Не спешите паниковать, если допустили ошибку в трудовой книжке. Закон строго регламентирует исправления в документ. Соблюдайте порядок, чтобы потом не было проблем с назначением пенсии и подсчетом стажа.
Подготовили инструкцию, как исправлять ошибки в разных разделах трудовой книжки, чтобы вам не пришлось разбираться в нормативке самостоятельно.
Оглавление
Порядок заполнения и внесения исправлений в трудовых книжках разъяснили в Приказе Минтруда № 320н от 19.05.2021. Чтобы исправить ошибку, необходимо ответить на вопросы:
кто совершил ошибку?
Исправлять можно только те ошибки, которые совершил нынешний работодатель. Ошибки предыдущих работодателей исправлять нельзя. Из этого правила есть три исключения (п. 30 Порядка). Первое — организация, которая совершила ошибку, реорганизована, ошибку исправляет ее правопреемник. Второе — организация была ликвидирована, ошибку исправляет нынешний работодатель. Третье — работодателем был ИП, который прекратил свою деятельность, ошибку исправляет нынешний работодатель. Если сотрудник нигде не работает, ошибку исправляет последний работодатель. Исключение — если у работника новая фамилия, изменились персональные данные или сведения об образовании. В таком случае изменение может вносить нынешний работодатель, даже если сведения изменились до трудоустройства;
в каком разделе совершили ошибку?
Как исправлять ошибку в трудовой книжке зависит от того, в каком разделе ее совершили. Например, на титульном листе можно зачеркнуть неверную запись и вписать правильную, а вот в разделах о работе и награждениях зачеркивать нельзя. Подробнее правила расписали ниже.
Как вносить изменения в разделы
Надо помнить о главном отличии: правила исправления на титульном листе и внутри книжки — разные. На титульной странице можно зачеркивать, в основных разделах — это делать нельзя. Единственный правильный способ — объявить запись недействительной и затем внести правильную запись.
Титульный лист
На титульном листе трудовой книжки вносят исправления, если изменились персональные данные сотрудника — ФИО, дата рождения, сведения об образовании, профессии или специальности (раздел II Порядка № 320н). Важно не допускать ошибок в титульном листе и своевременно их исправлять. СФР может отказать в учете стажа, так как данные не будут совпадать с реальными данными человека.
Важно! Нельзя исправлять ошибки на титульном листе при его первичном заполнении. Если ошибку сделали, испорченный бланк надо уничтожить и заполнить новый бланк.
При ошибке в ФИО работника, дате его рождения одной чертой зачеркните неверные сведения и запишите правильные. Изменения вносят на основании паспорта, свидетельства о рождении, регистрации брака, расторжении брака, перемене имени и других документов, которые подтверждают изменение. После этого необходимо на внутренней стороне обложки трудовой книжке указать название и реквизиты документа, на основании которого внесли изменения. После запись надо заверить подписью работодателя и печатью организации при ее наличии. Сведения об образовании не зачеркивайте. Допишите верную информацию в свободной строке, а если ее нет, правильные данные укажите через запятую.
Как изменить фамилию сотрудника, если в трудовой книжке есть вкладыш?
Если вносите изменения в фамилии сотрудника в трудовой книжке, значит корректировать нужно и вкладыш. Аккуратно одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и рядом впишите новую — и в трудовой, и во вкладыше. Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте запись, что фамилию изменили на основании документа — свидетельство о браке, паспорт или другой подтверждающий документ. Запись заверьте подписью и печатью организации, если она есть. Ту же процедуру проведите и на вкладыше.
Сведения о работе и награждении
В разделах о работе и награждении нельзя зачеркивать ошибочные или недействительные записи. Чтобы исправить ошибку, сначала сделайте запись о признании ошибочной записи, а затем рядом внесите правильную. Рассмотрим подробнее каждую из ошибок.
Неверный порядковый номер записи. Если вы допустили ошибку в нумерации записей, не следует паниковать. Эту ошибку можно исправить и не признавать при этом всю запись под неверным номером недействительной. Главное правило: не зачеркивайте и не замазывайте неверно указанный номер. Вместо этого в следующей строке дайте пояснение по поводу предыдущего номера. Например, «номер записи от 19.10.2025 указан ошибочно. Запись имеет порядковый номер 8». После этого следующие записи вносите с верной нумерацией.
Неправильная запись о работе или награждении. Если название организации указали неправильно, то после последней записи в разделе «Сведения о работе» впишите: «В наименовании организации допущена ошибка», а далее напишите правильное название. В этом случае вписывать порядковый номер и основание не надо. Если организация сменила название или организационно-правовую форму, в графе 3 укажите, что организация изменила название. Например: «ООО „Мечта“ 12.10.2025 переименовано в АО „Сияние“». Графы 1 и 2 оставьте пустыми, а в графе 4 внесите реквизиты документа, подтверждающего изменение.
Если сделали ошибку в записи о работе или награждении впишите:
в графе 1 — укажите порядковый номер новой записи;
в графе 2 — поставьте дату, когда вносите исправления;
в графе 3 — укажите «Запись за номером …. недействительна», после впишите правильную запись;
в графе 4 — приведите реквизиты документа, на основании которого сделали ошибочную запись.
Неверные реквизиты приказа. Чтобы исправить ошибочные реквизиты приказа в трудовой книжке действуйте так:
если запись верна, но неверны данные приказа — укажите правильные реквизиты в графе 4, не меняйте основную запись;
если ошибочный приказ отменили — в графе 4 приведите реквизиты приказа, который его отменил.
Важно! Если в разделе о работе и награждении совершили несколько неверных записей, их можно исправить одним действием. Перечислите номера неверных записей и признайте их недействительными. Затем внесите правильный вариант.
В раздел о награждении вносят информацию о дипломах, почетных званиях, грамотах, которое получило лицо во время работы, премиях за достижения. Подробнее, какие премии могут быть у сотрудников, читайте в статье. А в статье про KPI узнаете, как повысить продуктивность работников. Порядок изменения ошибочных записей такой же, как и в разделе о работе. Ответственное лицо признает запись недействительной, поставить свою подпись и печать при наличии, внести правильную запись. Эти же правила касаются и записей об увольнении, переводе.
Внесли запись в не тот раздел. Если записи о приеме или переводе оказались в разделе «Сведения о награждении», их нужно объявить недействительными и перенести в правильный раздел — «Сведения о работе» (ответ Онлайнинспекции.РФ от 16.09.2020). Для этого в разделе о награждениях под следующим порядковым номером сделайте отменяющую запись. После запись о работе перенесите в раздел о работе под следующим порядковым номером. Если в разделе «Сведения о работе» не осталось свободных строк, необходимо вшить в трудовую книжку специальный вкладыш. Ошибку исправляет тот работодатель, который ее допустил. Если вы уже сменили работу, ваш нынешний работодатель может сделать это на основе подтверждающих документов от предыдущего работодателя.
Пропустили запись. Если в трудовой книжке пропустили запись о каком-либо кадровом событии, ее необходимо внести на момент обнаружения пропуска. Для этого после последней существующей записи нужно указать следующий по порядку номер, поставить текущую дату внесения и описать пропущенное мероприятие. Можно уточнить в графе 3 фактическую дату, когда это событие произошло. В графе 4 впишите документ, на основании которого произошло мероприятие.
Когда необходимо внести пропущенную запись после того, как в трудовой книжке уже оформили запись об увольнении и поставили печать, действуйте по следующей схеме. Сначала под последней записью в графе 3 внесите заголовок с полным наименованием компании, а уже под этим заголовком — саму пропущенная запись. Чтобы такая запись считалась действительной, её необходимо заверить подписью ответственного лица и печатью организации. Не надо признавать недействительными последующие записи, которые внесли после пропущенного события.
Когда нужно выдать дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки работнику выдают в случаях (п.п. 27,30, 31 Порядка № 320н):
утраты документа работником;
наличия недействительной записи об увольнении или переводе, которую невозможно исправить другим способом;
физической негодности книжки — порвалась, обгорела, залита водой;
утраты документа работодателем в результате ЧС.
Дубликат трудовой книжки выдают только по письменному заявлению работника и на том месте работы, где внесли неправильную или неточную запись. В дубликат переносят все записи, кроме ошибочных (п. 30 Приказа № 320н). Ответственность за некорректную запись и обязанность выдать дубликат лежит на работодателе, совершившем ошибку. Эта обязанность остается за ним независимо от того, продолжает ли работник у него трудиться или уже уволился.
Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке
С 2021 года для тех, кто устраивается на работу впервые — бумажную трудовую книжку не заводят. Вместо нее работодатель сразу оформляет электронную (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 г. № 439 ФЗ). Для тех, у кого уже есть стаж — есть выбор: оставить бумажную книжку или перейти на электронный формат.
Каждый работодатель отражает в ЭТК только те кадровые события, которые произошли в его организации. Значит, если работник предоставил копию приказа от предыдущего работодателя, содержащего ошибку, то исправить на ее основании запись в электронной трудовой книжке нельзя. Сведения о трудовой деятельности всех сотрудников подают в СФР по форме ЕФС-1 подраздел 1.1. В какие сроки надо сдавать ЕФС-1 узнаете из статьи.
Чтобы скорректировать ранее направленные сведения о трудовой деятельности необходимо:
аннулировать ошибочную запись. Для этого работодатель подает отчет по форме ЕФС-1, в котором полностью повторяет первоначальные данные, которые надо отменить. В графе «Признак отмены записи» нужно указать знак «X»;
внести правильные сведения. В следующей строке этого же отчета указать исправленные и верные сведения.
Популярное по теме за месяц
Календарь налогоплательщика на IV квартал 2025 года: актуальные даты для бизнеса
Как юридически грамотно оформить сделку с самозанятым
Шесть вопросов про трудовой договор с самозанятым
