Как оплатить и учесть расходы на поездки исполнителей по ГПД

Работодатель обязан возместить работнику командировочные расходы — такая гарантия предусмотрена Трудовым кодексом. Но исполнители по договорам ГПХ не работники, поэтому компенсировать или оплачивать расходы на их служебные поездки заказчик не обязан. В таком случае не каждый исполнитель согласится куда-либо выезжать еще и за свой счет. А потребность в услугах и работах исполнителя в другом городе или регионе все еще будет. Как гарантировать исполнителю возмещение расходов на поездки и какие налоги и взносы нужно заплатить, читайте ниже.

Как предусмотреть условие о возмещении исполнителю расходов на поездки 

Условия и порядок возмещения расходов на проезд и проживание пропишите в гражданско-правовом договоре с исполнителем. Укажите, что именно компания готова компенсировать: стоимость проезда и найма жилья, или еще и другие расходы. Например, аренду транспорта, расходы на питание, интернет-услуги и пр. 

Заказчик вправе включить компенсацию расходов в общую сумму вознаграждения, выплатить ее отдельно, или оплатить все или часть расходов на поездку исполнителя. Все варианты законны и возможны, исходя из воли сторон.

НДФЛ — платить или нет

Нужно ли удерживать НДФЛ с расходов на служебные поездки исполнителей, в законе четко не определено. Позиции налоговиков и финансистов регулярно меняются или корректируются. В одних письмах Минфин указывает, что заказчик обязан удержать и уплатить в бюджет НДФЛ, если оплачивает за исполнителя проезд к месту оказания услуг или выполнения работ, питание и проживание в этом месте и пр. Оплата подобных расходов образует у исполнителя доход в натуральной форме. Суммы такой оплаты включаются в налоговую базу физических лиц (ст. 211 НК).

Аналогично и в случаях, когда исполнитель сам оплачивает билеты и проживание, а заказчик компенсирует ему эти расходы. Объясняют это тем, что в перечне доходов, которые освобождены от налога, возмещение расходов не значится (ст. 217 НК).

В некоторых письмах указано, что если заказчик оплатил расходы за исполнителя исключительно в своих интересах, то у исполнителя доход в натуральной форме не возникает. А значит, удерживать и уплачивать НДФЛ с оплаченных расходов в этом случае не нужно.

Доказать «интерес» заказчика или исполнителя в каждом конкретном случае будет сложно. Заказчику нужно самостоятельно оценить целесообразность затрат, обосновывать их, определить заинтересованную сторону в лице компании. 

Логично, что если заказчик поручает исполнителю представлять интересы компании в суде, который находится в другом регионе, то оплата проезда и проживания там — это интерес заказчика. Тогда НДФЛ удерживать не нужно. Но не во всех случаях можно определить интерес так однозначно. Рекомендуем платить НДФЛ с компенсации затрат или оплаты проезда и жилья за исполнителя — так безопаснее. 

Страховые взносы — платить или нет

Если заказчик оплачивает или компенсирует расходы исполнителя на служебную поездку, то уплачивать страховые взносы не нужно. Такие расходы требуются, чтобы выполнить работы или оказать услуги по гражданско-правовому договору, поэтому эти суммы страховыми взносами не облагаются (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК). Важно получить от исполнителя документальное подтверждение расходов.

Если  компенсацию расходов по служебной поездке включили в общую сумму вознаграждения исполнителя по ГПД, то нужно начислить страховые взносы в общем порядке. Единый тариф по страховым взносам — 30 процентов в пределах облагаемой базы.

Налог на прибыль — учитывать компенсацию расходов или нет

Заказчик вправе учесть затраты на оплату (компенсацию) проезда и проживания исполнителя по ГПД. Перечень расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, открытый (ст. 264 НК, письмо ФНС от 13.07.2010 № ШС-37-3/6521). 

Можно включить такие затраты в числе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Или в составе того вида расходов, к которому отнесено вознаграждение исполнителя по ГПД. Например, расходов на оплату труда на случай если исполнитель не ИП (п. 1 ст. 252, п. 21 ст. 255, подп. 41 или 49 п. 1 ст. 264 НК). Главное — не включать сумму компенсации в составе командировочных, т. к. командировочные расходы несут только штатные сотрудники компании. А также прописать в договоре условие об обязанности компании компенсировать расходы исполнителя, а исполнителю — предоставить подтверждающие документы.

Как учесть компенсацию расходов на поездки исполнителя в бухучете

Расчеты с физлицами-исполнителями по ГПД отражают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Если компенсацию расходов на поездку включили в общую сумму вознаграждения, то укажите ее в бухучете в том же порядке, что и само вознаграждение.

Если выплачиваете компенсацию расходов отдельно, то выберите одну из следующих проводок. При Кредите 76 укажите:

• дебет 20 (23, 29) по компенсации расходов исполнителя на поездку для нужд основного, вспомогательного или обслуживающего производства;

• дебет 25 (26) на поездку для общепроизводственных или общехозяйственных нужд;

• дебет 44 на поездку, связанную с продажей продукции, товаров, работ и услуг;

• дебет 08 если поездка связана со строительством, монтажом, реконструкцией, приобретением ОС;

• дебет 91-2 если поездка не связана с производством и реализацией или оплачивается за счет чистой прибыли с согласия собственников организации.

Компенсацию расходов исполнителя проведите по Дебету 76 Кредиту 50 (51, 52…) как «компенсацию расходов на служебную поездку внештатного сотрудника».

Если сами оплачиваете расходы на поездку исполнителя — оформляете авиабилеты, бронируете гостиницу и пр., то используйте проводку из таблицы ниже.

Популярное по теме за месяц

1

Сдача квартиры в аренду: гайд для самозанятых

В статье — пошаговая инструкция по сдаче квартиры в аренду, ответы на вопросы по налогам и шаблон договора

2

Машиночитаемая доверенность на исполнителя: как оформить, какие риски

Рассказали, как оформить новую доверенность тремя способами, и как ее отозвать

3

Как оформить и применять МЧД с 1 сентября 2024 года

Предлагаем пошаговый алгоритм, как оформить машиночитаемую доверенность