Можно ли оплатить или компенсировать расходы на проезд и проживание исполнителей физлиц по ГПД без специального статуса. Какие налоги и взносы придется заплатить, и как учесть такие расходы, расскажем в статье. Как оплатить расходы на поездки самозанятых исполнителей, читайте в отдельной статье.
Оглавление
Работодатель обязан возместить работнику командировочные расходы — такая гарантия предусмотрена Трудовым кодексом. Но исполнители по договорам ГПХ не работники, поэтому компенсировать или оплачивать расходы на их служебные поездки заказчик не обязан. В таком случае не каждый исполнитель согласится куда-либо выезжать еще и за свой счет. А потребность в услугах и работах исполнителя в другом городе или регионе все еще будет. Как гарантировать исполнителю возмещение расходов на поездки и какие налоги и взносы нужно заплатить, читайте ниже.
Внимание!
В этой статье рассмотрим гражданско-правовые отношения с физлицами без специального налогового статуса.
Как предусмотреть условие о возмещении исполнителю расходов на поездки
Условия и порядок возмещения расходов на проезд и проживание пропишите в гражданско-правовом договоре с исполнителем. Укажите, что именно компания готова компенсировать: стоимость проезда и найма жилья, или еще и другие расходы. Например, аренду транспорта, расходы на питание, интернет-услуги и пр.
Заказчик вправе включить компенсацию расходов в общую сумму вознаграждения, выплатить ее отдельно, или оплатить все или часть расходов на поездку исполнителя. Все варианты законны и возможны, исходя из воли сторон.
Пример формулировки в договоре
Условие о возмещении расходов можно сформулировать так: «Заказчик возмещает Исполнителю документально подтвержденные расходы на проезд к месту оказания услуг и обратно, а также расходы на проживание в гостинице».
НДФЛ — платить или нет
Нужно ли удерживать НДФЛ с расходов на служебные поездки исполнителей, в законе четко не определено. Позиции налоговиков и финансистов регулярно меняются или корректируются. В одних письмах Минфин указывает, что заказчик обязан удержать и уплатить в бюджет НДФЛ, если оплачивает за исполнителя проезд к месту оказания услуг или выполнения работ, питание и проживание в этом месте и пр. Оплата подобных расходов образует у исполнителя доход в натуральной форме. Суммы такой оплаты включаются в налоговую базу физических лиц (ст. 211 НК).
Аналогично и в случаях, когда исполнитель сам оплачивает билеты и проживание, а заказчик компенсирует ему эти расходы. Объясняют это тем, что в перечне доходов, которые освобождены от налога, возмещение расходов не значится (ст. 217 НК).
Подтверждение позиции об обязанности заказчика удержать и уплатить НДФЛ с компенсации расходов исполнителя на поездки
Письма Минфина от 04.10.2023 № 03-04-05/94461, от 29.09.2023 № 03-04-07/93104, от 28.09.2020 № 03-04-06/84695, от 04.10.2019 № 03-04-05/76261, от 26.04.2019 № 03-04-06/31273, от 27.07.2018 № 03-04-06/53105, от 02.02.2018 № 03-06.04.6138, от 21.07.2017 № 03-03-06/1/46709, от 08.08.2016 № 03-04-06/46423, от 16.06.2016 № 03-04-05/35131).
В некоторых письмах указано, что если заказчик оплатил расходы за исполнителя исключительно в своих интересах, то у исполнителя доход в натуральной форме не возникает. А значит, удерживать и уплачивать НДФЛ с оплаченных расходов в этом случае не нужно.
Подтверждение позиции о том, что не нужно уплачивать НДФЛ с компенсации расходов исполнителя на поездки, если такая оплата производится исключительно в интересах заказчика
Письма Минфина от 04.10.2023 № 03-04-05/94461, от 17.03.2022 № 03-04-05/20477, ФНС от 23.06.2022 № БС-15-11/71@, от 03.11.2015 № СА-4-7/19206.
Доказать «интерес» заказчика или исполнителя в каждом конкретном случае будет сложно. Заказчику нужно самостоятельно оценить целесообразность затрат, обосновывать их, определить заинтересованную сторону в лице компании.
Логично, что если заказчик поручает исполнителю представлять интересы компании в суде, который находится в другом регионе, то оплата проезда и проживания там — это интерес заказчика. Тогда НДФЛ удерживать не нужно. Но не во всех случаях можно определить интерес так однозначно. Рекомендуем платить НДФЛ с компенсации затрат или оплаты проезда и жилья за исполнителя — так безопаснее.
Страховые взносы — платить или нет
Если заказчик оплачивает или компенсирует расходы исполнителя на служебную поездку, то уплачивать страховые взносы не нужно. Такие расходы требуются, чтобы выполнить работы или оказать услуги по гражданско-правовому договору, поэтому эти суммы страховыми взносами не облагаются (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК). Важно получить от исполнителя документальное подтверждение расходов.
Если компенсацию расходов по служебной поездке включили в общую сумму вознаграждения исполнителя по ГПД, то нужно начислить страховые взносы в общем порядке. Единый тариф по страховым взносам — 30 процентов в пределах облагаемой базы.
Налог на прибыль — учитывать компенсацию расходов или нет
Заказчик вправе учесть затраты на оплату (компенсацию) проезда и проживания исполнителя по ГПД. Перечень расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, открытый (ст. 264 НК, письмо ФНС от 13.07.2010 № ШС-37-3/6521).
Можно включить такие затраты в числе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Или в составе того вида расходов, к которому отнесено вознаграждение исполнителя по ГПД. Например, расходов на оплату труда на случай если исполнитель не ИП (п. 1 ст. 252, п. 21 ст. 255, подп. 41 или 49 п. 1 ст. 264 НК). Главное — не включать сумму компенсации в составе командировочных, т. к. командировочные расходы несут только штатные сотрудники компании. А также прописать в договоре условие об обязанности компании компенсировать расходы исполнителя, а исполнителю — предоставить подтверждающие документы.
Как учесть компенсацию расходов на поездки исполнителя в бухучете
Расчеты с физлицами-исполнителями по ГПД отражают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Если компенсацию расходов на поездку включили в общую сумму вознаграждения, то укажите ее в бухучете в том же порядке, что и само вознаграждение.
Если выплачиваете компенсацию расходов отдельно, то выберите одну из следующих проводок. При Кредите 76 укажите:
дебет 20 (23, 29) по компенсации расходов исполнителя на поездку для нужд основного, вспомогательного или обслуживающего производства;
дебет 25 (26) на поездку для общепроизводственных или общехозяйственных нужд;
дебет 44 на поездку, связанную с продажей продукции, товаров, работ и услуг;
дебет 08 если поездка связана со строительством, монтажом, реконструкцией, приобретением ОС;
дебет 91-2 если поездка не связана с производством и реализацией или оплачивается за счет чистой прибыли с согласия собственников организации.
Компенсацию расходов исполнителя проведите по Дебету 76 Кредиту 50 (51, 52…) как «компенсацию расходов на служебную поездку внештатного сотрудника».
Если сами оплачиваете расходы на поездку исполнителя — оформляете авиабилеты, бронируете гостиницу и пр., то используйте проводку из таблицы ниже.
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44, 08…) Кредит 76 (60) | Отражена стоимость работ или услуг сторонних организаций, связанных с поездкой исполнителя |
Дебет 19 Кредит 76 (60) | Отражен входной НДС по работам или услугам сторонних организаций, связанным с поездкой исполнителя |
Дебет 76 (60) Кредит 51 (50, 52…) | Оплачены работы или услуги сторонних организаций |
Популярное по теме за месяц
Сдача квартиры в аренду: гайд для самозанятых
![](https://konsol.pro/blog/storage/images/81/00/92/20/derived/99a4e766a57804789af606cc5b8dc980.webp)
Машиночитаемая доверенность на исполнителя: как оформить, какие риски
![](https://konsol.pro/blog/storage/images/94/67/39/18/derived/507ce4202f926ebc6dcfa2d517d4c49f.webp)
Как оформить и применять МЧД с 1 сентября 2024 года
![](https://konsol.pro/blog/storage/images/28/86/76/77/derived/816b5b30a249f7c483567c13b72fe331.webp)