Свои услуги исполнители Клик Авиа Тревел предоставляют онлайн из разных городов России и из-за рубежа. Поэтому все документы компания направляла исполнителям по электронной почте и получала с подписями в сканах тем же способом. На пересылку и получение договоров, актов и чеков могло уходить больше двух недель. В статье читайте, как Консоль.Про удалось сократить время на онбординг исполнителей и оформление документов.
О клиенте
Клик Авиа Тревел — сервис по бронированию и покупке авиабилетов на чартерные рейсы по всему миру. С помощью сервиса более 1000 клиентов каждый день находят и покупают билеты по самой низкой стоимости. Для этого на платформе есть умная система сравнения цен, а также интуитивно понятная система онлайн-бронирования и оплаты билетов.
Проблема. Из-за разницы в часовых поясах сложно оформлять документы и получать чеки
На сегодняшний день с Клик Авиа Тревел сотрудничают более 13 исполнителей в статусе самозанятых и ИП из России, Казахстана, Эстонии и ОАЭ. Среди исполнителей компании специалисты техподдержки, разработчики сервиса, консультанты по ведению бухгалтерского учета и вопросам юридического характера.
Ранее по каждому исполнителю сотрудники компании готовили разные шаблоны договоров и актов. Документы на подпись компания направляла по электронной почте, потому что понимала, что получить от исполнителей оригиналы будет практически невозможно.
Из-за разницы в часовых поясах исполнители не всегда могли сразу ознакомиться с документами. А если и читали письма, то не сразу присылали подписанные документы.
Все наши исполнители разбросаны по всему миру. Они дислоцируются где им удобно. Мы никак не привязаны к одному часовому поясу. Поэтому бывает сложно с ними даже по времени состыковаться и согласовать рабочие моменты, не говоря уже о том, чтобы получить подписи в договорах и актах.
Выплаты вознаграждений бухгалтерия проводила вручную каждому исполнителю с расчетного счета компании. Процесс был долгим и проходил в несколько этапов:
сначала бухгалтерам нужно было собрать полную информацию с исполнителей о том, какие услуги они предоставили за конкретный срок и сколько;
затем бухгалтерия согласовывала с куратором исполнителей собранную информацию. Если со стороны куратора были вопросы по выполненным задачам исполнителя, согласование затягивалось;
только после того, как куратор согласовывал информацию по исполнителям, бухгалтеры формировали акты и проводили выплаты.
Собрать чеки с исполнителей после выплат тоже было сложно. Часто исполнители забывали отправить чек, и бухгалтерии приходилось постоянно напоминать об этом.
Решение. Автоматизировать сотрудничество с исполнителями через Консоль.Про
Компании больше не нужно вручную готовить пакет документов на каждого исполнителя и ждать чеков. А исполнителям не нужно отправлять подписанные договоры, акты и чеки.
Все документы Клик Авиа Тревел теперь хранятся на платформе. Исполнители могут подписать их в один клик. А чеки Консоль.Про формирует на платформе после выплат автоматически.
Что для этого сделали
Ускорили онбординг исполнителей
Теперь через платформу компания оформляет сотрудничество с исполнителями из любой точки мира за 10 минут. Для этого Клик Авиа Тревел направляет исполнителю СМС со ссылкой на конкретный шаблон договора. Содержание договора зависит от статуса исполнителя, вида и объема услуг.
Сейчас у нас уходит меньше времени на вычитку и исправление договоров. Нам не нужно переносить вручную в документ данные об исполнителях. На платформе у нас есть несколько сценариев договора. При регистрации исполнителя в Консоль.Про его данные автоматически подгружаются в нужный шаблон документа. Нам только остается внести в договор номер, дату и, при необходимости, сумму оказания услуг.
Исполнитель переходит по ссылке, за пару минут регистрируется на платформе и подписывает документ простой электронной подписью (ПЭП) — четырехзначным кодом из СМС.
Чтобы получить подписи в договорах и актах, наши коллеги из HR ранее внедрили в компанию сервис для подписания. Исполнители пробовали подписывать документ в онлайн-формате. Сейчас все документы можно подписать на платформе через ПЭП. Это значительно упростило им жизнь. Не нужно скачивать и разбираться в интерфейсе приложения или сервиса. Достаточно ввести код из СМС, и договор будет официально подписан.
Перешли на ЭДО
В компании уже были подготовлены типовые шаблоны договоров и актов для разных исполнителей: специалистов маркетинга, разработчиков и консультантов. Прежде чем загрузить готовые документы на платформу юристы Консоль.Про проанализировали формулировки в шаблонах на риски переквалификации отношений с исполнителями в трудовые. Если компании понадобятся документы, их всегда можно скачать из платформы.
Настроили выплаты и сбор чеков
Бухгалтерии больше не нужно вручную проверять статус исполнителей, оформлять акты, проводить оплату и собирать чеки. Все эти рабочие процессы теперь выполняет Консоль.Про.
Достаточно подготовить акт об оказании услуг и загрузить ее на платформу. Как только исполнитель подпишет акт, Консоль.Про переведет ему вознаграждение. Если исполнитель лишился статуса, оплата не пройдет.
Сейчас мы тратим порядка двух дней, чтобы выплатить вознаграждение исполнителям. За один день собираем всю информацию и согласовываем ее с куратором. На следующий день подгружаем на платформу акты и оплачиваем всем одновременно. Раньше только процесс согласования занимало у нас несколько дней, а выплаты по каждому исполнителю проводились целый рабочий день.
После оплаты Консоль.Про автоматически формирует чек за исполнителя, а все данные о контрагентах, договорах компании и выплатах тут же попадают в «1С». Это позволило компании избежать ошибок при подготовке отчетов по сотрудничеству с исполнителями. Подробнее о том, как работать в «1С», если компания сотрудничает с самозанятыми, читайте в статье «Как оформить самозанятого в 1С».
Также для своих исполнителей компания оформила на платформе налоговую копилку — функция позволяет переводить налоги автоматически. Исполнитель не тратит время и не переживает, что забудет внести налог после получения вознаграждения. Консоль.Про платит налог автоматически.
Результаты
100% документов | 10 минут | Автоматически |
|---|---|---|
получает компания через платформу | занимает регистрация исполнителя на платформе | происходят все выплаты и формируются чеки |
Популярное по теме за месяц
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
Особенности работы самозанятым в 2024 году: плюсы и минусы
Как оформить самозанятого в 1С: Бухгалтерия 8.3: подробная инструкция
