Как оптимизировать отдел продаж: пошаговая инструкция для начинающих

Оптимизировать отдел продаж — это не просто сократить затраты или увеличить нагрузку на менеджеров. Это выстроить систему, где каждый элемент работает так, чтобы получать результат. Если отдел продаж приносит мало прибыли, клиенты «утекают», а менеджеры не успевают обрабатывать заявки — значит, пора пересмотреть его структуру.

Шаг 1. Анализ текущей структуры — с чего начать оптимизацию

Прежде чем вносить изменения, нужно понять, как работает отдел сейчас. Что стоит оценить и методы анализа смотрите ниже.

Что оцениваем: 

• модель работы — по продуктам, регионам, типам клиентов;

• загрузку менеджеров — сколько времени уходит на рутину и на продажи;

• эффективность — конверсия на каждом этапе воронки, средний чек, LTV клиента.

Методы анализа:

• анкетирование сотрудников — какие процессы тормозят работу?

• разбор CRM-статистики — где теряются клиенты?

• аудит KPI — какие показатели ниже нормы?

Например, если менеджеры тратят 60% времени на ввод данных в CRM вместо общения с клиентами — нужна автоматизация.

Шаг 2. Выбор оптимальной структуры отдела

Нет универсальной схемы — структура зависит от специфики бизнеса. Рассмотрим основные модели.

Для стартапа подойдет модель воронки — холодные и горячие лиды. А вот для компаний с долгим циклом продаж нужен аккаунт-менеджмент.

Шаг 3. Распределение ролей — кто за что отвечает

Чтобы избежать хаоса, у каждого сотрудника должны быть четкие обязанности. Покажем вам пример на структуре среднего отдела продаж. 

1. Менеджеры по outbound — холодные звонки, поиск новых клиентов.

2. Inbound-менеджеры — обработка входящих заявок.

3. Аккаунт-менеджеры — работа с текущими клиентами, например, upsell и повторные продажи.

4. Специалисты по сделкам — переговоры, закрытие.

5. Поддержка — документооборот, CRM-ведение.

Шаг 4. Автоматизация и оптимизация процессов

Ручная работа — главный враг эффективности. Рассмотрим, что нужно автоматизировать в первую очередь. Начните с обработки лидов — настройка сквозной аналитики: CRM и колл-трекинг. После внимание уделите отчетности — дашборды в Tableau или Power BI. А также автоматизируйте напоминания клиентам — триггерные письма, чат-боты.

Шаг 5. Система мотивации — как стимулировать продажников

Без правильных KPI даже лучшая структура не сработает. Изучим, какие показатели нужно учитывать и примеры мотивации.

Показатели для outbound: количество звонков и встреч. Для аккаунт-менеджеров: LTV клиента, % повторных продаж. Для закрывателей: конверсия в сделку, средний чек. Примеры мотивации: оклад + % — классика, но не всегда стимулирует рост, грейды — повышение ставки при достижении плана, бонусы за рекорды — дополнительная премия за сверхрезультат. 

Ошибка — ставить только денежную мотивацию. Карьерный рост и обучение не менее важны.

Шаг 6. Подбор и обучение персонала

Хорошая структура не сработает со слабой командой. Чтобы найти сильных продажников, введите тест-кейсы на переговоры, а также оценку soft skills — стрессоустойчивость, умение слушать. Начните обучение с базы, а именно: вводный курс — продукт, скрипты, CRM. Плюсом будет наставничество — опытные менеджеры курируют новичков. Закрепляйте знания и повышайте скилы сотрудников регулярными тренингами — разбор возражений, новые техники продаж.

Шаг 7. Контроль и корректировка

Оптимизация — непрерывный процесс. Хотя бы раз в месяц проводите аудит KPI. Регулярно устраивайте А/B-тесты, например, новая схема мотивации в тестовой группе, а также опросы сотрудников, чтобы понимать, какие процессы можно улучшить.

Итог. Оптимизация отдела продаж начинается с анализа текущей структуры и заканчивается постоянным мониторингом. Главные правила:

• четкое разделение ролей — чтобы не было «мусорных» задач;

• автоматизация рутины — больше времени на продажи;

• гибкость — рынок меняется, и отдел продаж должен адаптироваться.

Начните с аудита, чтобы выявить слабые места, и внедряйте изменения постепенно. Уже через 2–3 месяца вы увидите рост эффективности.

План. Как оптимизировать отдел продаж

Популярное по теме за месяц

Делимся экспертизой

Ключевая ставка Банка России в 2025 году: календарь заседаний и прогноз экспертов

Узнайте, когда состоится ближайшее заседание ЦБ по ключевой ставке, где и как отслеживать изменение величины ставки.

358

9

15.05.25

Делимся экспертизой

Мораторий на проверки бизнеса: как в 2025 году контролируют компании и ИП

В статье узнаете, когда контролирующий орган придет с проверкой и к кому и как бизнес может узнать о проверке

212

8

12.05.25

Кейсы наших клиентов

«ЛернПроект»: перешли в Консоль, чтобы масштабировать бизнес

Основатели языковой онлай-школы рассказали, почему решили сменить платформу для работы с исполнителями

99

4

21.05.25