Разбираемся, надо ли платить компании НДФЛ и страховые взносы при компенсации самозанятому стоимости проезда и проживания. Также разберемся, можно ли учитывать эти расходы при расчете налога на прибыль.
Оглавление
Командировки самозанятых: подводные камни и риски
Ситуация, когда компания оплачивает за исполнителя проезд и проживание или компенсирует ему эти расходы, встречается редко. И на то есть причины: компенсация или оплата проезда и проживания за самозанятого может быть расценена налоговой как признак трудовых отношений. Компания рискует налоговой проверкой и решением о переквалификации договора ГПХ в трудовой.
Чтобы избежать претензий со стороны налоговой, компании не стоит самой оплачивать проживание и проезд самозанятым. В этом случае лучше обозначить задачу, и попросить самозанятого назвать сумму желаемого вознаграждения, включающую в себя издержки на дорогу и проживание.
Таким образом, компания может сотрудничать с самозанятыми по задачам, требующих поездок, но исполнитель должен сам заранее оценить итоговую стоимость услуги и заложить в нее потенциальные расходы.
В этом случае риски переквалификации договора ГПХ в трудовой минимальны. Если компания включит потенциальные расходы в сумму вознаграждения, ей не нужно будет платить за самозанятого НДФЛ и страховые взносы. Возмещения расходов в этой ситуации не происходит, происходит выплата вознаграждения за услугу. Самозанятые сами за себя платят налог на профессиональный доход (НПД), а компания освобождается от роли налогового агента. Поэтому компания не удерживает с вознаграждения НДФЛ.
Минусы такого подхода заключаются в том, что самозанятой берет на себя риски, связанные с изменением стоимости билетов и гостиницы. Также самозанятый будет обязан уплатить налоги со всей суммы вознаграждения, вычитать расходы на дорогу и жилье из нее нельзя. Не все самозанятые будут к этому готовы.
Например, компания за выполнение задачи может заплатить самозанятому 50 000 ₽, из которых 40 000 ₽ уйдет на билеты и проживание. Самозанятому придется выбить чек на всю полученную сумму — 50 000 ₽ — и со всей суммы заплатить налог.
Дальше разберемся, как быть с налогами и взносами, если компания оплатила самозанятому исполнителю проезд и проживание или компенсировала эти расходы, но не включила их в сумму вознаграждения.
НДФЛ — платить или нет
Представим ситуация: компания, несмотря на риски переквалификации гражданско-правового договора в трудовой, оплатила за самозанятого исполнителя проезд и проживание или компенсировала ему эти расходы.
Оплата проезда и проживания в этом случае будет считаться натуральным доходом самозанятого, а доходы в натуральной форме не признаются объектом обложения НПД (п. 11 ч. 2 ст. 6 ФЗ № 422). Это означает, что компания становится налоговым агентом самозанятого. По общему правилу она должна исчислить и удержать НДФЛ со стоимости билетов и проживания.
Таким образом, в самой общей ситуации, при компенсации расходов за самозанятого компания должна удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Именно такую позицию высказывает Минфин.
Между тем, есть одно важное «но». Так, имеет значение и то, в чьих интересах была оплата или компенсация стоимости проживания и билетов. Если компания оплатила проживание и проезд физлица в своих интересах, то такие платежи дохода у самозанятого не образуют. А значит, компания не должна удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ.
Получается, ключевым для решения вопроса — платить компании НДФЛ или нет — является информация, в чьих интересах компания оплатила исполнителю проезд и проживание.
В законах и разъяснениях органах власти прямо не указано, как определить в чьих интересах был совершен платеж. Как правило, в оплате проезда и проживания заинтересованы обе стороны.
Поэтому компания должна сама — на свой страх и риск — определять в чьих интересах были совершены платежи.
Безопаснее всего платить НДФЛ с компенсаций затрат стоимости проезда и жилья за самозанятого. Минфин считает, что в данной ситуации нужно поступать именно так.
Выдержка из Письма Минфина № 03-03-06/1/28379 от 19.07.2013
«Таким образом, если оплата организацией расходов физических лиц по проживанию и питанию при оказании услуг по гражданско-правовым договорам осуществляется в интересах этих физических лиц (в том числе если такая оплата является частью вознаграждения физического лица за выполненные работы (оказанные услуги)), то оплата организацией этих расходов физических лиц признается их доходом, полученным в натуральной форме, а суммы такой оплаты подлежат обложению налогом на доходы физических лиц».
Если же компания сама оплатила гостиницу и билеты за самозанятого, шансы, что налоговая будет придираться, гораздо меньше. Но и в этом случае, компании стоит быть готовой отстаивать свои интересы в суде и собрать доказательства, что она оплатила гостиницу и билеты исключительно в собственных интересах, а у самозанятого не возникло экономической выгоды.
Страховые взносы — платить или нет
Со страховыми взносами все более определенно и понятно: компания не должна начислять страховые взносы на выплаты в пользу самозанятых.
Выдержка из Письма Минфина от 22.09.2021 № 03-04-06/76866
«Таким образом, если выплаты в рамках гражданско-правового договора физическому лицу, применяющему специальный налоговый режим НПД, подлежат учету при определении налоговой базы по НПД, то при наличии вышеуказанного чека у организации такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами».
В письме выше мы видим, что Минфин связывает возможность неуплаты страховых взносов за самозанятого с наличием выставленного им чека. Но даже если самозанятый не выставит чек, страховые взносы с платежей за дорогу и жилье компании платить не придется. Все выплаты, на которые не был сформирован чек, считаются выплатами в пользу обычных физлиц без статуса. Но дело в том, что возмещение расходов физлица по договору ГПХ или оплата организацией таких затрат в любом случае входит в перечень сумм, освобожденных от взносов (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Налог на прибыль — учитывать выплаты при его расчете или нет
Затраты по гражданско-правовым договорам с самозанятыми прямо не названы в НК РФ. Но перечень расходов в ст. 264 НК РФ открытый, что означает, что компании вправе учесть все расходы на самозанятого при расчете налога на прибыль. Именно такой позиции придерживается Минфин.
Выдержка из Письма Минфина № 03-03-06/1/63730 от 22 июля 2020
«Что касается затрат налогоплательщика в виде выплат физическим лицам, являющимся плательщиками налога на профессиональный доход, по заключенным с ними договорам подряда, то, по мнению Департамента, их следует признавать на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения положений статьи 252 НК РФ».
Компании важно понимать: чтобы учесть расходы на самозанятого при расчете налога на прибыль, ей понадобится чек. Без чека учесть затраты не получится.
Чтобы снизить риски невыдачи чека самозанятым, пропишите в договоре обязанность самозанятого предоставлять чеки и предусмотрите ответственность за их непредоставление.
Штраф поможет мотивировать самозанятого вовремя передать чек. Даже если это не сработает, у компании будет законный способ взыскать с исполнителя штраф, который покроет издержки.
Популярное по теме за месяц
Сдача квартиры в аренду: гайд для самозанятых
Машиночитаемая доверенность на исполнителя: как оформить, какие риски
Как оформить и применять МЧД с 1 сентября 2024 года
