Шесть вопросов про трудовой договор с самозанятым

Как принять исполнителя в штат и не получить обвинения в махинациях с нелегальной занятостью

Автор и редактор журнала Консоль

Из этой статьи узнаете:
— какие новые признаки переквалификации Минтруд добавит в ТК;
— в каких случаях подрядчики и исполнители на самом деле — скрытые работники;
— как действовать, если отношения компании с самозанятым признали трудовыми и не получилось это оспорить.

Минтруд продолжает бороться с нелегальной занятостью и черными зарплатами. Для этого закрепит в ТК новые признаки подмены трудовых взаимоотношений гражданско-правовыми. Если хотя бы один признак в сотрудничестве с исполнителем есть — это повод прийти с проверкой в компанию.

Оглавление

Правда ли, что с самозанятым можно заключить трудовой договор?
Как сотрудничать с работником по договору ГПХ?
В чем риск для работодателя бывшего самозанятого?
Что будет, если отношения с самозанятым признают трудовыми?
Каковы действия компании после переквалификации?
Как снизить риски переквалификации?

Правда ли, что с самозанятым можно заключить трудовой договор?

Да, как с физлицом. Самозанятый вправе работать одновременно и на себя, и по трудовому договору. При этом трудовые отношения разрешены только с компанией, которая не является его заказчиком (письмо Минфина от 01.02.2019 № 03-11.11.5884).

Заказчик вправе принять самозанятого исполнителя в штат и заключить с ним трудовой договор. В этом случае компания будет платить все обязательные по ТК налоговые и страховые взносы. В это же время сотрудник может подрабатывать как самозанятый, но строго в других компаниях.

Физлицо может быть одновременно и самозанятым, и сотрудником

Доходы работника и самозанятого облагаются по разным правилам. Самозанятый оформляет и выдает заказчику чеки, самостоятельно уплачивает НПД в размере 6%. С доходов работника работодатель начисляет и уплачивает НДФЛ в размере не менее 13% и страховые взносы.

Как сотрудничать с работником по договору ГПХ?

Известно, что сотрудничать в рамках самозанятости с бывшим работником можно не ранее, чем через два года после его увольнения. Но если бывший работник перестал быть самозанятым, его можно принять в штат сразу. Ждать два года не надо. Стороны просто заключают новый трудовой договор.

Если самозанятому очень нужно работать с бывшим работодателем, а двух лет не прошло, он может оказывать услуги по гражданско-правовому договору. Но такой договор исполнитель заключит как физлицо, а значит, работодатель должен будет заплатить за него налоги и взносы.

Пример. Юрист уволился с постоянной работы и стал самозанятым. Но бывший работодатель иногда обращается к нему за помощью. В таких случаях юрист оказывает услуги как физлицо по договору подряда. Бывший работодатель платит за такие услуги НДФЛ 13% и страховые взносы.

Бывают ситуации еще запутаннее. С самозанятым заключили трудовой договор, а ему нужно оказать работодателю услугу по ГПД. В этом случае, он — штатный сотрудник, который выполняет работу за дополнительную плату. Доход по гражданско-правовому договору не подпадает под НПД, поскольку заказчиком является работодатель (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ, письмо Минфина от 31.10.2024 № 03-11-11/107171). И заказчик обязан заплатить за работника НДФЛ.

В чем риск для работодателя бывшего самозанятого?

Когда заказчик принял самозанятого в штат и стал для него работодателем, возникает риск, что их прошлые отношения переквалифицируют в трудовые. Тот факт, что до подписания трудового договора самозанятый выполнял для компании работы или оказывал услуги, может стать поводом для проверки налоговиками.

Если ФНС выяснит, что по сути ничего не изменилось и работник выполняет ту же работу, что и ранее в статусе самозанятого, то переквалифицируют предыдущий гражданско-правовой договор в трудовой и доначислят НДФЛ и взносы. Ведь предыдущие отношения, оформленные гражданско-правовыми договорами, по факту были трудовыми.

Есть критерии, по которым прошлые гражданско-правовые отношения с самозанятым могут переквалифицировать в трудовые. Их подробно разбирали в статьях Журнала. Например, это длительное сотрудничество, массовые переходы на самозанятость, регулярные и одинаковые выплаты, единственный заказчик.

В 2025 году Минтруд добавит в ТК новые признаков трудовых отношений. По ним госинспекторы труда будут выявлять подмену трудовых отношений гражданско-правовыми.

Восемь признаков от Минтруда, по которым заподозрят подмену трудовых взаимоотношений гражданско-правовыми:

Устойчивый и стабильный характер отношений.
Работник зависим и подчинен работодателю.
Работнику предоставляют дополнительные гарантии и возлагают дополнительные обязанности.
Работника включили в организационную структуру компании.
Работнику устанавливают еженедельные выходные и ежегодный отпуск.
Работнику компенсируют расходы на производственные разъезды.
Периодические выплаты работнику, которые являются для него единственным или основным источником дохода.
Инструменты, материалы и механизмы для работы.

Эксперты по трудовому праву отмечают, что некоторые из этих признаков недостаточно ясные. Например, у исполнителя вполне могут быть устойчивые и длительные отношения с несколькими заказчиками. В то время, как работники по ТК могут часто менять официальную работу. Однако, перечисленные признаки трудовых отношений Минтруд составил на основе практики российских судов. Возможно, в будущем ведомство даст пояснения.

Пример. ИП заключил договоры на оказание услуг с самозанятыми, а через полгода оформил с ними трудовые договоры. При проверке налоговые инспекторы посчитали, что отношения и ранее были трудовыми. Поэтому доначислили НДФЛ и страховые взносы. Предприниматель оспорил решение в суде. Но судьи признали переквалификацию законной, потому что увидели пять признаков трудовых отношений:

ИП перечислял вознаграждение самозанятым регулярно раз в месяц, в одну и ту же дату, в одинаковом размере;
в течение календарного года размер вознаграждения не менялся;
самозанятые выполняли работы определенного рода, а не разовые задания;
договоры с самозанятыми носили систематический характер, заключались на длительный срок;
ИП был единственным источником дохода для самозанятых.

(Из Определения первого кассационного суда общей юрисдикции от 05.02.2025 № 88а-478).

Что будет, если отношения с самозанятым признают трудовыми?

За подмену трудовых отношений можно попасть в черный список Минтруда. Налоговики передают в специальную комиссию сведения о компаниях, которые выплачивают более чем 10 самозанятым в среднем от 20 тыс. руб. в месяц каждому более трех месяцев в году. Работодателей с нелегальной занятостью могут включить в специальный реестр (приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н).

Если гражданско-правовой договор переквалифицируют в трудовой, то будут считать, что трудовые отношения возникли с момента допуска исполнителя к работе (ст. 19.1 ТК). Тогда за весь период сотрудничества с самозанятым налоговики могут начислить компании:

недоимку по взносам и НДФЛ, ведь с дохода самозанятого компания не удерживала и не перечисляла налог как налоговый агент;
пени на сумму недоимки;
штрафы за неуплату налогов и взносов.

Еще один штраф — от 50 тыс. до 100 тыс. руб. — грозит компании за нарушение трудового законодательства (п. 4 ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Каковы действия компании после переквалификации?

Если отношения компании с самозанятым признали трудовыми и это не получилось оспорить, придется оформлять его в штат. На основании решения суда, ИФНС или ГИТ, работодатель издает приказ, где указывает, с какого момента отношения считаются трудовыми. Это дата, когда заключили гражданско-правовой договор с самозанятым (ст. 19.1 ТК, постановление Пленума Верховного суда от 29.05.2018 № 15).

Так как заказчик по отношению к исполнителю стал работодателем, нужно подписать трудовой договор. Причем в течение трех рабочих дней со дня, когда отношения признали трудовыми (ст. 67 ТК). Еще работодатель должен заполнить трудовую книжку, где в качестве даты приема на работу указать дату договора ГПХ.

Есть в этом и плюсы для компании. Теперь бывший исполнитель обязан обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. Его можно, например, уволить за прогул, если он не появляется на работе.

Бухгалтерия компании должна доплатить НДФЛ и взносы, доначислить страховые взносы на случай травматизма. Кадровая служба подает отчеты ЕФС-1 за пропущенные периоды. После переквалификации нужно представить кадровые отчеты за все периоды со дня фактического начала работы.

Как снизить риски переквалификации?

Проверяйте статус исполнителя. Это можно сделать через сервис ФНС. Если исполнитель перестал быть самозанятым, компании придется исчислить и уплатить НДФЛ и взносы

Проверяйте, не был ли самозанятый штатным сотрудником компании в последние два года. Иногда эта информация теряется, особенно из-за текучки кадров.

Пример. Из онлайн-магазина одежды уволился делопроизводитель. Всю информацию о исполнителях она держала в голове, базу не вела. При увольнении дела не передавала. Пока искали нового делопроизводителя, компания продолжала заключать договоры с самозанятыми. Оказалось, что один из них работал в компании менее трех лет назад. Но выяснилось это только после того, как пришло письмо из налоговой. Заплатив штраф, компания решила автоматизировать документооборот, чтобы не терять данные.

Ставьте конкретную задачу в качестве предмета договора. Если сотрудничаете с одним исполнителем дольше трех месяцев, лучше оформить к рамочному договору отдельные задания на каждую конкретную услугу с ограниченным периодом выполнения. Если привлекаете исполнителя для оказания разовых услуг, допустимо согласовать в самом договоре: наименование услуг, описание, объем, стоимость за единицу и сроки.

Требуйте чек. Обяжите самозанятого сообщать об утрате статуса и своевременно передавать чек. Включите это в договор. Чек подтверждает, что исполнитель получил оплату от заказчика за сделанную работу. На основании чека компания может учесть вознаграждение в расходах и доказать, что самозанятый получил деньги. Если чек содержит реквизиты акта выполненных работ, то в полной мере позволяет идентифицировать услуги.

Контролируйте состояние чеков. В приложении «Мой налог» есть функция аннулирования чеков — иногда исполнители ей злоупотребляют и аннулируют чеки для уклонения от уплаты налогов. Заказчик может проверить статус чека по ID.

Проверить правоотношения с подрядчиком на возможные риски клиентам Консоли помогает модуль «Информатор». Он оценивает сотрудничество глазами налоговой и Госинспекции труда и подсвечивает потенциальные опасности.