Путевой лист заполняют все ИП и юридические лица, которые эксплуатируют транспортное средство в интересах бизнеса. Компании могут использовать унифицированную форму либо составить свою. Главное — чтобы документ содержал обязательные реквизиты. Какие именно и как заполнить документ — узнаете в статье. А скачать путевой лист легкового автомобиля вы сможете в конце статьи.
Оглавление
Зачем нужен путевой лист
Если у ИП или юридического лица есть легковой автомобиль и он использует его в работе, понадобится заполнить путевой лист. Документ позволяет фиксировать:
расход топлива;
техническое состояние легкового автомобиля;
маршрут и расстояние;
работу водителя, чтобы в будущем начислить ему заработную плату за это.
Если водителя остановит ГИБДД, путевой лист будет подтверждением, что водитель имеет право управлять данным легковым автомобилем и рейс законный. Также путевой лист легкового автомобиля позволит обосновать расходы в налоговой. О том, как оптимизировать налог на прибыль за счет убытков, читайте в статье «Как оптимизировать налоги для ООО».
Документ заполняют не только при использовании легкового автомобиля, но и в отношении — грузовых авто, автобусов, строительных машин, башенных кранов. А чтобы контролировать все путевые листы легковых автомобилей в организации, ответственное лицо ведет специальный документ — журнал учета движения.
В какой форме заполнять путевой лист
Обязательной формы для документа нет. Можно разработать свой бланк путевого листа легкового автомобиля либо использовать образцы, рекомендованные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Для легкового такси заполняют форму № 4, для грузоперевозок формы № 4-С или № 4-П, для автобуса — форму № 6.
Если разрабатываете свою форму документа, его понадобится утвердить в учетной политике. Важно учесть, что бланк путевого листа от Госкомстата надо будет дополнить согласно изменениям из Приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 и Приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159. Воспользуйтесь бланком путевого листа ниже, где учли все поправки, чтобы вам не пришлось разбираться в форме самостоятельно.
Документ можно оформить и в бумажной форме, и в электронной форме. Если путевой лист легкового автомобиля заполняют от руки, надо использовать шариковую ручку темного цвета. В случае когда в документе сделали ошибки, необходимо аккуратно зачеркнуть неправильное и сверху написать правильную информацию. По возможности можно использовать новый бланк путевого листа.
Если заполнение путевого листа проходит в электронной форме, надо будет подписать документ УКЭП либо УНЭП, который создан на портале Госуслуг. При подписании документа УКЭП может понадобиться машиночитаемая доверенность. О ней читайте в статьях «Машиночитаемая доверенность на исполнителя: как оформить, какие риски» и «Как оформить и применять МЧД с 1 сентября 2024 года».
Важно! Заполнение путевых листов в электронной форме невозможно, если легковой автомобиль по очереди используют несколько водителей и на него составляют несколько путевых листов. Так как прием-сдача автомобиля от предыдущего водителя следующему заверяется собственноручной подписью водителя, который принимает авто.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Для каждого легкового автомобиля необходимо готовить отдельный документ. Заполнение путевого листа должно проходить до выезда автомобиля в рейс. Путевой лист легкового автомобиля должен содержать информацию:
о сроке действия.
Укажите в документе конкретную дату, если водитель совершает рейс в течение рабочего дня либо дату начала и окончания, если рейс превышает продолжительность одной смены.
о лице, который оформил документ.
Если путевой лист легкового автомобиля оформляет юридическое лицо, надо указывать — название, адрес, номер телефона, ОГРН. Если ИП — Ф.И.О., адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП. Для водителя легкового такси без статуса ИП — Ф.И.О., адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ИНН. Больше о документе для водителя такси читайте в статье «Путевые листы для самозанятых таксистов».
о транспортном средстве.
Укажите в образце тип, марку и модель ТС, государственный регистрационный номер, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния авто. Также необходимо зафиксировать дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, показания одометра в начале рейса, в конце и при приеме-сдаче следующему водителю.
о водителе легкового автомобиля.
О водителе необходимо зафиксировать Ф.И.О., серию, номер и дату выдачи водительских прав, СНИЛС. В путевом листе легкового автомобиля также необходимо зафиксировать результаты медицинского предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
о виде перевозки.
Необходимо указать в образце вид перевозки. Например, коммерческие или регулярная перевозка пассажиров и багажа. Полный перечень есть в Приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390.
о виде сообщения.
Вид сообщения указать — городской, пригородный или междугородный.
При необходимости в путевой лист легкового автомобиля можно добавить и другие дополнительные сведения, которые связаны с перевозкой.
Внимание! Обязательно указывайте наименование документа, несмотря на то, что в Приказе Минтранса его исключили из образца путевого листа. Наименование — это обязательный реквизит первичного документа. По юридической силе среди документов, закон выше, чем приказ.
Обязанность заполнения путевых листов обычно ложится на диспетчеров, бухгалтеров или других сотрудников компании. Водитель не участвует в заполнении путевого листа, он лишь ставит свою подпись в начале смены и в конце. Готовый образец путевого листа сдают в бухгалтерию.
Какие штрафы есть за нарушение ведения путевого листа легкового автомобиля
Компания может получить штраф за отсутствие образца путевого листа легкового автомобиля от ГИБДД, ГИТ или Росздравнадзора.
Отсутствие путевого листа легкового автомобиля
Водителя оштрафуют, если он будет управлять транспортным средством без путевого листа легкового автомобиля. Ответственность предусмотрена ст. 12.3 КоАП — штраф в размере 500 рублей.
Помимо административной ответственности, грозит и налоговая. За отсутствие первичных бухгалтерских документов предусмотрена ответственность по ст. 120 НК. Оштрафуют на 10 000 рублей, если нарушение совершили в течение одного налогового периода, на 30 000 рублей — если нарушения повторялись в течение нескольких налоговых периодов, 20% от недоимки, но не менее 40 000 рублей — если была занижена налоговая база по налогам.
Отсутствие медицинского или технического осмотра в путевом листе легкового автомобиля
Если водитель вышел в рейс без медицинского осмотра или отсутствует осмотр технического состояния легкового автомобиля, ответственность наступает по ст. 12.31.1 КоАП.
За нарушения по ст. 12.31.1 КоАП, лица, которые осуществляют предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица.
Ниже смотрите пример заполнения путевого листа легкового автомобиля.
Путевой лист легкового автомобиля
Популярное по теме за месяц
Что делать, если вашего самозанятого вызвали в налоговую на разговор
Как закрыть самозанятость: подробная инструкция и советы
Выездная и камеральная налоговая проверка: основания, этапы, сроки
