Как контролировать работников в 2025 году

Зачем контролировать сотрудников

Осуществлять контроль работы сотрудника — нелегкое дело. Часто в начале своей деятельности руководители не уделяют должное внимание этому. Гоняться за доходом, престижем, но не понимают, почему достигнуть успеха так тяжело. На самом деле, все равнозначно. Успешная работа сотрудников = хороший доход и престиж. Но что делать, чтобы сотрудники качественно выполняли свою работу? Какими бы талантливыми они ни были, им нужна координация действий. Ее обеспечивает руководитель.

Грамотное и постоянное специальное наблюдение в системе управления персоналом дает возможность:

• улучшить результативность работы. Контроль работы сотрудников позволит отслеживать ошибки и за короткое время устранять их;

• повысить репутацию организации. Контрагенты захотят сотрудничать с организацией с хорошей репутацией, чем с той, о которой плохо отзываются;

• увеличить размер зарплаты, премий для сотрудников. Хорошая зарплата и возможность получить премию — стимул работать еще лучше;

• получать дополнительные бонусы. Например, спортзал для сотрудников, хороший офис, кофе, дополнительное время для отдыха. 

• выявить сотрудников, которые не выполняют качественно свою работу;

• создать благоприятную психологическую обстановку в коллективе;

• давать четкие задачи сотрудникам. 

Какие бывают виды контроля работы сотрудников

Есть разные виды контроля работы сотрудников. Вы можете выбрать подходящий для вашего бизнеса и даже сочетать виды контроля между собой. Ниже разберем подробнее каждый из них. 

Предварительный контроль

Предварительный контроль позволяет контролировать задачу сотрудника на промежуточном этапе. При необходимости руководитель может давать ценные советы, чтобы достигнуть нужного результата. Используйте предварительный контроль, если есть возможность вносить поправки при выполнении задачи. 

Эксперты в сфере управления рекомендуют проводить предварительный контроль, когда уже выполнено минимум 60% работы. Так будет виден хоть какой-то результат, но и останется возможность внести правки. 

Поэтапный контроль

Поэтапный контроль используйте, когда можно разделить выполнение задачи на несколько этапов. После каждой стадии проверяйте, как идет работа у сотрудника. Этот вид контроля удобен, когда среди персонала есть новичок и нужно контролировать, не совершил ли он ошибок. Удобно, если есть техническое задание, где прописано, после какого этапа вы будете проверять задачу. 

Периодический контроль

Периодический контроль происходит в четкое время, например, каждый вторник и пятницу. В заранее выбранное время сотрудники отчитываются перед руководителем о выполненной работе. Этот вид контроля может оказаться скучным, но он очень эффективен. У руководителя есть возможность следить за ходом работы и  исправлять ошибки на промежуточном этапе. 

Произвольный контроль

У произвольного контроля нет заранее оговоренной даты проверки. Руководитель случайным образом выбирает день, когда проверит качество выполнения работы сотрудниками. Проводите произвольный контроль, когда хотите выявить слабые места в организации работы, не ответственных сотрудников либо проверить соблюдение стандартов, регламентов. 

Итоговый контроль

При итоговом контроле работы сотрудника руководитель не контролирует каждый этап. Он лишь смотрит конечный результат. Использовать этот вид контроля работы можно, только если уверены в сотруднике — он давно работает, опытный и знает свое дело. Новичка обычно надо чаще контролировать не потому, что он глупый, а потому что в начале деятельности у каждого сотрудника могут возникнуть трудности. 

Какие методы контроля в менеджменте можно использовать в работе

Какие методы контроля работы использовать в своей компании — решает каждый руководитель самостоятельно. Он хорошо знает порядок работы, возможности своих сотрудников и их слабые места. Каким-то организациям надо проводить еженедельно собрания, другим — устанавливать видеокамеры, третьим — работать по KPI. Ниже предлагаем методы контроля работы сотрудников, из которых можно выбрать наиболее подходящий для вас. 

Планерки и совещания

Совещание — один из основных методов контроля работы сотрудников. Сейчас используют более модное название — планерки. Однако планерки — это встречи на короткое время, а совещания — длительные. Планерки и совещания позволяют поставить цели и задачи, обсудить текущие проблемы, показать результаты работы, дать наставление персоналу и мотивировать их.

Проводите планерки, даже если кажется, что персонал понимает свои задачи. Например, можно встречаться по пятницам в конце рабочего времени и делиться впечатлениями о той или иной работе, клиентах, переживаниях, обмениваться опытом. Так вы сможете проводить контроль работы сотрудников, а они не погрязнут в рутине и получат положительные эмоции. При этом не перегружайте коллектив постоянными встречами. 

KPI

KPI — ключевые показатели эффективности. KPI — числовые показатели работы персонала, которые отражают выполнение задач. Например, заключить 200 договоров. Основная проблема в этом методе, что руководители часто устанавливают показатели, которых нереально достигнуть. Поэтому не устанавливайте нереалистичные требования к сотрудникам. Например, ключевыми показателями рядового юриста может быть количество заключенных договоров, привлеченных новых клиентов, а главного бухгалтера — сдача бухгалтерской отчетности, расчеты с контрагентами. 

За выполнение KPI в организациях устанавливают премии. Если выполнить 100% показателей — можно получить 100% премии. Чтобы установить ключевые показатели, выполните четыре шага:

• поставьте конечные цели и результаты. Например, за месяц прибыль с цветочного магазина должна составлять 1 000 000 рублей;

• разработайте систему мотивации. Установите премии и дополнительные выплаты за достижение ключевых показателей эффективности за определенное время;

• обучите персонал. Расскажите персоналу об установленном KPI, объясните, почему его разработали. Коллектив должен понимать, каких показателей им надо достигнуть и какие поощрения они могут получить за это;

• проанализируйте результат. В конце проанализируйте, как KPI повлияла на работу сотрудников, повысилась ли их продуктивность за определенное время.

Тайный покупатель

Метод тайного покупателя часто используют в сфере обслуживания, торговли, сервиса. Руководители направляют заранее подготовленных людей в качестве покупателей, чтобы проверить качество выполнения работы сотрудниками. Например, тайный покупатель приходит в кафетерий, заказывает кофе и десерт, при этом задает разные вопросы работнику. После этого тайный покупатель анализирует оказанную услугу, работу сотрудника, отмечает сильные и слабые стороны и передает это все руководителю.

Следуйте алгоритму, если решите привлечь тайного покупателя для контроля работы сотрудников. Сначала определите цель и задачи — зачем вам привлекать тайного покупателя. Например, внедрили новую технологию в работе и хотите понять, как персонал выполняет поставленные перед ними задачи. Далее установите, что покупателю надо оценить в работе персонала. Например, руководитель хочет проверить знание меню официантами, качество обслуживания персонала. Удобно подготовить чек-лист или тезисный список, на что обратить внимание — знание меню, скорость обслуживания, вежливость.

После подготовьте все для контроля работы сотрудника тайным покупателем — забронируйте столик, купите диктофон или камеру. Продумайте, какие блюда будет заказывать подставной человек, будет ли создавать специально конфликтные ситуации, какое количество времени будет там находиться. 

Видеонаблюдение 

Видеонаблюдение — еще один способ контроля работы сотрудников. Но необходимо соблюсти условия:

• видеонаблюдение можно вести, только чтобы следить за сотрудниками в рабочее время;

• работников надо предупредить о ведении видеонаблюдения в рабочее время;

• съемка должна вестись открыто.

Камеры ставят для учета рабочего времени и дисциплинирования сотрудников. Они понимают, что за ними наблюдают, и просто сидеть в телефоне в рабочее время не получится. Рано или поздно руководитель это увидит и может применить санкции. Однако одновременно с этим видеонаблюдение повышает стресс у работников, особенно у новичков. 

Программы учета рабочего времени

Руководитель может использовать программы учета рабочего времени, чтобы следить, чем занимается персонал в компьютере. Так начальник узнает о времени работы персонала, программах, в которых они сидят, об использовании персональных данных. Также такие программы позволяют блокировать сайты — социальные сети, развлекательные сайты. 

Прослушивание телефонных разговоров

Этот метод контроля работы сотрудников особенно подойдет для call-центров, чтобы проверять, как персонал выполняет свои задачи, разговаривает с клиентами, сколько уделяет времени звонку. Когда необходимо использовать прослушивание телефонных разговоров:

• появился новый сотрудник среди персонала. Отслеживайте, как новичок разговаривает с клиентами. Он может допускать ошибки в своих задачах, и это нормально. Проанализируйте их и дайте ему рекомендации, как улучшить свою работу;

• решение конфликтных ситуаций. Нередко между персоналом и клиентами может возникнуть конфликтная задача. Руководитель может прослушивать телефонный разговор и выявить виновное лицо;

• невыполнение плана. Среди персонала могут быть сотрудники, которые регулярно не выполняют поставленные задачи и план. Прослушивание разговоров позволит понять, почему они не достигают плана. Например, выделяют очень много времени на одного клиента. 

Отчетность в CRM

Задача CRM-системы — автоматизировать работу. В программе руководитель может видеть, какие задачи персонал выполнил, вести учет рабочего времени, управлять дедлайнами, контролировать удаленщиков. То есть использование CRM позволяет сэкономить время и не ждать отчетов от персонала — все можно увидеть в программе. 

Выше мы ответили на вопрос: какие существуют главные инструменты выполнения функции контроля. Естественно, это не единственные методы, есть еще много других, мы лишь рассказали об основных. Главное — не переусердствовать с контролем работы сотрудников. Далее дадим краткие ответы на распространные вопросы от руководителей о контроле.

Какие ошибки совершают при контроле работы сотрудников

Руководители при контроле работы сотрудников совершают ошибки. Рассмотрим ниже самые распространенные из них. 

Формальный контроль. Иногда руководители пугают персонал угрозами о возможных проверках, но на деле их не проводят либо проводят для галочки. Персонал это видит и даже не старается выполнять задачи качественнее. Например, если начальство будет проверять время работы компьютера, персонал будет стараться выполнить эту задачу ради галочки. При этом качество выполнения задачи будет хромать. Сотрудники должны понимать, что руководитель действительно заинтересован в хорошо выполненной задаче, а не просто проводит формальный контроль.

Безнаказанность. Если руководитель ввел меры контроля работы сотрудников, он должен предупредить, что будет за невыполнение этих мер. Не рассказать о санкциях персоналу — ошибка руководителя. Можно провести планерку и обсудить, какую ответственность понесет персонал, если будет некачественно выполнять свои задачи. Например, за первую ошибку — предупреждение, за вторую — выговор. 

Постоянная критика. Постоянно критиковать персонал и видеть только недостатки при выполнении задач — ошибка руководителя. В контроле работы сотрудника важно замечать и успехи. Ежедневная критика — демотивирует работников, у них пропадет желание работать. Еще одно золотое правило — критикуйте наедине, а хвалите при всех. 

Бессистемность. Если решили проводить контроль работы сотрудников, то делайте это регулярно. Хаотичные проверки персонала создадут путаницу, а это приведет к многим ошибкам.

Слабый контроль за подчиненными, как и чрезмерный, может негативно сказаться на качественном выполнении задач. Поэтому важно держать золотую середину. 

Как вводить контроль в компании

Чтобы ввести контроль работы персонала, необходимо соблюсти ряд действий. Ниже дадим краткий алгоритм:

1. проверьте законность выбранного метода. Сначала определите — можно ли по закону контролировать сотрудников выбранным методом? Дело в том, что контроль тесно связан с персональными данными, частной жизнью. И если нарушить закон о персональных данных, можно оказаться привлеченным к уголовной ответственности;

2. внесите сведения о методе в локальные акты. Закрепите в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном акте положения о возможности контроля за выполнением задач. Укажите порядок контроля, время проведения, юридические последствия;

3. расскажите сотрудникам о контроле. Почти всегда надо предупреждать сотрудников о контроле, чтобы не нарушить их права. Например, если ведете видеосъемку в офисе, сделайте оповещающие знаки. Не ставьте камеры в комнатах отдыха, если персонал против этого. Также объясните им цели и задачи контроля;

4. подготовьтесь к контролю. Например, установите видеокамеры, программы слежения на компьютерах, разработайте ключевые показатели эффективности. Как готовиться, зависит от выбранного метода. Например, к работникам, которые имеют доступ к персональным данным, применяют одни методы, к работникам в сфере обслуживания — другие. 

Выше мы рассмотрели виды и методы контроля, рассказали, как внедрить контроль в работу и не допустить ошибок. Выбирайте подходящий для вас метод исходя из специфики бизнеса. 

Популярное по теме за месяц

1

Риски сотрудничества с ИП: штрафы, проверки, переквалификации

Рассмотрели, какие проблемы могут возникнуть у предпринимателей, сотрудничающих с ИП

3 апреля 2025

2

Как самозанятому взять кредит: инструкция, шаги, примеры

Разобрались, какие банки выдают кредиты самозанятым, какие условия и подводные камни

28 марта 2025

3

Агентство недвижимости «Этажи»: проводят выплаты исполнителям за день

Благодаря Консоли компания больше не переживает за документы и выплаты

4 апреля 2025