В статье расскажем, когда руководитель обязан издавать приказ об утверждении нового штатного расписания в связи с повышением окладов. Рассмотрим случай, когда такой рост затрагивает всех сотрудников компании. Составим еще один приказ, который надо оформить, чтобы закрепить процедуру. Также разъясним, по каким контрольным точкам проверять штатное расписание перед тем, как его утвердить.
Оглавление
Новое штатное расписание: когда руководитель должен повышать оклады всем работникам
Для начала выясним, при каких условиях управленцы принимают решение изменить штатное расписание — повысить оклады всем своим подчиненным. Мы не берем ситуацию, когда руководитель решает увеличить оплату труда по конкретным должностям. Например, чтобы удержать ценных работников. Или повышает оклад, чтобы довести его уровень до нового МРОТ. Речь пойдет об индексации зарплаты.
Индексацию проводят, чтобы учесть рост цен на товары и услуги. Это не право организации, а ее обязанность. Индексацию относят к одной из государственных гарантий (ст. 130, 134 ТК).
Вопрос. Обязан ли управленец индексировать зарплаты всем сотрудникам или есть исключения?
Работодатели обязаны индексировать зарплаты сотрудникам, с которыми установили трудовые отношения. Документально это закрепляют в трудовом договоре, готовят новое штатное расписание. Если работник в отпуске: оплачиваемом, за свой счет, отпуске по уходу за ребенком, — повышать оклад все равно надо.
Если же сотрудничаете с исполнителем по ГПХ, то есть у вас гражанско-правовые отношения, обязанность, которую мы упомянули выше, не возникает. При этом подменять такими отношениями трудовые, чтобы не обеспечивать госгарантии, нельзя. Пример, как налоговая доказывает неправомерность подобных действий, найдете в статье «99 самозанятых вместо работников: как ФНС доказала подмену трудовых отношений».
Теперь обсудим, на что ориентироваться, чтобы определить уровень индексации. Организации придется самостоятельно решить, на сколько повышать оклады работников. Верховный суд указывает, что при этом надо учесть рост потребительских цен. Индексация должна ему соответствовать или быть больше. Также нельзя индексировать зарплаты по-разному для разных должностей. Повышать оклад надо одинаково для всех.
Данные о росте цен на товары и услуги публикует Росстат. Например, в сентябре 2024 года по сравнению с августом 2024 года индекс потребительских цен составил 100,48%, по сравнению с декабрем 2023 г. — 105,78%.
Рисунок 1. Индекс потребительских цен на конец месяца в процентах к предыдущему месяцу
Как часто индексировать зарплаты и утверждать новое штатное расписание — работодатели тоже решают сами. Периодичность необходимо закрепить в документах. Например, в положении об оплате труда, коллективном договоре или соглашении. Меньше рисков, когда повышаете оплату труда как минимум раз в год. В обратном случае могут назначить штраф (ст. 5.27 КоАП).
Вопрос. От чего зависит уровень индексации?
Уровень индексации в первую очередь зависит от периода, когда приняли решение повысить оклады. Так, если увеличиваете зарплату в марте, можете ориентироваться на индекс за февраль. Еще один подход — изучить уровень инфляции, который спрогнозировали и отразили в Законе о федеральном бюджете.
Как индексировать зарплаты
Главное условие — увеличивать выплаты, которые сотрудники гарантированно получают каждый месяц. Какие есть варианты, чтобы выполнить обязанность по индексации:
Увеличить все выплаты, которые закрепили в положении об оплате труда, трудовом договоре.
Повысить отдельные выплаты, которые входят в зарплату. Например, оклад.
Индексировать премии, если выплачиваете их каждый месяц в фиксированном размере.
Вопрос. Обязан ли работодатель индексировать стимулирующие выплаты?
Нет, не обязан. К стимулирующим выплатам относят надбавки за стаж непрерывной работы — за выслугу лет, надбавки к окладам по должности «доцент», «профессор», надбавки за сложность или напряженность работы, которую выполняет сотрудник. Такие выплаты не гарантированы, их индексировать необязательно. Если есть желание, это можно сделать. Но тогда надо закрепить порядок в положении об оплате труда.
Процедуру индексации, как мы уже упоминали, надо описать в локальных нормативных актах, коллективном договоре. Иначе вы не докажете, что гарантировали подчиненным регулярность и размер индексации. Пример формулировки смотрите ниже.
Рисунок 2. Пример формулировки в положении об оплате труда
Также понадобится подготовить приказ об утверждении штатного расписания в связи с изменением окладов и приказ об индексации зарплаты. О них поговорим в следующем разделе статьи. Если решили изменить размер окладов, придется поправить и трудовые договоры с сотрудниками. Для этого достаточно оформить дополнительные соглашения.
Рисунок 3. Пример формулировки об изменениях в дополнительном соглашении
Последнее, что отметим в этой части статьи. Если не зафиксируете в локальном нормативном акте, что проводите индексацию, это не освободит вас от обязанности повышать зарплаты работникам.
За неиндексацию зарплаты ИП или директора могут оштрафовать на сумму до 5 тыс. руб, а организацию — до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Санкции грозят, если есть документы об индексации, но ее не проводят. Или документов нет вовсе.
Какие приказы издать
Чтобы организовать индексацию зарплат, необходимо дать соответствующее поручение главному бухгалтеру. Шапку приказа об этом понадобится оформить стандартно.
Указать наименование организации, ИНН, КПП, ОКПО.
Присвоить приказу номер.
Упомянуть название приказа. Например, «приказ об индексации зарплаты».
Уточнить город и дату.
Добавить обоснование.
Вопрос. На что сослаться в обосновании приказа?
Можете прописать, что приказ подготовили, чтобы обеспечить индексацию заработной платы из-за роста потребительских цен на товары и услуги. Сошлитесь на статьи 130, 132, 134 Трудового кодекса. Как вы уже знаете, порядок индексации надо закрепить и в положении об оплате труда. Поэтому в обосновании приказа упомяните и конкретный раздел документа, где описали процедуру.
Затем достаточно указать, что решили изменить зарплату на конкретный процент, и период, с которого работники получают, например, увеличенный оклад. Рекомендуем уточнить, что вводите такие меры для всех сотрудников вашей организации. После приведите поручение главному бухгалтеру — учесть индексацию с конкретной даты при выплате зарплат.
Контроль за выполнением приказа можете оставить за собой или возложить на специалиста по кадрам. Не забудьте добавить блок «С приказом ознакомлен (ы)». Пусть свои подписи поставят главный бухгалтер и ответственный.
Еще одним приказом понадобится внести изменения в штатное расписание. Можно внести правки в действующий документ. Тогда закрепите в приказе поручение специалисту по кадрам его изменить — увеличить зарплаты всех сотрудников на конкретный процент. Еще один вариант — утвердить новое штатное расписание. Делимся с вами образцом документа.
Приказ об утверждении штатного расписания
Утверждать новые зарплаты каждому работнику отдельными приказами не нужно. Поэтому образец приказа об установлении должностного оклада мы затрагивать в этой статье не будем.
Как избежать ошибок в новом штатном расписании
Прежде чем утверждать новое штатное расписание, рекомендуем проверить его на ошибки. Возможно, понадобится не только индексировать зарплаты, но и внести другие изменения, чтобы документ не вызвал претензий проверяющих.
Контрольная точка 1. МРОТ. Размер зарплат в штатном расписании должен быть не ниже МРОТ. Необходимо учесть и федеральное, и региональное значения (п. 7 ч. 1 ст. 2 ТК). Так, с 1 января 2024 года федеральный МРОТ — 19 242 руб. На этот минимум надо ориентироваться, если в вашем регионе не установили свое значение.
Вопрос. Каким может быть региональный МРОТ?
Региональные значения кардинально не отличаются от федерального. Например, во Владимирской и Ивановской области — 19 242 руб. Ленинградской области — 20 125 руб., Москве — 29 389 руб. В Москве размер минимальной заработной платы включает минимальную сумму выплат сотруднику, который отработал месячную норму рабочего времени, установленную законодательством РФ. Такой работник должен исполнить свои трудовые обязанности (нормы труда). Сумма включает тарифную ставку (оклад) или оплату труда по бестарифной системе, а также доплаты, надбавки, премии и другие выплаты, за исключением выплат, которые производят в соответствии со статьями 147, 151–154 ТК.
Чтобы довести зарплату до МРОТ, можно повысить оклад или установить доплату. Если платить ниже государственных значений, руководителя могут оштрафовать на 20 тыс. руб., а организацию на 50 тыс. руб. Сразу отметим, мы помогаем читателям отвечать на претензии и запросы надзорных органов. Например, в статьях «Что делать, если вас вызвали в ФНС по поводу договора с самозанятым» или «Как отвечать на требования налоговой: примеры формулировок».
Учтите, даже если только что повысили зарплату до МРОТ, индексировать ее все равно надо. Если периоды индексации и повышение МРОТ совпадут, руководитель вправе сначала проиндексировать зарплату, а затем довести ее до минимального значения.
Контрольная точка 2. Названия должностей. Должности в новом штатном расписании необходимо прописывать в именительном падеже без сокращений. Не применяйте иностранные буквы и слова. Если у сотрудников разные права, обязанности, уровень ответственности, одинаковые должности указывать нельзя.
Вопрос. Вправе ли управленец придумать название для должности?
Да, вправе. При этом надо учесть, что такое название должно соответствовать трудовой функции конкретного сотрудника. Также если работник обладает правом на льготы, компенсации, называть должность по своему усмотрению нельзя. Ориентироваться нужно на квалификационный справочник или профессиональный стандарт.
Как действовать, если решили перевести исполнителей в штат, разобрали в отдельном материале. А пока предлагаем посмотреть таблицу по документам, на которые можно ориентироваться, чтобы прописать названия должностей.
Таблица. На какие нормативные акты опираться, чтобы указать наименования должностей в штатном расписании
Нормативный акт | Примеры должностей |
|---|---|
Списки производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденные постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 | Газомерщики Горнорабочие на геологических работах Горнорабочие на маркшейдерских работах Каротажники Крепильщики Изолировщики Лебедчики |
Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/п-22 | Наборщик стекломассы Наборщик стекломассы, занятый на выработке изделий холявным способом и из жароупорного стекла Обработчик стеклоблоков, занятый обмазкой стеклянных блоков Оператор выдувного полуавтомата Оператор стеклоформующих машин, занятый выработкой изделий из дрота на полуавтоматах Отдельщик выдувных изделий, занятый отделкой горячим способом выдувных и прессованных изделий Отжигальщик стеклоизделий, занятый отноской горячих изделий на отжиг |
Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям. Например, Квалификационные характеристики должностей работников плавучих атомных станций | Директор плавучей атомной станции Главный инженер Заместитель директора по режиму и физической защите Начальник службы безопасности Начальник службы эксплуатации реакторно-турбинного и транспортно-технологического оборудования Начальник службы экологической и радиационной безопасности Начальник смены плавучей атомной станции |
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 | Директор (генеральный директор, управляющий) предприятия Финансовый директор (заместитель директора по финансам) Главный диспетчер Главный конструктор Главный металлург Главный метролог Главный механик Главный сварщик |
Контрольная точка 3. Актуальность должностей. Убедитесь, что в новом штатном расписании нет должностей, по которым вы не планируете искать сотрудников. Иначе понадобится отчитываться о них в службу занятости. Делать это придется каждый месяц.
Вопрос. Есть ли должности, которые обязательно надо включить в новое штатное расписание?
Да, есть. Например, если в вашей организации больше 50 сотрудников, у вас в штатном расписании должен быть ответственный за охрану труда. Иначе компании грозит штраф — до 80 тыс. руб.
Контрольная точка 4. Оклады. Не устанавливайте в новом штатном расписании вилки окладов. Иначе претензий проверяющих не избежать. В таком случае понадобится изменить название должности либо повышать размер зарплаты с помощью надбавок и премий.
Контрольная точка 5. Форма документа. Вы вправе самостоятельно разработать форму штатного расписания. Рекомендуем все же применять унифицированную форму № Т-3. В ней учли все законодательные требования.
В завершение раздела расскажем, в каких случаях надо вносить изменения в штатное расписание, а когда это не требуется. Итак, документ надо скорректировать, если:
получили мобилизационное предписание Минобороны;
изменили оклад сотрудника;
сократили количество работников, должности или переименовали их;
реорганизовали подразделение.
Когда не надо менять штатное расписание:
отменили дополнительный объем работы;
перевели сотрудника на неполное рабочее время;
оформили ГПХ с исполнителем;
уволили сотрудника и приняли нового работника на его место;
перевели работников на удаленку.
Популярное по теме за месяц
Как самозанятому сформировать чек задним числом
Как аннулировать чек самозанятого: подробный гайд
«Додо Пицца»: внедрили ЭДО для 30 авто курьеров и снизили нагрузку на бухгалтерию
Обсуждение