Оплата проезда и проживания за самозанятого: как быть с налогами

Командировки самозанятых: подводные камни и риски 

Ситуация, когда компания оплачивает за исполнителя проезд и проживание или компенсирует ему эти расходы, встречается редко. И на то есть причины: компенсация или оплата проезда и проживания за самозанятого может быть расценена налоговой как признак трудовых отношений. Компания рискует налоговой проверкой и решением о переквалификации договора ГПХ в трудовой.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговой, компании не стоит самой оплачивать проживание и проезд самозанятым. В этом случае лучше обозначить задачу, и попросить самозанятого назвать сумму желаемого вознаграждения, включающую в себя издержки на дорогу и проживание. 

Таким образом, компания может сотрудничать с самозанятыми по задачам, требующих поездок, но исполнитель должен сам заранее оценить итоговую стоимость услуги и заложить в нее потенциальные расходы. 

В этом случае риски переквалификации договора ГПХ в трудовой минимальны. Если компания включит потенциальные расходы в сумму вознаграждения, ей не нужно будет платить за самозанятого НДФЛ и страховые взносы. Возмещения расходов в этой ситуации не происходит, происходит выплата вознаграждения за услугу. Самозанятые сами за себя платят налог на профессиональный доход (НПД), а компания освобождается от роли налогового агента. Поэтому компания не удерживает с вознаграждения НДФЛ. 

Минусы такого подхода заключаются в том, что самозанятой берет на себя риски, связанные с изменением стоимости билетов и гостиницы. Также самозанятый будет обязан уплатить налоги со всей суммы вознаграждения, вычитать расходы на дорогу и жилье из нее нельзя. Не все самозанятые будут к этому готовы. 

Например, компания за выполнение задачи может заплатить самозанятому 50 000 ₽, из которых 40 000 ₽ уйдет на билеты и проживание. Самозанятому придется выбить чек на всю полученную сумму — 50 000 ₽ — и со всей суммы заплатить налог.

Дальше разберемся, как быть с налогами и взносами, если компания оплатила самозанятому исполнителю проезд и проживание или компенсировала эти расходы, но не включила их в сумму вознаграждения.

НДФЛ — платить или нет

Представим ситуация: компания, несмотря на риски переквалификации гражданско-правового договора в трудовой, оплатила за самозанятого исполнителя проезд и проживание или компенсировала ему эти расходы. 

Оплата проезда и проживания в этом случае будет считаться натуральным доходом самозанятого, а доходы в натуральной форме не признаются объектом обложения НПД (п. 11 ч. 2 ст. 6 ФЗ № 422). Это  означает, что компания становится налоговым агентом самозанятого. По общему правилу она должна исчислить и удержать НДФЛ со стоимости билетов и проживания. 

Таким образом, в самой общей ситуации, при компенсации расходов за самозанятого компания должна удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Именно такую позицию высказывает Минфин.

Между тем, есть одно важное «но». Так, имеет значение и то, в чьих интересах была оплата или компенсация стоимости проживания и билетов. Если компания оплатила проживание и проезд физлица в своих интересах, то такие платежи дохода у самозанятого не образуют. А значит, компания не должна удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ. 

Получается, ключевым для решения вопроса — платить компании НДФЛ или нет — является информация, в чьих интересах компания оплатила исполнителю проезд и проживание.

В законах и разъяснениях органах власти прямо не указано, как определить в чьих интересах был совершен платеж. Как правило, в оплате проезда и проживания заинтересованы обе стороны. 

Поэтому компания должна сама — на свой страх и риск — определять в чьих интересах были совершены платежи. 

Безопаснее всего платить НДФЛ с компенсаций затрат стоимости проезда и жилья за самозанятого. Минфин считает, что в данной ситуации нужно поступать именно так.

Если же компания сама оплатила гостиницу и билеты за самозанятого, шансы, что налоговая будет придираться, гораздо меньше. Но и в этом случае, компании стоит быть готовой отстаивать свои интересы в суде и собрать доказательства, что она оплатила гостиницу и билеты исключительно в собственных интересах, а у самозанятого не возникло экономической выгоды.

Страховые взносы — платить или нет

Со страховыми взносами все более определенно и понятно: компания не должна начислять страховые взносы на выплаты в пользу самозанятых. 

В письме выше мы видим, что Минфин связывает возможность неуплаты страховых взносов за самозанятого с наличием выставленного им чека. Но даже если самозанятый не выставит чек, страховые взносы с платежей за дорогу и жилье компании платить не придется. Все выплаты, на которые не был сформирован чек, считаются выплатами в пользу обычных физлиц без статуса. Но дело в том, что возмещение расходов физлица по договору ГПХ или оплата организацией таких затрат в любом случае входит в перечень сумм, освобожденных от взносов (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ). 

Налог на прибыль — учитывать выплаты при его расчете или нет

Затраты по гражданско-правовым договорам с самозанятыми прямо не названы в НК РФ. Но перечень расходов в ст. 264 НК РФ открытый, что означает, что компании вправе учесть все расходы на самозанятого при расчете налога на прибыль. Именно такой позиции придерживается Минфин. 

Компании важно понимать: чтобы учесть расходы на самозанятого при расчете налога на прибыль, ей понадобится чек. Без чека учесть затраты не получится. 

Чтобы снизить риски невыдачи чека самозанятым, пропишите в договоре обязанность самозанятого предоставлять чеки и предусмотрите ответственность за их непредоставление. 

Штраф поможет мотивировать самозанятого вовремя передать чек. Даже если это не сработает, у компании будет законный способ взыскать с исполнителя штраф, который покроет издержки.

Популярное по теме за месяц

1

Оплата самозанятому от юридического лица

Рассказываем, какие документы можно считать основанием для выплат, что учесть при оплате вознаграждения самозанятому

2

Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция

Расскажем, как завести в «1С» самозанятого контрагента и индивидуально, и с помощью реестра

3

Как самозанятому выставить счет на оплату

Рассказываем об основных правилах и реквизитах