ЕФС‑1 в 2026: новая форма, коды и заполнение — полный разбор

ЕФС-1: что это такое

Отчет ЕФС 1 — это единая форма сведений ефс 1, которую сдают все работодатели в Социальный фонд России (СФР). Форма объединила несколько прежних отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС. Единая форма сведений ефс 1 состоит из титульного листа и двух разделов:

• раздел 1 — сведения о трудовой деятельности, страховой стаж, заработок застрахованного лица;

• раздел 2 — начисленные страховые взносы на травматизм.

Что такое справка ефс 1 — такого термина в законодательстве нет. Речь может идти о выписке из отчета, но сам отчет ефс1 не является справкой.

Куда отправляется ефс 1 — в территориальное отделение СФР по месту регистрации юрлица или жительства ИП. Обособленные подразделения с отдельным балансом и счетом сдают отчет по своему местонахождению.

Кто подает ефс 1 — все юридические лица, иностранные компании, работающие в РФ, и физические лица (включая ИП), которые заключают трудовой договор или гражданско-правовой договор (ГПД) с физическими лицами и начисляют вознаграждения.

Сроки сдачи ефс 1 в 2026 году: когда и что подавать

Сроки сдачи ефс 1 зависят от типа сведений. Бухгалтер должен различать три группы.

1. Кадровые события (подраздел 1.1)

Отчет ефс 1 при приеме сотрудника и при других кадровых мероприятиях сдают:

• при приеме, увольнении, приостановлении/возобновлении договора, заключении или расторжении ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после даты события;

• при постоянном переводе, установлении или отмене неполного времени, заявлении о выборе трудовой книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца после месяца события.

2. Страховой стаж (подраздел 1.2)

Ежегодный отчет о страховом стаже за прошлый год подают до 25 января следующего года. За 2025 год — до 26 января 2026 года (перенос с воскресенья).

Исключения: при выходе сотрудника на пенсию отчет подают в течение трех календарных дней со дня его заявления или запроса СФР. При ликвидации компании — в течение месяца с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса.

3. Взносы на травматизм (раздел 2)

Раздел 2 сдают ежеквартально

Если крайний срок — выходной, его переносят на ближайший рабочий день.

Как заполнить подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности

Бухгалтер заполняет подраздел 1.1 при любых кадровых изменениях. Рассмотрим пошагово.

Графа 2 «Дата (период)»

• Для приема, увольнения, перевода, установления неполного времени — указывают дату события (ДД.ММ.ГГГГ).

• Для ГПХ — указывают период: дату начала и дату окончания работ по договору.

Графа 3 «Кадровое мероприятие (код)»

Основные коды из Порядка

Графа 5 «Трудовая функция»

Указывают наименование должности, профессии, специальности, квалификации, а также структурное подразделение (если оно прописано в трудовом договоре). Для государственных служащих — также код должности по реестру.

Дополнительно в графе 5 ставят код вида трудового договора:

• 0 — бессрочный;

• 0.1 — срочный до 6 месяцев;

• 0.2 — срочный более 6 месяцев;

• 1 — совместительство;

• 1.1 — совместительство на срок до 6 месяцев;

• 1.2 — совместительство на срок более 6 месяцев.

Для ГПХ графу 5 не заполняют.

Графа 6 «Код выполняемой функции»

Указывают код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Формат: XXXX.X (четыре цифры и контрольное число). Например, для главного бухгалтера — 1211.1.

Если сотрудник переходит на неполное рабочее время, после кода ОКЗ ставят дополнительный код:

• «НЕПД» — неполный рабочий день;

• «НЕПН» — неполная рабочая неделя.

При отмене неполного времени эти коды не указывают.

Графа 7 «Причина увольнения»

Заполняют только при увольнении. Указывают код причины (например, «СЗ» — по собственному желанию) и текстовую формулировку без сокращений.

Например, что писать при приеме на работу. Компания приняла на должность разработчика Иванова И.И. по бессрочному трудовому договору. Бухгалтер заполняет подраздел 1.1:

• графа 2 — дата приема (например, 01.04.2026);

• графа 3 — код «ПРИЕМ»;

• графа 5 — «Инженер-программист, отдел разработки, 0» (где 0 — бессрочный договор);

• графа 6 — код ОКЗ для программиста (например, 2511.1).

Например, что писать при переводе на неполное время. Сотрудницу Безымянную П.П. с 15 марта 2026 года перевели на неполный рабочий день (4 часа вместо 8). Кадровое мероприятие — «ПЕРЕВОД», в графе 6 после основного кода ОКЗ дописывают «НЕПД». В графе 2 указывают дату перевода — 15.03.2026.

Как заполнить подраздел 1.2 — страховой стаж

Подраздел 1.2 подают только на сотрудников, у которых в отчетном году были особые периоды:

• работа в условиях, дающих право на досрочную пенсию;

• отпуска без сохранения зарплаты;

• отпуска по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет;

• простои, отстранения, прогулы;

• работа вахтовым методом;

• военная служба по мобилизации (код «ВОЕНСЛ»);

• повышение квалификации с отрывом от работы (код «КВАЛИФОБ»).

Как заполнять:

• графы 2 и 3 — даты начала и окончания периода;

• графа 4 — территориальные условия (код «РКС», «МКС» и др.);

• графа 5 — районный коэффициент (например, «1.2»);

• графа 6 — особенности исчисления стажа;

• графа 7 — дополнительные сведения (коды «НЕОПЛ», «ДЕТИ», «ДЛДЕТИ», «ДЕКРЕТ», «ПРОСТОЙ», «ОТСТРАН», «КВАЛИФОБ», «ВОЕНСЛ», «ВАХТА», «ЧАЭСКОМ» и др.);

• графы 8–9 — условия досрочного назначения пенсии;

• графа 10 — дополнительная информация (налет часов, доля ставки);

• графы 11–12 — результаты СОУТ (только при вредных/опасных условиях).

Как заполнить раздел 2 — взносы на травматизм

Раздел 2 обязателен для всех страхователей, кроме компаний и ИП на АУСН. Даже если не было выплат, сдают нулевой отчет (титульный лист, подразделы 2.1 и 2.3).

Подраздел 2.1 — расчет сумм страховых взносов

Заполняют построчно — нарастающим итогом и помесячно.

Подраздел 2.3 — сведения о медосмотрах и СОУТ

Заполняют на начало отчетного года. Указывают:

• количество рабочих мест, подлежащих СОУТ;

• количество рабочих мест, прошедших СОУТ (по классам);

• количество сотрудников, которые должны проходить медосмотры;

• количество сотрудников, которые прошли медосмотры.

Даже если СОУТ не проводилась, ставят «0» и пометку «не проводилась».

Подраздел 2.1.1 — для компаний с выделенными СКЕ и для ИП с несколькими основаниями

Этот подраздел заполняют не все, а только:

• компании, у которых структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);

• организации — государственные или муниципальные учреждения, получающие финансирование из разных источников;

• ИП или физические лица, состоящие на учете в СФР по нескольким основаниям (например, ИП, у которого есть сотрудники по трудовым договорам и одновременно заключен договор ГПХ с обязанностью платить взносы на травматизм).

В поле «Тип страхователя» ставят отметку в одном из трех полей: «СКЕ», «Частичное финансирование» или «Страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям».

Затем заполняют таблицу. Первая строка — «Основной ВЭД» (данные по деятельности, не выделенной в СКЕ). Последующие строки — по каждому СКЕ или по каждому виду деятельности, по которому исчисляют взносы по разным основаниям.

Как подать отчет ефс 1 и исправить ошибки

Как подать отчет ефс 1:

• в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя на сайте СФР — обязателен при численности 11 и более застрахованных лиц;

• на бумаге — можно при численности до 10 человек (лично, через представителя, по почте).

Что делать при ошибке. Работодатель подает уточненные сведения. По определению Верховного суда от 05.12.2025 № 301-ЭС25-12271, СФР не может штрафовать, если компания самостоятельно исправила ошибку до того, как ее обнаружил фонд. Уточненку подают даже после срока сдачи первичного отчета.

Ответственность за нарушение сроков

• За несвоевременную сдачу отчета ефс1 или недостоверные сведения — штраф 500 ₽ за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

• За раздел 2 по взносам на травматизм — штраф 5% от суммы взносов к уплате за последние 3 месяца отчетного периода, но не более 30% и не менее 1000 ₽ (ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

• Административный штраф на должностное лицо — от 300 до 500 ₽ (ст. 15.33.2 КоАП).

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли сдавать отчет ефс 1 что это такое при приеме по ГПХ?

Да. При заключении ГПХ подают подраздел 1.1 с кодом «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ». Срок — следующий рабочий день.

2. Какой код ставить для дистанционного работника?

Коды «ДИСТ» и «НДОМ» отменили с 30.12.2025. При переводе на дистанционную работу отчет не подают. При приеме на удаленную работу заполняют обычный прием без специальных кодов.

3. Нужно ли подавать подраздел 1.2 на всех сотрудников?

Нет, только на тех, у кого были особые периоды (отпуска без сохранения зарплаты, детские отпуска после 1,5 лет, простои и т. д.). Если таких периодов нет, подраздел 1.2 не подают.

4. Как отразить директора — единственного учредителя?

Если с директором заключен трудовой договор, он — застрахованное лицо. Его включают в численность застрахованных в разделе 2 и подают на него кадровые сведения. Если договора нет — не отражают.

5. Что делать, если СФР прислал уведомление о неверном коде ОКЗ?

Проверьте код по классификатору. Если ошибка есть — подайте корректирующую форму с правильным кодом. Если код верен — направьте в СФР письменное пояснение. Фонд рассмотрит и либо согласится, либо укажет на необходимость изменений.

6. Как заполнить ЕФС-1, если сотрудник работал неполный день в особых условиях — досрочная пенсия?

В подразделе 1.2 для такого сотрудника в графе 10 указывают долю ставки (например, «0,5» — если работал на полставки). Это важно, так как для включения периодов в льготный стаж требуется полная занятость. Если сотрудник трудился неполный день, в графе 10 ставят фактическую долю ставки, а в графах 8–9 указывают код условий для досрочной пенсии (например, «27-1» для Списка № 1).

Итоги

Новая форма отчета есф 1 действует с 30 декабря 2025 года. Чтобы избежать штрафов, бухгалтер должен:

• знать сроки сдачи ефс 1 для каждого подраздела;

• правильно заполнять подраздел 1.1 (особенно коды мероприятий и коды ОКЗ);

• отражать страховой стаж в подразделе 1.2 только по сотрудникам с особыми периодами;

• ежеквартально сдавать раздел 2 по взносам на травматизм (даже нулевой);

• использовать только актуальную форму ефс-1 из приказа СФР № 1462.

Единая форма сведений ефс 1 — это не просто отчетность, а инструмент, влияющий на пенсионные права сотрудников и бюджет фонда. Относитесь к ее заполнению внимательно. Если сомневаетесь — сверяйтесь с классификаторами и консультируйтесь со специалистами.

Боитесь запроса от ФНС?

Юристы Консоли помогут подготовиться к проверке ФНС и подтвердить сдельность отношений с самозанятыми.

Подробнее