P&L для начинающих: как составить и анализировать финансовый отчет

Такой отчет показывает, сколько компания зарабатывает, сколько тратит и какой результат получает в итоге. Он помогает находить слабые места, контролировать расходы и видеть потенциал для роста.

Что такое P & L

Отчет о прибылях и убытках — это документ, в котором собраны все доходы и расходы компании за определенный период: месяц, квартал или год.

Но за этой формулой скрыта целая система данных. Она помогает понять, на чем бизнес зарабатывает, а где теряет деньги.

Зачем нужен отчет о прибылях и убытках

1. Контроль эффективности
   
   Даже при стабильных продажах нельзя сказать, насколько прибыльно работает компания, пока не будет видна структура доходов и расходов.

2. Оптимизация затрат
   
   P & L помогает понять, какие статьи расходов растут слишком быстро — например, аренда, закупки или маркетинг, и скорректировать их.

3. Планирование
   
   Зная финансовый результат, можно решать, когда стоит открыть новую точку, нанять сотрудников или увеличить бюджет на рекламу.

4. Прозрачность перед партнерами и инвесторами
   
   Отчет показывает, что бизнес управляется профессионально и готов к внешним инвестициям.

Основные разделы P & L

Форма отчета может немного отличаться, но суть всегда одна — движение денег от выручки к чистой прибыли.

• Выручка (Revenue) — все поступления от продаж товаров или услуг;

• Себестоимость (COGS, Cost of Goods Sold) — прямые расходы, без которых продукт не существует;

• Валовая прибыль (Gross Profit) = Выручка — Себестоимость;

• Операционные расходы (Operating Expenses) — аренда, зарплаты, налоги, реклама, бухгалтерия;

• Операционная прибыль (Operating Profit) = Валовая прибыль — Операционные расходы;

• Прочие доходы и расходы (Other Income / Expenses) — проценты, комиссии, штрафы, амортизация;

• Чистая прибыль (Net Profit) — итоговая цифра, которая показывает, насколько бизнес эффективен.

Пример P & L для кофейни

Чтобы понять, как работает отчет, рассмотрим пример небольшой кофейни.

Данные за месяц

Что показывает этот пример

Кофейня зарабатывает 700 тысяч рублей, но почти 40% выручки уходит на закупку ингредиентов. Еще около 45% занимают постоянные расходы. После всех вычетов остается чистая прибыль менее 15%.

Такой отчет помогает владельцу увидеть, что при росте цен на зерно или аренду прибыль может быстро уменьшиться. Значит, нужно работать над оптимизацией — например, пересмотреть ассортимент, договориться с поставщиками или повысить средний чек.

Что такое EBITDA и как она связана с P & L

EBITDA (англ. Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) — это финансовый показатель, который отражает прибыль компании до вычета процентов, налогов, износа и амортизации.

Проще говоря, EBITDA показывает, сколько бизнес зарабатывает на своей основной деятельности, не учитывая финансовые и бухгалтерские корректировки, которые не связаны напрямую с ежедневными операциями.

Связь с P & L

EBITDA формируется на основе данных из отчета о прибылях и убытках:

1. Берется операционная прибыль — валовая прибыль минус операционные расходы.

2. Добавляются амортизация и износ — это списания на старение оборудования, ремонт, улучшения.

3. Не учитываются проценты по кредитам и налоги, так как они зависят от структуры финансирования и законодательства, а не от работы основного бизнеса.

Зачем рассчитывать EBITDA

1. Показатель позволяет понять, сколько компания зарабатывает на основном бизнесе без влияния структуры капитала, кредитов или налогов.

2. EBITDA удобна для сравнения компаний одного сектора: разные налоговые ставки, кредиты и амортизация не искажают результат.

3. Показатель помогает оценить, сколько средств реально генерирует бизнес для выплаты инвестиций, реинвестирования и расширения.

Как создать P & L отчет

Шаг 1. Определите период

Первое, с чего начинается составление отчета, — выбор периода. Чаще всего предприниматели используют месячный цикл, потому что именно на таком промежутке проще всего отслеживать динамику: изменения в продажах, рост расходов, сезонность, влияние акций и маркетинга.

Однако период может быть любым, исходя из задач:

• Неделя — подходит для бизнесов с высокой ежедневной активностью, например для кофейни или доставки еды. Такой подход позволяет быстрее реагировать на падение выручки или рост себестоимости;

• Квартал — удобен для стратегической оценки: анализ эффективности команды, окупаемость инвестиций, развитие новых направлений;

• Год — помогает подвести итог, оценить динамику, эффективность последнего сезона, и сформировать прогнозы на следующий год.

Шаг 2. Соберите данные

На этом этапе важно собрать все цифры, которые касаются доходов и расходов бизнеса. От полноты данных зависит точность отчета.

Какие данные нужны

• Выручка

  • продажи через кассу;

  • онлайн-заказы;

  • корпоративные заказы;

  • продажи через агрегаторы;

  • дополнительные услуги или товары.

• Себестоимость

  • закупка сырья и материалов;

  • расходные материалы;

  • упаковка;

  • стоимость готовой продукции, если она поступает от поставщиков.

• Операционные расходы

  • аренда помещения;

  • зарплата сотрудников;

  • коммунальные услуги;

  • реклама;

  • бухгалтерия;

  • банковские комиссии;

  • сервисы и подписки;

  • ремонт, обслуживание оборудования;

  • транспортные расходы.

• Прочие доходы и расходы

  • штрафы, пени, комиссии;

  • проценты по кредитам;

  • разовые расходы, не связанные с основной деятельностью.

Если вы используете онлайн-кассу, банк со встроенной аналитикой или CRM, данные можно выгрузить автоматически. Это снижает риск ошибок, которые часто возникают при ручном вводе.

Шаг 3. Разделите расходы на прямые и косвенные

Это один из ключевых этапов, потому что правильная классификация влияет на итоговые показатели прибыли.

Прямые расходы (COGS)

Это траты, которые непосредственно связаны с производством товара или услуги. Без них продукт не может быть изготовлен или продан, например: 

• сырье и ингредиенты (зерно, молоко, сиропы для кофейни);

• упаковка;

• расход материалов в производстве;

• закупочная стоимость товаров, если компания работает как розница.

Прямые расходы всегда включают то, что переходит в конечный продукт.

Косвенные расходы (операционные)

Это обязательные затраты, которые обеспечивают работу бизнеса, но не участвуют напрямую в создании продукта, например:

• аренда помещения;

• зарплата персонала;

• коммунальные услуги;

• маркетинг и продвижение;

• услуги бухгалтерии;

• обслуживание оборудования;

• подписки на сервисы.

Чем точнее разделены расходы, тем корректнее рассчитывается валовая прибыль и рентабельность.

Шаг 4. Внесите данные в отчет

Когда все данные собраны и классифицированы, их нужно перенести в отчет. Обычно это делается в форме таблицы.

Популярные варианты:

• Excel — универсальный инструмент, подходит для детальной настройки формул и автоматизации.

• Google Sheets — удобен для совместной работы, доступен с любых устройств.

• Сервисы для малого бизнеса — PlanFact, Финолог, МойСклад, Бизнес.Ру и другие. Они автоматически подставляют данные из кассы и банка.

Как формируется структура отчета:

1. Занесите выручку по всем направлениям.

2. Укажите прямые расходы: закупки, упаковка, сырье — система автоматически рассчитывает валовую прибыль.

3. Укажите все операционные расходы — после их вычета формируется операционная прибыль.

4. Отдельно внесите прочие доходы и расходы.

5. Итог увидите на последней строке: чистая прибыль или убыток.

Важно соблюдать единый формат, чтобы отчет оставался понятным и сопоставимым от месяца к месяцу.

Шаг 5. Проанализируйте результаты

Сам отчет — это только данные. Ценность появляется тогда, когда предприниматель делает выводы.

На что обратить внимание

• Чистая прибыль

  • Положительная — бизнес приносит доход.

  • Отрицательная — траты превышают поступления, и нужно искать причины.

• Валовая маржа
  
  Показывает эффективность продаж и уровень себестоимости. Если маржа падает, это может говорить о перерасходе сырья, неправильных закупках или скидках, которые уменьшают прибыль.

• Структура расходов
  
  Анализ распределения затрат помогает увидеть, что забирает больше всего денег:

  • аренда может быть слишком высокой;

  • фонд оплаты труда может оказаться непропорциональным уровню продаж;

  • реклама может не окупаться.

• Сравнение с предыдущими периодами
  
  Для полноценного анализа важны данные в динамике. Если выручка растет, но прибыль падает, значит, растут расходы или снижается маржа.

• Выводы для управления
  
  На основе отчета предприниматель может:

  • скорректировать цены;

  • оптимизировать закупки;

  • изменить ассортимент;

  • пересмотреть график сотрудников;

  • снизить операционные затраты;

  • улучшить маркетинг.

Как анализировать отчет

Оценивайте рентабельность

Главный вопрос: сколько процентов от выручки составляет прибыль? Для стабильного бизнеса показатель чистой рентабельности обычно колеблется в пределах 10–20%.

Если прибыль ниже 10%, стоит пересмотреть стратегию: возможно, себестоимость слишком высока или аренда чрезмерна.

Отслеживайте долю расходов

Для кофейни, например, структура расходов может выглядеть так:

• Себестоимость — 40%

• Аренда — 15–20%

• Зарплата — 25–30%

• Прочие расходы — 10%

Если какая-то статья выходит за эти рамки, нужно искать причину. Например, рост себестоимости может быть связан с перерасходом молока или ошибками при закупках.

Сравнивайте периоды

Важно не только видеть цифры за один месяц, но и отслеживать динамику:

• выросла ли выручка по сравнению с прошлым периодом;

• улучшилась ли валовая прибыль;

• насколько сократились расходы после оптимизации.

Сравнение помогает увидеть сезонность и заранее готовиться к низкому спросу.

Обращайте внимание не только на доходы, но и на тенденции

Иногда прибыль снижается не из-за ошибок, а потому что бизнес растет. Например, кофейня открыла вторую точку, и расходы временно выросли. В этом случае важно смотреть не только на итог, но и на соотношение выручки и затрат.

Как P & L помогает управлять бизнесом

• Вы можете принимать управленческие решения на основе данных. Отчет помогает определить, стоит ли повышать цены, менять меню, инвестировать в оборудование;

• С отчетом легче прогнозировать будущее бизнеса. Зная структуру расходов, предприниматель может точнее прогнозировать прибыль и избежать кассовых разрывов;

• Отчет — один из способов контролировать процессы. Если цифры в P& L сильно расходятся с планом, это сигнал проверить процессы — например, учет товаров или эффективность рекламы;

• Если нужны инвестиции, отчет поможет подготовиться. Потенциальные партнеры оценивают бизнес прежде всего по финансовым результатам. Прозрачный отчет повышает доверие.

Ошибки, которых стоит избегать

Считать только выручку

Оборот не равен прибыли. Многие предприниматели фиксируются на сумме поступивших денег и делают вывод, что дела идут хорошо. На практике бизнес может показывать стабильно высокую выручку, но фактически работать в минус из-за высокой себестоимости, сезонных колебаний или постоянных расходов. 

Не учитывать мелкие расходы

Подписки, комиссии, доставка, услуги платформ, банковские сборы, упаковка и расходники — все это кажется незначительным, но в совокупности формирует ощутимую статью затрат. Зачастую именно такие траты съедают до 10% и больше от чистой прибыли.

Не делить расходы на категории

Когда все затраты складываются в одну строку, невозможно увидеть структуру расходов и определить зоны оптимизации. Категоризация помогает понять, куда уходит каждая рубль: на сырье, аренду, маркетинг, персонал, оборудование, обслуживание техники, логистику.

Игнорировать анализ

Сам по себе отчет — просто набор цифр. Он полезен только тогда, когда на его основании принимаются решения: корректируется меню, меняются цены, оптимизируется график сотрудников, пересматриваются каналы закупок, внедряются новые продукты или сокращаются неэффективные расходы.

Недооценивать риск кассовых разрывов

Даже устойчивый и прибыльный бизнес может столкнуться с ситуацией, когда денег на счете недостаточно для покрытия текущих обязательств. Это случается, когда расходы и поступления распределены неравномерно: крупная закупка сырья происходит сегодня, а основная выручка ожидается через неделю. Частая ошибка предпринимателей — смотреть только на общие финансовые показатели и не планировать ежедневный или недельный финансовый поток.

Неверно формировать цену

Ставить цену, как у конкурентов или ориентироваться только на восприятие клиента — распространенная, но опасная практика. Корректная цена должна учитывать себестоимость, наценку, операционные расходы и целевую маржу. Если один параметр не учтен, товар или услуга становится убыточными.

Популярное по теме за месяц

Шаблоны документов

Готовый шаблон рекомендательного письма: заполните за 15 минут

Что включить в рекомендательное письмо и могут ли заставить работодателя его составлять

73

3

28.10.25

Делимся экспертизой

Как продлить патент в 2025 году: пошаговый алгоритм, документы и сроки

Рассказываем об особенностях продления и переоформления патента в 2025 году

342

6

31.10.25

Делимся экспертизой

Как самозанятому продавать мебель на заказ: налоги, договоры, проверки качества

Можно ли самозанятым торговать мебелью, нужно ли проходить сертификацию и как оформлять продажу — рассказали в статье

394

11

21.10.25