Оптимизация затрат — один из способов сохранить бизнес, если он переживает не лучшие времена. Аренда офиса, склада, закупка дорогого электронного оборудования и поставщики с повышенными ценами — все эти расходы можно минимизировать. В статье разберем, как составить план по оптимизации расходов и на чем компания может сэкономить.
Оглавление
Когда бизнесу нужно сокращать расходы
Оптимизация расходов — это простыми словами способы распределить затраты так, чтобы повысить эффективность бизнеса. Каждая компания может переживать не лучшие времена — кризис, снижение продаж. Чтобы оставаться на плаву, компаниям необходимо оптимизировать затраты. И первое, что может прийти в голову — уволить сотрудников или понизить им оплату труда. Но это неправильно. Такой метод лишает работников мотивации качественно выполнять работу. Поэтому важно знать основные правила оптимизации, их вы найдете в памятке в конце статьи.
Как сократить расходы компании
Составьте план по снижению затрат. Помните, что снижение издержек производства невозможно за один день или даже за неделю. Заложите на это как минимум месяц.
Шаг 1. Посчитайте расходы компании
В первую очередь посчитайте все расходы компании за определенный период. Какой именно — выбирайте сами, но рекомендуем сделать это за последние шесть месяцев. Где искать сведения о расходах? Если ведете учет расходов в специальной программе, выгрузите данные оттуда. Так вы сможете сразу увидеть, в каком месяце ушли деньги и на что именно. Если учет же не вели, придется потрудиться.
Соберите все подтверждающие документы о расходах: чеки, товарные накладные, отчеты и договора. Создайте таблицу и разделите все затраты на категории — обязательные, желательные, лишние. Учитывайте все расходы, даже те, которые кажутся вам незначительными. Например, покупку стаканчиков для кофе или такси в ресторан на бизнес-встречу.
Шаг 2. Объедините расходы в группы
Соедините расходы бизнеса в укрупненные группы. Бумагу для принтера, ручки, блокноты объедините в канцелярию, ремонт ноутбуков, замену проводов в обслуживание оборудования. Не создавайте группу с иными расходами. Рискуете, что туда попадут разовые затраты, и тогда эффективность такой таблицы будет снижена.
Поделите группы на постоянные и переменные. Постоянные затраты — те расходы, которые вам приходится производить ежемесячно, независимо от того, сколько вы заработали. Например, аренда офиса и выплата заработной платы. Переменные затраты — те расходы, которые связаны с объемом производства или продажами. Например, расходные материалы. После того, как поделите затраты на постоянные и переменные, переходите к анализу.
Шаг 3. Проанализируйте крупные расходы
Начните с крупных расходов. Сократить полностью их вы не можете, но попробовать оптимизировать можно. Обычно это большие расходы, поэтому минимизация издержек будет иметь более весомый результат.
Интересно! В оптимизации издержек отлично работает Закон Парето. Он означает, что 20% усилий дают 80% результата. Вам стоит сократить 20% расходов, и вы увеличите свою прибыль на 80%.
Аренда офиса. Все мы хотим работать в огромном офисе, со своим тренажерным залом и в центре города? Но кризис в бизнесе — яркий признак, что стоит пересмотреть свои затраты. Найти новый офис — один из лучших способов попытаться сократить затраты компании. Просмотрите, какие офисы сдают в аренду в соседних районах, удобно ли сотрудникам будет добираться до нового места локации, какая проходимость. Если не хотите менять район, поищите помещение меньше площадью.
Часто для снижения издержек, компании предпочитают полностью отказаться от офиса, а при необходимости — арендовать коворкинг. Это хорошее решение на короткий промежуток времени, чтобы сократить издержки. Но, конечно, удобнее, когда есть небольшой офис для встреч, совещаний.
Удаленная работа. Удаленка — один из способов снижения затрат. Если это возможно, переведите некоторых сотрудников на удаленку. Так вы сможете арендовать офис объемом меньше. Например, бухгалтеры, копирайтеры, дизайнеры могут работать из дома. При необходимости, создайте в офисе flex-места. Когда удаленщикам понадобится появиться в офисе, они смогут забронировать себе flex-место для работы.
Привлекайте специалистов на аутсорсе. Например, если прибегаете к услугам дизайнера раз в два месяца, нет смысла держать такого человека в штате, платить за него страховые взносы. Это снизит фонд оплаты труда и другие издержки.
Совет! Внедрите систему KPI. KPI — это показатели эффективности, которые позволяют оценивать продуктивность работы сотрудников. Например, работники должны достичь определенных цифр в производстве продукции. Если они это сделают, то получат премию.
Поставщики. Пересмотрите поставщиков, которые поставляют сырье для производства. Вы можете найти поставщиков, которые предоставляют продукты такого же качества, но дешевле. Если нет, можете обсудить с нынешними контрагентами условия, возможно, вам дадут скидку. Главное — не экономьте на качестве. Так вы сможете снизить затраты, но временно. На материале для производства — сэкономите, а конечный потребитель — получит качество хуже.
Также для снижения издержек можно найти партнеров, с которыми сможете работать по бартеру. Например, компания по ремонту профессиональных фото- и видеокамер отремонтирует технику известных фотографов. А последние проведут фотосессию для рекламы вашего бизнеса.
Онлайн-встречи. Если планируете встречи с бизнес-партнерами, рассмотрите вариант онлайн. Договоритесь о видеоконференции на платформе, которую используете на работе. Конечно, так можно решить не все важные вопросы, но часть расходов уже сократится.
Когда видеоконференция невозможна и отправиться на бизнес-встречу или командировку все-таки необходимо, рассмотрите отель дешевле или ресторан попроще. Используйте этот метод для снижения издержек, если уверены, что это никак не повлияет на успех вашей бизнес-встречи с партнером.
Хранение товаров. Проверяйте объемы производства товаров. Иногда компании производят товаров больше, чем необходимо. В итоге появляются лишние издержки на огромный склад для бизнеса. Составьте план по производству, чтобы товары не застаивались на складах.
Автоматизация. Проверьте, какие бизнес-процессы вы можете автоматизировать и освободить сотрудников от рутинных задач. Например, вы сможете снизить издержки на бумаге, принтере, курьерах, если переведете бумажный документооборот в электронный. Причем это даст возможность обмениваться документами с бизнес-партнерами за доли секунды.
Еще один плюс автоматизации — возможность управлять складом. Вы сможете увидеть, сколько товаров хранится на складе, какие из них находятся в пути. Так вы не допустите перегрузки помещения и производства.
Налоговая нагрузка. Если компания находится на общей системе налогообложения, проверьте, может у вас есть основания перейти на спецрежим. Иногда на них можно сэкономить. Если доход компании с производства в 2025 году не превышает 450 миллионов рублей, в штате не более 130 сотрудников, рассмотрите возможность перейти на УСН. Это позволит сократить затраты на налогах — не надо будет платить НДФЛ с предпринимательских доходов, налог на прибыль. Если перейти на спецрежим нельзя, попробуйте оптимизировать налоги компании. Об этом писали в статье блога.
Если у вас не юридическое лицо, а ИП, вы можете совмещать налоговые режимы и сократить налоговые затраты. Например, УСН с патентом. Один вид деятельности ведите на УСН, а другой — на патенте. Какой режим выгоднее всего выбрать ИП, читайте в статье.
Шаг 4. Проанализируйте остальные расходы компании
Теперь проанализируйте все остальные расходы компании. Повторите те же действия, которые выполняли до этого. Когда занимаетесь оптимизацией издержек компании, ответьте себе на три вопроса.
Например, сэкономьте на затратах на мобильную связь. Проверьте, какие предложения есть у других операторов. Часто операторы предлагают хорошие скидки, чтобы получить выгодного клиента. Если найдете выгодную мобильную связь, переходите на нее. При этом не экономьте на удобстве клиентов. Например, в салоне красоты постоянно предлагали кофе для клиентов. Когда перестанете это делать, постоянные клиенты заметят это, и у них останется неприятный осадок. Ваши затраты сократятся, но конечный потребитель будет недоволен.
Анализировать и заниматься снижением мелких расходов — дело скучное и кажущееся неэффективным. На самом деле, такие мелкие затраты, обычно составляют значительную часть издержек компании. Иногда так можно сократить до 30% издержек.
5 НЕ или Что нельзя применять при оптимизации издержек
НЕ снижайте заработные платы. Если почитать множество форумов на эти темы, можно увидеть советы о снижении зарплаты сотрудникам за работу как способ экономии на затратах. Постарайтесь не делать это. Снижение зарплаты лишает работников мотивации выполнять качественно работу. Помните: хорошо сделанная работа = результат, который приносит прибыль бизнесу.
НЕ экономьте на продукте. Вы можете экономить на продукте, но тогда будьте готовы, что покупатель найдет более качественный товар. Старайтесь, чтобы качество продукта не страдало из-за кризисов в компании и желания снизить затраты.
НЕ увольняйте сотрудников. Вы можете сэкономить на сотрудниках, но тогда нагрузка на оставшихся работников повысится. Повышенная нагрузка равно ухудшение качества работы. К тому же, если процедуру увольнения провести неправильно, то уволенный сотрудник может добиться восстановления в компанию через суд. Придется платить судебные расходы и компенсации за моральный вред.
НЕ экономьте на рекламе. Реклама — это способ продвижения компании и развития бизнеса. Привлеките к работе хороших маркетологов, они найдут варианты повысить продажи. Чтобы выделиться на фоне конкурентов, составляйте хорошее УТП. Как это сделать читайте в статье «Как создать работающее УТП: пошаговое руководство».
НЕ пренебрегайте ведением бюджета. Планирование бюджета компании, ведение таблицы с доходами и расходами — очень важно. Вам легче будет следить за бюджетом и контролировать ненужные затраты.
Помните, что у каждого производства есть свои действенные решения, которые помогут снизить затраты. То, что эффективно для одной компании, может быть бесполезным для другим. Каждый бизнес индивидуален, поэтому не пренебрегайте методами, которые мы описали выше. Какой-то из них точно подойдет вам и поможет сократить затраты.
Популярное по теме за месяц
Павел Бастриков, «Рабочая ячейка»: наладил удаленное сотрудничество со складским персоналом
Самозанятость для блогера: зачем нужна и как оформить
Нужно ли платить налог с донатов
