В статье расскажем, какие расходы на мероприятия можно отнести к представительским расходам, а какие опасно учитывать как представительские, как оформить документы по представительским расходам, чтобы не было проблем с налоговой. Дополнительно читайте об учете представительских расходов. Скачайте образец отчета о представительских расходах по проведенным мероприятиям.
Оглавление
Что такое представительские расходы
В Налоговом кодексе установили закрытый перечень представительских расходов (п. 2 ст. 264 НК). Представительские расходы — это затраты на официальный прием и обслуживание представителей компаний-партнеров и совета директоров или правления.
Что относят к представительским расходам, смотрите ниже.
Не все траты на мероприятия можно учесть в качестве представительских расходов. Закон прямо запрещает учитывать в представительских расходах затраты на организацию развлекательных мероприятий, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Затраты на некоторые мероприятия также лучше не учитывать в представительских расходах, потому что по ним могут возникнуть вопросы у налоговиков при проверках. В итоге налоговая укажет на незаконность включения таких расходов в числе представительских, и выпишет предписание. Как налоговая проводит выездные и камеральные проверки, читайте в отдельной статье. Подробнее о расходах, которые не стоит учитывать в документах по представительским мероприятиям, смотрите в таблице ниже.
Какие затраты не учитывать в представительских расходах | Обоснование |
|---|---|
Проведение неофициального мероприятия с потенциальными партнерами, которое организовал сотрудник компании | Письма УФНС по г. Москве от 16.05.2006 № 20-12/41851, от 23.12.2005 № 20-12/97007 |
Официальный прием и/или обслуживание лиц, которые не поименованы в п. 2 ст. 264 НК | Письмо Минфина от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183 |
Завтрак/обед/ужин или другое аналогичное мероприятие участием партнера, если мероприятие не преследует деловую цель и не носит официальный характер | Письмо УФНС по г. Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338 |
Приобретение спиртных напитков, одноразовой посуды и других вещей для официального мероприятия, если их количество не соответствует обычаям делового оборота и масштабу представительского мероприятия | Письма Минфина от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 |
Культурные мероприятия — посещение театров, концертов, музеев, экскурсий | Письмо Минфина от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183 |
Фуршет, прогулки на теплоходах и выступления артистов в рамках развлекательной программы, которую организовали после официального мероприятия | Письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 |
Проживание участников иностранной делегации | Письмо Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 |
Проживание в гостинице членов совета директоров, которые прибыли на заседание | Письмо УФНС по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748@ |
Приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала | Письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 |
Аренда помещения, в котором компания проводит официальное мероприятие | Письмо Минфина от 12.03.2003 № 04-02-03/29 |
Какие документы составить по представительским расходам
Конкретного перечня документов, которые подтверждают представительские расходы и разрешают учесть их, в законе нет.
Исходя из писем налоговых инспекций подтверждающими документами могут быть:
приказы руководителя компании о смете представительских расходов на год и о проведении представительского мероприятия;
план или программа мероприятия;
смета расходов;
протокол встречи или заседания со списком его участников;
акт о представительских расходах;
отчет о представительских расходах.
В документе руководителя компании о проведении мероприятия зафиксируйте: цель и план мероприятия; количество и Ф. И. О. участников с каждой из сторон; ответственных за составление сметы, организацию встречи, подготовки отчетных документов и пр.
В смете пропишите лимит расходов для каждого мероприятия. Предусмотрите в документе суммы, которые соответствуют нормам представительских расходов компании на текущий год. Документ визирует ответственный за контроль расходов по смете работник. Например, финансовый директор или главный бухгалтер. И подписывает документ руководитель компании.
Составьте документ по итогам представительского мероприятия. Чаще всего, это отчет о представительских расходах. В документе обычно указывают:
цель встречи, дату и место проведения мероприятия;
программу мероприятия;
участников с обеих сторон;
состав и перечень расходов с приложением первичных документов.
результаты мероприятия.
Отчет о представительских расходах предварительно согласовывает главный бухгалтер или коммерческий директор организации. Далее отчет о представительских расходах утверждает руководитель организации. К отчету следует приложить правильно оформленные первичные документы на расходы по мероприятиям: договор с организацией общепита, счет-заказ, счет-фактуру. В статье Консоль.Про узнаете, «Что такое счет-фактура и для чего он нужен».
Образец отчета о представительских расходах можно скачать по ссылке ниже.
Отчет о представительских расходах
Нужно ли составлять авансовый отчет по представительским расходам
Зависит от того, разрешено ли в компании выдавать наличные деньги под отчет.
Если это разрешено, то для организации и проведения представительского мероприятия можно выдать средства под отчет заранее. Например, генеральному директору, руководителю направления, ответственным работникам. Что делать, если директор оплатил все расходы со своего личного счета, рассказали в статье Консоль.Про. Аналогичную ситуацию разобрали и с работниками — об этом читайте в другой статье.
Документ, в котором ответственный работник отчитывается о расходовании денежных средств на нужды компании, называется авансовый отчет. Как и когда его составлять, и что учитывать при оформлении, описали в двух статьях: «Как составить заявление на выдачу подотчетных денег» и «Подотчетные деньги в 2024 году: кому выдавать и как оформить».
Как учитывать представительские расходы
Учет представительских расходов проводите в размере не более 4% от расходов на оплату труда, которые признаете при налогообложении прибыли за отчетный период. Сверхнормативную сумму можно учесть в расходах в последующих периодах (ст. 171 НК).
В бухучете представительские расходы относите к расходам по обычным видам деятельности. Если провели мероприятие для потенциальных или уже существующих контрагентов с целью увеличения объема продаж, то расходы учитывайте в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу».
Признавайте представительские расходы на дату утверждения документов о них: авансового отчета, если расходы оплатил подотчетное лицо. Либо отчета о представительских расходах.
Популярное по теме за месяц
Директор оплатил услуги своими деньгами: что делать бухгалтеру
Теперь Консоль генерирует уведомление в МВД от имени исполнителя
Все о работе курьером в Москве
