Может ли ИП нанимать работников и как это делать

Как нанять работника по трудовому договору: пошаговая инструкция 

Ответ на вопрос о том, имеет ли право ИП нанимать работников, однозначный — да. Закон не запрещает индивидуальному предпринимателю выступать в роли работодателя. Но если ИП решает выполнять эту функцию, то обязан соблюдать требования трудового законодательства, в том числе:

• обеспечивать своим работникам безопасность и условия труда, которые соответствуют государственным нормативам;

• обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и другими вещами, которые нужны для выполнения работы; 

• обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;

• вовремя и в полном размере выплачивать причитающуюся работникам заработную плату;

• осуществлять обязательное социальное страхование работников;

• возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК).

Также ТК предоставляет ИП как работодателю целый ряд прав. Например, он может заключать трудовые договоры с работниками, изменять и расторгать эти документы, заключать коллективные договоры, поощрять работников за добросовестный эффективный труд. 

Если ИП-работодатель хочет нанять работника, он обязан документально оформить отношения с ним, в том числе внести запись в трудовую книжку. Это непростой, но посильный для каждого предпринимателя процесс. Давайте разбираться. 

Шаг 1. Разбираемся, сколько работников может нанять ИП

Налоговый режим, в рамках которого ИП осуществляет свою деятельность, накладывает ограничения на возможное количество работников.

• Если предприниматель работает на упрощенной системе налогообложения (УСН), то он может нанять не больше 130 человек. 

• ИП на автоматизированной упрощенной системе налогообложения (АУСН) может сотрудничать с пятью работниками. 

• В рамках патентной системы налогообложения предприниматель может трудоустроить не более 15 работников. 

• Рыболовецкие производства на едином сельскохозяйственном налоге (ЕСХН) могут принять до 300 человек. 

• Для ИП на общей системе налогообложения ограничений по количеству персонала нет.

Еще надо иметь в виду, что если ИП претендует на государственную поддержку субъектов малого и среднего бизнеса, то количество работников тоже имеет значение. Так, микропредприятие может иметь не более 15 сотрудников, малое предприятие — не более 100 работников, а численность среднего предприятия не должна превышать 250 человек.

Шаг 2. Составляем штатное расписание

Штатное расписание — документ, который содержит информацию о структуре бизнеса, количестве, должностях и квалификации работников, данные о зарплатах. Без штатного расписания в трудовой договор с работником не получится вписать, на какую должность он принят (ст. 57 ТК). Кроме того, за отсутствие документа ИП грозит штраф до 5000 ₽ (ст. 5.27 КоАП). 

Штатное расписание следует составлять по форме №Т-3 унифицированных форм первичной учетной документации. В документе важно указать в том числе такие данные: 

• ФИО индивидуального предпринимателя;

• структурные подразделения бизнеса, если есть;

• код должностей работников, например в соответствии с Общероссийским классификатором занятий или классификатором рабочих профессий; 

• количество работников в штате по каждой должности;

• размер оклада и надбавок. 

Когда штатное расписание готово, нужно издать внутренний приказ для его утверждения. 

Шаг 3. Ищем сотрудника и оформляем с ним документы 

Чтобы найти сотрудника, можно составить и опубликовать объявление об открывшейся вакансии, изучить резюме соискателей на интернет-площадках или воспользоваться рекомендациями знакомых. Дальше придется провести несколько собеседований и в итоге выбрать подходящего кандидата. 

Когда работник найден, он должен написать заявление о приеме на работу. Также с ним следует заключить трудовой договор в течение трех рабочих дней с начала работы. Этот документ определяет график работы, заработную плату, периодичность выплат и другие важные условия работы. Трудовой договор заключают в двух экземплярах: один остается у работодателя, а другой — у сотрудника. 

При составлении трудового договора понадобятся такие документы будущего сотрудника: 

• паспорт;

• СНИЛС;

• ИНН;

• бумажная трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки, в которой содержатся сведения о трудовой деятельности; 

• военный билет, если есть.

Кроме того, в зависимости от должности, на которую трудоустраивается работник, могут пригодиться диплом о высшем образовании, медицинская книжка и справка об отсутствии судимости. 

Когда ИП нанимает сотрудника, его нужно под подпись ознакомить с локальными актами бизнеса, например с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, техникой безопасности, положением о порядке обработки персональных данных, положением об оплате труда (ст. 68 ТК). 

Также по желанию можно издать приказ о приеме на работу по форме №Т-1 и оформить личную карточку по форме №Т-2. В карточке сотрудников содержится полная информация: номер приказа о приеме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. Карточка хранится у работодателя, поэтому даже если сотрудник уволится, данные о нем всегда будут под рукой.

Принимая на работу сотрудника, следует внести запись в трудовую книжку работника, если у него есть бумажная трудовая книжка. Еще нужно отправить в СФР информацию о приеме на работу. Особенно это актуально, если работник пользуется электронной трудовой книжкой. 

Шаг 4. Сдаем отчетность и делаем выплаты за работника

Раз в месяц работодатель обязан сдавать в налоговую персонифицированные сведения о физических лицах, а в СФР — сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 отчета ЕФС-1. 

Раз в квартал нужно проводить и сдавать в налоговую расчет 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. А в СФР нужно отправлять информацию о страховых взносах от несчастных случаев и профзаболеваний, раздел 2 отчета ЕФС-1.

Раз в год работодатель подает в СФР сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчета ЕФС-1. В налоговую нужно сдать итоговый расчет 6-НДФЛ. 

Что касается выплат, то работодатель обязан выплачивать работнику зарплату и другие выплаты, которые оговорены в трудовом договоре, например премии. Помните, что зарплата не может быть меньше МРОТ, который в 2024 году составляет 19 242 ₽ в месяц. Дополнительно могут быть региональные надбавки, которые важно учитывать. 

Кроме того, за сотрудника надо платить страховые взносы и налоги. Таким образом работодатель обеспечивает социальные льготы работнику: последний может уйти на оплачиваемый больничный, в оплачиваемый декретный или обычный отпуск. 

Как привлечь исполнителя по договору ГПХ

Закон не запрещает ИП быть работодателем, но такая роль накладывает на предпринимателя дополнительные обязанности, в том числе он должен уплачивать налоги и страховые взносы за своих подчиненных. Иногда такое положение оказывается невыгодным для ИП. Например, в ситуациях когда бизнес только стартовал, не имеет больших масштабов и оборотов. 

Поэтому еще один вариант привлечения помощников для ИП — заключение с ними гражданско-правового договора. Давайте разберемся, может ли ИП нанимать работников по ГПХ и как это сделать. 

Нанять работника по договору ГПХ нельзя, но ИП может заключить договор ГПХ на выполнение работ или услуг. Это можно сделать с обычным физическим лицом, самозанятым или другим индивидуальным предпринимателем. Первый вариант самый невыгодный — хоть мы и не заключаем с человеком трудовой договор, по закону за него все равно нужно платить налоги, ему нужно гарантировать социальные льготы. 

Поэтому часто для выполнения задач бизнес привлекает самозанятых и индивидуальных предпринимателей, которые сами за себя уплачивают налоги, им не положены оплачиваемые отпуска, декретные и больничные. 

Сотрудничая с подрядчиком, ИП не обязан вести кадровую документацию и сдавать отчеты в ФНС и СФР за исполнителя. При этом есть несколько других обязательных этапов взаимодействия. Поговорим о них подробнее. 

Определяем, какие задачи будет выполнять подрядчик

Прежде чем приступать к поиску подходящего исполнителя, продумайте, какие функции он будет выполнять. Дело в том, что закон устанавливает перечень работ, запрещенных для самозанятых. 

Если самозанятый будет заниматься запрещенной деятельностью, негативные последствия будут и у заказчика, и у исполнителя. Чеки самозанятого будут аннулированы, нарушителю придется заплатить НДФЛ, а также штрафы и пени. Для ИП это будет означать, что он сотрудничал с физлицом без статуса. Налоговая обяжет предпринимателя уплатить страховые взносы за исполнителя.

Выбираем вид договора ГПХ

В зависимости от специфики деятельности с исполнителем можно оформить разные виды договоров ГПХ. Рассмотрим основные.

Еще с исполнителем можно заключить лицензионный договор. По нему самозанятый-правообладатель разрешает компании использовать предмет интеллектуального труда на определенных условиях. Например, может передать право пользования на товарный знак, который самозанятым разрешили регистрировать с 29 июня 2023 года.

Другой вариант — абонентский договор с самозанятым (ст. 429.4 ГК). При этом надо иметь в виду, что сотрудничество должно быть сдельным и в договоре надо определить конкретный объем услуг.

Ищем исполнителя

К поиску исполнителя по гражданско-правовому договору надо подходить внимательно, поскольку есть риск допустить ошибки, которые впоследствии обернутся для ИП финансовыми потерями. 

Самая важная стадия — корректно составить объявление о поиске исполнителя. Подробно об этом мы рассказали в статье «Объявление о поиске исполнителя: шесть ошибок, за которые оштрафует ФНС». 

Одна из серьезных ошибок, о которых мы говорим в этой статье, — употребление терминов из Трудового кодекса при поиске исполнителя по договору ГПХ. Чтобы помочь заказчика ее избежать, платформа Консоль.Про разработала бесплатный сервис «Трудоголик». Он найдет и подчеркнет слова из трудовой терминологии, которых не должно быть в объявлении.

Чтобы проверить текст, вставьте его в левое окно. В правом окне получите результат — «Трудоголик» подсветит фиолетовым цветом термины из Трудового кодекса. Их лучше заменить на лексику из гражданско-правовой сферы, например вместо «работодатель» написать «заказчик», а вместо «зарплата» — «вознаграждение». 

Кроме того, заказ на услуги самзанятых вы можете разместить на специально предназначенной платформе от Консоль.Про. 

Оформляем документы 

Когда исполнитель найден, с ним нужно оформить документы. В первую очередь — договор ГПХ. В статье «8 типичных ошибок в договоре с самозанятым» мы рассказали, чего стоит избегать при разработке ГПД. Среди основных ошибок: 

• использование терминологии Трудового кодекса;

• закрепление периода выплат;

• отсутствие упоминания статуса самозанятого;

• указание графика работы;

• обещание социальных гарантий;

• отсутствие обязанности самозанятого предоставлять чек;

• требование выполнять трудовую функцию, а не конкретные работы.

Если вы переживаете по поводу корректности договора, то можете воспользоваться шаблонами документов, которые составили юристы Консоль.Про. Их вы найдете в статье «Образцы договоров с самозанятыми: экспертиза от юристов Консоль.Про».  

Кроме того, мы предлагаем услугу «Анализ рисков», в рамках которой изучим не только договоры ГПХ с самозанятыми, но и другую документацию. Это поможет ИП минимизировать возможные риски при взаимодействии с самозанятыми. 

Налаживаем сотрудничество

Процесс взаимодействия с подрядчиком необходимо выстроить таким образом, чтобы он не вызывал подозрения у налоговой. В первую очередь в этом поможет акт выполненных работ или оказанных услуг. Этот документ отражает тот факт, что заказчику важен конечный результат деятельности самозанятого, а не процесс, как в случае трудовых отношений. Получается, что документ  помогает компании перестраховаться от переквалификации отношений с внештатным исполнителем, а значит защищает от финансовых потерь. 

Акт следует составлять в четырех ситуациях:

• если ИП сотрудничает с самозанятым на постоянной основе;

• если предприниматель хочет избежать лишних споров;

• если ИП хочет навести порядок во внутреннем учете;

• если предприниматель хочет контролировать качество оказания услуг. 

Подробнее о том, как составить акт, мы рассказали в статье «Акт выполненных работ или оказанных услуг: что заказчику нужно знать о документе». Здесь же вы найдете шаблон документа. 

Кроме регулярного составления актов, важно получать чеки от самозанятого после каждой выплаты. С помощью этих отчетных документов ИП сможет доказать ФНС, что не скрывается от уплаты налогов. 

Чтобы узнать, как получить чек от самозанятого и что нужно проверить в документе, читайте наш материал «Чек от самозанятого: 13 ответов на вопросы заказчиков». 

Популярное по теме за месяц

1

Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно

Разберемся, какие документы самозанятый предоставляет заказчику. Скачайте образцы в статье

2

Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция

Расскажем, как завести в «1С» самозанятого контрагента и индивидуально, и с помощью реестра

3

Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы

Разбираемся, чем могут заниматься самозанятые и какие налоги обязаны уплачивать