Как учесть в налоговых расходах ужин в ресторане или смартфон

Узнайте, можно ли отражать в налоговом учете расходы на ужин в ресторане или покупку смартфона

Автор и редактор журнала Консоль

3 марта 2025 4 мин 22 Написать комментарий

Организациям и ИП часто приходится затрачивать деньги на покупку телефона, оплату сотовой связи, организации встреч с партнерами в ресторанах. Поэтому остро стоит вопрос: можно ли отразить в налоговом учете ужин в ресторане или покупку смартфона. Подготовили разъяснения, какие требования предъявляют к таким расходам и можно ли их учитывать при расчете налогов.

Оглавление

Что можно учесть в налоговых расходах
Как учитывать расходы на ужин в ресторане
Как учитывать расходы на смартфон

Что можно учесть в налоговых расходах

Налоговые расходы — это затраты компании или ИП в процессе ведения своей деятельности. В НК предусмотрели два требования к расходам: они должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК). Смотрите схему ниже.

Как учитывать расходы на ужин в ресторане

Ситуация. Организация по разработке электронных устройств провела рабочую встречу с представителями компании-покупателя в ресторане. Счет вышел — 30 000 рублей. Помимо основных блюд были заказаны и алкогольные напитки.

Ужины в ресторанах относятся к представительским расходам. Это официальные приемы, в том числе буфетное обслуживание, расходы на транспорт до места встречи и обратно, оплата услуг внештатных переводчиков. Перечень закрытый, однако НК не содержит детального описания конкретного состава расходов.

Не все встречи с партнерами будут считаться официальными приемами. Нельзя включать в налоговый учет те расходы, которые не относятся к представительским. Опирайтесь на примерные критерии, которые сложились на основе судебной практики:

встреча подтверждена документально. Ее заранее организовали, руководитель издал приказ, подготовили план вопросов для обсуждения;
встреча носит официальный формат.

Важно! К представительским расходам не относят затраты на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний (п. 2 ст. 264 НК). К примеру, организация устраивает развлекательное мероприятие на теплоходе для укрепления сотрудничества с деловыми партнерами.

Алкоголь также могут включить в представительские расходы. Однако необходимо обосновать такую покупку, например, если в практике деловых встреч с конкретными партнерами принято употреблять алкоголь. ФНС не всегда признает правомерность приобретения спиртного, и компаниям может потребоваться отстаивать свою позицию в суде.

В каком размере учитывать представительские расходы

Представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Законом установили ограничение — 4% от расходов на оплату труда за тот налоговый период, в котором производились эти расходы.

Если организация не использовала максимум по представительским расходам, она может перенести остаток на другое время в рамках налогового периода. В случае превышения установленного лимита, компания имеет право компенсировать перерасход в следующем отчетном периоде. В таком случае компания может списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде в пределах норматива по итогам текущего периода.

Пример

Компания в 1-м квартале организовала официальный прием в ресторане и потратила 57 000 рублей, в том числе НДС — 9 500 рублей. Во 2-м квартале таких расходов у компании не было. Траты на оплату труда в 1-м квартале составили — 800 000 рублей, 2-м квартале — 1 500 000 рублей. Далее считаем норматив за первый квартал — 800 000 рублей х 4% = 32 000 рублей. Получается, что затраты на официальный прием были больше, чем норматив. При расчете налога на прибыль учитываем 32 000 рублей, к вычету по НДС принимаем 6 400 рублей (32 000×20%).

За 6 месяцев норматив — 1 500 000 рублей х 4% = 60 000 рублей. Это превышает сумму представительских расходов. Организация может признать остаток расходов в размере 25 000 рублей и остаток по НДС — 9 500 — 6 400 = 3 100.

Чтобы подтвердить представительские расходы, необходимо подготовить документы. Например, накладные, кассовые чеки из ресторанов, акты оказания услуг. Все расходы должны быть отражены в авансовом отчете. Больше о нем читайте в статье.

По налогу на прибыль представительские расходы входят в состав прочих расходов в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда. Входной НДС принимайте по тем расходам, которые учли для налога на прибыль по нормативу. Чтобы вернуть НДС, надо правильно оформить счет-фактуру. Нельзя вычесть НДС без счета-фактуры.

ТОП 5 ошибок, которые совершают при учете представительских расходов

Учитывают развлекательные мероприятия в качестве представительских расходов.
Не составляют список приглашенных лиц, перечень вопросов, которые обсудили на встрече.
Учитывают подарки, которые сделали второй стороне, в представительские расходы. Исключение — на подарке изображена фирменная символика организации, которая проводит официальный прием.
Не соблюдают принцип разумности. Организации проводят приемы в дорогих ресторанах, заказывают много алкоголя и разных блюд. Факт свидетельствует о том, что цель встречи — не деловая, а развлекательная.
Учитывают оплату гостиниц, виз, билетов второй стороне.

Как учитывать расходы на смартфон

Ситуация. Руководитель компании приобрел сотовый телефон в служебных целях. Стоимость смартфона — 110 000 рублей. Теперь он хочет уменьшить налог на прибыль и принять к вычету НДС покупку смартфона.

Организации могут приобретать сотовые телефоны, чтобы использовать их в своем бизнесе. При расчете налога на прибыль необходимо обосновать, что покупка экономически обоснована и смартфон будут использовать в бизнесе.

Для начала руководитель должен издать приказ. В документе следует перечислить работников, которые получат телефоны и будут подключены к сотовому оператору. Только после этого можно начинать закупку смартфонов.

Налог на прибыль

Телефоны, цена которых превышает 100 000 рублей и эксплуатационный период составляет более года, должны учитываться в расходах посредством амортизации. Начисление амортизации происходит с момента ввода телефона в эксплуатацию. Модели, чья стоимость не превышает 100 000 рублей, должны учитываться в составе материальных затрат.

Чтобы учесть покупку смартфона в налоговом учете, необходимо подтвердить его использование в бизнесе. Например, приказы с руководителями, договор с оператором, должностные инструкции работника, где указали, что ему необходимо использовать телефон для работы.

НДС

Компания может принять к вычету НДС, если применяет общие требования к вычету:

налог предъявил поставщик;
телефон используют в облагаемой НДС деятельности;
есть счет-фактура;
телефон принят на учет.

НДС — это один из самых тяжелых налогов к расчету. Чтобы разобраться в нем и не привлечь внимание ФНС, предлагаем статью «Оптимизация НДС: как уменьшить размер налога и не привлечь внимание ФНС».

УСН

У организаций на УСН с объектом налогообложения «Доходы», расходы на смартфон на расчет налога не влияют. Если же компания на УСН применяет «Доходы минус расходы», надо учитывать стоимость телефона. Более 100 000 рублей — учитывайте покупку смартфона в состав основных средств, менее 100 000 рублей — как материальные расходы.

В работе с УСН в 2025 году произошли изменения. Чтобы работать по-новому и ничего не упустить, читайте статью «Изменения по УСН с 2025 года: стоит ли оставаться на упрощенке».