Путевые листы оформляют все ИП и юридические лица, которые эксплуатируют транспортные средства в интересах бизнеса. Компании могут использовать унифицированную форму либо составить свою. Главное — чтобы документ содержал обязательные реквизиты. Какие именно и как заполнить документ — узнаете в статье. А скачать бланк путевого листа легкового автомобиля сможете в конце статьи.
Оглавление
Зачем нужны путевые листы
Если у ИП или юридического лица есть легковой автомобиль и он использует его в работе, понадобится заполнить путевой лист. Документ позволяет фиксировать:
Если у ИП или юридического лица есть легковой автомобиль и он использует его в работе, понадобится заполнить путевой лист. Документ позволяет фиксировать:
расход топлива;
техническое состояние автомобилей;
маршрут и расстояние;
работу водителя, чтобы в будущем начислить ему заработную плату за это.
Если водителя остановит ГИБДД, документ будет подтверждением, что водитель имеет право управлять данным легковым автомобилем и рейс законный. Также благодаря путевому листу можно обосновать расходы в налоговой. О том, как оптимизировать налог на прибыль за счет убытков, читайте в статье «Как оптимизировать налоги для ООО».
Документ оформляют не только при использовании автомобилей, но и в отношении — грузовых авто, автобусов, строительных машин, башенных кранов. А чтобы контролировать все путевые листы легковых автомобилей в организации, ответственное лицо ведет специальный документ — журнал учета движения.
Какую форму путевых листов использовать
Обязательной формы для документа нет. Можно разработать свой бланк путевого листа для легковых автомобилей либо использовать бланки, рекомендованные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Для легкового такси заполняют форму № 4, для грузоперевозок формы № 4-С или № 4-П, для автобуса — форму № 6.
Если разрабатываете свой образец документа, его понадобится утвердить в учетной политике. Важно учесть, что в путевом листе легкового автомобиля от Госкомстата надо будет внести правки согласно изменениям из Приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 и Приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159. Скачать образец путевого листа можете ниже, где учли все поправки, чтобы вам не пришлось разбираться в форме самостоятельно.
Документ можно оформить и в бумажной, и в электронной формах. Если заполняют путевой лист легкового автомобиля от руки, надо использовать шариковую ручку темного цвета. В случае когда в документе сделали ошибки, необходимо аккуратно зачеркнуть неправильное и сверху написать правильную информацию. По возможности можно заполнить путевой лист заново.
Утверждать форму путевого листа для электронного документооборота не нужно. Их оформляют в соответствии с форматом, согласно приказу ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Если заполнение документа проходит в электронной форме, надо будет подписать документ УКЭП либо УНЭП, который создан на портале Госуслуг. При подписании электронного путевого листа УКЭП может понадобиться машиночитаемая доверенность. О ней читайте в статьях «Машиночитаемая доверенность на исполнителя: как оформить, какие риски» и «Как оформить и применять МЧД с 1 сентября 2024 года».
Важно! Заполнение путевого листа легкового автомобиля в электронной форме невозможно, если авто по очереди используют несколько водителей и на него составляют несколько путевых листов. Так как прием-сдача автомобиля от предыдущего водителя следующему заверяется собственноручной подписью водителя, который принимает авто.
Как заполнить бланк путевого листа для легковых автомобилей
Каждый автомобиль должен иметь свой отдельный путевой лист. Заполнять путевой лист надо до выезда автомобиля в рейс. В путевом листе должна быть информация:
о сроке действия.
Укажите в документе конкретную дату, если водитель совершает рейс в течение рабочего дня либо дату начала и окончания, если рейс превышает продолжительность одной смены.
о лице, который оформил документ.
Если путевые листы оформляет юридическое лицо, надо указывать — название, адрес, номер телефона, ОГРН. Если ИП — Ф.И.О., адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП. Для водителя легкового такси без статуса ИП — Ф.И.О., адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ИНН. Больше о документе для водителя такси читайте в статье «Путевые листы для самозанятых таксистов».
о транспортном средстве.
Укажите в бланке тип, марку и модель ТС, государственный регистрационный номер, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния авто. Также необходимо зафиксировать дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, показания одометра в начале рейса, в конце и при приеме-сдаче следующему водителю.
о водителе легкового автомобиля.
О водителе необходимо зафиксировать Ф.И.О., серию, номер и дату выдачи водительских прав, СНИЛС. В путевом листе также необходимо зафиксировать результаты медицинского предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
Важная информация!
Водители автомобилей обязаны проходить медицинский осмотр перед началом рейса или смены. Водители автомобилей, которые перевозят пассажиров и опасные грузы, обязаны также пройти послерейсовый медицинский контроль.
Медицинский работник делает соответствующие отметки в путевом листе. Он проставляет штамп на листе с надписью: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Также надо поставить штамп, если медработник провел осмотр после рейса с указанием — есть признаки воздействия вредных веществ на водителей автомобилей или нет. Далее ставят подпись с расшифровкой и даты. Если путевые листы в организации заполняют в электронной форме, отметки о проведении медосмотра заверяют УКЭП или УНЭП.
Предрейсовые медицинские осмотры не обязаны проходить водители автомобилей воинских частей и подразделений федеральных органов исполнительной власти, а также водители, которые выезжают на вызовы экстренных оперативных служб.
о виде перевозки.
Необходимо указать в образце вид перевозки. Например, коммерческие или регулярная перевозка пассажиров и багажа. Полный перечень есть в Приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390.
о виде сообщения.
Вид сообщения указать — городской, пригородный или междугородный.
При необходимости в путевые листы можно добавить и другие дополнительные сведения, которые связаны с перевозкой.
Внимание! Обязательно указывайте наименование документа, несмотря на то, что в Приказе Минтранса его исключили из образца путевого листа для легкового автомобиля. Наименование — это обязательный реквизит первичного документа, это требует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. По юридической силе среди документов, закон выше, чем приказ.
Обязанность заполнения путевых листов обычно ложится на диспетчеров, бухгалтеров или других сотрудников компании. Водитель не участвует в заполнении документа, он лишь ставит свою подпись в начале смены и в конце. Готовые путевые листы сдают в бухгалтерию. Скачать бланк путевого листа, в который уже включили все обязательные сведения, можно ниже. Используйте образец заполнения, чтобы не готовить документ самостоятельно.
Какие штрафы есть за нарушение ведения путевого листа для легкового автомобиля
Компания может получить штраф за отсутствие путевого листа для легковых автомобилей от ГИБДД, ГИТ или Росздравнадзора.
Отсутствие путевого листа легкового автомобиля
Водителя оштрафуют, если он будет управлять транспортным средством без бланка. Штраф за отсутствие бланка предусмотрен ст. 12.3 КоАП — в размере 500 рублей.
Помимо административной ответственности, грозит и налоговая. За отсутствие первичных бухгалтерских документов предусмотрена ответственность по ст. 120 НК. Оштрафуют на 10 000 рублей, если нарушение совершили в течение одного налогового периода, на 30 000 рублей — если нарушения повторялись в течение нескольких налоговых периодов, 20% от недоимки, но не менее 40 000 рублей — если была занижена налоговая база по налогам.
Нужно ли заполнять путевые листы на автомобили, которые арендуют?
Для легковых автомобилей надо оформлять путевые листы, если их используют для перевозки пассажиров и грузов. Кто именно ответственный за бланки, зависит от типа договора аренды. Пример, если аренда без экипажа, путевой лист составляет арендатор. При аренде с экипажем документ оформляет арендодатель. Это связано с тем, что при аренде с экипажем арендодатель предоставляет транспорт и услуги по управлению этого транспорта, а без экипажа — за управление ответственный арендатор (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Отсутствие медицинского или технического осмотра в путевом листе легкового автомобиля
Если водитель вышел в рейс без медицинского осмотра или отсутствует осмотр технического состояния легкового автомобиля, ответственность наступает по ст. 12.31.1 КоАП РФ.
За нарушения по ст. 12.31.1 КоАП, лица, которые осуществляют предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица.
Ниже можете скачать бланк путевого листа легкового автомобиля.
Заполненный образец бланка путевого листа легкового автомобиля
Популярное по теме за месяц
Коммерческое предложение, которое работает: обязательные положения
Андрей Степанов из ProgKids: подключил 120 исполнителей и сэкономил время на выплаты
Какие налоги ИП платят на УСН
