающие документы с исполнителем в течение 1 дня вместо 3.
Собрали все документы в одном месте
Данные об исполнителях, акты и шаблоны договоров — всё теперь хранится в личном кабинете Консоль.Про.
«Процесс стал более структурированным, документы больше не теряются — только если не включится какой-то человеческий фактор и кто-то забудет занести на платформу пачку актов.Время на подписание документов с исполнителями сократилось с нескольких дней до одного».
Когда запускают новый проект, заполняют акт заново и потом используют для следующих месяцев как шаблон.
Сделали шаблоны договоров и загрузили на платформу
«Апрель» предоставили свои договоры:
общий для ИП; →самозанятых исполнителей;
блогеров с ИП;
самозанятых блогеров.
Мы сделали шаблоны и добавили их в сценарий онбординга. Теперь не нужно составлять договоры заново, искать шаблоны в разных местах — всё уже есть на платформе.
Перевели документооборот в электронный формат
Иногда компания сотрудничает с разовыми исполнителями и подписывает документы на платформе, агентству удобнее делать это в электронном формате, а не обмениваться документами по почте. Делают это в случае, если потом будут проводить выплаты через Консоль.Про.
Для подписания документов компания приглашает исполнителя на платформу, он регистрируется, и с ним подписывают договор. Документы подписываются простой электронной подписью (ПЭП) с помощью кода из смс.
«Мы бы хотели пригласить в Консоль.Про как можно больше исполнителей, особенно тех, с кем сотрудничаем на регулярной основе. Но есть и те, кто подбирается разово, на проект, например блогеры.
Если они отказываются получать выплаты через платформу, но пользуются какой-то другой системой ЭДО, то подписываем с ними документы там.
А если подрядчики согласны получить выплату через платформу, то приглашаем их в Консоль.Про. Проще подписывать документы через ЭДО, чем обмениваться с исполнителями бумагами по почте».
Помогаем контролировать лимит по доходу самозанятого
Лимит дохода для самозанятого — 2,4 миллиона в год. Если его превысить, человек потеряет право оказывать услуги в статусе самозанятого до следующего года, а компания может получить штраф.Чтобы проверить, не превысил ли самозанятый лимит, можно попросить его прислать справку о доходах перед каждой выплатой, а можно доверить этот процесс Консоль.Про.
Мы автоматически проверяем исполнителей по базе ФНС до подписания договора и перед каждой оплатой. Если самозанятый превысил лимит, платформа не позволит провести оплату.
Когда видим, что не получается перевести вознаграждение, сразу пишем компании и рассказываем, в чем проблема: возможно превышен лимит, или исполнитель лишился статуса самозанятого.
Провели обучение исполнителей и сотрудников, чтобы снять страхи
Процесс перехода требовал определенного усилия со стороны компании. Нужно было внутри агентства понять, как работает платформа: объяснить менеджерам, как приглашать исполнителей, а исполнителям, почему это удобно и выгодно.
Переход на платформу Консоль.Про длился 2 месяца — с учетом проведения обучения для сотрудников и приглашения на платформу всех исполнителей.
Сотрудники «Апрель», которые курировали процесс перехода на платформу, сделали для коллег презентацию с инструкцией по работе и показывали наглядно, как пользоваться функционалом платформы. Также написали сообщение-инструкцию и разослали всем подрядчикам.
После того, как в компании провели обучение исполнителей и сотрудников, вопросов по процессу больше не было.
«Сейчас исполнители сотрудничают через платформу, и у них не возникает вопросов. Подрядчикам очень удобно, что всё приходит по смс, быстро приходят платежи за услуги. У них больше нет барьера для регистрации в Консоль.Про».
Результаты
1 день | Документы в одном месте | Выплаты систематизированы |
|---|---|---|
занимает онбординг исполнителя. | в личном кабинете на платформе. | и не привлекают внимания налоговой. |
Популярное по теме за месяц
Как бухгалтеру на аутсорсе получать от 70 000 ₽ за рекомендации
Передаточный акт и разделительный баланс: когда нужны и как оформить
Все о работе курьером в Москве
