Компенсация расходов по договорам ГПХ

Какие расходы может нести исполнитель по договорам ГПХ

В зависимости от того, чем занимается исполнитель, он может нести разные расходы, например:

• на проезд и проживание, если для оказания услуг необходимо уехать в другую страну или регион, например, в суд или на сделку;

• на закупку материалов и оборудования;

• на оплату госпошлин и других обязательных платежей, например, при направлении документов заказными письмами по почте.

Обязан ли заказчик возмещать расходы исполнителя

Закон такой обязанности не устанавливает, однако стороны могут согласовать ее отдельно в договоре. 

Обратите внимание — в некоторых случаях налоговая может посчитать такую компенсацию признаком трудовых отношений и переквалифицировать ваше сотрудничество с исполнителем. В таком случае вам придется заплатить в бюджет недостающий НДФЛ.

Дело в том, что в соответствии с разделом VII ТК РФ работодатель дает работнику при трудоустройстве ряд гарантий, в том числе:

• оплатить расходы на командировку, например, перелет, питание и проживание;

• оплатить транспорт, если работа связана с разъездами;

• компенсировать амортизацию личного имущества, если работник вынужден использовать его для выполнения трудовой функции.

Если аналогичные гарантии будут включены в гражданско-правовой договор, налоговая может рассмотреть их как признак трудовых отношений и начать проверять сотрудничество в деталях.

На этот риск напрямую указывает Минфин в письме № 03-11-11/17314 от 10.03.2022. Министерство отмечает: компенсация расходов по проезду, по найму жилого помещения характерна для трудовых, а не гражданско-правовых отношений.

Не стоит беспокоиться, если вы просто возмещаете расходы исполнителю — налоговая смотрит на совокупность признаков.

Как компенсировать расходы исполнителя физлица без специального статуса

Несмотря на то, что отдельное возмещение расходов опасно с точки зрения переквалификации отношений в трудовые, исполнитель не обязан нести расходы, связанные с оказанием услуг, полностью за свой счет.

Выделим несколько основных способов компенсации расходов.

Способ 1. Включение расходов в стоимость работ/услуг по договору

Это идеальный способ, который позволяет не выплачивать компенсацию отдельно. Исполнитель в таком случае примерно рассчитывает сумму расходов и увеличивает на нее сумму вознаграждения по договору, а заказчик оплачивает в общем порядке. Налогообложение и учет расходов отдельно не ведутся. 

Способ 2. Отдельная компенсация расходов

Однако расходы не всегда получается просчитать заранее. Если вы перечисляете исполнителю компенсацию отдельной платежкой, учитывайте нюансы налогообложения. Они зависят от цели расходов, которые возмещаются. 

Расходы в интересах заказчика

Такими расходами налоговая считает затраты, которые исполнитель должен понести исключительно для исполнения обязательств по договору. Личного интереса исполнителя при этом нет. 

Например, к таким расходам можно отнести оплату проезда судебного представителя для участия в заседании в другом регионе, если заказчик настоял на очном участии. 

Если исполнитель понес расходы в интересах заказчика, налоговая не считает компенсацию его доходом в натуральной форме.

Что делать заказчику:

• НДФЛ лучше заплатить — по поводу налога у Минфина и ФНС нет общей позиции, поэтому безопаснее для заказчика уплатить налог с суммы компенсации

• можно не платить страховые взносы — это подтверждает и ФНС в письме от 23 июня 2022 г. № БС-15-11/71@, а также есть прямое указание в пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Расходы в интересах исполнителя

Иногда исполнитель просит заказчика возместить собственные расходы. Например, юрист поехал в суд в другой регион и решил после заседания переночевать там, а не ехать домой сразу. Для этого он снял номер в отеле. 

По условиям договора исполнитель имел на это право, но фактически такой расход в его интересах и не связан напрямую с представительством заказчика в суде.

В таком случае компенсация расходов считается доходом исполнителя, а если заказчик оплатил проживание напрямую в отель — доходом в натуральной форме. 

Что делать заказчику:

• заплатить НДФЛ

• заплатить страховые взносы

• если доход в натуральной форме — заплатить НДФЛ со следующей выплаты исполнителю.

О проводках по оплатам по договорам ГПХ мы подробно рассказывали в блоге.

Как компенсировать расходы самозанятого исполнителя

Идеальный способ все тот же — включить предполагаемые расходы в вознаграждение заранее. В таком случае вся сумма будет закрыта единым чеком, сформирует базу по НПД, а заказчик сможет списать ее в расходах. 

Списать выплаты самозанятому в расходы могут юридические лица и ИП, которые применяют ОСНО, ЕСХН и УСН «Доходы минус расходы». 

Для этого нужно:

1. получить у самозанятого чек

2. отразить стоимость работ или услуг самозанятого на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» 

Самозанятый может направить вам чек несколькими способами:

• скрин или файл в мессенджере;

• ссылка на скачивание чека;

• QR-код.

Если вы заплатили самозанятому наличными или через POS-терминал, он должен выдать чек сразу же. При оплате по безналу у самозанятого по закону есть время на выставление чека до 9 числа месяца, следующего за месяцем оплаты. В договоре можно предусмотреть и более короткий срок.

Однако расходы не всегда получается просчитать заранее. Если самозанятый выставил вам расходы отдельно от вознаграждения, напоминаем следующее.

Расходы в интересах заказчика

В соответствии с ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 422-ФЗ расходы, которые исполнитель понес в интересах заказчика, например, стоимость направления документов в суд по почте, не включаются в базу по налогу на профессиональный доход.

Из этого следует несколько выводов:

• сумма облагается НДФЛ;

• самозанятый не должен выдавать на нее чек;

• на компенсацию не начисляются страховые взносы (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ) 

Собственные расходы самозанятого

Порядок компенсации этих расходов аналогичен порядку оплаты основного вознаграждения.

Самозанятый должен выставить чек, иначе заказчику придется платить НДФЛ и взносы с подобных выплат.

Популярное по теме за месяц

1

Как закрыть самозанятость: подробная инструкция и советы

Узнайте, когда надо закрыть статус самозанятого и как сняться с учета через приложение «Мой Налог».

2

Что делать, если вас вызвали в ФНС по поводу договора с самозанятым

Рассказываем, как подготовиться к разговору с налоговым инспектором и на что стоит обратить внимание

3

Встать на учет по безработице: условия для самозанятых

Встать на учет в центр занятости по безработице: возможности и условия для самозанятых