Мы попросили Наталью рассказать, какие решения она внедряла в отделе, чтобы найти исполнителей и наладить с ними сотрудничество.
Когда часть брендов косметики ушли с российского рынка, для бренда Parisa Cosmetics и компании в целом появилась возможность расширить свой бизнес и по-новому представить себя. Для этого компанией было принято решение открыть отдел мерчандайзинга.
Год назад Наталья Маслова пришла в Parisa Cosmetics — бренд декоративной косметики компании ООО «Дариа». Компания 7 лет на российском рынке бьюти-индустрии. Товары бренда представлены в региональных и федеральных сетях магазинов косметики по всей России: от Калининграда до Южно-Сахалинска.
Привет, я Наталья Маслова — руководитель отдела мерчандайзинга бренда Parisa Cosmetics
Когда я пришла в отдел, передо мной, как перед руководителем, поставили три задачи:
собрать команду;
внедрить в работу программное обеспечение (ПО) для сбора и контроля информации по реализации продукции на российском рынке;
обеспечить автономный документооборот с исполнителями.
С первыми двумя задачами вопросов не возникло. За короткое время мы нашли в отдел первых мерчандайзеров в статусе самозанятых, настроили систему контроля и анализа продвижения продукции в торговых точках.
Главный вопрос был в решении третьей задачи — документальное взаимодействие с исполнителями. Сложность была в том, что самозанятые предоставляют свои услуги по всей стране. Мы могли их привлекать как для выполнения разовой задачи, так и в рамках проектной деятельности для реализации нескольких услуг.
Предыдущий опыт компании по ручному документообороту был неэффективным. Договоры, акты и другие документы подписывались и собирались с исполнителей слишком долго. Поэтому было решено найти посредника, который помог бы собирать и вести все закрывающие документы по исполнителям отдела в одном месте. С этим запросом в июле 2023 года мы обратились в Консоль.Про и ни разу не пожалели.
С Консоль.Про мы сразу же смогли наладить все рабочие процессы с исполнителями
С Консоль.Про мы смогли полностью сконцентрироваться на продвижении бизнеса через отдел и при этом не переживать за отчетную документацию по исполнителям. Наши договоры, технические задания (ТЗ) и акты хранятся на платформе. Выплаты вознаграждения самозанятым компания проводит в один клик, а чеки собирает сразу же после оплаты.
Провели встречи с поддержкой платформы
Наше успешное сотрудничество с исполнителями отдела мерчандайзинга началось с нескольких встреч с командой Консоль.Про. Так, в начале июля была установочная встреча, на которой мы со специалистами платформы разработали пошаговый план взаимодействия компании и Консоль.Про. Также на встрече сотрудники технической поддержки показали нам интерфейс платформы, рассказали, как через нее приглашать самозанятых и проводить выплаты. А юристы разъяснили правовые особенности сотрудничества компании и самозанятых.
Уже через неделю на следующей встрече компания подписала договор с Консоль.Про и загрузила на платформу сценарии договоров для самозанятых. А через пару дней мы через платформу пригласили к сотрудничеству первых исполнителей отдела.
Фактически совместно с Консоль.Про за полторы недели мы смогли с нуля выстроить в отделе систему привлечения исполнителей и ведения электронного документооборота.
Ускорили онбординг самозанятых
Раньше в компании был сотрудник, который занимался ручным документооборотом. Чтобы начать сотрудничество, компания запрашивала у исполнителя банковские реквизиты, скан паспорта в развороте и СНИЛС.
Были даже такие исполнители, которые отказывались сотрудничать с компанией после того, как знакомились со списком документов. Не все хотели тратить время на то, чтобы найти документы, отсканировать их и прислать по электронной почте. Также исполнители переживали, что персональные данные для договора могли попасть не в те руки.
По тем исполнителям, которые соглашались и направляли документы, сотрудник распечатывал их, вносил вручную сведения в шаблон договора ГПХ и отправлял его тем же путем на подпись. Чтобы оформить договор на одного человека, сотрудник тратил больше 20 минут. Подписанный документ компания могла ждать несколько дней.
С Консоль.Про в разы сократилось время на создание и подписание договоров. Сейчас с исполнителями отдела и компании в целом онбординг занимает у нас 7-10 минут. Самозанятый получает по СМС ссылку на приглашение, сам регистрируется на платформе и подписывает договор простой электронной подписью (ПЭП).
Регистрация на платформе быстрая, так как интерфейс весь интуитивный. За подписью исполнителю не нужно никуда ходить или скачивать. Это четырехзначный код из СМС, который нужно ввести на самой платформе.
Исполнители больше не тратят время, чтобы отправить подписанный договор в скане и не переживают за сохранность персональных данных. Компания же смогла сэкономить время на онбординг и сбор документов
Ввели электронный документооборот
С Консоль.Про мы смогли контролировать наличие всех закрывающих документов в одном месте. Теперь на платформе хранятся несколько сценариев договоров. Помимо договоров для мерчандайзеров, на платформе также есть сценарии для визажистов, дизайнеров, монтажеров, стилистов, консультантов, водителей. Таких специалистов в компании сейчас немного. Однако электронные договоры с ними, так же как и с мерчандайзерами, позволило нам уйти от бумаги и принтеров.
Акты и ТЗ для исполнителей компания раньше также оформляла и направляла в бумажном виде. Сейчас мы можем за пару минут создать на самой платформе акт, ТЗ и направить их в личный кабинет самозанятого. Готовые документы можно скачать в любой момент.
Настроили выплаты
Чтобы провести выплаты вознаграждений, компании раньше приходилось по несколько дней ждать подписанных актов от исполнителей. Затем направлять эти акты в бухгалтерию и также ждать, пока у бухгалтеров найдется время для того, чтобы оплатить услуги каждому исполнителю с расчетного счета компании.
В новом отделе нам важно было сразу же внедрить четкую и автоматизированную систему оплаты. Консоль.Про помогла нам и в этом вопросе. Сейчас выплаты для мерчандайзеров и остальных исполнителей компании мы проводим через номинальный счет. Это позволила нам снизить временные затраты. Удобство в том, что мы не привязаны к конкретному человеку, к каким-то определенным дням недели или месяца. Мы можем хоть каждый день, в любое время дня пополнять номинальный счет и сразу же проводить выплаты.
Перед оплатой исполнитель с помощью ПЭП подписывает акт на платформе. На основании подписанного документа платформа переводит ему вознаграждение.
Часто наши исполнители могли забывать отправить нам чеки после оплаты. Компании приходилось каждый день, как по будильнику, напоминать им высылать его. Ведь чек — основной документ за расходы перед налоговой. Если его не получить, могут быть риски переквалификации гражданско-правового договора в трудовой.
А сейчас, даже если самозанятый забыл отправить чек, для нас это не проблема. Документ автоматически формируется на платформе.
Популярное по теме за месяц
Повышение окладов: образец приказа и правки в штатное расписание
Директор оплатил услуги своими деньгами: что делать бухгалтеру
Передаточный акт и разделительный баланс: когда нужны и как оформить
