3 ноября, 2022

Как «Ясно» перевели на электронный документооборот 2 500 исполнителей и автоматизировали оплату их услуг

Екатерина Макарова
«Ясно» – сервис онлайн-психотерапии. Алгоритмы сервиса подбирают психологов под запрос клиента, а консультации проходят по видео в защищенном личном кабинете. С «Ясно» работают 2 500 психологов из разных стран мира. Все они проходят тщательный отбор. Каждый месяц в сервисе регистрируются 100 новых исполнителей.
Проблема
Подписывать 2500+ договоров в бумажном виде долго и неудобно
Психологи, которые работают с «Ясно» — граждане разных стран с разными статусами: ИП, самозанятые, физические лица. С каждым из них необходимо подписать договор, акт об оказанных услугах, проконтролировать выплаты, убедиться, что самозанятый выбил чек в приложении «Мой налог». Раньше это делали вручную: комьюнити-менеджер готовил документы, СЕО подписывал их, и все отправляли почтой. Процесс занимал в среднем 3 недели.

Компания активно росла, и когда психологов стало больше 2 тысяч, процесс бумажного документооборота стал слишком сложным и начал отнимать много времени.

Команда «Ясно» искала платформу, которая позволила бы верифицировать личности исполнителей и подписывать с ними документы онлайн. Было важно, чтобы платформа вызывала доверие, ведь «Ясно» хранит на ней данные своих психологов
Решение
Интегрировали функции «Консоли» в личный кабинет «Ясно» с помощью API
Выбрали «Консоль», потому что платформа следит за доступом к данным: использует двойную аутентификацию и гарантирует защиту персональных данных пользователей, предоставляя разные права доступа для разных ролей внутри компании.

Документооборот «Ясно» полностью перешел в электронный формат: все документы теперь хранятся в «Консоли» в электронном виде и подписываются простой электронной подписью обеими сторонами. Неважно, в каком статусе исполнитель или в какой стране он находится: если есть доступ к интернету, документы можно подписать за несколько минут. Платформа сама прикладывает чеки к актам. При необходимости можно быстро выгрузить архив с данными.

«Ясно» подключили платформу с помощью API. Это значит, что психолог видит сайт «Консоли» только один раз — когда подписывает договор. После подписания все операции проходят в личном кабинете «Ясно», никуда переходить не нужно. В нем отображаются все акты: подписанные, оплаченные и ожидающие подписи
Это повлияло и на финансы компании. Комиссия на выплаты исполнителям снизилась с 3% до 2% — при таком количестве исполнителей «Консоль» предлагает более выгодный тариф, чем сервис платежей, который «Ясно» использовали раньше. При высоких объемах работы компании это значительная экономия.
Что для этого сделали
Шаблонизировали документы
У «Ясно» несколько типов исполнителей по договору ГПХ: физлица без статуса, ИП и самозанятые. Все они подписывают договоры, задания и акты со своими особенностями. Чтобы сократить количество итераций при подписании документов, их нужно было шаблонизировать. «Ясно» подготовили документы и загрузили их в «Консоль» в качестве шаблонов.
Помогли настроить интеграцию
«Ясно» используют API для интеграции со своей внутренней CRM-системой. Всю работу разработчики «Ясно» сделали сами, мы со своей стороны помогли с решением нестандартных кейсов и старались максимально быстро реагировать при возникновении проблем.
«Когда у разработчиков появлялись вопросы по технической документации, мы уточняли детали. На все наши запросы быстро реагировали, поддержка „Консоли“ была максимальная. Например, у нас возникли технические проблемы с верификацией личности: у психологов разные операторы связи и с одним из них возникли затруднения. Разработчики „Консоли“ быстро решили проблему: теперь платформа может верифицировать исполнителя с любым оператором связи»
Ирина Таймасова, CPO «Ясно»
Провели обучение для психологов
При переходе на новую платформу в «Ясно» столкнулись с сопротивлением исполнителей. Психологи уже имели налаженную систему уплаты налогов и переход на неизвестную платформу вызывал опасения утечки персональных данных.

Чтобы снизить тревогу психологов и убедить их в безопасности платформы, мы помогли «Ясно» составить инструкцию. В ней объяснили, что такое «Консоль», зачем переходить на новую схему документооборота и оплаты, какие данные и как мы храним.

Еще мы собрали все вопросы психологов и провели для них два обучающих вебинара с участием сотрудников «Консоли». Показали, как работает платформа и как мы защищаем персональные данные исполнителей, ответили на все вопросы в режиме реального времени.

Запись вебинара и инструкция находятся в личном кабинете «Ясно». Это часть системы онбординга: новые психологи могут обратиться к этим материалам и найти ответы на вопросы о том, как работает платформа.
Собрали обратную связь
После внедрения «Консоли» в работу сервиса «Ясно» мы провели интервью с 40 психологами. Все дали положительную оценку — психологи отметили, что работать стало намного удобнее, документы подписываются быстро и все операции отображаются в личном кабинете.
«Мы получили больше, чем ожидали: наладили не только электронный документооборот, но и прозрачную схему выплат. Мы переживали, что психологи запутаются, что будет много вопросов, но в итоге всё работает как часы. Сейчас система настроена так, что раз в неделю психологи автоматически получают выплаты, и каждый день у них есть возможность вывести деньги. Всё подвижно и гибко. Это очень большой шаг вперёд и круто, что мы это сделали»
Ирина Таймасова, CPO «Ясно»
Результаты
Хотите узнать больше про Консоль?
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами