Подготовили разъяснения, что такое рекомендательное письмо, кто обязан составлять его, а также какие сведения включить в документ. Дадим готовый документ, который можно использовать как образец.
Оглавление
Что такое рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо — это письмо, в котором вы даете характеристику конкретного человека для устройства его на другую работу, на обучение или в других ситуациях. Составление рекомендательного письма Трудовой кодекс никак не регулирует, и такой обязанности у работодателя нет. Рекомендуем составлять такое письмо, чтобы:
поддерживать репутацию компании. Организация, которая ценит сотрудников даже после их ухода, создает позитивный образ в профессиональной среде;
проявить благодарность. Компания может поблагодарить за вклад сотрудника в развитие компании. К тому же это укрепляет корпоративную культуру;
поддерживать полезные связи. Бывший сотрудник может стать будущим клиентом, партнером или даже вернуться с новым опытом.
Обычно рекомендательное письмо запрашивает сам сотрудник при увольнении или обучении. Но бывает, когда просьба направить письмо приходит от потенциального работодателя. Отвечать на его просьбу вы не обязаны, никаких санкций нет, но это будет жестом доброй воли и покажет вас, как ответственного работодателя.
Важно! Потенциальный работодатель не имеет права требовать рекомендательное письмо. Это запрещено ст. 65 ТК. Он может лишь попросить предоставить его. Читайте статью, если потенциальный работодатель сотрудника пытается манипулировать вами.
В идеале, чтобы рекомендательное письмо составил непосредственный руководитель сотрудника. Потому что он обычно лично знаком с сотрудником и его профессиональной деятельностью, знает его карьерный путь. Однако иногда руководители поручают эту обязанность кадровикам, секретарям, HR-специалистам или другим подчиненным. Они могут разработать черновик, а руководитель согласовать его и подписать.
Вопрос. Может ли сотрудник написать рекомендательное письмо сам себе?
Ответ. Составить рекомендательное письмо самому себе можно. Но важно учитывать, что написать можно черновик или шаблон, но сотрудник не может самостоятельно подписать и выдать за документ от лица компании. То есть лицо может подготовить черновик, принести к ответственному лицу, тот должен ознакомиться, доработать письмо и подписалась. Идеально, если рекомендательное письмо пишет непосредственный руководитель компании.
Какая структура у рекомендательного письма
Строгих требований к структуре рекомендательного письма нет. Пишите его на фирменном бланке организации. В верхней части документа укажите полное наименование компании, ее юридический адрес и актуальные контактные данные. Дополнительно можно разместить дату формирования письма и исходящий номер при его регистрации в документообороте. Так как письмо не адресуют конкретной организации, поле «Кому» обычно оставляют пустым.
Посередине впишите название документа — Рекомендательное письмо. Далее впишите сведения о сотруднике. Обычно это ФИО, занимаемая им должность, период трудовой деятельности в компании. После этого можно приступать к характеристике работника. Это главная часть рекомендательного письма. Здесь необходимо расписать:
уровень профессиональной квалификации и опыт;
ключевые компетенции, которыми владеет сотрудник;
деловые качества, способность к быстрому обучению;
конкретные примеры трудовых достижений и успешно реализованных задач.
В конце дайте общую оценку деятельности сотрудника в организации. При желании включите в письмо пояснения об обстоятельствах расставания с сотрудников. Например, можно упомянуть, что причина увольнения объективная и никаких конфликтных ситуаций с сотрудником на момент расставания нет. Укажите должность, ФИО и подпись ответственного за рекомендательное письмо. К рекомендательному письму можно приложить документы, которые подтверждают достижение.
Какие ошибки нельзя допускать в рекомендательном письме
В рекомендательном письме пишут только о хороших качествах сотрудника и его достижениях. Не стоит указывать на его недостатки или выражать личную неприязнь. Рассказали, что нельзя писать в рекомендательном письме.
Употреблять общие фразы без конкретики. Не пишите размытые фразы: «хороший сотрудник», «ответственный человек», «справлялся со своими обязанностями». Такие формулировки не доказывают ценность сотрудника. Лучше уточнять, почему этот сотрудник ценен: «Увеличил объем продаж в своем сегменте на 25% за полгода».
Указывать недостоверную информацию или преувеличивать заслуги. Нельзя присваивать работнику проекты, в которых он не участвовал, или несуществующие достижения. Если правда вскроется, это повлияет на репутацию вашей компании.
Не указывать контакты для проверки. Не оставляйте письмо без указания должности, ФИО и контактов. Такое письмо будет выглядеть фальшивым для потенциального работодателя. Он может подумать, что рекомендательное письмо написал сам сотрудник.
Упоминать личные качества, которые не относятся к работе. Нельзя хвалить сотрудника за то, что он «приятный собеседник» или «хороший семьянин». Оценивайте только профессиональные качества.
Указывать негативные причины увольнения. Нельзя писать «ушел в связи с конфликтом». Это ставит под сомнение надежность сотрудника. Используйте нейтральные формулировки: «по семейным обстоятельствам», «в связи с карьерным ростом», «по собственному желанию».
Оформлять с ошибками. Не составляйте письмо на простом листе без бланка организации, с орфографическими ошибками.
Разглашать конфиденциальную информацию и персональные данные. Нельзя указывать в рекомендательном письме коммерческие тайны и разглашать персональные данные. За какие ошибки в работе с персданными могут оштрафовать читайте в статье, а как обезличивать персональные данные с 1 сентября узнаете из статьи.
Рекомендательное письмо
Популярное по теме за месяц
Шесть вопросов про трудовой договор с самозанятым
Роскомнадзор проверяет: как правильно обезличить данные самозанятых и работников
