Как Ульяна Синякова из Додо Пиццы наводила порядок в бухгалтерии

Как в один клик обновить соглашение со 150 исполнителями — рассказывает бухгалтер «Додо Пиццы» в Ханты-Мансийске

25 марта 2024 4 мин 163

Ульяна Синякова — бухгалтер франчайзи «Додо Пиццы» в Ханты-Мансийске. В городе шесть пиццерий фирмы. С ними сотрудничают 150 самозанятых курьеров и другие исполнители, оказывающие в том числе услуги по маркетингу и финансам.

Ульяна рассказала, как адаптировалась к работе с Консоль.Про и что делает, чтобы совершенствовать бухучет в компании.

«Додо Пицца» — крупнейшая российская сеть пиццерий. К 2024 году она включает более 1000 собственных и франчайзинговых ресторанов в 19 странах. У «Додо Пиццы» есть собственная информационная система «Додо IS», которая помогает вести бизнес и автоматизирует процессы, от получения заказа на кухне до выдачи клиенту.

Работать через Консоль.Про оказалось очень просто

Я работаю в «Додо Пицце» с 2023 года в качестве бухгалтера по заработной плате. В мои обязанности входит и работа с самозанятыми. В Ханты-Мансийске регулярно открываются новые пиццерии, поэтому исполнителей становится все больше.

Когда я пришла в «Додо Пиццу», компания уже сотрудничала через Консоль.Про с самозанятыми курьерами. Сейчас их около 150, поэтому без автоматизации бухгалтер бы не справился.

Меня никто не учил работать с платформой, но этого и не требовалось. Интерфейс настолько простой, что мне не пришлось обращаться за помощью ни к коллегам, ни к поддержке Консоль.Про.

Я осваивала платформу методом проб и ошибок. Например, акты я сначала создавала вручную по одному — так до меня делала предыдущий бухгалтер. Она выгружала данные по оплатам из нашей системы «Додо IS» в Excel, а затем самостоятельно формировала акты для каждого исполнителя. Меня такой подход не устраивал: слишком много времени уходило на механическую работу.

От поддержки я узнала, что с самого начала сотрудничества с «Додо Пиццей» Консоль.Про настроила автоматическую выгрузку данных на платформу из «Додо IS»: система по запросу формирует файл, в котором отражена вся деятельность исполнителя в течение месяца. Достаточно нажать кнопку «Выгрузить в консоль PRO». Сейчас я все время пользуюсь этой функцией и выгружаю акты сразу пачками.

Обновили сценарии для исполнителей

С самозанятыми мы сотрудничаем через сценарии, которые я создаю в Консоль.Про. В сценариях прописаны стоимость заказа, пройденного километра и повышающие коэффициенты — например, за работу в мороз.

В прошлом году мы решили увеличить выплаты самозанятым: повысить общую стоимость доставки заказа и оплату за километраж в зимний период. Ведь пробираться к клиентам через сугробы гораздо сложнее, чем по сухому асфальту. Для этого нужно было создать дополнительные соглашения с самозанятыми. Нам потребовалась помощь юристов — речь шла в том числе о системе мотивации, и у налоговой могли возникнуть вопросы. А еще важно было, чтобы все исполнители смогли быстро ознакомиться с документами и подписать их.

На помощь пришла Консоль.Про. Менеджер Екатерина Бычкова прислала шаблон соглашения, так что нам было от чего отталкиваться. Мы адаптировали его под «Додо Пиццу», Екатерина согласовала документ с юристами, а техподдержка загрузила его на платформу. Но тут возник вопрос — как разослать новое соглашение сразу всем исполнителям. В техподдержке Консоль.Про мне подробно рассказали, как сделать нужный реестр самозанятых. В итоге все исполнители быстро получили и подписали дополнительные соглашения.

Навели порядок в 1С

Раньше в «Додо Пицце» все услуги самозанятых выгружались из Консоль.Про на 60-й счет в «1С Бухгалтерии». Интегрировать две системы позволяет специальный бесплатный модуль. На тот же счет заводились и данные по поставщикам. Из-за этого информация о физлицах и юрлицах, с которыми сотрудничает компания, перемешивалась.

Мы решили перебросить сведения об исполнителях на счет 76.16, предназначенный непосредственно для расчетов с самозанятыми. Это помогло бы избежать путаницы. Оказалось, что настроить перенос данных я могу самостоятельно — достаточно поменять настройки в 1С, и информация сама подтянется в Консоль.Про.

Сотрудничать с исполнителями удобно и безопасно

Мне важно, чтобы данные по самозанятым были собраны в одном месте, а на проверку исполнителей не приходилось тратить слишком много времени. Все это дает Консоль.Про.

Удобный интерфейс. В Консоль.Про все расположено очень интуитивно — всегда знаешь, где найти нужную кнопку или документ, даже если до этого не работал с платформой.

Несколько месяцев назад мы пробовали работать с другой компанией, автоматизирующей сотрудничество с самозанятыми. Но сориентироваться на новой платформе оказалось очень сложно. Например, когда акты меняют статус, они перемещаются в другое окно. В какое — нужно еще догадаться. А в Консоль.Про все просто: акт никуда не исчезает, просто рядом с ним появляется новый статус.

Гибкий функционал. Многие самозанятые сотрудничают сразу с несколькими ресторанами «Додо Пиццы» — значит, услуги предоставляют разным юрлицам. Для каждого заведения нужен отдельный справочник услуг, на базе которого формируются задания для исполнителей. Благо в Консоль.Про справочники можно копировать и переносить от одного юрлица к другому в один клик.

Уверенность в исполнителях. Работу очень облегчает то, что Консоль.Про проверяет исполнителей при регистрации и уведомляет меня о несовершеннолетних, самозанятых с просроченным паспортом или потерявших этот статус. Например, ошибка высветилась, когда я пыталась перевести одного из исполнителей с другой платформы на Консоль.Про. Только тогда я узнала, что у самозанятого открыто ИП, при том что совмещать два этих режима налогообложения нельзя.

Минимизация ошибок в документах. На моей практике был случай, когда самозанятый несколько раз подряд указывал в чеке свой ИНН вместо номера компании. В Консоль.Про чеки формируются автоматически после оплаты услуги, поэтому беспокоиться об ошибках в закрывающих документах не приходится.

Четкое отображение самозанятых в системе. В Консоль.Про я вижу не только номера телефонов самозанятых, но и их имена. Это позволяет быстро сориентироваться и написать нужному менеджеру, если с исполнителем возникнут трудности — например, он долго не будет принимать приглашение к сотрудничеству.

Что дальше

Сейчас мы заводим на платформу новых исполнителей: всего два дня ушло на то, чтобы добавить специалистов по маркетингу и финансам. Больше мне не приходится по несколько месяцев напоминать им о чеках.

В процессе — заведение исполнителей, оказывающих юридические и бухгалтерские услуги. Екатерина уже предложила шаблон сценария с заданиями для самозанятых, я обсуждаю его с руководством. Много внимания потребуется уделить названиям для этих заданий: их нужно четко сформулировать и прописать конкретный результат. А с подобными исполнителями он не всегда очевиден.

В разработке еще один сценарий по исполнителям — готовим его для тестомейкеров. Их еще предстоит завести в Консоль.Про. Но я уверена: проблем с этим не возникнет.