Ведение бизнеса часто связано с необходимостью оперативно покрывать различные расходы: от закупки канцелярии до командировочных издержек. Чтобы сотрудники могли эффективно выполнять свои обязанности, компании выдают деньги под отчет. Но просто передать деньги подчиненному нельзя — нужно оформить пакет документы, правильно указать назначение платежа в подотчет и не забыть об авансовом отчете.
О подотчетных деньгах мы уже писали в блоге. Рассказываем еще раз в подробностях, как организовать выдачу денег под отчет в компании, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов и Банка России.
Оглавление
Зачем компании выдают деньги под отчет
Деньги под отчет — это рабочий способ, который организации используют для решения текущих задач. Он также помогает оптимизировать бухгалтерский учет и оперативно выделить средства для небольших покупок без запуска сложных процедур закупки.
Основные преимущества выдачи денег под отчет
Упрощение бухгалтерского учета мелких расходов
Небольшие и регулярные траты легче проводить именно через подотчет, чем каждый раз оформлять отдельный платеж или проводить закупку. Руководитель выдает деньги сотруднику, а он может закупить канцелярские товары или услуги по организации мероприятий. Именно для подобных расходов чаще всего используют выдачу подотчетных средств.Быстрое решение срочных задач
Зачастую во время обычной хозяйственной деятельности компании сотрудникам приходится решать задачи оперативно. Например, быстро рассчитаться с подрядчиками, срочно закупить раздаточные материалы для конференции или покрыть командировочные расходы. Выдача денежных средств под отчет в таких случаях позволяет избежать задержек, которые возникают при согласовании платежей за товары, работы и услуги с бухгалтерией и другими отделами компании.Контроль за использованием небольших сумм из бюджета
Подотчетные деньги выдаются на конкретные цели, что позволяет компании отслеживать, на что именно они тратятся. Это особенно важно для грамотного ведения бухгалтерского учета и предотвращения нецелевого использования средств.Удобство для сотрудников
В командировках или при работе вне офиса сотрудникам не всегда удобно использовать корпоративные карты или ждать перевода средств на счет. Выданные заранее наличные или перечисление подотчетной суммы на личную карту позволяют решать повседневные задачи быстрее.
Когда можно выдать деньги под отчет
В совместном письме Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 предусмотрены три кейса, в которых компания может перечислить сотрудникам подотчетные суммы:
хозяйственные расходы компании — оплата поставок товаров, работ и услуг;
траты сотрудников в командировке — обычно для их компенсации нужно подать заявление на командировочные расходы;
компенсация сотрудникам уже понесенных расходов — но только если есть подтверждающие документы. К таким расходам могут относиться, например, представительские: поход в ресторан с партнерами или участие в конференции.
О представительских расходах подробно писали в блоге.
Кому можно выдать деньги под отчет
Любому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, а также исполнителям по договорам ГПХ. Деньги можно выдать даже директору, но не стоит злоупотреблять этой возможностью — налоговая обращает пристальное внимание на частоту и характер таких операций.
Раньше нельзя было выдавать подотчетные суммы сотрудникам, которые не отчитались в прошлый раз, но Банк России отменил этот запрет в Указании № 4416-У.
Какими способами можно выдать деньги под отчет
В разных ситуациях сотрудникам могут понадобиться деньги в разных формах. Иногда удобнее оплатить наличкой, например, курьеру при доставке товара или за услуги клинера, а иногда легче заплатить картой, например, за обед в командировке.
У компаний есть три основных способа выдачи денег под отчет. Все они законны, но у каждого — специфические риски и нюансы оформления.
Способ 1. Выдача наличных
Удобен в кейсах, когда расплатиться нужно срочно, а у контрагента или курьера нет терминала, или не получается сделать перевод.
В таком случае деньги выдают из кассы. Общий порядок оформления опишем в следующих разделах, но в случае с наличными требуется расходный кассовый ордер. А если деньги остались, и сотрудник возвращает их в кассу — дополнительно оформите приходный кассовый ордер (ПКО).
РКО подписывает бухгалтер или руководитель, в зависимости от того, кто ответственен за выдачу наличных. Его сотрудник получает вместе с деньгами в момент выдачи.
ПКО оформляют, когда сотрудник возвращает деньги в кассу.
Способ 2. Перевод на личную карту
Этот способ сейчас набирает популярность — практически в любых случаях можно расплатиться картой. Проводить выдачу под отчет безналичных средств по правилам бухгалтерского учета проще: не нужно оформлять РКО.
Компания должна издать приказ, указать в нем реквизиты счета для перевода, цели выдачи и порядок отчетности.
В назначении платежа при этом прописывают:
дату и номер приказа о выдаче денег
указание на то, что деньги переведены под отчет
Способ 3. Перевод на корпоративную карту
Способ подходит для организаций, которые оформили такую карту и активно используют в своей деятельности. Порядок перевода такой же, как и для личных карт, только в приказе нужно указать другие реквизиты.
С корпоративной карты, как и личной, можно не только оплачивать покупки, но и снимать наличные. Плюс в том, что бухгалтерия сможет дополнительно контролировать расходы, поскольку имеет доступ к операциям по счету.
Риски при выдаче подотчетных сумм на карту сотрудника
При переводе денег на личный счет организациям стоит учитывать следующие факторы риска:
блокировка или потеря карты — в таких случаях деньги зависают на счете, и вернуть их организации или потратить становится практически невозможно. Стоит заранее уточнить у сотрудника, доступна ли карта;
наложение ограничений на счета приставами или другими госорганами — деньги могут заморозить на счете или списать для погашения задолженности, например, по налогам. В этих случаях воспользоваться ими в должной мере у сотрудника не получится, как и отчитаться о целевом использовании.
Также переводы подотчетных сумм на карты привлекают больше внимания со стороны налоговой и банков, чем обычная выдача денег из кассы.
В каких случаях могут возникнуть вопросы
Частые переводы на большую сумму на личную карту руководителя — следите за регулярностью таких переводов и за тем, чтобы каждый из них закрывался авансовым отчетом;
Неполное заполнение реквизитов платежа — например, нет реквизитов приказа или указания на подотчетность;
Несоответствие сумм и целей — например, перевод сотен тысяч на карту для однодневной командировки;
Перечисление денежных средств на карты людей, у которых нет договора с организацией.
Рискуют и сотрудники, не отчитавшиеся за использование подотчетных сумм. Налоговая при проверке может посчитать такие деньги доходом сотрудников, доначислить на них НДФЛ и страховые взносы.
Как оформить выдачу подотчетных сумм: инструкция
Шаг 1. Проверьте учетную политику организации
В ней должна быть прописана процедура выдачи деньги под отчет, соответствующая Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Если такого раздела в политике не прописано, налоговая может посчитать, что таким способом вы уходите от налогов и тратите деньги на цели, которые не соответствуют бюджету.
Поэтому перед выдачей подотчетных сумм скорректируйте учетную политику, если необходимо.
Пример
Работникам под отчет могут быть выданы денежные средства в наличной или безналичной форме.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности [Название юридического лица], оформляется приказ за подписью руководителя либо письменное заявление подотчетного лица, а также расходный кассовый ордер.
Приказ, указанный в п. _____ Учетной политики, допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
Для выдачи денежных средств в безналичной форме подотчетному лицу оформляется приказ за подписью руководителя либо письменное заявление подотчетного лица.
Приказ, указанный в п. _____ Учетной политики, допускается оформлять на несколько выдач одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) подотчетных средств, срока (сроков), на который они выдаются, а также реквизитов счета (счетов) для перевода.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем [Название юридического лица], предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет подотчетного лица по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем в соответствующем приказе.
Шаг 2. Издайте приказ о выдаче денежных средств под отчет или получите заявление от сотрудника
Приказ подписывается руководителем организации. Обязательно включите в документ следующие данные:
ФИО сотрудников, которым выдаются денежные средства — в один приказ можно включить несколько выплат
Суммы подотчетных средств
Способ выдачи — наличный или безналичный расчет
Срок, на который выдаются денежные средства — по окончании этого срока сотрудник должен предоставить авансовый отчет
Реквизиты счета для перевода — если выдаете деньги безналичным способом
Шаблон приказа о выдаче подотчетных средств
Не забудьте ознакомить с приказом под подпись сотрудников, на которых он распространяется.
Деньги под отчет можно также выдать без приказа по письменному заявлению сотрудника — но только если такой способ описан в учетной политике организации. О том, как составить этот документ, писали в блоге.
Шаг 3. Выдайте деньги под отчет из кассы или переведите сотруднику на карту
Если вы выбрали наличные, оформите расходный кассовый ордер на указанную сумму.
Если вы переводите деньги на карту, важно правильно заполнить реквизиты платежа в платежном поручении.
Где писать | Что писать | Зачем писать |
|---|---|---|
Поле 20 «Наз. пл.» | Код «2» | Используется для сумм, из которых не могут погасить долги организации. К ним относятся командировочные расходы, пособия и прочие социальные выплаты |
Назначение платежа | Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника [ФИО], приказ от ХХ.ХХ.ХХХХ № _____. Без НДС | Чем подробнее вы заполните назначение платежа, тем меньше риск претензий по налогам и по 115-ФЗ |
Шаг 4. Проверьте и подпишите авансовый отчет
Этот документ сотрудник должен принести в течение нескольких дней после даты, указанной в приказе. Срок предоставления отчета фиксируется в учетной политике.
Вместе с авансовым отчетом запросите у сотрудника чеки, квитанции, выписки по карте и другие документы, которые подтверждают расходы. Например, при закупке молока в магазине — обычный чек.
Сотрудник не отчитался о расходовании подотчетных средств — что делать
В течение месяца с установленной даты отчета издайте приказ об удержании денег у сотрудника из зарплаты. Удержать можно не больше 20% — это требование ТК РФ.
Если хотите вернуть всю сумму целиком, попросите сотрудника написать заявление о добровольном удержании. Если он согласится, вычесть из зарплаты можно будет всю сумму, указанную в заявлении.
Шаг 5. Оформите приходный кассовый ордер
Но только в случае если работник потратил не все и возвратил часть суммы в кассу или на счет компании.
Выводы
Чтобы выдавать сотрудникам деньги под отчет, включите эту возможность в учетную политику и опишите процедуру.
Выдавайте деньги только тем, кто заключил с вами договор. Это может быть и трудовой договор, и договор ГПХ, главное, чтобы он существовал.
Можно выдавать наличные или переводить деньги на личные карты — выбирайте удобный вам способ.
Оформляйте приказы под каждую выдачу или под несколько сразу — если знаете подробности.
Перед переводом подотчетных сумм спросите у работника, нет ли на карте неснятых арестов, блокировок или непогашенных задолженностей.
Не забывайте указывать в назначении платежа реквизиты приказа, ФИО сотрудника и подотчетность — если переводите на карту.
Уточните у сотрудника, получил ли он деньги после перевода.
Важно, чтобы сотрудник после использования подотчетных сумм подал в бухгалтерию авансовый отчет вместе с подтверждающими документами.
Популярное по теме за месяц
Сколько заработали самозанятые в 2024 году: обзор по популярным направлениям
ИП в IT: как зарегистрировать и какие льготы можно получить
Самозанятым вновь обещают больничные — главные новости февраля 2025 года
