Как бухгалтер отражает выплаты физлицам по договорам ГПХ: проводки, счета и отчетность

Какой счет использовать для расчетов с физлицами по ГПХ

Заключение гражданско-правового договора, например, подряда, оказания услуг, перевозки, хранения и пр., не создает трудовых отношений. Исполнитель-физическое лицо не подчиняется правилам внутреннего распорядка, и сам организует свое выполнение работ. 

Поэтому начисления по договору ГПХ нельзя проводить через счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Закон требует использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Конкретный ГПХ счет учета — 76.09 (в типовых конфигурациях 1С). Для учета авансов откройте к счету 76 отдельный субсчет «Расчеты по авансам выданным».

Вознаграждение по ГПХ списывают по дебету счета в зависимости от назначения приобретаемых услуг и работ:

• Для производства — счета 20, 23, 25, 26.

• Для продаж — счет 44.

• Для формирования стоимости актива (ОС, НМА, МПЗ) — счета 08 или 10.

• Для непроизводственных нужд — счет 91-2 «Прочие расходы».

При этом начисление страховых взносов по единому тарифу отражают по кредиту счета 69.09, а взнос с выплат на травматизм — только если такая обязанность прямо прописана в гражданско-правовом договоре.

Выплаты по договору не являются оплатой труда, поэтому включать их в фонд заработной платы не нужно.

Отдельно отражать договор ГПХ в налоговой не нужно. Договор ГПХ отражается в налоговой через уведомление по НДФЛ и расчете страховых взносов (РСВ). Компания или ИП, как налоговый агент, подает уведомления об исчисленных суммах НДФЛ, а также включает вознаграждение по гражданско-правовым договорам в РСВ. Налоговая потом проверяет правильность исчисления и уплаты налогов.

Какие проводки по ГПХ с физлицом делать при авансе, окончательном расчете и начислении взносов

Проводки ГПХ зависят от момента признания дохода. Выплаты по договору могут быть частичными: сначала аванс, затем остаток после подписания акта выполненных работ, например. 

Ниже — пошаговый алгоритм проводок по выплатам физлицу без статуса.

1. Перечислите аванс исполнителю с расчетного счета или из кассы: Дебет 76 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51 (50).

2. Удержите НДФЛ с аванса в день выплаты: Дебет 76 субсчет «Авансы выданные» Кредит 68.01.

3. Перечислите единый налоговый платеж для уплаты НДФЛ: Дебет 68.90 Кредит 51.

4. Подпишите акт выполненных работ и начислите вознаграждения по гражданско-правовым договорам на полную сумму договора: Дебет счета затрат (20, 08, 44, 91) Кредит 76.09.

5. Зачтите выданный аванс: Дебет 76.09 Кредит 76 субсчет «Авансы выданные».

6. Удержите НДФЛ с остатка вознаграждения: Дебет 76.09 Кредит 68.01.

7. Перечислите остаток суммы исполнителю за вычетом аванса и НДФЛ: Дебет 76.09 Кредит 51.

8. Начислите страховые взносы по единому тарифу: Дебет того же счета затрат Кредит 69.09.

9. Начислите взнос с выплат на травматизм, если договор ГПХ это предусматривает: Дебет счета затрат Кредит 69.09, субсчет «Расчеты по травматизму».

10. Перечислите страховые взносы на травматизм в СФР и единый налоговый платеж для взносов по единому тарифу.

Оплата по договору ГПХ: начисления и выплаты завершаются только после полного расчета. Проводится по договору подряда и по договору оказания услуг идентичны. Расчеты по ГПХ и проводки включают также возврат аванса при срыве сроков: сторнируйте ранее сделанные записи или оформите обратную операцию —  Дебет 51 Кредит субсчета авансов.

Компенсация расходов исполнителя, например, за материалы и проезд, не является вознаграждением по ГПХ. Выплаты вознаграждений и компенсаций разводите по разным субконтно. Проводки по договору ГПХ для компенсации такие:

• Отразите сумму компенсации: Дебет 76.09 Кредит 51.

• Удержите НДФЛ с компенсации, если она не подтверждена документально или превышает лимиты: Дебет 76.09 Кредит 68.01.

С самозанятым физическим лицом работают без удержания НДФЛ и начисления страховых взносов по единому тарифу, кроме травматизма, если так закреплено в договоре. Выплаты по договору проводите так:

• Аванс и окончательный расчет — через счет 76, субсчет авансов и 76.09.

• Начисление по договору ГПХ — Дебет счета затрат, Кредит 76.09.

• Взнос с выплат на травматизм — только при наличии условия в договоре.

Помимо этого, в работе с физлицами без статуса и самозанятыми много других особенностей. Подробнее об оформлении договоров ГПХ с такими исполнителями писали в отдельной статье Консоль.

Как оформить проводки по договору ГПХ при приобретении исключительных прав

Если заключили гражданско-правовой договор об отчуждении исключительных прав, то выплаты по договору включайте в первоначальную стоимость НМА на счете 08.05:

• Начислите вознаграждение по ГПД: Дебет 08.05 Кредит 76.09.

• Начислите страховые взносы по единому тарифу: Дебет 08.05 Кредит 69.09.

• Введите НМА в эксплуатацию: Дебет 04 Кредит 08.05.

• Перечислите оплату правообладателю-физическому лицу: Дебет 76.09 Кредит 51.

Лицензионный гражданско-правовой договор дает право использования результата интеллектуальной деятельности. Это не оказание услуг или выполнение работ, и не передача имущественных (исключительных) прав. Передачу права использования РИД отражайте следующим образом:

• Учтите стоимость права на забалансовом счете 012.

• Разовый фиксированный платеж сначала отнесите на 97 (расходы будущих периодов), затем списывайте на счета затрат.

• Периодические платежи (роялти) начисляйте ежемесячно: Дебет 20 (26,44) Кредит 76.09.

• Удерживайте НДФЛ и начисляйте страховые взносы по единому тарифу.

Выплата вознаграждений по лицензионному договору не относится к оплате услуг и работ. Вознаграждения по гражданско-правовым договорам лицензионного типа включайте в затраты равномерно.

Где найти все проводки по договору ГПХ с физическим лицом

Для удобства свели бухгалтерские проводки по договору ГПХ с физическим лицом в единой таблице. Оплаты труда в таблице нет, так как выплаты по договорам физлицам не являются зарплатой.

ГПХ проводки в бухучете для авторского заказа аналогичны, но ставка НДФЛ для резидентов — 13% (15% при превышении лимита). Договор авторского заказа на создание произведения регулируется главой 69 Гражданского кодекса и не относится ни в выполнению работ, ни к оказанию услуг. В бухучете вознаграждение автора отражайте аналогично подряду, но с учетом особенностей начисления НДФЛ.

FAQ: частые вопросы бухгалтеров по гражданско-правовым договорам

Вопрос 1: Какой счет использовать для расчетов с физлицом по ГПХ — 70 или 76?

Ответ: Используйте счет 76. Счет 70 предназначен исключительно для оплаты труда по трудовым договорам. Выплаты по договору ГПХ не относятся к зарплате.

Вопрос 2: Нужно ли начислять страховые взносы на вознаграждение по ГПХ?

Ответ: Да, начисляйте страховые взносы по единому тарифу (пенсионные, медицинские, ВНиМ) со всей суммы вознаграждения, кроме выплат самозанятым и некоторым категориям исполнителей (например, иностранцам-ВКС).

Взнос с выплат на травматизм — только если закрепили это в гражданско-правовом договоре. Оплата труда по договору ГПХ не начисляется. Больше о страховых взносах на исполнителей по ГПД, читайте в отдельной статье.

Вопрос 3: Как отразить в учете аванс по ГПХ, если работы еще не приняли?

Ответ: Перечислите аванс в дебет субсчета «Расчеты по авансам выданным» к счету 76. Не используйте счет 76.09 для авансов, иначе потеряете контроль. 

После подписания акта выполненных работ проведите зачет аванса. Физическое лицо получает аванс, который не является оплатой труда.

Вопрос 4: Можно ли выплатить вознаграждение наличными из кассы?

Ответ: Да, но только если физическое лицо не является подотчетным. 

Оформите расходный кассовый ордер. Лимит расчетов наличными между юрлицами и физлицами не ограничен, но для сумм свыше 100 тыс. ₽ по одному гражданско-правовому договору лучше использовать расчетный счет для прозрачности.

Вопрос 5: Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы при выплате вознаграждения самозанятому по договору ГПХ? Как подтвердить расходы?

Ответ: При оказании услуг самозанятым заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы по единому тарифу. Попросите у исполнителя чек из приложения «Мой налог». Выплаты вознаграждений самозанятому отражайте проводками без налогов. Выполнение работ самозанятым подтверждайте актом. Оплата труда здесь отсутствует.

Вопрос 6: Как провести возврат аванса, если физическое лицо  не выполнило условия договора ГПХ?

Ответ: Сторнируйте ранее сделанные проводки по договору гпх или оформите обратную операцию: Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Авансы выданные». 

Одновременно скорректируйте НДФЛ — подайте уточненное уведомление. Выплаты по договору уменьшаются на сумму возврата.

Вопрос 7: Какие по договору подряда проводки используют при расчетах с физическим лицом, и как перечислять выплаты по договору с расчетного счета?

Ответ: При расчетах с физическим лицом по договору подряда применяют стандартные для ГПД проводки: Дебет счета затрат (20, 08, 44, 91) Кредит 76.09. Выплаты по договору перечисляют безналично с расчетного счета организации.

Вопрос 8: Чем отличаются выполнение работ от оказания услуг в контексте ГПХ и как отражать услуги и работы в учете?

Ответ: Выполнение работ предполагает получение материального результата по итогу, а оказание услуг — нет. При этом  услуги и работы по договору ГПХ отражают одинаково: на основании акта счетом затрат в дебет.

Вопрос 9: Какие первичные документы подтверждают выполнение работ и оказание услуг, а также фиксируют услуги и работы для налогового учета?

Ответ: Факт выполнения работ и оказания услуг подтверждает акт выполненных работ или оказанных услуг. Без него нельзя признать расходы на услуги и работы в расходах при расчете налога на прибыль.

Вопрос 10: Почему вознаграждение по ГПХ не является оплатой труда?

Ответ: Вознаграждение по договору ГПХ не считается оплатой труда, так как отсутствуют трудовые отношения. Исполнитель по ГПД работает в рамках гражданско-правовых отношений.

Бесплатно проверьте ваш договор с самозанятым на законность

Сервис «Трудоголик» найдет слова из трудовой терминологии, которых не должно быть в договоре с самозанятыми.

Проверить