С 1 сентября 2024 года, чтобы подписать документы от имени компании, нужно использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Директору компании получать электронную доверенность не нужно. Руководители и дальше смогут подписывать документы своей электронной подписью без МЧД. Но для исполнителей и сотрудников придется оформить новую доверенность. В статье расскажем, как это сделать и надо ли использовать МЧД на платформе Консоль.Про.
Оглавление
Зачем нужна машиночитаемая доверенность
Введение машиночитаемых доверенностей повысит безопасность использования электронных подписей. Ранее существовало два варианта, чтобы подписывать документы организации в электронном виде. Первый — использовать сертификат электронной подписи юридического лица. Второй — использовать дубликат электронного ключа руководителя. Оба варианты были не совсем безопасны, так как не всегда была возможность проверить полномочия сотрудника. К тому же сотрудник, у которого был дубликат ключа руководителя, мог выполнять любые действия от имени руководителя — заключать сделки, распоряжаться средства, ликвидировать организацию.
Внимание
МЧД подтверждает возможность использования усиленной квалифицированной электронной подписи физлица, именно УКЭП. Предполагается, что нововведение обезопасит и освободит владельца подписи юридического лица — например, генерального директора или главного бухгалтера — от рутины, связанной с подписанием электронных документов.
Таким образом, МЧД не нужна для документооборота с организациями, которые не требуют от руководителя, генерального директора или главбуха подписывать документы УКЭП.
С 1 сентября 2024 года, чтобы подписывать документы в электронном виде, сотрудник должен получить электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность, которая удостоверяет его полномочия. МЧД необходима только в случаях, когда подписать документ надо усиленной квалифицированной электронной подписью. Например, для:
подачи бухгалтерской и налоговой отчетности;
работы с государственными информационными системами, например, Госуслуги, ЕГАИС;
обмена электронными документами с контрагентами, например, в рамках госзакупок;
оформления грузов и транспортных средств;
совершения юридических действий от имени организации или операций в банках.
Если документ подписывают ПЭП или УНЭП, оформлять машиночитаемую доверенность не надо.
Можно ли оформлять доверенность на исполнителя: два риска
Доверенность на подпись документов от лица компании можно выдать не только штатному сотруднику, но и физлицу, в том числе самозанятому. В законе нет ограничений.
В некоторых случаях оказать услугу без доверенности просто невозможно. Например, самозанятый юрист составляет и подает заявление в суд и затем представляет интересы компании на судебном заседании. Или самозанятый бухгалтер составляет и сдает налоговую отчетность. Чтобы он смог отправить отчетность со своей электронной подписью, нужна доверенность.
У компаний из-за доверенности возникают стандартные опасения. Первое — не посчитают ли проверяющие доверенность признаком договора поручения. Ведь договоры поручения, агентирования и комиссии нельзя заключать с самозанятыми. Это запрещенные для них услуги. Но если компания выдает доверенность самозанятому, это не означает заключения договора поручения.
Выдача доверенности — односторонняя сделка, из нее возникает право на действия от имени доверителя (п. 50 постановления Пленума Верховного Суда от 23 июня 2015 г. № 25). А по договору поручения исполнитель обязуется совершить определенные действия от имени доверителя (ст. 971 ГК РФ). Поэтому сама по себе доверенность не указывает на договор поручения. Но следите, чтобы предметом договора с самозанятым было оказание услуг, а не выполнение поручения.
Второе опасение — не посчитает ли налоговая доверенность признаком трудовых отношений. Но судебная практика говорит, что нет, не посчитает.
Пример. Юрист сотрудничал с компанией. Договор не подписывали. Через какое-то время компания отказалась от его услуг. Он не согласился с суммой выплат и обратился в суд. В суде потребовал признать, что у него с компанией сложились трудовые отношения. В качестве доказательства он представил выданную ему доверенность. Суд же обратил внимание на то, что весь период сотрудничества у юриста был статус плательщика НПД. Судья решил, что выполнение отдельных разовых задач по такой доверенности не указывает на трудовые отношения. На основе апелляционного определения Самарского облсуда от 27 октября 2020 г. № 33−11 410/2020, 2−3213/2020.
Как оформить машиночитаемую доверенность: три способа
В машиночитаемой доверенности зашифрованы данные компании-доверителя и поверенного-исполнителя. Также в документе указан срок его действия и полномочия поверенного. Буквенный вид доверенности зависит от сервиса, в котором оформили документ. Внешний вид значения не имеет и на юридическую силу не влияет.
Машиночитаемую доверенность не нужно распечатывать или переносить на флешку. Файл можно пересылать через интернет. Доверенность имеет силу, только если ее подписал электронной подписью директор компании (п. 14 Федерального закона от 27 декабря 2019 г. № 476-ФЗ).
Чтобы компания могла выдать МЧД, исполнитель должен иметь сертификат квалифицированной электронной подписи физлица. Получить КЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Чтобы оформить и выдать электронную доверенность, нужно сформировать электронный документ. Сделать это можно через сервис ФНС, Госуслуги, систему ЭДО. Как дальше поступить с доверенностью, зависит от ведомства или организации, для которой делали документ. Например, чтобы исполнитель смог работать с ФНС, предварительно нужно направить доверенность в налоговую. А чтобы обмениваться документами с контрагентом в системе ЭДО, достаточно приложить файл в формате xml к пакету документов.
Доверенность через ФНС
Через специальный сервис на сайте налоговой можно оформить формат машиночитаемой доверенности. Она подойдет для отправки отчетности в ФНС и для обмена документами между компаниями. В этом сервисе вы можете создать доверенность, проверить ее и при необходимости отозвать. Чтобы оформить доверенность от компании, нужно ввести ее ИНН, КПП и ОГРН. Автоматически подгружаются наименование и адрес компании, имя и ИНН руководителя. Вручную нужно добавить СНИЛС руководителя и дату его рождения.
Сервис проверит сведения и подсветит те, что не совпадают с информацией налоговиков. Также подсветит некорректные даты доверенности. А еще ФНС поможет конкретизировать полномочия доверенного лица. Готовую доверенность нужно заверить электронной подписью руководителя.
Доверенность через Госуслуги
Оформить доверенность можно в личном кабинете компании на сайте Госуслуг. Для этого нужно заполнить все обязательные поля на вкладке «Доверенности и доступы».
Выдать такую машиночитаемую доверенность можно любому физлицу. Главное, чтобы у него была подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг. Подготовить МЧД может любой работник, у которого есть доступ к профилю компании на Госуслугах. Но подписать доверенность должен руководитель своей УКЭП.
Доверенность через ЭДО
В некоторых системах электронного документооборота тоже можно оформить МДЧ. Порядок и требования к оформлению можно узнать у оператора ЭДО. Но после оформления проверьте, чтобы доверенность содержала обязательный минимум сведений и была подписана УКЭП руководителя.
Берите согласие исполнителя на передачу персональных данных
В доверенности есть персональные данные исполнителя: ФИО, реквизиты паспорта, СНИЛС, ИНН. Обрабатывать и передавать эти данные можно только с согласия владельца. Вы создаете доверенность на стороннем сервисе, а значит, передаете данные третьему лицу — оператору ЭДО. Поэтому обязательно возьмите согласие на обработку и передачу персональных данных третьим лицам. Так вы не нарушите требования «Закона о персональных данных».
Обязательный минимум сведений в доверенности могут установить ведомства, в которые вы направляете исполнителя с этим документом. Они должны установить свои требования к МЧД отдельными нормативными правовыми актами. Например, если обращаетесь в ФНС и Центробанк, то нужно использовать утвержденные ими формы доверенностей (приказ ФНС от 30 апреля 2021 г. №ЕД-7−26/445@).
Если специальных требований к доверенности нет, то лучше использовать универсальной формат МЧД с сайта Госуслуг. Он подойдет для госорганов и для компаний-контрагентов.
Как проверить и отозвать доверенность
Проверьте формат файла МЧД. Это должен быть xml-файл, и только в исключительных случаях pdf. После убедитесь, что доверенность содержит обязательные сведения:
название документа;
данные доверителя и представителя;
дата выдачи доверенности;
срок действия доверенности, если он есть;
полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;
сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;
номер документа;
отметка о возможности передоверия;
УКЭП руководителя компании (приказы Минцифры от 18 августа 2021 г. № 857, от 18 августа 2021 г. № 858).
Если вы делали доверенность на сайте ФНС или Госуслугах, то она точно содержит эти обязательные сведения.
Проверить, действует ли доверенность, в сервисе ФНС нельзя. Для этого нужно проверять не сам документ, а электронную подпись, которой он подписан. Обычно подпись проверяется автоматически.
Срок действия доверенности может быть любой. МЧД не привязана к сроку действия подписи физлица, которому выдают доверенность. Отозвать доверенность имеет право только тот, кто ее выдал, то есть понадобится электронная подпись руководителя компании. Сам механизм отзыва зависит от сервиса: где-то достаточно галочки и кнопки, а где-то придется оформить заявление на отзыв.
Об отмене нужно уведомить представителя и тех, перед кем он представлял интересы компании. Если этого не сделать, права исполнителя сохраняются до момента, пока он не узнает об отмене доверенности (ст. 189 ГК РФ).
Но если отозвать доверенность через сайт Федеральной нотариальной палаты, то уведомлять никого не нужно. Сервис Федеральной нотариальной палаты позволяет признать факт автоматического извещения на следующий день после того, как информация об отзыве поступила в реестр.
Нужна ли МЧД для подписания документов на платформе Консоль.Про
Оформлять машиночитаемую доверенность для подписания документов на платформе Консоль.Про не надо. Ниже разберем почему.
Существует три вида электронных подписей:
простая электронная подпись (далее — ПЭП).
С этой подписью сталкивается каждый из нас, когда заходит на любой сайт и вводит логин и пароль. ПЭП обычно используют внутри организаций, чтобы вести документооборот либо предоставлять доступ к программам.
усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — УНЭП).
Эту подпись создают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Главное отличие от ПЭП — УНЭП одновременно идентифицирует человека, который подписал документ, и подтверждает, что изменения в документ не вносили. УНЭП действительна только, если стороны заключат об этом соглашение.
усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП).
Такую подпись могут выдавать только удостоверяющие центры ФНС. Отличается от УНЭП тем, что ключ проверки УКЭП записывают в специальном сертификате по структуре, которую утверждает ФСБ. Также УКЭП можно использовать только через специальную программу — КриптоПро CSP с лицензией. Такую подпись используют, если необходимо подавать отчетности в государственные органы, участвовать в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, вести электронный документооборот в организации и вне ее, заключать сделки.
Использовать машиночитаемую доверенность обязательно, если вы подписываете документы усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица. В Консоль.Про используют ПЭП. Консоль не относится к удостоверяющим центрам и не может выпускать УКЭП. Все юридически значимые документы — договоры, задания, закрывающие бухгалтерские документы на платформе подписываются простой электронной подписью (п. 15.3 Пользовательского соглашения платформы Консоль.Про).
Чтобы подписать документы на платформе Консоль.Про достаточно оформить доверенность на представителя на бумажном носителе по форме Консоли. Поэтому для работы на платформе, вам не надо оформлять МЧД.
Популярное по теме за месяц
Самозанятые в декрете: какие выплаты положены и как их получить
Как самозанятые платят алименты в 2024 году
Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно
