В статье разъясним, на что ИП может тратить деньги с бизнес карты, а также компании. Ответим, можно ли снимать наличные. Поможем оптимизировать учет операционных расходов по картам, чтобы защититься от претензий налоговой.
Оглавление
Что такое бизнес карта
Определение у понятия «бизнес-карта» достаточно простое.
Термин
Бизнес-карта — это специализированный платежный инструмент, который кредитные организации (банки) выпускают исключительно для целей бизнеса.
По своей сути, бизнес карта для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей — это пластиковая или виртуальная карта, которая привязана к расчетному счету компании или ИП. К личным счетам и средствам ее владельца карта не имеет никакого отношения. Объясним почему. Важное отличие корпоративной банковской карты от обычной — строго целевой характер использования средств.
Неправильными, а иначе нецелевыми, операциями по бизнес-карте может заинтересоваться налоговая инспекция. Правила, по которым используют карту, предприниматели или организации регламентируют внутренними документами (приказами, локальными актами, например, положением). Это поможет сделать процесс использования бизнес карты максимально прозрачным, контролируемым и безопасным для бизнесмена.
Вывод
На вопрос, для чего нужна бизнес карта в повседневной хозяйственной деятельности, можно ответить, что это оперативный, удобный и безопасный способ провести множество мелких и средних хозяйственных операций. Это прежде всего экономит время.
Пример
Представьте себе ситуацию: курьеру срочно нужны деньги на покупку упаковки, офис-менеджеру — на канцелярию, а руководителю отдела — на такси для важной встречи.
Вместо утомительной и архаичной процедуры с оформлением чека на получение наличных средств из банка, организацией хранения денег в сейфе, уполномоченный сотрудник может мгновенно оплатить необходимый товар или услугу в любом конце города корпоративной банковской картой. Таким образом, системное использование корпоративной карты становится незаменимым механизмом, чтобы покрыть текущие и непредвиденные расходы, обеспечивает бизнесу необходимую финансовую гибкость и скорость реакции на изменяющиеся условия рынка. Это мощный инструмент, который превращает статичные деньги на счете в динамичный ресурс для развития.
Что можно оплачивать бизнес-картой
С преимуществом бизнес-карты разобрались, перейдем к важному практическому аспекту, то есть к целям расходов.
Давайте детально и структурировано разберем, что ИП может оплачивать бизнес картой. Перечень потенциальных расходов широкий, но константа расходов в ходе использования корпоративной карты: все траты должны быть экономически обоснованы, напрямую или косвенно направлены на извлечение предпринимательского дохода и в обязательном порядке подтверждены полным пакетом оправдательных и первичных учетных документов.
Примерный перечень расходов при использовании бизнес-карты
Вид расходов | Что в них входит |
|---|---|
Повседневные хозяйственные и офисные нужды | Канцелярские товары (ручки, блокноты, бумага), бытовая химия для уборки помещений, питьевая вода, кофе, чай и прочие продукты для организации питания сотрудников во время перерывов, а также покупка любых расходных материалов для оргтехники (картриджи для принтеров, тонер, бумага для факсов) |
Приобретение, ремонт и обслуживание основных средств | Покупка компьютеров, мониторов, принтеров, многофункциональных устройств, офисных кресел, столов, сейфов, техническое обслуживание оборудования, ремонт и покупка запасных частей |
Регулярные операционные и административные расходы | Оплата услуг стационарной и мобильной связи, доступа в интернет, аренды виртуальных серверов (VPS/VDS) и хостинга для корсайта, подписку на облачные сервисы (Google Workspace, Microsoft 365), приобретение лицензионного ПО (1С, бухгалтерские программы, графические редакторы, антивирусы), а также оплату юридических, бухгалтерских и аудиторских услуг |
Маркетинг, реклама и продвижение | Оплата контекстной (Яндекс.Директ, Google Ads) и таргетированной рекламы в социальных сетях, услуг SEO-специалистов, копирайтеров, веб-аналитиков, дизайнеров, маркетинговых агентств. Траты на создание, поддержку и продвижение сайта, заказ полиграфической продукции (визитки, буклеты, каталоги, листовки), размещение рекламы в наружных носителях и СМИ |
Командировочные расходы | Организация деловых поездок. Бизнес-картой можно напрямую оплачивать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать отели и апартаменты, оплачивать услуги такси, каршеринга, проката автомобилей, а также питание сотрудников в командировке |
Автомобильные расходы (если ИП или компания использует транспорт для бизнеса) | Оплата бизнес-картой заправки топливом на АЗС, услуг мойки, технического обслуживания и ремонта, страхования (ОСАГО и КАСКО), покупки шин, аккумуляторов и других запчастей, а также оплата парковок и платных дорог |
Прочие расходы | Представительские расходы, расходы на организацию бизнес-ланча или ужина с партнерами и клиентами, покупка профессиональной литературы, бизнес-книг и подписок на отраслевые издания, оплата участия в конференциях, семинарах, выставках, вебинарах и курсах повышения квалификации для сотрудников |
Как видно из таблицы, все расходы при использовании бизнес-карты разнообразны, но объединены одной общей целью расходования. Все операции по карте должны быть связаны с коммерческой деятельностью.
Вопрос: Может ли ИП расплачиваться бизнес картой в магазине?
Может, если расходы прямо или косвенно связаны с его предпринимательской деятельностью.
Расплачиваясь в магазине, ИП должен обосновать, чем эта покупка поможет бизнесу. Если же ИП оплатил бизнес-картой, к примеру, сигареты для личного пользования, то это нецелевая операция по карте. К ней придерутся проверяющие. Если ИП использовал корпоративную карту для оплаты кофе или чая для своих работников, то такая операция связана с условиями труда, которые предоставляет предприниматель. Это правильная операция по карте.
Вопрос: Можно ли снять наличные с бизнес карты?
Да, такая банковская опция предусмотрена практически всеми финансовыми учреждениями. Это один из самых частых и практичных вопросов, который возникает у предпринимателей и бухгалтеров. Для индивидуального предпринимателя это зачастую является наиболее простым и быстрым способом получить средства для расчетов с теми контрагентами, которые не работают по безналичному расчету (например, некоторые фриланс-специалисты, мелкие поставщики, водители-дальнобойщики), или для оперативной выдачи денежных средств под отчет сотрудникам на непредвиденные нужды. Но есть условия, при которых снятие наличных не приведет к негативным последствиям. Важно помнить о строгих лимитах, устанавливаемых банком-эмитентом на суточное и месячное снятие наличных с корпоративной карты ООО или ИП, а также о необходимости документально подтвердить целевое использование всех снятых наличных средств.
В контексте операций с наличностью крайне важно отдельно отметить существенную разницу в подходах для ИП и обществ с ограниченной ответственностью. Снятие наличных с корпоративной карты ООО — это процедура, которая находится под пристальным вниманием как со стороны банка (в рамках соблюдения закона 115-ФЗ о противодействии отмыванию доходов), так и со стороны налоговых органов. Оно разрешено в основном для строго определенных целей: расчетов с подотчетными лицами (например, выдача денег на хозяйственные нужды) или для выплаты заработной платы сотрудникам (если это предусмотрено договором с банком). Каждая такая операция должна иметь четкое и недвусмысленное экономическое обоснование и быть корректно отражена во всей внутренней финансовой документации компании. Любое нецелевое использование корпоративной карты для обналичивания средств в ООО может быть расценено контролирующими органами как незаконный вывод денежных средств из бизнеса, что повлечет за собой серьезные налоговые последствия, включая доначисления НДФЛ и страховых взносов, а также крупные административные штрафы. Если нарушение все же выявили, другая наша статья поможет снизить штрафы.
К сведению
Особое отношение к снятию налички при использовании корпоративной карты не случайно. Банки вправе ставить лимит на такую операцию. ЦБ рекомендовал кредитным организациям вводить лимит на снятие наличных с бизнес-карт (Методические рекомендации ЦБ от 21.07.2017 № 19-МР). Подробнее об этой и других ситуациях с банками можете почитать в статье «Заблокировали счет компании: четыре неочевидные причины».
Совет
Рекомендуйте работникам всегда, когда это возможно, использовать безналичную оплату картой. Если случилось так, что по карте превысили лимит на наличные, а банк потребовал обоснование, почему не смогли оплатить товары, работы или услуги безналичным путем, подготовьте чеки. Это подтвердит, что держатель карты снимал наличные для корпоративных целей и точно потратил их по назначению. Приложите к пояснениям приказы о командировках, списки ответственных лиц, приказы о разъездном характере работы и т. д. Словом, все, что убедит банк в необходимости приобретений за наличку для предпринимательства.
Вопрос: может ли ИП расплачиваться бизнес картой в магазине за товары, предназначенные для личного, семейного или домашнего использования?
С технической точки зрения карта совершит платеж, если на счете достаточно денежных средств. Но с позиций действующего налогового и гражданского законодательства подобные действия являются грубым нарушением правил ведения предпринимательской деятельности. Средства на расчетном счете ИП, и в еще более строгой степени — ООО, — это собственность бизнеса как самостоятельного экономического субъекта, а не личные «карманные» деньги его владельца или генерального директора. Их прямое смешение (в профессиональной среде часто используемый термин «смешка») неминуемо приводит к серьезным последствиям при первой же проверке со стороны ИФНС, включая доначисления налогов (прежде всего НДФЛ с полученной материальной выгоды), пеней за просрочку платежей и крупных финансовых санкций. Поэтому единственно правильный ответ на вопрос «может ли ИП расплачиваться бизнес картой в магазине за продукты для семьи?» — это категорическое и безусловное «нет». Любая, даже самая незначительная покупка, совершенная с помощью бизнес карты, должна иметь исключительно коммерческий характер и прямое отношение к деятельности предприятия.
Как сдавать отчетность по бизнес-картам
Чтобы полностью легализовать и корректно отразить в налоговом и бухгалтерском учете все расходы через корпоративную банковскую карту, ее держатель обязан в установленные сроки. Сроки могут варьироваться от 3 до 5 рабочих дней после совершения трат в зависимости от ситуации.К примеру, после командировки работник должен предоставить авансовый отчет об израсходованных средствах в течение трех рабочих дней (п. 23 особенностей направления в командировку). Помимо авансового отчета в бухгалтерию компании или ИП работник предоставляет полный и правильно оформленный пакет документов, которых подтвердит расходы.
Пример с возвратом работника из командировки
Ключевым звеном в этой процедуре является авансовый отчет. Авансовый отчет — это унифицированный документ по утвержденной форме АО-1 или по собственной форме, разработанной компанией, но содержащей все обязательные реквизиты. Он служит письменным подтверждением целевого и полного расходования выданных подотчетных денежных средств. К нему в обязательном порядке прикладываются все оправдательные документы: кассовые чеки (в том числе онлайн-чеки, которые необходимо распечатывать), товарные накладные по форме ТОРГ-12, бланки строгой отчетности (БСО), проездные документы (билеты), посадочные талоны, счета на оплату и прочие платежные документы, имеющие юридическую силу. На основании этого сформированного пакета документов бухгалтерия производит окончательный расчет, списывает сумму расхода с подотчета сотрудника и правомерно учитывает ее в составе затрат предприятия для целей налогообложения.
Совет
Выбирая для себя подходящую бизнес-карту, обращайте внимание не только на стандартные параметры, такие как стоимость ежегодного обслуживания и размер установленных лимитов, но и на дополнительные. Очень выгодные опции: повышенный кэшбэк в ключевых для вашего бизнеса категориях расхода (например, топливо, связь, рестораны, офисная техника), льготные программы для бронирования отелей и авиабилетов, наличие современных технологий бесконтактной оплаты (PayPass, PayWave). О том, как учесть кэшбэк по корпоративной карте, читайте в другой статье. Немаловажно удобство и функциональность личного кабинета с детализированной аналитикой расходов в режиме реального времени и возможностью гибко управлять лимитами для каждого сотрудника.
Грамотное и системное использование корпоративной карты позволяет бизнесу не только в разы ускорить множество рутинных процессов и избавиться от излишней бюрократии, но и выстроить четкую, прозрачную и полностью автоматизированную систему финансового документооборота.
Популярное по теме за месяц
Как продлить патент в 2025 году: пошаговый алгоритм, документы и сроки
Смена юрадреса ООО в 2025: инструкция и разбор протокола
Как провести учет кэшбэка по корпоративной карте
